將資料擷取現代化不僅是遠離紙張，還是建立高效率、可擴充且方便使用的流程。Adobe Experience Manager (AEM) Forms 提供全方位的工具組，可建立回應式表單並簡化工作流程。本指南會逐步引導您了解重要功能與實際步驟，讓您在日常工作中充分運用 AEM Forms。
了解 AEM Forms
在深入研究功能之前，請務必了解 AEM Forms 提供的功能。AEM Forms 的核心是端到端解決方案，用於建立、管理及發佈數位表單。以自動化取代手動進行的重複工作，讓團隊專注於策略與使用者體驗，而不是表單建立物流。
快速入門：彈性製作
將表單現代化的首要步驟之一，就是了解如何有效率地建立表單。AEM Forms 彈性製作工具可協助透過以下方式簡化表單建立程序：
- 拖放元件：使用直覺式 UI 來建立表單，而不需要編碼。
- 體驗片段：請建立一次表單，然後在多個頁面或網站間重複使用。
- 自適應表單嵌入：確保表單可在各種裝置與螢幕尺寸間順暢地運作。
這些功能可協助您減少重複工作所花費的時間，並維持數位財產的一致性。以下是易於使用的彈性製作功能螢幕擷圖。
使用生成式 AI 功能加速表單建立
AEM Forms 包含 Adobe AI 助理，其具備生成式 AI 功能，可簡化複雜的工作流程，並促進：
- 建立提示型表單：使用簡單提示產生整份表單與提交路徑。
- 品牌一致性：套用預先製作的範本與設計元素，讓表單保持符合品牌形象。
AI 助理在開發人員不頻繁參與的情況下，用來擴大表單建立特別有用。
利用 OOTB 連接器連結資料
表單可操作的關鍵在於整合。AEM Forms 為常見平台提供立即可用的連接器，包括：
- Adobe Experience Platform (AEP)：將表單資料傳送至 AEP 以取得統一的客戶輪廓。
- Adobe Sign：啟用法律與合規性工作流程的數位簽名。
- Salesforce 與 Microsoft Dynamics：將表單連結至 CRM 系統，以進行銷售機會與帳戶管理。
這些連接器可降低複雜性，並確保資料在系統之間安全地流動。如需更多詳細資訊，請參閱以下 Experience League 資源：
確保安全性與合規性
表單通常會處理敏感資料，因此合規很重要。AEM Forms 整合多種不同的安全性與法規遵循功能，保護機密與敏感資訊，以符合法規要求，包括：
- GDPR 就緒功能：依設計管理資料主體要求與隱私權。一般建議絕不要直接在 AEM 或 AEM Forms 中儲存資料，請改用 Adobe Experience Platform 等資料平台。
- 稽核軌跡：追蹤變更與提交以進行驗證，無需自訂開發。
- 最佳做法：避免直接在 AEM 中儲存資料；使用 AEP 等平台進行安全儲存。
增強使用者體驗
AEM Forms OOTB 的設計旨在所有裝置上，提供順暢的一般使用者體驗。單一表單只要建立一次，就能用於所有裝置與螢幕尺寸。
AEM Forms 是專為協助工具與可用性所打造，可提供：
- 互動式設計：一份表單適用於所有裝置。
- 驗證與規則：套用 OOTB 驗證或建立自訂規則，而不使用編碼。
- 協助工具標準合規性：自適應表單符合 WCAG 2.1 AA，提供包容式體驗。
與 AEM Sites 相比的 AEM Forms 優點
雖然 AEM Sites 針對行銷需求提供許多功能 ， 還有基本表單元件可用於建立簡易表單，例如「聯絡我們」表單，但 AEM Forms 真正是處理複雜表單的首選解決方案。
為了滿足更複雜的需求，AEM Forms 提供以下單獨使用 AEM Sites 時無法提供的功能：
- 規則編輯器：新增動態邏輯 (例如，根據使用者輸入顯示/隱藏欄位)，而不需要撰寫程式碼。
- 連接器：使用已預先設定的現成連接器，處理特定平台的驗證與資料結構對應。
- 增強型元件：套用如日期挑選器、檔案附件及簽名欄位等進階元素。
- 驗證：使用一組標準的通用驗證規則來設定驗證檢查，或覆寫這些規則並新增自訂邏輯。
- 提交設定：將資料提交至 REST 端點，或觸發 AEM 工作流程以進行自動化動作。
讓我們更深入探討一下，展示 AEM Forms 如何增強建立工具體驗，以及改善一般使用者體驗。
規則編輯器
規則編輯器是一項強大的工具，可讓作者將動態邏輯與互動新增至表單中，而無需介入開發。讓非技術企業使用者控制表單的行為，而不需要從頭開始撰寫複雜的程式碼。規則編輯器可讓您建立能即時回應使用者輸入的「智慧」表單，而不是靜態輸入欄位。
最常見的使用案例之一，是根據使用者選取的項目來顯示/隱藏欄位。例如，使用者若將國家/地區選取為「加拿大」，，就會顯示「省份」下拉式清單。但如果使用者選取「美國」，則會出現「州」下拉式清單。規則編輯器有許多更複雜的使用案例。甚至可讓開發人員透過程式碼編輯器輸入自訂 JavaScript。
連接器
Adobe Forms 提供已預先設定且「立即可用」的連接器，可處理特定平台的驗證與資料結構對應。 Salesforce 是最常使用的連接器之一。您可以讀取和寫入 Salesforce 物件。例如，潛在客戶、聯絡人、帳戶等。Microsoft Dynamics 也是常用的連接器，可透過 OData 連結，以管理 Dynamics 中的實體。
Adobe Forms 也提供相當靈活的一般資料連接器，讓表單可連結至您選擇的資料來源。您可以上傳 Swagger 或 OpenAPI 檔案，AEM 可以自動為您產生資料模型。
增強型元件
AEM Sites 提供一些基本表單元件，但皆是簡單的 HTML 欄位，然而 AEM Forms 元件支援資料繫結、複雜驗證和使用規則編輯器等功能。Adobe Forms 隨附的一些最具影響力的全新元件包括：
- 日期挑選器：可設定的行事曆小工具，支援「不適用日期」、最小/最大日期邏輯，以及與儲存格式不同的顯示格式。
- 檔案附件：處理拖放、檔案大小限制、MIME 類型篩選及病毒掃描鉤點的複雜元件 (企業表單必不可少)。
- 簽章：允許使用者使用觸控螢幕或滑鼠簽署表單 (通常用於法律工作流程)。請注意，大多數情況下都需要簽名授權。
驗證
我最喜愛的 AEM Forms 功能之一，就是 OOTB (立即可用) 的驗證系統。依預設 ， 有一組通用驗證規則，只要按一下核取方塊即可套用至表單欄位。還能夠覆寫這些規則，以及新增適用於業務需求的自訂邏輯的功能。
AEM Forms 也可讓您新增自訂錯誤訊息。驗證規則與錯誤訊息功能不需要開發，內容作者也可以輕鬆更新。
提交設定
除了表單可提交到的 OOTB 連接器之外，您還可針對表單設定其他提交設定。下列螢幕擷圖顯示各種可用的提交動作。以下列出兩個較熱門的選項。
- 提交至 REST 端點：對於較簡單的表單，您可以提交至 REST 端點，這會將包含資料的簡單 POST 要求直接傳送至任何外部 REST 服務。
- 叫用 AEM 工作流程：我在最近的專案中使用的其中一個設定是能夠叫用 AEM 工作流程。AEM Forms 提供的功能可讓提交表單資料立即啟動工作流程，以執行一組動作。例如，在提交表單時，它會啟動工作流程，傳送電子郵件給一組使用者，要求他們跟進銷售機會。也可以根據表單中選擇的選項，使用核心複雜工作流程提交至多個使用者或分送清單。
測量業務影響
表單現代化不僅僅是技術升級，它還能帶來可測量的成果，包括：
- 營運效率：減少週期時間和手動處理。
- 內容供應鏈速度：重複使用控管內容以維持一致性和速度。
透過業務工作流程提高營運效率
我們的一個用戶端有許多紙本表單。他們在他們的網站上有多個連結，要求使用者下載 PDF，然後將其郵寄至實體地址，或簽署後再透過電子郵件將其傳送回企業。透過 AEM Forms ， 我們將其整個營運轉換為數位表單 ， 為使用者與企業節省大量時間。進一步簡化端到端流程，透過在 Adobe Sign 中連線，使用者可以使用滑鼠或觸控螢幕簽署表單，而整份文件已傳送給業務使用者。
內容供應鏈影響
AEM Forms 透過在表單本身中重複使用集中受控的內容來提高效率。AEM Forms 可讓使用者使用在其產品組合中也會使用的元件和內容。例如，AEM Assets 可用於表單上的影像和品牌化。AEM 內容片段可用於標準法律文字，例如條款與條件。在 AEM Forms 上重複使用內容，可提升作者在整個內容供應鏈中的生產力。
熱門 KPI
您可以透過許多 KPI 追蹤營運效率的提升，這些指標最為重要。
- 表單建立速度：快速建立表單，並跨表單重複使用內容，讓團隊可以跨品牌、網站或區域重複使用表單，節省從需求收集到發佈的時間。
- 週期時間減少：處理表單從提交到後端最終核准所節省的時間。
常見使用案例
AEM Forms 支援多種實用應用程式，超越簡單的資料收集。以下是功能可產生重大影響的三個常見案例：
- 銷售機會開發：快速跨網站部署行銷表單。
- 複雜的工作流程：處理多步驟表單，並將資料路由至多個端點。
- 將紙本表單數位化：使用 GenAI 將紙本表單轉換為可重複使用的數位版本。
讓我們更詳細地介紹各項。
銷售機會開發
AEM Forms 最常見的使用案例是銷售機會開發的網路行銷表單。AEM Forms 可讓您輕鬆啟用和重複使用表單，並且無需開發人員干預即可即時提交表單和設定表單。
複雜的業務工作流程
如果您有多步驟的複雜表單、需要簽名或提交資料至多個端點，AEM Forms 可輕鬆處理。AEM Forms 也可讓使用者設定複雜的業務工作流程，根據表單內選擇的條件和選項，將路由邏輯傳送給多位使用者、分送清單或內部資料庫。
將紙本表單數位化
將紙本表單數位化是 AEM Forms 的強項。透過 GenAI，您只需擷取紙本表單的快照，AEM 會自動將其轉換為可重複使用的數位版本，無需逐一建立欄位。
重點提要
在邁向表單現代化時，除了取代紙本表單之外，更應該考慮建立可擴充的流程。AEM Forms 提供的工具可協助您完成這項工作。請謹記以下要點：
- 從學習撰寫基本知識開始：使用拖放元件和體驗片段來快速建立可重複使用的表單。
- 利用 AI 提高效率：生成式 AI 可協助自動化表單建立和提交路徑，減少手動設定。
- 規劃整合：探索 Adobe Experience Platform 或 Salesforce 之類的 OOTB 連接器，確保資料安全流動。
- 優先可用性與合規性：內建的驗證與 WCAG 標準可確保表單適用於每個人，並符合法規需求。
- 在工作流程中思考：使用提交設定和 AEM 工作流程自動路由資料和觸發動作。
透過套用這些步驟，您可以將業務表單從靜態輸入轉換為動態工具，以支援您的業務流程並改善使用者體驗。