Automatisierung von Dokumenten mit Acrobat Sign für Microsoft Power Platform.
Erfahren Sie, wie Sie die Connectors für Acrobat Sign und Adobe PDF Tools für Microsoft Power Apps aktivieren und verwenden. Workflows zur Automatisierung von Genehmigungs- und Unterschriftsprozessen lassen sich schnell und sicher implementieren - ganz ohne Code. Dieses praktische Tutorial besteht aus vier Teilen, die unter den folgenden Links beschrieben werden:
Voraussetzungen
- Vertrautheit mit Microsoft 365 und Power Automate
- Acrobat Sign Knowledge
- Microsoft 365-Konto mit Zugriff auf SharePoint und Power Automate (Basic für Acrobat Sign, Premium für Adobe PDF Tools)
- Entwicklerkonto für Acrobat Sign für Unternehmen oder Acrobat Sign
Übungen 1 und 2
- Acrobat Sign-Konto mit Zugriff auf die API. Ein Entwicklerkonto oder ein Unternehmenskonto.
- Auf die SharePoint-Website kann von Power Automate zugegriffen werden, für die Sie Bearbeitungsberechtigungen haben. Vollständiger Administratorzugriff wird empfohlen.
- Beispieldokument für die Signaturgenehmigungsanforderung und -unterzeichnung.
Übungen 3 und 4
Materialien herunterladen hier
Teil 1: Signierte Vereinbarungen in SharePoint mit Acrobat Sign speichern part1
Im ersten Teil verwendest du eine Power Automate Flow-Vorlage, um einen automatisierten Workflow einzurichten, der alle signierten Verträge auf deiner SharePoint-Website speichert.
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Navigieren Sie zu Power Automate.
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Suchen Sie nach Acrobat Sign.
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Auswählen Eine abgeschlossene Acrobat Sign-Vereinbarung in der SharePoint-Bibliothek speichern.
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Überprüfen Sie den Bildschirm und konfigurieren Sie alle erforderlichen Verbindungen. Aktivieren Sie die Acrobat Sign-Verbindung.
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Klicken Sie auf das blaue
+Symbol.
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Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse für das Acrobat Sign-Konto ein und klicken Sie im neuen Fenster auf das Kennwortfeld.
Warten Sie einen Moment, bis Adobe Ihr Konto überprüft hat.
note note NOTE Bei dieser Prüfung werden Sie an den entsprechenden Anmeldenamen weitergeleitet, wenn Sie eine Adobe ID oder unser Unternehmens-SSO verwenden. -
Vollständige Anmeldung.
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Klicken Weiter , um zum Bearbeitungsbildschirm von Flow zu gelangen.
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Benennen Sie den Auslöser.
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SharePoint-Einstellungen konfigurieren.
Site-Adresse: Ihre SharePoint-Site
Ordnerpfad: Pfad zu den freigegebenen Dokumenten, die Sie verwenden möchten
Dateiname: Übernehmen Sie die Standardeinstellung
Dateiinhalt: Übernehmen Sie die Standardeinstellung -
Ablauf speichern.
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Navigieren Sie mit dem blauen Zurück-Pfeil zum Übersichtsbildschirm des Textflusses. Du wirst diesen Flow im zweiten Teil testen.
Sie werden diesen Flow im nächsten Teil testen.
Teil 2: Automatisierter Genehmigungsprozess für elektronische Unterschriften mit Acrobat Sign part2
Im zweiten Teil bauen wir den ersten Teil mit einem robusteren Flow auf und testen beide Flows, um sie in Aktion zu sehen.
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Auswählen Vorlagen auf der linken Seite der Power Automate-Oberfläche.
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Suchen Sie nach "Genehmigung durch Manager".
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Auswählen Genehmigung einer ausgewählten Datei durch den Anforderungs-Manager.
Überprüfen Sie die Verbindungen und fügen Sie fehlende Verbindungen hinzu.
note note NOTE Wenn dies der erste Flow ist, der mit Genehmigungen ausgeführt wird, werden diese vollständig konfiguriert, sobald der Flow ausgeführt wird. -
Klicken Weiter , um zum Flussbearbeitungsbildschirm zu wechseln.
Dieser Textfluss enthält viele vorkonfigurierte Schritte, einschließlich Fehlerüberprüfung und verschachtelte bedingte Schritte.
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Konfigurieren Für eine ausgewählte Datei wie folgt:
Site-Adresse: Ihre SharePoint-Site
Bibliothek: Ihr Dokumentenrepository -
Fügen Sie wie folgt eine Eingabe hinzu:
Typ: E-Mail
Name: E-Mail-Adresse des Unterzeichners
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Konfigurieren Dateieigenschaften abrufen: wie folgt:
Site-Adresse: Ihre SharePoint-Site
Bibliothek: Ihr Dokumentenrepository -
Scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach Wenn ja.
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Klicken Aktion hinzufügen in der " Wenn ja , um die Schritte hinzuzufügen, die zum Signieren gesendet werden sollen.
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Suchen nach SharePoint - Dateiinhalt abrufen und wählen Sie Dateiinhalt abrufen.
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Konfigurieren Sie die Dateiinhalt abrufen wie folgt:
Site-Adresse: Deine SharePoint-Website.
Dateikennung: Suchen Sie nach "identifier" und wählen Sie Identifier aus der Liste Dateieigenschaften abrufen -Schritt. -
Suchen Sie nach "Adobe" und wählen Sie Acrobat Sign , um eine weitere Aktion hinzuzufügen.
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Geben Sie "upload" in das Suchfeld für Acrobat Sign ein und wählen Sie Dokument hochladen und Dokument-ID abrufen.
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Suchen nach der dynamischen Variable Name , um den Namen des im Trigger ausgewählten Elements/Dokuments unter Dateiname.
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Klicken Expression im variablen Assistenten im Rahmen des Dateiinhalt.
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Einen einzelnen Apostroph hinzufügen und zurück klicken, um Dynamischer Inhalt, löschen Sie Ihren Apostroph, wählen Sie Dateiinhalt und klicken dann auf OK.
Stellen Sie sicher, dass keine zusätzlichen Apostrophe vorhanden sind und es wie in der folgenden Beispieldatei aussieht.
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Gib im Suchbereich von Acrobat Sign "create" ein, um eine weitere Acrobat Sign-Aktion hinzuzufügen.
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Auswählen Dokumente aus hochgeladenem Dokument erstellen und zur Unterzeichnung versenden.
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Konfigurieren Sie die erforderlichen Informationen: Wählen Sie Name aus dem dynamischen Variablenassistenten in Vereinbarungsname.
Auswählen Dokument-ID aus dem dynamischen Variablenassistenten in Dokument-ID.
Auswählen E-Mail des Unterzeichners aus dem dynamischen Variablenassistenten in E-Mail des Teilnehmers.
Geben Sie "1" in Reihenfolge der Teilnehmer.
Auswählen Unterzeichner aus der Dropdown-Liste in Rolle des Teilnehmers.
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Speichern den Flow fest.
Testen des Flows
Rufe das Dokument-Repository deiner SharePoint-Website auf, um es zu testen.
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Wählen Sie das Dokument aus und wählen Sie Automatisieren und die Fluss erstellt hast.
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Starten Sie den Flow, um die Verbindungen zu validieren (nur beim ersten Flow).
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Geben Sie eine nette Nachricht an den Genehmiger in Nachricht.
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E-Mail für das Dokument eingeben Unterzeichner in E-Mail des Unterzeichners.
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Klicken Textfluss ausführen.
Der konfigurierte Genehmiger für den Benutzer, der den Flow startet, erhält eine Genehmigungsanforderung. Sie können die Genehmigung per E-Mail oder über das Menü "Power Automate-Aktionselemente" erteilen.
Nach der Genehmigung unterschreiben Sie Ihr Dokument. Abhängig von Ihrem Benutzer und wenn er bei Sign angemeldet ist, müssen Sie die Signaturfenster möglicherweise in einem privaten Browserfenster öffnen.
Schließen Sie die Signatur ab und sehen Sie dann in Ihrem SharePoint-Ordner nach.
Teil 3: Automatisierte OCR mit Adobe PDF Tools part3
Im dritten Teil lernen Sie, wie Sie OCR in PDF automatisieren, wenn diese in Microsoft SharePoint importiert werden. Damit wird ein Problem behoben, das bei gescannten PDF-Dokumenten auftritt, die in SharePoint nicht durchsucht werden können.
Einrichten eines Ordners in SharePoint
Wechseln Sie zu Microsoft SharePoint, wo Sie Dokumente speichern möchten.
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Klicken + Neu , um einen neuen Ordner mit dem Namen "Verarbeitete Verträge" zu erstellen.
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Klicken + Neu , um einen neuen Ordner namens "Alte Verträge" zu erstellen.
Diese Ordner werden jetzt als Teil Ihres Power Automate -Ablaufs referenziert.
Erstellen von Textflüssen aus Vorlagen
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Melden Sie sich bei https://flow.microsoft.com an.
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Klicken Vorlagen in der Seitenleiste.
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Auswählen Konvertieren neu hinzugefügter Dateien in durchsuchbare PDF mit Text in SharePoint.
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Klicken Sie auf + neben "Adobe PDF Tools".
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Navigieren Sie auf einer neuen Registerkarte zu https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted_de .
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Klicken Sie auf Erste Schritte.
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Mit der Adobe ID anmelden
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Geben Sie einen Berechtigungsnamen und eine Berechtigungsbeschreibung ein und klicken Sie auf Anmeldeinformationen erstellen.
Lassen Sie das Fenster mit den Anmeldeinformationen geöffnet. Sie müssen sie in Microsoft Power Automate eingeben.
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Geben Sie die Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf In Microsoft Power Automate erstellen.
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Klicken Sie auf Fortfahren.
Jetzt können Sie eine Ansicht des Workflows anzeigen und müssen ihn für Ihre Umgebung konfigurieren.
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Wählen Sie das Feld Site-Adresse aus, und wählen Sie unter dem Trigger namens die SharePoint-Site aus, die Sie verwenden Wenn eine Datei in einem Ordner erstellt wird.
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Klicken Sie auf das Ordnersymbol, um zum Ordner Alte Verträge unter Ordner-ID zu navigieren.
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Bearbeiten Sie die Datei erstellen Aktion am Ende des Textflusses:
Ändern Site-Adresse zu Ihrer Site-Adresse hinzufügen.
Geben Sie den Speicherort des Ordners "Verarbeitete Verträge" im Ordnerpfad an. -
Klicken Speichern in der rechten oberen Ecke.
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Klicken Test.
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Auswählen Manuell.
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Klicken Test.
Neuen Flow testen
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Navigieren Sie zum Ordner Alte Verträge in SharePoint.
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Navigieren Sie in den Übungsdateien, die Sie heruntergeladen haben, zu "E03/Old Contracts".
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Kopieren Sie die Dateien ReleaseFormXX.pdf in den Ordner Alte Verträge in SharePoint.
Wenn Sie jetzt zum Ordner "Verarbeitete Verträge" navigieren, werden Ihre PDF angezeigt, nachdem der Flow einige Sekunden lang ausgeführt wurde. Wenn Sie die PDF öffnen, können Sie sehen, dass der Text ausgewählt werden kann.
Darüber hinaus indiziert SharePoint das Dokument, sodass Sie den Inhalt Ihrer Dokumente über die Suchleiste in SharePoint durchsuchen können.
Teil 4: Automatisierte Zusammenstellung von Dokumenten mit Adobe PDF Tools. part4
Im vierten Teil dieses Tutorials lernen Sie, wie Sie anhand der Informationen, die Sie bei der Auswahl eines Textflusses aus Microsoft SharePoint und beim Starten dieses Textflusses angegeben haben, eine Vielzahl von Dokumenten zusammenführen. In diesem Szenario hat der Textfluss folgende Auswirkungen:
- Fragen Sie nach Informationen, um auszuwählen, was in einem Paket für einen Kunden enthalten sein soll.
- Auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen werden zahlreiche Dokumente zusammengeführt. Diese Dokumente enthalten ein Deckblatt und optionale Whitepaper.
- Das zusammengeführte Dokument wird in SharePoint gespeichert.
Übungsdateien in SharePoint importieren
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Öffnen Sie den Ordner E04 in den Übungsdateien.
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Importieren Sie die Ordner "Angebot", "Vorlagen" und "Generierte Dokumente" in SharePoint.
Diese Ordner werden als Referenz verwendet. Insbesondere verwenden Sie die Datei proposal.docx für Ihr Angebot.
Im Ordner "Vorlagen" befindet sich der Ordner "Covers", der Titelseiten-Designs für verschiedene Städte enthält. Es gibt auch einen Whitepaper-Ordner, der optionale zusätzliche Whitepaper enthält, die bei Auswahl an das Ende angehängt werden.
Textfluss in Microsoft Power Automate importieren
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Melden Sie sich bei Microsoft Power Automate an (https://flow.microsoft.com).
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Klicken Meine Flows.
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Klicken Sie auf Importieren.
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Klicken Hochladen und wählen Sie den Ordner Generateproposal_20210311231623.zip in E04/Flows/.
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Klicken Sie auf Importieren.
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Klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol unter Aktion neben Angebot an den Kunden senden.
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Auswählen Neu erstellen unter Setup.
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Legen Sie den Namen des Textflusses unter "Ressourcenname" fest.
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Klicken Sie auf Speichern.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für die anderen Ressourcen des Typs "Verwandte Themen", und wählen Sie die Verbindung aus.
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Klicken Importieren nachdem Sie alle Ihre Verbindungen hergestellt haben.
Festlegen für eine ausgewählte Datei
Nachdem der Textfluss erstellt wurde, gehen Sie wie folgt vor:
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Klicken Sie auf Bearbeiten.
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Auslöser auswählen Für eine ausgewählte Datei.
Fügen Sie Ihre SharePoint-Site der Site-Adresse hinzu.
Fügen Sie Ihre Bibliothek der Bibliothek hinzu.
templateFolderPath festlegen
- Klicken Sie auf die Variable "templateFolderPath".
- Legen Sie den Pfad fest, zu dem sich der Vorlagenordner innerhalb der von Ihnen importierten SharePoint-Site befindet.
Cover festlegen Dateiinhalt abrufen
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Klicken Deckblatt -Aktion, wodurch der Bereich erweitert wird.
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Erweitern Cover: Dateiinhalt abrufen.
Legen Sie die Site-Adresse auf Ihre SharePoint-Site fest.
Ausgewählte Datei festlegen
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Erweitern Sie die Ausgewählte Datei Bereichsaktion.
Ändern Sie die Site-Adresse und den Bibliotheksnamen in Ihre SharePoint-Site bzw. Bibliothek unter Dateieigenschaften abrufen.
Ändern Sie die Site-Adresse in Ihre SharePoint-Site unter Dateiinhalt abrufen.
Festlegen von Whitepapern
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Klicken Whitepaper Aktion.
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Erweitern Bedingung: Whitepaper hinzufügen.
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Erweitern Whitepaper 1: Dateiinhalte über einen Pfad abrufen.
Bearbeiten Sie die Site-Adresse für die angegebene SharePoint-Site.
Wiederholen Sie dieselben Schritte für Bedingung: Whitepaper 2 hinzufügen.
Erstellungsdatei festlegen
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Erweitern Datei erstellen.
Bearbeiten Sie die Site-Adresse und den Ordnerpfad zur SharePoint-Site und zum Pfad, in dem sich der Ordner "Generated Docs" befindet.
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Klicken Sie auf Speichern.
Testen des Interaktionsflusses
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Navigieren Sie in SharePoint zum Angebotsordner.
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Wählen Sie den Ordner Angebot.docx .
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Wählen Sie Ihren Textfluss unter dem Automatisieren Menü.
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Klicken Weiter , um den Textfluss zu beginnen.
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Wählen Sie Ihr Cover und die Whitepaper, die Sie anhängen möchten.
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Klicken Textfluss ausführen.
Navigieren Sie zum Ordner "Dokumente generieren". Sie sollten jetzt Ihre generierte PDF-Datei sehen.
Hinzufügen von Protect und anderen Aktionen zum Flow
Nachdem Sie einen Textfluss erstellt haben, bearbeiten Sie den Textfluss, um das PDF-Dokument mit einem Kennwort zu verschlüsseln. In diesem Video wird auch erläutert, wie Sie andere Aktionen verwenden können.
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Navigieren Sie zurück zum Ende des Textflusses.
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Klicken Sie auf + Zeichen zwischen PDF zusammenführen und Datei erstellen.
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Auswählen Aktion hinzufügen.
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Suchen Sie nach "Adobe PDF Tools".
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Auswählen Protect PDF von der Anzeige.
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Setzen Sie das Feld Dateiname mithilfe von dynamischem Inhalt auf PDF-Dateiname von Merge-PDF.
Im Trigger befindet sich das Feld Kennwort, das Teil des Initiierungsformulars ist. Wir können das hier verwenden.
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Suchen nach Kennwortfeld Dynamischen Inhalt verwenden und ihn in das Feld Kennwort platzieren.
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Dynamischen Inhalt verwenden, um ihn auf PDF von Dateiinhalten aus Merge-PDF im Feld Dateiinhalt .
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Ändern Sie die Datei erstellen , um den Dateiinhalt von Protect PDF anstatt von Merge-PDF zu erhalten.
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Erweitern Datei erstellen.
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Löschen Sie das Feld Dateiinhalt.
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Platzieren von dynamischem Inhalt PDF von Dateiinhalten von Protect PDF von der Anzeige.
Testen des Interaktionsflusses
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Navigieren Sie in SharePoint zum Angebotsordner.
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Wählen Sie Angebot.docx.
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Auswählen Automatisieren , um Ihren Flow auszuwählen.
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Klicken Weiter , um den Textfluss zu beginnen.
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Wählen Sie das Cover und die Whitepaper aus, die Sie anhängen möchten.
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Legen Sie im Feld Kennwort das Kennwort fest, das Sie festlegen möchten.
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Klicken Textfluss ausführen.
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Navigieren Sie zum Ordner "Dokumente generieren".
Sie sollten Ihre generierte PDF-Datei sehen. Öffnen Sie die PDF-Datei und Sie werden aufgefordert, Ihr PDF-Kennwort einzugeben.