Entwickeln eines Leitfadens zur Instanz-Governance mit Dokumentation

Wenn Sie in eine veraltete Marketo Engage -Instanz eintreten, ist es oft schwierig, die aktuelle funktionale und technische Dokumentation zu vermissen. Als Administrator ist die Festlegung von Richtlinien zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Instanzverwaltung eine zentrale Verantwortung, die Sie nicht übersehen können. Dies ist eine der wichtigsten Strategien, um die Effizienz bei der Arbeit in einer etablierten Marketo Engage-Instanz zu steigern🔗.

Dieses Schritt-für-Schritt-Tutorial, das von Nick Hajdin (2018) bezogen wurde, führt Sie durch diesen Prozess, um die Einrichtung Ihrer Instanz zu skizzieren, Ihre primären operationellen Programme zu dokumentieren und eine changelog zu verwalten, um eine strikte Governance-Richtlinie durchzusetzen.Adobe Marketo Champion

Warum sollten Sie eine Anleitung zur Verwaltung von Instanzen und Dokumentation für Ihre geerbte Instanz entwickeln?

Eine detaillierte Dokumentation und ein changelog sind für eine effiziente Verwaltung und den Wissenstransfer in Ihrer Marketo Engage -Instanz unerlässlich. Wenn Sie die Änderungen und Entscheidungen verfolgen, die Sie während der Instanzeinrichtung getroffen haben, können Sie Folgendes tun:

Marketo Engage Governance-Leitfaden 101

Ein Governance-Leitfaden dient als "Source of Truth" für die Anforderungen an die Instanzeinrichtung und das Systemdesign. Die wichtigsten Informationen, die in dieses Dokument aufgenommen werden sollten, sind:

Entwickeln und Verwalten eines Governance-Handbuchs für Ihre Marketo Engage-Instanz

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren aktuellen Zustand des Governance-Handbuchs und der Dokumentation

Schritt 2: Identifizieren Sie die Elemente, die in Ihrer Marketo Engage Dokumentation & Changelogs enthalten sein sollen

Das Format variiert von einer Cloud-basierten Plattform zu einem freigegebenen Dokument. Sie können das Format entwerfen, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Hier finden Sie eine einfache Dokumentation und eine Excel-Vorlage für changelog, die die wichtigen Elemente enthält, mit denen Sie beginnen können. Dazu zählen:

Schritt 3: Ermittlung und Dokumentierung des aktuellen Status der primären operationellen Programme

Zunächst werden die wichtigsten operationellen Programme mit Auswirkungen auf die Abonnementebene ermittelt. Beispiele sind Data Management-Kampagnen, Lead-Lebenszyklus, Lead-Scoring, CRM Synchronisierung und Zustellbarkeit.

Für jedes identifizierte operationelle Programm ist der aktuelle Stand zu dokumentieren. Dazu gehören Details zum Zweck des Programms, zur Einrichtung, zu verknüpften Smart-Kampagnen und zur Integration mit anderen Tools (falls zutreffend).

Schritt 4: Erzwingen der Wartung von Changelog

Der nächste Schritt besteht darin, eine strikte Governance-Richtlinie für Ihre Marketo Engage-Instanz festzulegen, die die Wartung für "Changelog" erfordert. Diese Richtlinie stellt sicher, dass alle Aktualisierungen, die an operationellen Programmen in der gesamten Instanz vorgenommen werden, gründlich dokumentiert werden.

Informieren Sie Ihr Team über die Bedeutung dieser Dokumente und wie Sie sie ordnungsgemäß aufrufen und aktualisieren können. Es könnte hilfreich sein, Zuständigkeiten für die Pflege des changelog zuzuweisen, sodass einige benannte Marketing-Team-Mitglieder oder -Administratoren Änderungen laufend aufzeichnen und Unterschriften bereitstellen.

Schritt 5: Zentralisierung der Dokumentation

Richten Sie einen zentralen Speicherort oder ein zentrales Repository ein, um alle mit Ihrer Marketo Engage-Instanz verbundenen Dokumentationen zu speichern. Dies kann ein freigegebenes Laufwerk, ein dedizierter Ordner oder ein Cloud-basiertes System sein.

Schritt 6: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihrer Dokumentation, um sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell ist. Man kann es während der geschäftigen Zeiten leicht übersehen. Richten Sie proaktiv Erinnerungen an Ihren Kalender ein, um sicherzustellen, dass Ihr Team regelmäßig Aktualisierungen vornimmt, um Änderungen oder Optimierungen in Ihren operationellen Programmen widerzuspiegeln.

Wie geht es weiter?

Beginnen Sie mit dem Herunterladen dieser einfachen Vorlage.

Gehen Sie wie oben beschrieben vor, um Ihr Governance-Handbuch und Ihre Dokumentation zu entwickeln. Beachten Sie beim Durcharbeiten des Prozesses die folgenden Faustregeln:

Aktualisieren Sie Ihre vorhandene Dokumentation:
Es ist wichtig, Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn es in den letzten drei Jahren nicht geändert wurde, sollten Sie Ihre Dokumentation bei der Prüfung Ihrer Instanz überarbeiten.

Freigeben und Trainieren:
Geben Sie Ihre Dokumentation und changelog für relevante Team-Mitglieder frei und informieren Sie sie darüber, wie diese Datensätze aktualisiert werden.

Periodische Überprüfung: Sie können die Zeit vorplanen, diese im Laufe des Jahres zu überprüfen und zu verwalten, um neue Änderungen, Optimierungen oder Anpassungen einzubeziehen, sobald sie auftreten.

Die Pflege einer umfassenden und aktuellen Dokumentation für Ihre Marketo Engage-Instanz spart Ihnen langfristig Zeit und Mühe und erleichtert eine effektive Instanzverwaltung.

Autoren

Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture

Amy Chiu
Adoption & Retention Marketing Manager, Adobe