Entwickeln eines Instanz-Governance-Handbuchs mit Dokumentation

Wenn Sie eine ältere Marketo Engage-Instanz betreten, ist dies oft mit der Herausforderung verbunden, dass es an aktueller funktionaler und technischer Dokumentation fehlt. Als Administrator ist das Erstellen von Richtlinien zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Instanz-Governance eine zentrale Aufgabe, die nicht übersehen werden darf. Dies ist eine der wichtigsten Strategien zur der Effizienz, während Sie in einer etablierten Marketo Engage-Instanz arbeiten.

Dieses Schritt-für-Schritt-Tutorial von Adobe Marketo Champion (2018), Nick Hajdin, führt Sie durch diesen Prozess, um die Einrichtung Ihrer Instanz zu umreißen, Ihre primären operativen Programme zu dokumentieren und eine changelog zur Durchsetzung einer strengen Governance-Richtlinie zu pflegen.

Warum sollten Sie ein Handbuch zur Instanz-Governance und eine Dokumentation für Ihre geerbte Instanz entwickeln?

Detaillierte Dokumentationen und ein changelog sind für eine effiziente Verwaltung und den Wissenstransfer innerhalb Ihrer Marketo Engage-Instanz von entscheidender Bedeutung. Die Nachverfolgung von Änderungen und Entscheidungen, die Sie während der Einrichtung Ihrer Instanz getroffen haben, kann Ihnen dabei helfen:

Marketo Engage-Governance-Handbuch 101

Ein Governance-Handbuch dient als Quell der Wahrheit über die Einrichtung der Instanz und die Anforderungen an das System-Design. Es wird empfohlen, folgende wichtige Informationen in dieses Dokument aufzunehmen:

Wie man ein Governance-Handbuch für die Marketo Engage-Instanz entwickelt und pflegt

Schritt 1: Identifizieren Sie Ihr aktuelles Handbuch und Ihre Dokumentation zum Stand der Governance

Schritt 2: Identifizieren Sie die Elemente, die in Ihre Marketo Engage Dokumentation und Changelogs aufgenommen werden sollen

Das Format variiert von einer Cloud-basierten Plattform zu einem freigegebenen Dokument. Sie können das Format entwerfen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Hier finden Sie eine einfache Dokumentation und eine ExcelÄnderungsprotokollvorlage, die die wichtigen Elemente abdeckt, mit denen Sie beginnen können. Dazu gehören:

Schritt 3: Identifizieren und dokumentieren Sie den aktuellen Stand der primären operationellen Programme

Ermitteln Sie zunächst die wichtigsten operationellen Programme mit Auswirkungen auf der Abonnementebene. Beispiele sind Daten-Management-Kampagnen, Lead-Lebenszyklus, Lead-Bewertung, CRM und Zustellbarkeit.

Dokumentieren Sie für jedes ermittelte operationelle Programm seinen aktuellen Stand. Dazu gehören Details über den Zweck des Programms, die Einrichtung, zugehörige intelligente Kampagnen und die Integration mit anderen Tools (falls zutreffend).

Schritt 4: Changelog durchsetzen

Der nächste Schritt besteht darin, eine strikte Governance-Richtlinie für Ihre Marketo Engage-Instanz festzulegen, die die "Changelog Wartung“ vorschreibt. Diese Richtlinie stellt sicher, dass alle Aktualisierungen an operationellen Programmen in der gesamten Instanz sorgfältig dokumentiert werden.

Informieren Sie Ihr Team über die Wichtigkeit dieser Dokumente und darüber, wie Sie ordnungsgemäß auf sie zugreifen und sie aktualisieren können. Es könnte hilfreich sein, Verantwortlichkeiten für die Pflege des Änderungsprotokolls zuzuweisen, sodass einige designierte Mitglieder des Marketing-Vorgangs-Teams oder Administratoren Änderungen konsistent aufzeichnen und Genehmigungen erteilen.

Schritt 5: Dokumentation zentralisieren

Erstellen Sie einen zentralen Speicherort oder ein Repository zum Speichern der gesamten Dokumentation im Zusammenhang mit Ihrer Marketo Engage. Dabei kann es sich um ein freigegebenes Laufwerk, einen dedizierten Ordner oder ein Cloud-basiertes System handeln.

Schritt 6: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Dokumentation, um sicherzustellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand bleibt. Man kann ihn leicht übersehen, wenn man viel beschäftigt ist. Richten Sie proaktiv Erinnerungen in Ihrem Kalender ein, um sicherzustellen, dass Ihr Team regelmäßig Aktualisierungen vornimmt, um Änderungen oder Optimierungen in Ihren betrieblichen Programmen widerzuspiegeln.

Wie geht es weiter?

Laden Sie zunächst diese einfache Vorlage herunter.

Führen Sie die oben genannten Schritte aus, um Ihr Governance-Handbuch und Ihre Dokumentation zu entwickeln. Beachten Sie bei der Arbeit im Prozess die folgenden Faustregeln:

Aktualisieren der vorhandenen Dokumentation:
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand halten. Wenn es in den letzten 3 Jahren nicht geändert wurde, verpflichten Sie sich, die Dokumentation zu überarbeiten, während Sie Ihre Instanz überprüfen.

Freigeben und Trainieren:
Geben Sie Ihre Dokumentation und Ihre changelog für relevante Team-Mitglieder frei und schulen Sie diese in der Aktualisierung dieser Datensätze.

Periodische Überprüfung: Sie einen Zeitplan vor, um sie das ganze Jahr über zu überprüfen und zu pflegen, um alle neuen Änderungen, Optimierungen oder Anpassungen einzuschließen, sobald sie auftreten.

Die Pflege einer umfassenden und aktuellen Dokumentation für Ihre Marketo Engage-Instanz spart Ihnen langfristig Zeit und Mühe und erleichtert eine effektive Instanzverwaltung.

Autoren

Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture

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Amy Chiu
Adoption & Retention Marketing Manager, Adobe

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