Einrichten automatischer Erinnerungen
Als Adobe Workfront-Administrator können Sie automatische Erinnerungen einrichten, um E-Mail-Benachrichtigungen an Trigger zu senden, wenn alle Aufgaben, Probleme oder anderen zugewiesenen Arbeitselemente fällig oder verspätet sind oder sich am geplanten Abschlussdatum befinden.
Nach der Konfiguration dieser Einstellungen können Benutzer die automatischen Erinnerungen nicht mehr deaktivieren. Automatische Erinnerungen werden unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen eines Benutzers im Bereich Meine Einstellungen gesendet.
Bei verspäteten Benachrichtigungen wird die E-Mail jede Nacht gesendet, bis die Aufgabe oder das Problem abgeschlossen ist. Das bedeutet, dass der/die Benutzende jeden Tag eine Benachrichtigung erhält, solange die Aufgabe oder das Problem nicht abgeschlossen ist.
Eine automatische Erinnerung kann an eine oder mehrere der folgenden Adressen gesendet werden:
- Die einer Aufgabe oder einem Problem zugewiesenen Benutzer
- Der unmittelbare Manager des Benutzers
- Der Manager des direkten Managers
Zugriffsanforderungen
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Adobe Workfront-Paket | Beliebig |
| Adobe Workfront-Lizenz |
Standard Abo |
| Konfigurationen der Zugriffsebene | Systemadministrator |
Weitere Informationen finden Sie unter Zugriffsanforderungen in der Dokumentation zu Workfront.
Details der automatischen Erinnerungsfunktion
Unterschied zu anderen Erinnerungsarten
Automatische Erinnerungen sind die Erinnerungsfunktion auf Einrichtungsebene für Workfront-Aufgaben und -Probleme und sind von der Erinnerungsfunktion auf Objektebene getrennt. Informationen zum Unterschied zwischen automatischen Erinnerungen und Erinnerungsbenachrichtigungen finden Sie unter Automatische Erinnerungen vs. Erinnerungsbenachrichtigungen.
Korrekturabzugs- und Korrekturabzugsentscheidungen werden auch nicht durch automatische Erinnerungen verarbeitet und folgen einem separaten Erinnerungsvorgang. Weitere Informationen zu Proofing und Erinnerungen an Korrekturabzugsentscheidungen finden Sie in den Artikeln unter Benachrichtigungen und Erinnerungen zu Korrekturabzügen.
Überlegungen zur Verwendung automatischer Erinnerungen
Beachten Sie bei der Verwendung automatischer Erinnerungen Folgendes:
- Überfällige E-Mails werden als eine Auswahl-E-Mail pro Empfänger und Tag und nicht als separate E-Mails pro Element gesendet.
- Das Aktivieren automatischer Erinnerungen kann dazu führen, dass Probleme oder Aufgaben, die bereits überfällig sind, in der nächsten überfälligen Auswahl-E-Mail angezeigt werden, unabhängig davon, wie lange das Element überfällig ist.
- Erinnerungen gelten nur für Projekte mit dem Status „Aktuell/Aktiv“.
- „Tage“ bei der automatischen Erinnerungseinrichtung beziehen sich auf planbare Geschäftstage, nicht auf verstrichene Tage oder Kalenderzeiten.
Einrichten automatischer Erinnerungen
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Klicken Sie auf Hauptmenü-Symbol
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Klicken Sie auf E > Automatische Erinnerungen.
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Wählen Sie im Bereich Verspätete Benachrichtigung senden an eine der folgenden Optionen aus:
table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 html-authored no-header Der „Zugewiesen an“-Benutzer Wählen Sie diese Option aus, wenn der/die Benutzende, der/die einer Aufgabe oder einem Problem zugewiesen wurde, eine verspätete Benachrichtigung über den Verzug seines/ihres Arbeitselements erhalten soll. Den Manager des Benutzers Wählen Sie diese Option aus, wenn der Manager des Benutzers eine verspätete Benachrichtigung darüber erhalten soll, dass das Arbeitselement des direkt unterstellten Mitarbeiters verspätet ist. Den Vorgesetzten des Managers Wählen Sie diese Option aus, wenn der Manager des direkten Managers eine verspätete Benachrichtigung über ein Arbeitselement erhalten soll, bei dem einer der direkt unterstellten Mitarbeiter zu spät kommt. Der „Zugewiesen an“-Benutzer (Im Bereich Erinnerungsnachricht senden an) Wählen Sie diese Option aus, wenn der/die Benutzende, der/die einer Aufgabe oder einem Problem zugewiesen wurde, eine Benachrichtigung erhalten soll, dass sich das Arbeitsdatum der Aufgabe oder des Problems nähert. -
Wählen Sie die Zeit aus, zu der die automatische Erinnerung gesendet werden soll, indem Sie die Zeit vor oder nach dem Fälligkeitsdatum des Arbeitselements auswählen.
Die Zeit wird ab dem geplanten Abschlussdatum der Aufgabe oder des Problems berechnet.
Anzahl der Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder Monate angeben, um Zeit zum geplanten Abschlussdatum der Aufgaben oder Probleme hinzuzufügen. Wählen Sie Verstrichene Minuten, Verstrichene Stunden, Verstrichene Tage oder Verstrichene Wochen, um die Zeit hinzuzufügen, die alle Wochenenden, Feiertage und arbeitsfreien Stunden umfasst, wie in Ihrem Zeitplan angegeben.
Wenn beispielsweise eine Aufgabe am Freitag zugewiesen wurde und eine Dauer von 3 verstrichenen Tagen hat, wird das Abschlussdatum der Aufgabe auf Montag festgelegt (unter der Annahme, dass Samstag und Sonntag ein Wochenende ist). Wenn die Aufgabe eine Dauer von 3 Tagen hat (nicht abgelaufen), wird das Abschlussdatum der Aufgabe auf Mittwoch festgelegt.
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Klicken Sie auf Speichern.
Automatische Erinnerungen empfangen
Wenn Sie in einer automatischen Erinnerungsbenachrichtigung die angegebene Entität sind, erhalten Sie eine E-Mail, wenn die angegebene Frist eingehalten wird. Bei verspäteten Benachrichtigungen wird die E-Mail jede Nacht gesendet, bis die Aufgabe oder das Problem abgeschlossen ist.
Aufgaben mit bestimmten Abhängigkeitstypen werden möglicherweise nach dem angegebenen Startdatum bereitgestellt, obwohl sie überfällig sind. Wenn eine Aufgabe beispielsweise einen Vorgänger mit einer FS-Abhängigkeit (Finish-Start) hat, wird sie nicht in die E-Mail aufgenommen, auch wenn sie das angegebene Startdatum überschritten hat, da Sie die Aufgabe erst starten können, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.
Weitere Informationen zum Empfang automatischer Erinnerungs-E-Mails finden Sie Abschnitt „Automatische " in Adobe Workfront-Benachrichtigungen.
Automatische Erinnerungen senden
Automatische Erinnerungen werden gesendet, sobald die vom Workfront-Administrator festgelegte Zeit erreicht ist.
Wenn Sie Trigger beim manuellen Versand der automatischen Erinnerungs-E-Mails haben möchten, können Sie dies mithilfe von Diagnostics tun. Weitere Informationen zum Zugriff auf und zur Verwendung von Diagnoseprogrammen in Workfront finden Sie unter Verwenden von Diagnoseprogrammen zum Trigger automatisierter Prozesse.