Verwenden von formularzentrierten AEM-Workflows – Schrittreferenz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Titel: Bezeichnung der Aufgabe. Der Titel wird im AEM-Posteingang angezeigt.

Beschreibung: Erläuterung der Vorgänge, die in der Aufgabe ausgeführt werden. Diese Informationen sind für andere Prozessentwickler nützlich, wenn Sie in einer gemeinsamen Entwicklungsumgebung arbeiten.

Miniaturbildpfad: Pfad des Aufgabenminiaturbilds. Wenn kein Pfad angegeben ist, wird für ein adaptives Formular das Standardminiaturbild angezeigt, und für das Datensatzdokument wird ein Standardsymbol angezeigt.

Workflow-Schritt: Ein Workflow kann mehrere Schritte umfassen. Diese werden im AEM-Posteingang angezeigt. Sie können diese Schritte in den Eigenschaften des Modells definieren (Sidekick > Seite > Seiteneigenschaften > Schritte).

Priorität: Die ausgewählte Priorität wird im AEM-Posteingang angezeigt. Die verfügbaren Optionen sind „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“. Der Standardwert ist „Mittel“.

Fälligkeitsdatum: Geben Sie die Anzahl der Tage oder Stunden an, nach denen die Aufgabe als „überfällig“ markiert wird. Wenn Sie Aus wählen, wird die Aufgabe niemals als überfällig markiert. Sie können auch einen Zeitüberschreitungs-Handler angeben, um bestimmte Aufgaben nach Überschreitung der Frist auszuführen.

Tage: Die Anzahl der Tage, innerhalb derer die Aufgabe abgeschlossen werden soll. Die Tage werden ab dem Zeitpunkt gezählt, zu dem die Aufgabe einer Person zugewiesen wird. Wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen wurde und die Anzahl der Tage im Feld „Tage“ überschreitet, wird bei Auswahl dieser Option nach den fälligen Tagen ein Zeitüberschreitungs-Handler ausgelöst.

Stunden: Die Anzahl der Stunden, innerhalb derer die Aufgabe abgeschlossen werden soll. Die Stunden werden ab dem Zeitpunkt gezählt, zu dem die Aufgabe einer Person zugewiesen wird. Wenn eine Aufgabe nicht abgeschlossen wurde und die Anzahl der Stunden im Feld „Stunden“ überschreitet, wird bei Auswahl dieser Option nach den fälligen Stunden ein Zeitüberschreitungs-Handler ausgelöst.

Zeitüberschreitung nach Fälligkeitsdatum: Wählen Sie diese Option aus, um das Auswahlfeld „Zeitüberschreitungshandler“ zu aktivieren.

Zeitüberschreitungshandler: Wählen Sie das Skript aus, das ausgeführt werden soll, wenn der Schritt „Aufgabe zuweisen“ das Fälligkeitsdatum überschreitet. Skripte, die im CRX-Repository unter [apps]/fd/dashboard/scripts/timeoutHandler abgelegt werden, stehen zur Auswahl. Der angegebene Pfad existiert nicht im CRX-Repository. Ein Admin erstellt den Pfad, bevor dieser verwendet wird.

Markieren Sie die Aktion und den Kommentar aus der letzten Aufgabe in „Aufgabendetails“: Wählen Sie diese Option aus, um die letzte ausgeführte Aktion und den Kommentar im Abschnitt „Aufgabendetail“ einer Aufgabe anzuzeigen.

Typ: Wählen Sie den Typ des Dokuments aus, das ausgefüllt werden soll, wenn der Workflow gestartet wird. Sie können ein adaptives Formular, ein schreibgeschütztes adaptives Formular oder ein nicht interaktives PDF-Dokument auswählen.

Adaptives Formular verwenden: Geben Sie die Methode zum Suchen des adaptiven Eingabeformulars an. Diese Option ist verfügbar, wenn Sie in der Dropdown-Liste „Typ“ die Option „Adaptives Formular“ oder „Schreibgeschütztes adaptives Formular“ auswählen. Sie können das adaptive Formular verwenden, das an den Workflow übermittelt wurde, in einem absoluten Pfad verfügbar ist oder in einem Pfad in einer Variablen verfügbar ist. Sie können eine Variable des Typs „Zeichenfolge“ verwenden, um den Pfad anzugeben.
Sie können mehrere adaptive Formulare mit einem Workflow verknüpfen. Daher können Sie ein adaptives Formular zur Laufzeit mit den verfügbaren Eingabemethoden angeben.

Pfad des adaptiven Formulars: Geben Sie den Pfad des adaptiven Formulars an. Sie können das adaptive Formular verwenden, das an den Workflow übermittelt wird und an einem absoluten Pfad verfügbar ist, oder das adaptive Formular aus einem Pfad abrufen, der in einer Variablen des Datentyps „Zeichenfolge“ gespeichert ist.

PDF-Eingabedatei auswählen mit: Geben Sie den Pfad eines nicht interaktiven PDF-Dokuments an. Das Feld ist verfügbar, wenn Sie im Feld „Typ“ ein nicht interaktives PDF-Dokument auswählen. Sie können die PDF-Eingabedatei unter Verwendung des Pfads auswählen, der relativ zur Payload ist, unter einem absoluten Pfad gespeichert wird oder eine Variable des Datentyps „Dokument“ verwendet. Beispiel: [Payload_Directory]/Workflow/PDF/credit-card.pdf. Der Pfad existiert nicht im CRX-Repository. Ein Admin erstellt den Pfad, bevor dieser verwendet wird. Für die Verwendung der Option „PDF-Pfad“ muss die Option „Datensatzdokument“ aktiviert sein oder Sie benötigen auf Formularvorlagen basierende Adaptive Forms.

Für abgeschlossene Aufgaben das adaptive Formular rendern als: Wenn eine Aufgabe als „abgeschlossen“ markiert ist, können Sie das adaptive Formular als schreibgeschütztes adaptives Formular oder PDF-Dokument rendern. Sie benötigen ein Formular mit aktivierter Option „Datensatzdokument“ oder auf Vorlagen basierende adaptive Formulare zum Rendern des adaptiven Formulars als Datensatzdokument.

Vorbefüllt: Folgende unten aufgeführte Felder dienen als Eingaben für die Aufgabe:

• Eingabedatendatei auswählen mit: Pfad der Eingabedatendatei (.json, .xml, .doc oder Formulardatenmodell [FDM]). Sie können die Eingabedatendatei mit einem Pfad abrufen, der relativ zur Payload ist, oder die Datei abrufen, die in einer Variablen des Datentyps Dokument, XML oder JSON gespeichert ist. Beispielsweise enthält die Datei die Daten, die über eine AEM-Posteingangsanwendung für das Formular übermittelt werden. Ein Beispielpfad ist [Payload_Directory]/workflow/data.

• Eingabeanhänge auswählen mit: Anhänge, die am Speicherort verfügbar sind, werden an das Formular angehängt, das mit der Aufgabe verknüpft ist. Der Pfad kann relativ zur Payload sein oder den Anhang abrufen, der in einer Variablen eines Dokuments gespeichert ist. Ein Beispielpfad ist [Payload_Directory]/attachments/. Sie können Anlagen angeben, die relativ zur Payload platziert werden, oder eine Dokumenttyp-Variable („Array-Liste“ > „Dokument“) verwenden, um einen Eingabeanhang für das adaptive Formular anzugeben.

• Zuordnung von Anforderungsattributen: Verwenden Sie den Abschnitt „Zuordnung von Anforderungsattributen“, um den Namen und den Wert des Anforderungsattributs zu definieren. Rufen Sie die Details aus der Datenquelle basierend auf dem in der Anforderung angegebenen Attributnamen und -wert ab. Sie können einen Wert für das Anforderungsattribut mit einem Literalwert oder einer Variablen des Datentyps „Zeichenfolge“ definieren.

Übermittelte Informationen: Folgende Felder dienen als Ausgabespeicherorte für die Aufgabe:

• Ausgabedatendatei speichern mit: Speichern der Datendatei (.json, .xml, .doc oder Formulardatenmodell [FDM]). Die Datendatei enthält Informationen, die über das zugeordnete Formular übermittelt werden. Sie können die Ausgabedatendatei unter Verwendung eines Pfads speichern, der relativ zur Payload ist, oder sie in einer Variablen des Datentyps „Dokument“, XML oder JSON speichern. Zum Beispiel [Payload_Directory]/Workflow/data, wobei „data“ für eine Datei steht.
• Anhänge speichern mit: Speichern Sie die Formularanhänge in einer Aufgabe. Sie können die Anhänge unter Verwendung eines Pfads speichern, der relativ zur Payload ist, oder sie in einer Variablen der Array-Liste vom Datentyp „Dokument“ speichern.
• Datensatzdokument speichern mit: Pfad zum Speichern einer Datensatzdokumentdatei. Beispielsweise [Payload_Directory]/DocumentofRecord/credit-card.pdf. Sie können das Datensatzdokument unter Verwendung eines Pfads speichern, der relativ zur Payload ist, oder es in einer Variablen des Datentyps „Dokument“ speichern. Wenn Sie die Option Relativ zur Nutzlast auswählen, wird das Datensatzdokument nicht generiert, wenn das Feld „Pfad“ leer bleibt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie in der Dropdown-Liste „Typ“ die Option „Adaptives Formular“ auswählen.

Verantwortlicher > Optionen zuweisen: Geben Sie die Methode an, mit der die Aufgabe einem Benutzer zugewiesen werden soll. Sie können die Aufgabe dynamisch einem Benutzer oder einer Gruppe zuweisen, indem Sie das Skript „Teilnehmerauswahl“ verwenden oder die Aufgabe einem bestimmten AEM-Benutzer oder einer bestimmten Gruppe zuweisen.

Teilnehmerauswahl: Die Option ist verfügbar, wenn die Option Dynamisch zu einem Benutzer oder einer Gruppe im Feld „Optionen zuweisen“ ausgewählt ist. Sie können ein ECMAScript oder einen Service verwenden, um einen Benutzer oder eine Gruppe dynamisch auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines benutzerdefinierten Schritts „Dynamischer Teilnehmer“ in Adobe Experience Manager.

Teilnehmer: Das Feld ist verfügbar, wenn die Option com.adobe.granite.workflow.core.process.RandomParticipantChooser im Feld Teilnehmerauswahl ausgewählt ist. In diesem Feld können Sie Benutzende oder Gruppen für die Option „RandomParticipantChooser“ auswählen.

Zuweisung: Das Feld ist verfügbar, wenn die Option com.adobe.fd.workspace.step.service.VariableParticipantChooser im Feld Teilnehmerauswahl ausgewählt ist. Mit dem Feld können Sie eine Variable des Datentyps „Zeichenfolge“ auswählen, um den Verantwortlichen zu definieren.

Argumente: Das Feld ist verfügbar, wenn ein anderes Skript als „RandomParticipantChoose“ im Feld „Teilnehmerauswahl“ ausgewählt wurde. In diesem Feld können Sie eine Liste mit durch Kommas getrennten Argumenten für das im Feld „Teilnehmerauswahl“ ausgewählte Skript angeben.

Benutzer oder Gruppe: Die Aufgabe wird einer ausgewählten Person oder einer Gruppe zugewiesen. Die Option ist verfügbar, wenn die Option Zu einem bestimmten Benutzer bzw. einer speziellen Gruppe im Feld Optionen zuweisen ausgewählt ist. Das Feld listet alle Benutzer und Gruppen der Gruppe workflow-users auf.
Das Dropdown-Menü Benutzer oder Gruppe führt die Benutzer und Gruppen auf, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat. Die Anzeige des Benutzernamens hängt davon ab, ob Sie Zugriffsrechte auf den Knoten users im CRX-Repository für diese bestimmte Person haben.

E-Mail-Benachrichtigung senden: Wählen Sie diese Option aus, um E-Mail-Benachrichtigungen an den Verantwortlichen zu senden. Diese Benachrichtigungen werden gesendet, wenn eine Aufgabe einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen wird. Mit der Option Empfänger-E-Mail-Adresse können Sie den Mechanismus zum Abrufen der E-Mail-Adresse angeben.

Empfänger-E-Mail-Adresse: Sie können die E-Mail-Adresse in einer Variablen speichern, mit einem Literal eine permanente E-Mail-Adresse angeben oder die Standard-E-Mail-Adresse der beauftragten Person verwenden, die in ihrem Profil angegeben ist. Sie können das Literal oder eine Variable verwenden, um die E-Mail-Adresse einer Gruppe anzugeben. Die Option „Variable“ ist beim dynamischen Abrufen und Verwenden einer E-Mail-Adresse hilfreich. Die Option Standardmäßige E-Mail-Adresse des Verantwortlichen verwenden gilt nur für einen einzelnen Verantwortlichen. In diesem Fall wird die E-Mail-Adresse verwendet, die im Benutzerprofil der beauftragten Person gespeichert ist.

HTML-E-Mail-Vorlage: Wählen Sie die E-Mail-Vorlage für die Benachrichtigungs-E-Mail. Um eine Vorlage zu bearbeiten, ändern Sie die Datei unter /libs/fd/dashboard/templates/email/htmlEmailTemplate.txt im CRX-Repository.

Delegierung zulassen an: Der AEM-Posteingang bietet dem angemeldeten Benutzer eine Option, den zugewiesenen Workflow an einen anderen Benutzer zu übertragen. Sie können innerhalb derselben Gruppe oder an die Benutzerin bzw. den Benutzer des Workflows aus einer anderen Gruppe delegieren. Wenn die Aufgabe einem einzelnen Benutzer zugewiesen ist und die Option Delegierung an Mitglieder der Gruppe an Verantwortlichen zulassen aktiviert ist, kann die Aufgabe nicht an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe übertragen werden.

Freigabeeinstellungen: Der AEM-Posteingang bietet Optionen zum Freigeben einer einzelnen oder aller Aufgaben im Posteingang für andere Benutzende:

• Wenn die Option Zulassen, dass der Beauftragte explizit im Posteingang teilen kann aktiviert ist, kann die Person die Aufgabe im AEM-Posteingang auswählen und sie für andere AEM-Benutzende freigeben.
• Wenn die Option Zulassen, dass der Beauftragte explizit über Posteingang teilen kann ausgewählt ist und Benutzende ihre Posteingangselemente freigeben oder anderen Benutzenden den Zugriff auf ihre Posteingangselemente gestatten, werden nur Aufgaben, für die die zuvor genannte Option aktiviert ist, für andere Benutzende freigegeben.
• Wenn die Option Zulassen, dass Verantwortlicher Abwesenheitseinstellungen delegiert ausgewählt ist. Der Verantwortliche kann die Option aktivieren, um die Aufgabe zusammen mit anderen Abwesenheitsoptionen an andere Benutzer zu delegieren. Jegliche neuen Aufgaben, die dem Benutzer der Abwesenheitsfunktion zugewiesen werden, werden automatisch an die in den Abwesenheitseinstellungen aufgeführten Benutzer delegiert (ihnen zugewiesen).

So können andere Benutzende Aufgaben der verantwortlichen Person auswählen, während diese abwesend ist und nicht an zugewiesenen Aufgaben arbeiten kann.

Aktionen > Standardaktionen: Standardmäßig sind die Aktionen „Übermitteln“, „Speichern“ und „Zurücksetzen“ verfügbar. Alle Standardaktionen sind standardmäßig aktiviert.

Route-Variable: Name der Route-Variablen. Die Route-Variable erfasst benutzerdefinierte Aktionen, die Benutzende im AEM-Posteingang auswählen.

Routen: Eine Aufgabe kann eine Verzweigung auf verschiedene Routen aufweisen. Bei Auswahl im AEM-Posteingang gibt die Route einen Wert zurück, und der Workflow verzweigt basierend auf der ausgewählten Route. Sie können Routen entweder in einer Variablen des Arrays des Datentyps „Zeichenfolge“ speichern oder Literal auswählen, um Routen manuell hinzuzufügen.

Routentitel: Geben Sie den Titel für die Route an. Er wird im AEM-Posteingang angezeigt.

Coral-Symbol: Geben Sie das HTML-Attribut eines Coral-Symbols an. Die Adobe CoralUI-Bibliothek bietet eine Vielzahl von Touch-First-Symbolen. Sie können ein Symbol für die Route auswählen und verwenden. Es wird zusammen mit dem Titel im AEM-Posteingang angezeigt. Wenn Sie die Routen in einer Variablen speichern, verwenden die Routen ein standardmäßiges „Tags“-Korallensymbol.

Zulassen, dass Verantwortlicher Kommentare hinzufügt: Wählen Sie diese Option, um Kommentare für die Aufgabe zu aktivieren. Eine beauftragte Person kann die Kommentare innerhalb des AEM-Posteingangs zum Zeitpunkt der Aufgabenübermittlung hinzufügen.

Kommentar in Variable speichern: Speichern Sie den Kommentar in einer Variablen des Datentyps „Zeichenfolge“. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass Verantwortlicher Kommentare hinzufügt aktivieren.

Zulassen, dass Verantwortlicher der Aufgabe Anhänge hinzufügt: Wählen Sie diese Option, um Anhänge für die Aufgabe zu aktivieren. Eine beauftragte Person kann die Anhänge im AEM-Posteingang zum Zeitpunkt der Aufgabenübermittlung hinzufügen. Sie können auch die maximale Größe (Maximale Dateigröße) eines Anhangs begrenzen. Der Standardwert lautet 2 MB.

Ausgabe-Aufgabenanlagen mit den folgenden Optionen speichern: Geben Sie den Speicherort des Anhangsordners an. Sie können Ausgabeaufgabenanhänge mit einem Pfad relativ zur Nutzlast oder in einer Variablen eines Arrays des Datentyps „Dokument“ speichern. Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen Zulassen, dass Verantwortlicher der Aufgabe Anhänge hinzufügt aktivieren und Adaptives Formular, Schreibgeschütztes adaptives Formular oder Nicht interaktives PDF-Dokument aus der Dropdown-Liste Typ in der Registerkarte Formular/Dokument auswählen.

Benutzerdefinierte Metadaten verwenden: Wählen Sie diese Option, um das benutzerdefinierte Metadatenfeld zu aktivieren. Benutzerdefinierte Metadaten werden in E-Mail-Vorlagen verwendet.

Benutzerdefinierte Metadaten: Wählen Sie benutzerdefinierte Metadaten für die E-Mail-Vorlagen. Die benutzerdefinierten Metadaten sind im CRX-Repository unter apps/fd/dashboard/scripts/metadataScripts verfügbar. Der angegebene Pfad existiert nicht im CRX-Repository. Ein Admin erstellt den Pfad, bevor dieser verwendet wird. Sie können auch einen Service für die benutzerdefinierten Metadaten verwenden. Sie können auch die Schnittstelle WorkitemUserMetadataService erweitern, um benutzerdefinierte Metadaten bereitzustellen.

Daten aus vorherigen Schritten anzeigen: Wählen Sie diese Option (falls verfügbar) aus, damit Verantwortliche frühere Verantwortlicher, bei der Aufgabe bereits vorgenommene Aktionen, Kommentare zu dieser Aufgabe und das Datensatzdokument der abgeschlossenen Aufgabe anzeigen können.

Daten aus allen nachfolgenden Schritten anzeigen: Wählen Sie diese Option aus, damit der aktuelle Verantwortliche durchgeführte Aktionen und Kommentare anzeigen kann, die von nachfolgenden Verantwortlichen zur Aufgabe hinzugefügt werden. Außerdem kann sich der aktuelle Verantwortliche ein Datensatzdokument der abgeschlossenen Aufgabe anzeigen lassen – sofern verfügbar.

Sichtbarkeit des Datentyps: Standardmäßig kann ein Verantwortlicher ein Datensatzdokument, Verantwortliche, durchgeführte Aktionen und Kommentare anzeigen, die frühere und nachfolgende Verantwortliche hinzugefügt haben. Verwenden Sie die Option „Sichtbarkeit des Datentyps“, um den Typ der für die Verantwortlichen sichtbaren Daten zu begrenzen.