Übersicht über das Dokumentenmanagement für Projekte und zugehörige Objekte
Ihr Adobe Workfront-Administrator kann den Standard für die Speichervoreinstellungen Ihres Unternehmens definieren, um anzugeben, wo Dokumente in Workfront gespeichert werden sollen.
Der Workfront-Administrator kann eine der folgenden Optionen auswählen:
- Workfront-Speicher
- Adobe Enterprise-Speicher
Mit dieser Einstellung können Sie an Workfront-Objekte angehängte Dokumente automatisch an einem der verfügbaren Speicherorte speichern.
Der Workfront-Administrator kann einen der folgenden Schritte ausführen:
-
Wählen Sie eine der beiden Speicheroptionen als Standard für Ihr Unternehmen
-
Sie können beim Erstellen eines der folgenden Objekte auswählen, welchen Speicher Sie bevorzugen:
- Projekte
- Portfolios
- Vorlagen
Informationen zum Festlegen von Speichervoreinstellungen für Workfront finden Sie unter Aktivieren von Adobe Enterprise-Speicher für Ihr Unternehmen.
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Dokumente für Projekte, Portfolios, Programme, Aufgaben, Probleme, Vorlagen und Vorlagenaufgaben verwalten können.
Dokumentenspeicher - Übersicht
Kunden haben möglicherweise Zugriff auf eine der folgenden Dokumentenspeicherfunktionen:
-
Nur Workfront-Speicher. Der Bereich Speichereinstellungen in den Systemeinstellungen existiert nicht.
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Nur Adobe Enterprise-Speicher. Der Bereich Speichereinstellungen in den Systemeinstellungen existiert nicht.
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Sowohl Workfront Storage als auch Adobe Enterprise Storage. Der Workfront-Administrator kann zwischen folgenden Optionen wählen:
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Wählt eine standardmäßige Speicherumgebung für den zukünftigen Umgang mit Dokumenten aus.
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Ermöglicht Benutzern die Auswahl des von ihnen gewählten Speichers, wenn sie die folgenden Objekte erstellen:
- Projekte
- Portfolios
- Vorlagen
note note NOTE - Aufgaben und Probleme übernehmen den Speichertyp aus dem Projekt.
- Vorlagenaufgaben übernehmen den Speichertyp aus der Vorlage
- Programme übernehmen den Speichertyp aus dem Portfolio.
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Dokumente, die in Objekten im Workfront-Speicher gespeichert sind, werden anders verwaltet als die im Adobe Enterprise-Speicher gespeicherten Dokumente.
Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Adobe Enterprise Storage.
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie die Dokumentenspeicherung für Workfront-Objekte funktioniert, wenn sowohl Workfront als auch Adobe Enterprise-Speicheroptionen vorhanden sind.
Dokumentenverwaltung für Projekte
Beachten Sie beim Arbeiten mit Projekten Folgendes:
- Wenn Sie ein Enterprise-Storage-Projekt in Adobe erstellen, erstellt Workfront einen Ordner im Abschnitt Dokumente des Projekts, in dem Dokumente gespeichert werden. Der Ordnername entspricht dem Namen des Projekts. Sie können den Ordner nicht löschen oder manuell umbenennen. Der Ordner wird umbenannt, wenn Sie den Projektnamen so ändern, dass er zum neuen Projektnamen passt.
- Wenn Sie ein Adobe-Enterprise-Speicherprojekt erstellen oder in ein veraltetes Workfront-Speicherportfolio oder -programm verschieben, wird das Portfolio oder Programm automatisch in ein Adobe-Enterprise-Speicherobjekt konvertiert.
- Sie können kein Workfront-Speicherprojekt für ein Adobe Enterprise-Speicherportfolio oder -Programm erstellen.
Dokumentenmanagement für Portfolios
Beachten Sie beim Arbeiten mit Portfolios Folgendes:
- Wenn Sie ein Adobe-Enterprise-Storage-Portfolio erstellen, erstellt Workfront im Abschnitt Dokumente des Portfolios einen Ordner, in dem Dokumente gespeichert werden. Der Ordnername ist derselbe Name wie das Portfolio. Sie können den Ordner nicht löschen oder manuell umbenennen. Der Ordner wird umbenannt, wenn Sie den Namen des Portfolios so ändern, dass er mit dem neuen Namen des Portfolios übereinstimmt.
- Wenn Sie ein Adobe-Enterprise-Speicherprojekt erstellen oder in ein veraltetes Workfront-Speicherportfolio verschieben, wird das Portfolio automatisch in ein Adobe-Enterprise-Speicherobjekt konvertiert.
- Wenn dem konvertierten Portfolio zuvor Dokumente beigefügt waren, bleiben sie weiterhin im Workfront-Speicher gespeichert. Neue Dokumente werden auch im Workfront-Speicher gespeichert.
- Wenn an das konvertierte Portfolio keine Dokumente im Workfront-Speicher angehängt waren, werden neue Dokumente im Adobe Enterprise-Speicher gespeichert.
Dokumentenverwaltung für Programme
Beachten Sie beim Arbeiten mit Programmen Folgendes:
- Wenn Sie ein Adobe-Enterprise-Storage-Programm erstellen, erstellt Workfront im Programmabschnitt Dokumente einen Ordner, in dem Dokumente gespeichert werden. Der Ordnername ist mit dem Programmnamen identisch. Sie können den Ordner nicht löschen oder manuell umbenennen. Wenn Sie den Programmnamen ändern, wird der Ordner umbenannt, damit er zum neuen Programmnamen passt.
- Wenn Sie ein Adobe-Enterprise-Speicherprojekt erstellen oder in ein veraltetes Workfront-Speicherportfolio verschieben, wird das Portfolio automatisch in ein Adobe-Enterprise-Speicherobjekt konvertiert.
- Wenn dem konvertierten Programm zuvor Dokumente beigefügt waren, bleiben diese weiterhin im Workfront-Speicher gespeichert. Neue Dokumente werden auch im Workfront-Speicher gespeichert.
- Wenn dem konvertierten Programm keine Dokumente im Workfront-Speicher angehängt waren, werden neue Dokumente im Adobe Enterprise-Speicher gespeichert.
Dokumentverwaltung für Aufgaben
Beachten Sie beim Arbeiten mit Aufgaben Folgendes:
- Aufgaben übernehmen den Speichertyp aus Projekten.
- Wenn Sie ein Dokument zu einer Aufgabe in einem Adobe-Speicherprojekt hochladen, erstellt Workfront automatisch einen Ordner im Abschnitt Dokumente der Aufgabe. Der Ordnername entspricht dem Namen der Aufgabe.
- Sie können den Dokumentordner umbenennen und aus der Aufgabe "Adobe Enterprise-Storage“ löschen, wodurch auch die Dokumente im Ordner gelöscht werden. Nachdem Sie der Aufgabe neue Dokumente hinzugefügt haben, wird der Ordner automatisch neu erstellt. Gelöschte Dokumente werden nicht wieder im Ordner abgelegt.
- Bei Enterprise-Storage-Projekten in Adobe wird der Dokumentenordner auf einer Aufgabe als Unterordner im automatisch für das Projekt erstellten Dokumentenordner angezeigt.
- Es ist nicht möglich, eine Aufgabe aus einem Workfront-Speicherprojekt in ein Adobe-Speicherprojekt zu kopieren oder zu verschieben. Auch das Gegenteil ist nicht möglich.
Dokumentenverwaltung für Probleme
Beachten Sie beim Arbeiten mit Problemen Folgendes:
- Probleme übernehmen den Speichertyp aus Projekten.
- Wenn Sie ein Dokument zu einem Problem in einem Adobe-Speicherprojekt hochladen, erstellt Workfront automatisch einen Ordner im Abschnitt Dokumente des Problems. Der Ordnername entspricht dem Problem.
- Sie können den Dokumentordner umbenennen und aus dem Adobe-Unternehmensspeicherproblem löschen, wodurch auch die Dokumente im Ordner gelöscht werden. Nachdem Sie dem Problem neue Dokumente hinzugefügt haben, wird der Ordner automatisch neu erstellt. Gelöschte Dokumente werden nicht wieder im Ordner abgelegt.
- Bei Enterprise-Storage-Projekten in Adobe wird der Dokumentordner in einem Problem als Unterordner im automatisch für das Projekt erstellten Dokumentenordner angezeigt.
- Ein Problem kann nicht aus einem Workfront-Speicherprojekt in ein Adobe-Speicherprojekt kopiert oder verschoben werden. Auch das Gegenteil ist nicht möglich.
Dokumentenverwaltung für Projektvorlagen
Beachten Sie beim Arbeiten mit Vorlagen Folgendes:
- Wenn Sie eine Adobe-Unternehmensspeichervorlage erstellen, erstellt Workfront einen Ordner im Abschnitt Dokumente der Vorlage, in dem Dokumente gespeichert werden. Der Ordnername ist mit dem Programmnamen identisch. Sie können den Ordner nicht löschen oder manuell umbenennen. Der Ordner wird umbenannt, wenn Sie den Namen der Vorlage ändern, sodass er zum neuen Namen der Vorlage passt.
- Sie können eine Workfront-Speichervorlage verwenden, um Workfront-Speicherprojekte zu erstellen. Sie können eine Adobe-Speichervorlage verwenden, um ein Adobe-Speicherprojekt zu erstellen.
- Sie können eine Workfront-Speichervorlage an ein Adobe-Speicherprojekt anhängen. Dies ändert nicht den Speicherort des Projekts.
- Sie können eine Adobe-Speichervorlage an ein Workfront-Speicherprojekt anhängen. Dadurch wird der Speicherort für das Projekt nicht geändert.
Dokumentverwaltung für Vorlagenaufgaben
Beachten Sie beim Arbeiten mit Vorlagenaufgaben Folgendes:
- Vorlagenaufgaben übernehmen den Speichertyp aus Vorlagen.
- Wenn Sie ein Dokument zu einer Vorlagenaufgabe auf einer Adobe-Speichervorlage hochladen, erstellt Workfront automatisch einen Ordner im Abschnitt Dokumente der Vorlagenaufgabe. Der Ordnername entspricht dem der Vorlagenaufgabe.
- Sie können den Dokumentordner umbenennen und aus der Adobe-Vorlagenaufgabe für die Unternehmensspeicherung löschen, wodurch auch die Dokumente im Ordner gelöscht werden. Nachdem Sie der Vorlagenaufgabe neue Dokumente hinzugefügt haben, wird der Ordner automatisch neu erstellt. Gelöschte Dokumente werden nicht wieder im Ordner abgelegt.
- Bei Adobe-Enterprise-Storage-Vorlagen wird der Dokumentordner in einer Vorlagenaufgabe als Unterordner in dem automatisch für die Vorlage erstellten Dokumentenordner angezeigt.
- Sie können eine Vorlagenaufgabe nicht von einer Workfront-Speichervorlage in eine Adobe-Speichervorlage kopieren oder verschieben. Auch das Gegenteil ist nicht möglich.
- Wenn Sie ein Dokument an ein Problem anhängen, das Sie an eine mit dem Adobe-Speicher verknüpfte Anfrage-Warteschlange senden, wird für jedes gesendete Problem ein Ordner erstellt, in dem die Dokumente gespeichert werden. Der Ordner wird auch als Unterordner zum automatisch erstellten Projektordner in der Anfrage-Warteschlange hinzugefügt.