DokumentationWorkfrontWorkfront-Handbuch

Erstellen und Verwalten von automatisierten Workflow-Vorlagen

Letzte Aktualisierung: 11. Februar 2025
  • Themen:
  • Digitale Inhalte und Dokumente

Erstellt für:

  • Admin

Wenn als Adobe Workfront-Administrator der Prozess zur Inhaltsüberprüfung Ihres Unternehmens häufig wiederholt wird oder Inhalte häufig von denselben Personen geprüft werden, können Sie automatisierte Workflow-Vorlagen erstellen, die diese Reviewer mit von Ihnen angegebenen Korrekturabzugsrollen und Benachrichtigungseinstellungen enthalten. Eine automatisierte Workflow-Vorlage kann mit nur einem oder zwei Validierungsverantwortlichen einfach oder komplex mit vielen Phasen und Abhängigkeiten sein.

Automatisierte Workflow-Vorlagen erleichtern die Erstellung eines Korrekturabzugs mit einem automatisierten Workflow. Wenn ein(e) Benutzende® einen Korrekturabzug erstellt, wählt er/sie einfach die gewünschte Vorlage aus.

Sie können jede automatisierte Workflow-Vorlage jederzeit ändern, Reviewer und Phasen hinzufügen oder entfernen. Und Korrekturabzug-Ersteller, die die Vorlage verwenden, können Prüfer für den Korrekturabzug hinzufügen oder entfernen.

Beachten Sie bei der Verwendung einer automatisierten Workflow-Vorlage Folgendes:

  1. Die Einstellungen einer automatisierten Workflow-Vorlage bestimmen, was Sie mit dem automatisierten Workflow für einen Korrekturabzug tun können. Wenn zum Beispiel die Schaltfläche Schritt hinzufügen in der Vorlage deaktiviert ist, wird sie nicht angezeigt, wenn Sie mit den Einstellungen des automatisierten Workflows für den Korrekturabzug arbeiten.
  2. Wenn eine Person zu einem Schritt in einer automatisierten Workflow-Vorlage hinzugefügt wird, aber auch bereits als Prüferin bzw. Prüfer im Korrekturabzug vorhanden ist, wird sie durch Anwenden der Vorlage von dem Schritt entfernt. Wenn Sie keinen weiteren Validierungsverantwortlichen zum Schritt hinzufügen, werden Sie in einer Meldung aufgefordert, einen hinzuzufügen.
  3. Ihre Möglichkeit, eine Vorlage für einen automatisierten Workflow zu ändern, hängt von den Vorlageneinstellungen ab, die vom Workfront-Administrator konfiguriert wurden, wie in beschrieben. Wenn die Möglichkeit, die Vorlage zu ändern, deaktiviert ist, kann nur der Besitzer der Vorlage sie ändern.

Informationen zu automatisierten Workflows finden Sie unter Automatisierter Workflow - Übersicht.

Zugriffsanforderungen

Erweitern Sie , um die Zugriffsanforderungen für die -Funktion in diesem Artikel anzuzeigen.

Sie müssen über folgenden Zugriff verfügen, um die Schritte in diesem Artikel ausführen zu können:

Adobe Workfront-Plan

Neu: Beliebig

Aktuell: Pro oder höher

Legacy: Premium oder Select

Weitere Informationen zum Proofing-Zugriff für die verschiedenen Pläne finden Sie unter Zugriff auf die Proofing-Funktionalität in Workfront.

Adobe Workfront-Lizenz

Neu: Standard

Aktuell: Arbeit oder Plan

Legacy: Beliebig (Proofing muss für den Benutzer aktiviert sein)

Konfigurationen der Zugriffsebene
In Ihrem Profil für Korrekturabzugsberechtigungen muss „Administrator“ ausgewählt sein.

Weitere Informationen zu den Informationen in dieser Tabelle finden Sie unter Zugriffsanforderungen in der Dokumentation zu Workfront.

Erstellen einer automatisierten Workflow-Vorlage

  1. Klicken Sie in Workfront auf das Hauptmenü-Symbol Hauptmenü oder (falls verfügbar), klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol in der oberen linken Ecke Hauptmenü und klicken Sie dann auf Proofing, um auf Workfront Proof zuzugreifen.

  2. Klicken Sie linken auf „Workflows“.

  3. Klicken Sie auf der Workflow-Registerkarte auf Neu > Neue Vorlage.

  4. Geben im Abschnitt die folgenden Informationen an:

    Vorlagenname
    (Erforderlich) Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein.
    Inhaber der Vorlage
    Sie können den Workfront-Administrator oder den Workfront Proof-Administrator auswählen, der die Vorlage verwalten soll.
    Vorlagengruppe
    Wenn die automatisierten Workflows Ihres Unternehmens in Gruppen unterteilt sind, können Sie den Namen der Gruppe auswählen. Weitere Informationen Sie unter „Erstellen automatisierter WorkflowVorlagengruppen“ weiter unten in diesem Artikel.
    Zeitzonen-Vorlage
    Die Standardzeitzone für die Vorlage ist die Zeitzone, in der Sie arbeiten. Wenn die Zeitzone der Ersteller und Prüfer von Korrekturabzügen, die die Vorlage verwenden werden, unterschiedlich ist, können Sie sie hier ändern, um sicherzustellen, dass die Staging-Fristen für diese Benutzer zur richtigen Zeit festgelegt werden.
    zulassen

    Sie können die Staging-Aktivitäten auswählen, die Sie der Person, die einen Testversand erstellt, zur Verfügung stellen möchten, indem Sie die Vorlage verwenden.

    WARNUNG: Wenn Sie die Optionen Phase hinzufügen und Personen zu Phasen hinzufügen nicht auswählen, können weder der Vorlagenbesitzer noch der Besitzer eines Korrekturabzugs, der diese Vorlage verwendet, einen Schritt hinzufügen oder den Korrekturabzug freigeben.

  5. Konfigurieren Sie Abschnitt Phasen“ jede Phase der automatisierten Workflow-Vorlage.

    Sie können mehrere Phasen hinzufügen und zwischen ihnen erstellen.

    Name
    Der Name des Stadiums wird im Diagramm Automatisierter Workflow oben im Workflow-Abschnitt, auf der Seite mit den Korrekturabzugsdetails und in den E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt, die an die Validierungsverantwortlichen gesendet werden.
    Phase aktivieren

    Geben Sie an, ob der Schritt automatisch oder manuell aktiviert werden soll. Im ersten Schritt können Sie " Korrekturabzugs-Erstellung, An einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit oder Manuell auswählen.

    Die anderen Optionen werden verfügbar, wenn Sie ein zweites Stadium hinzufügen, da Sie dafür ein übergeordnetes Stadium auswählen müssen.

    Deadline calculated from

    Geben Sie an, wie die Frist berechnet werden soll:

    • Testversand-Erstellung: Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Frist (+ Werktage) die Anzahl der Werktage aus, die Sie zum Erstellungsdatum des Testversands hinzufügen möchten, um automatisch eine Frist für den Testversand festzulegen.

    • Wenn die Phase beginnt: Wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Frist (+ Werktage) die Anzahl der Werktage aus, die Sie zum Aktivierungsdatum der Phase hinzufügen möchten, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.

    Schleusenbühne
    Geben Sie an, ob die Phase für Kommentare gesperrt werden soll. Die Optionen bestehen darin, eine Phase manuell oder automatisch zu sperren, entweder beim Start der nächsten Phase oder wenn alle Entscheidungen auf der übergeordneten Phase getroffen werden.
    Primärer Entscheidungsträger
    Die verfügbaren Entscheidungsträger werden erst dann in der Liste angezeigt, nachdem Sie die Reviewer zur Phase hinzugefügt haben.
    Nur eine Entscheidung erforderlich
    Der Überprüfungsprozess für die Phase wird abgeschlossen, sobald einer der Entscheidungsträger seine Entscheidung vorlegt. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Testversandeinstellungen in Workfront Proof.
    Private Bühne
    Blendet Kommentare und Entscheidungen aus für Personen aus, die nicht zur Phase hinzugefügt wurden oder keine Workfront-Administratoren sind. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisierter Workflow - Übersicht.
    Schritt nicht löschen lassen
    Macht die Phase obligatorisch.
  6. Wenn die Korrekturabzüge, die diese Vorlage verwenden werden, immer an dieselben Personen in der Phase gesendet werden, fügen Sie sie hier hinzu, damit Benutzer sie nicht jedes Mal hinzufügen müssen, wenn sie einen Korrekturabzug erstellen.

    Wählen Sie auf den Testsendungen die Rollen der einzelnen Personen aus für die diese Vorlage verwendet wird, und wählen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, die der/die Benutzende bei der Arbeit an Testsendungen erhalten soll, die diese Vorlage verwenden.

    Informationen zu Rollen für einen Korrekturabzug finden Sie unter Standard-Proofing-Rollen konfigurieren. Informationen zu E-Mail-Warnhinweisen für Korrekturabzüge finden Sie im Abschnitt Konfigurieren von Standardeinstellungen für Korrekturabzüge fürim Artikel Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen in Workfront Proof.

    Jeder Benutzer kann nur zu einem Schritt hinzugefügt werden. Sie können beliebig viele Benutzer zu einem Schritt hinzufügen.

    TIP
    Sie können Reviewer-Namen per Drag-and-Drop zwischen Phasen auf das Phasen-Diagramm ziehen. Verfügbare Stadien sind blau hervorgehoben.
  7. Wiederholen Sie die beiden vorherigen Schritte für alle weiteren Schritte, die Sie der Vorlage hinzufügen möchten.

    Oben im Abschnitt Workflow wird ein Diagramm des automatisierten Workflows angezeigt, den Sie einrichten. Wenn Sie weitere Stadien hinzufügen, werden diese im Diagramm mit Zeilen angezeigt, die die Abhängigkeiten zwischen ihnen anzeigen. Sie können auf eine Phase im Diagramm klicken, um die Einstellungen für diese Phase anzuzeigen.

    Wenn Sie das Diagramm nicht sehen müssen, können Sie auf "".

  8. Klicken Sie im Abschnitt Vorlage freigeben für auf eine Option (wenn die Vorlage noch nicht für die gesamte Organisation freigegeben ist), um anzugeben, wer sie verwenden kann.

    Standardmäßig werden neue automatisierte Workflow-Vorlagen für alle Personen in Ihrer Organisation freigegeben.

  9. Klicken Sie auf Erstellen.

Ändern einer automatisierten Workflow-Vorlage

Als Workfront Proof-Administrator können Sie eine Vorlage für einen automatisierten Workflow ändern. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald Sie sie vornehmen.

  1. Klicken Sie in Workfront auf das Hauptmenü-Symbol Hauptmenü oder (falls verfügbar), klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol in der oberen linken Ecke Hauptmenü und klicken Sie dann auf Proofing, um auf Workfront Proof zuzugreifen.

  2. Klicken Sie linken auf „Workflows“.

  3. Klicken Sie in angezeigten „Workflow-Vorlagen“ auf die Vorlage, die Sie ändern möchten.

  4. Geben im Abschnitt die folgenden Informationen an:

    Vorlagenname
    (Erforderlich) Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein.
    Inhaber der Vorlage
    Sie können den Workfront-Administrator oder den Workfront Proof-Administrator auswählen, der die Vorlage verwalten soll.
    Vorlagengruppe
    Wenn die automatisierten Workflows Ihres Unternehmens in Gruppen unterteilt sind, können Sie den Namen der Gruppe auswählen. Weitere Informationen Sie unter „Erstellen automatisierter WorkflowVorlagengruppen“ weiter unten in diesem Artikel.
    Zeitzonen-Vorlage
    Die Standardzeitzone für die Vorlage ist die Zeitzone, in der Sie arbeiten. Wenn die Zeitzone der Ersteller und Prüfer von Korrekturabzügen, die die Vorlage verwenden werden, unterschiedlich ist, können Sie sie hier ändern, um sicherzustellen, dass die Staging-Fristen für diese Benutzer zur richtigen Zeit festgelegt werden.
    zulassen

    Wählen Sie die Staging-Aktivitäten aus, die denjenigen Benutzern zur Verfügung stehen sollen, die Korrekturabzüge mithilfe der Vorlage erstellen.

    WARNUNG: Wenn Sie die Optionen Phase hinzufügen und Personen zu Phasen hinzufügen nicht auswählen, können weder der Vorlagenbesitzer noch der Besitzer eines Korrekturabzugs, der diese Vorlage verwendet, einen Schritt hinzufügen oder den Korrekturabzug freigeben.

  5. Ändern Sie im Workflow den Namen eines beliebigen Schritts und erweitern Sie seine Einstellungen Schaltfläche Erweitern , um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen:

    Deadline calculated from

    Geben Sie an, wie die Frist berechnet werden soll:

    • Frist berechnet aus der Erstellung eines Korrekturabzugs: Wählen Sie in der Dropdown-Liste Frist für die Phase festlegen die Anzahl der Werktage aus, die Sie zum Erstellungsdatum des Korrekturabzugs hinzufügen möchten, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.

    • Frist berechnet aus Staging-Aktivierung: Wählen Sie in der Dropdown-Liste Staging-Frist festlegen die Anzahl der Werktage aus, die Sie zum Staging-Aktivierungsdatum hinzufügen möchten, um automatisch eine Frist für den Korrekturabzug festzulegen.

    Phase aktivieren

    Geben Sie an, ob der Schritt automatisch oder manuell aktiviert werden soll. Im ersten Schritt können Sie " Korrekturabzugs-Erstellung, An einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit oder Manuell auswählen.

    Die anderen Optionen werden verfügbar, wenn Sie ein zweites Stadium hinzufügen, da Sie dafür ein übergeordnetes Stadium auswählen müssen.

    Schleusenbühne
    Geben Sie an, ob die Phase für Kommentare gesperrt werden soll. Die Optionen bestehen darin, eine Phase manuell oder automatisch zu sperren, entweder beim Start der nächsten Phase oder wenn alle Entscheidungen auf der übergeordneten Phase getroffen werden.
    Entscheidung
    Beendet die Phase, wenn einer der Entscheidungsträger seine Entscheidung zum ersten Mal einreicht. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Testversandeinstellungen in Workfront Proof.
    DATENSCHUTZ
    Blendet Kommentare und Entscheidungen aus für Personen aus, die nicht zur Phase hinzugefügt werden oder die nicht Supervisoren und höher im Konto sind. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisierter Workflow - Übersicht.
    Staging-Löschung
    Macht die Phase obligatorisch.
    Mehr

    Fügen Sie Reviewer zur Phase hinzu oder löschen Sie die Phase.

    Wenn jeder Korrekturabzug in einem bestimmten Schritt an dieselben Personen gesendet wird, können Sie seinen Namen hier angeben, damit Sie ihn nicht jedes Mal hinzufügen müssen, wenn Sie einen Korrekturabzug erstellen. Geben Sie den Namen eines Benutzers ein, den Sie der Phase hinzufügen möchten, wählen Sie ihn aus und fügen Sie dann Rolle zu den Einstellungen für den Korrekturabzug und E-Mail Warnungen hinzu, die Sie für den Benutzer verwenden möchten. Informationen zu Proofing-Rollen finden Sie Konfigurieren von Standard-Proofing-Rollen. Informationen zu E-Mail-Warnhinweisen für Korrekturabzüge finden Sie im Abschnitt Konfigurieren von Standardeinstellungen für Korrekturabzüge fürim Artikel Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen in Workfront Proof.

    Sie können beliebig viele Benutzer zu einem Schritt hinzufügen

    Tipp: Sie können die Namen von Validierungsverantwortlichen per Drag-and-Drop zwischen den Phasen auf das Phasen-Diagramm ziehen. Verfügbare Stadien sind blau hervorgehoben.

  6. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle weiteren Schritte, die Sie der Vorlage hinzufügen möchten.

    Oben im Abschnitt Workflow wird ein Diagramm des automatisierten Workflows angezeigt, den Sie einrichten. Wenn Sie weitere Stadien hinzufügen, werden diese im Diagramm mit Zeilen angezeigt, die die Abhängigkeiten zwischen ihnen anzeigen. Sie können auf eine Phase im Diagramm klicken, um die Einstellungen für diese Phase anzuzeigen.

    Wenn Sie das Diagramm nicht sehen müssen, können Sie auf "".

  7. Wenn Sie einen Benutzer im Abschnitt Freigegeben für löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Mehr Mehr rechts und anschließend auf Entfernen.

Erstellen von automatisierten Workflow-Vorlagengruppen

Als Workfront-Administrator können Sie alle automatisierten Workflow-Vorlagen im Konto Ihres Unternehmens anzeigen und verwalten. Es kann hilfreich sein, Vorlagen in Gruppen zu organisieren.

So erstellen Sie eine automatisierte Workflow-Vorlagengruppe:

  1. Klicken Sie in Workfront auf das Hauptmenü-Symbol Hauptmenü oder (falls verfügbar), klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol in der oberen linken Ecke Hauptmenü und klicken Sie dann auf Proofing, um auf Workfront Proof zuzugreifen.

  2. Klicken Sie linken auf „Workflows“.

  3. Klicken Sie auf der Workflow-Registerkarte auf Neu > Neue Vorlagengruppe.

  4. Geben Sie einen beschreibenden Namen für die neue Vorlagengruppe ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.

Sie können die Vorlagen durch Ziehen und Ablegen zwischen Gruppen verschieben.

Verwalten von automatisierten Workflow-Vorlagen

  1. Klicken Sie in Workfront auf das Hauptmenü-Symbol Hauptmenü oder (falls verfügbar), klicken Sie auf das Hauptmenü-Symbol in der oberen linken Ecke Hauptmenü und klicken Sie dann auf Proofing, um auf Workfront Proof zuzugreifen.

  2. Klicken Sie im linken Bedienfeld in Workfront Proof auf Workflows.

  3. Führen Sie auf angezeigten „Workflows“ einen der folgenden Schritte aus:

    • Neue Vorlage hinzufügen
    • Hinzufügen einer neuen Vorlagengruppe
    • Eine oder mehrere Vorlagengruppen löschen
    • Zugriff auf Vorlagendetails
    • Ziehen einer Vorlage in eine andere Vorlagengruppe
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