我們知道,對於變革型領導者來說,領導實施變革是一項多麼具有挑戰性的工作。從傳達願景,到獲得支持,到讓員工掌握新技術,再到灌輸工作方式,這一切皆非易事。本文包含許多建議與秘訣,是您掌握變革管理基礎知識的首選資源。深入瞭解變革團隊可能建立的可交付成果類型,協助您瞭解變革管理工作的範疇,並檢視 Adobe AEM Assets 和 Workfront 客戶的真實行動計劃。無論您的組織規模大小、您的數位成熟度或 Adobe 解決方案實作狀況,如果您考慮將變革管理原則付諸實施,我們建議您請來經驗豐富的變革專家,協助您定義正確的範疇,並為您的方案與組織宣導變革工作的最佳實務。
變革管理從一開始就至關重要
「 在實施新技術時,從頭到尾推動大部分談話的往往是技術部署和技術對話。我們忘記了這一切的背後是人員、業務流程和目標。然而,真正的轉型取決於有效的變革管理。如果不引導員工順利完成過渡,確保每個人都接受變革,就無法充分發揮技術的潛力。
變革管理是連接技術層面與人力和組織要素的橋樑,確保轉型不僅僅是表面上的升級,而是持久的改進。」
– Raja Walia, GNW Consulting 執行長
什麼是變革管理?
變革管理協助個人、團隊和組織從當前狀態過渡到期望的未來狀態,從而 最大限度地採用 新的工作方式,同時 最大限度地減少 對正常業務的影響。
變革管理透過 確保利害關係人對新的業務開展方式有所意識、做出調整、具備能力 並 做好準備,從而最佳化方案的投資報酬率 (ROI)。
變革管理與方案管理相輔相成。
方案管理是指導方案團隊完成一系列任務,最終實現既定業務目標的過程。變革管理透過讓員工做好準備來實現方案管理,從而讓他們為企業正在推動的解決方案做好準備。
方案管理 確保解決方案為業務做好準備。
變革管理 確保員工為解決方案做好準備。
方案經理和變革經理在方案的整個實施過程中密切合作。對於沒有專職變革管理負責人的方案,往往由方案經理負責執行變革管理活動。
活動
方案經理
變革經理
利害關係人參與
為什麼要進行變革管理?
麥肯錫的一項研究表明,70% 的數位轉型都以失敗告終,據估計,造成的經濟損失高達 9000 億美元。[資料來源]
作為領導者,避免工作失敗的最佳措施之一就是引入變革管理。
在變革過程中指導員工,有助於 降低採用的風險 和 對業務的潛在負面影響。 採用嚴謹的方法還能帶來各種好處,例如做好更充分的準備,以及提高實現或超越方案目標的可能性,等等。
在此,我們重點介紹了常見的方案風險,以及變革管理如何在降低風險的同時為方案的成功帶來益處。
主要風險
變革管理的優點
- 看得見的領導贊助
- 領導者的優先事項協調一致
- 更清晰的對於方案成功的定義
- 一致且集中化的訊息傳送
- 減少混淆和破壞性謠言
- 減少資訊過載或溝通不足
- 提高團隊士氣,減輕疲勞
- 將對員工的影響降至最低
- 為新角色和職責做好更充分的準備
- 提高達到方案目的和目標的可能性
- 減少對新解決方案或工作方式的抵觸情緒
- 增加維持長期效益的機會
變革的影響
領先的變革管理研究和培訓機構 Prosci 的研究一致表明,變革管理出色的組織能取得更大的成功,並且

更有可能
實現目標

更有可能
按計畫完成或提前完成

更有可能
不超出預算
Prosci 還證明,變革管理 或缺乏變革管理 會直接影響或限制整個方案的 ROI。
Prosci 確定了變革中三個具體的 人為因素,它們可能對 ROI 產生積極或消極影響,並提出這三個人為因素是我們將變革管理應用於方案的原因。

採用速度

最終使用率

熟練程度
「作為一門學科,變革管理 的重點是促使和鼓勵員工參與、採納和使用專案或行動方案所要求的對日常工作的改變,透過更快的採用、更高的使用率和更高的熟練程度,直接有助於 ROI 的提高。換句話說,透過這三個人為因素,變革管理可以直接提高專案的 ROI。」
資料來源: Prosci,《變革管理的最佳實務》第 12 版和 Prosci,《什麼是變革管理》,以及 Prosci 的《決定或限制專案 ROI 的 3 個變革因素》
Adobe 的變革管理
隨著 Adobe 啟動技術轉型行動方案,Adobe 的變革管理團隊便採用其方法指導 Adobe 的各個內部團隊管理變革。Adobe 的變革執行者使用一種由三個部分組成的方法,其核心是讓利害關係人從理解和基本認識,過渡到賦能和取得成功。

瞭解我

讓我做好準備

為我賦能
每項變革行動方案,無論大小,都可以採用此三步流程。
我們來看看每個步驟。

第 1 階段
瞭解我
概觀
在最初的「瞭解我」階段,變革經理要瞭解組織及其內部人員的需求,讓他們意識到變革的必要性,並為經歷變革的人員確定如何衡量成功。以下是您在這一階段可能會提出和回答的問題範例:
- 未來狀態或願景是什麼?
- 我們要採取什麼策略來實現願景?
- 此變革會對團隊、組織、部門或 Adobe 產生什麼影響?
- 誰將是高管贊助者,我們如何讓他們協調一致?
- 誰是我們的利害關係人?他們的需求是什麼?
- 我們所有的利害關係人現在對變革有何看法?
一般可交付成果
在這一階段,變革經理將依靠一些基礎工具來瞭解利害關係人,並為未來制定清晰的願景。這些工具包括:
- 變革案例 – 闡明變革的願景和目的、變革的策略案例(將克服哪些挑戰、實現哪些目標)、不變革的後果、變革的內容和影響對象、誰將主導變革活動,以及預期的挑戰、風險和複雜性。
- 變革影響評估 – 確定哪些群體(包括內部和外部利害關係人)的哪些方面正在發生變化。
- 利害關係人評估 – 識別對成功變革至關重要的關鍵利害關係人群體、他們的需求和期望,以及對變革的任何潛在阻力
- 變革計劃 – 強調變革管理工作的主要目標,包括變革的原因、誰會受到變革的影響、預期的挑戰、風險和複雜性,以及實現變革的活動和這些活動的負責人。
- 溝通計劃 – 闡明合作者和利害關係人之間的相關資訊流,概述共用資訊的內容、時間和方式、間隔時間以及由誰負責建立和傳送訊息。
變革經理也可以建立以下資料:
- 贊助者協調和路線圖 – 協調主要贊助者(成功需要他們的積極參與),並確定贊助者和領導者在整個專案過程中的主要活動和職責。
- 角色和歷程圖 – 全面瞭解受變革影響的角色及其需求,並將其作為培訓、溝通和其他策略的輸入資訊。

第 2 階段
讓我做好準備
概觀
在「讓我做好準備」階段,變革經理將重點關注參與、溝通和啟用,並開始執行這些計劃。「讓我做好準備」階段會考慮「瞭解我」階段的研究結果,並制定啟用計劃。您可以提出的問題包括:
- 如何圍繞未來狀態目標制定培訓計劃?
- 對不同的人員來說,溝通和外聯工作會有什麼不同?
- 在準備過程中,我們現在應該向利害關係人傳達哪些資訊?
一般可交付成果
在這一階段,變革經理會深入挖掘,將概念和想法轉化為更實際的計劃,並為執行做好準備:
- 利害關係人參與策略和計劃 – 確定要參與的所有利害關係人、參與材料和建立材料的所有者、參與類型、交付日期,並可能包括阻力管理計劃。
- 培訓計劃 – 確定培訓的指導原則、目的和目標,並規劃所需的活動和資源,以確定針對不同受眾的培訓方法和交付方式,以及建立培訓可交付成果和完成培訓執行;這可能包括其他可交付成果,如培訓需求評估和實際培訓可交付成果(培訓課程、網路研討會、工作輔助工具等)。
- 業務準備狀態評估 – 使用彩色編碼的計分卡,在上線前和上線後的關鍵時間間隔內進行更新,用於繪製組織在數據、技術和基礎結構、解決方案和流程、組織和人員、協力廠商、轉換和支持等類別方面的準備狀態圖。
- 變革推動者網路 – 確定開發變革推動者網路的步驟。變革推動者是各層級受人尊敬的一線領導者,他們可以提高對變革的認識,影響和激勵他人,管理阻力,促進接受和承諾。
- 關鍵訊息與溝通 – 詳細列出所有關鍵訊息、傳送人、格式、受眾,以便及時傳遞。

第 3 階段
為我賦能
概觀
「為我賦能」階段的重點是 交付和支持。此時,您已經與利害關係人一起激發出了變革的渴望,同時制定並開始執行計劃,積累相關知識,以實現變革。在「為我賦能」階段,變革經理通常會:
- 繼續與最終使用者溝通
- 提供培訓和後續評估
- 建立知識庫
- 在上線過程中為使用者提供支持,將他們與資源和主題專家 (SME) 聯繫起來
- 總結經驗教訓,以供回顧
- 制定一項支持或 RTB(開展業務)計劃,確保變革得以堅持
- 使用以人為本的量度衡量變革是否成功
一般可交付成果
在這一階段,將完成任何仍在進行的活動,包括宣傳計劃、培訓交付、知識轉移等。 變革領導者還將開始報告變革管理泳道的採用和成功情況,並可能進行回顧。
- 採用和成功量度 – 確定如何衡量採用成功和變革管理成功,擷取基線量度進行比較,包括定性和定量衡量。
- 培訓交付 - 完成培訓計劃的執行和培訓的交付。
- 知識轉移 - 確定關鍵的開展業務任務、執行這些任務的 KSAOC(知識、技能、能力和其他特徵)、重要性、專業知識的可用性、影響、資源、潛在的繼任者以及如何培訓繼任者。
- 回顧 – 回顧過去,從各利害關係人那裡獲取有關成功經驗和挑戰的資訊,目的是確定要做出的改變或新的工作方式,以改進方案的流程、治理或其他方面。
- 上線後支持 – 該計劃應列出獲得幫助的途徑,可能包括一對一支援通道、電子郵件或聊天支援、一對多上門支援時間、反饋回路或其他選擇,以便在上線後即刻在該階段為使用者提供幫助。
變革管理流程
無論組織規模、數位成熟度階段或方案範疇如何,推出變革管理方案都可遵循此直接的三步方法:
- 評估變革
- 制定變革計劃
- 執行計劃
從本文的[資源]區域下載[變革管理工具組],以取得每個步驟要提供哪些內容的秘訣。
關鍵重點
我們在這裡已經講了很多,讓我們回顧一下變革管理的基本方面和可以獲得的好處。
變革管理的重要性
核心能力和行動
克服挑戰和衡量成功
- 確保協調一致:使組織目標與個人表現保持一致,確保每個人都朝著共同的目標前進。
- 利害關係人的參與:儘早確定受影響群體並讓他們參與到整個變革過程中,以促進他們的認同並減少阻力。
- 消除疲勞:實施管理變革飽和度的策略,如分階段推行變革和維持開放的回饋管道,以保持團隊的積極性和參與度。
- 加強敏捷度:使組織做好準備,快速適應產業變化和新興趨勢,保持競爭力和應變能力。
- 有效溝通:針對不同利害關係人的需求定期進行透明的溝通,有助於減少不確定性和統一認識。
- 阻力管理:透過富有同理心的領導力和包容性決策,瞭解並解決阻力的根源。
- 提高效率:簡化流程,減少冗餘,從而節約成本,改善資源管理。
- 培訓和支援:提供充分的培訓和資源,確保每個人都掌握必要的技能和知識,以適應新的系統和流程。
- 成功量度:使用明確的量度(如採用率、生產率變化)定期衡量變革行動方案的影響,以衡量進展情況並為持續調整提供資訊。
資源
如果您希望在組織中引進或加速變革管理工作,請使用這些資源來擴大您對變革管理基礎知識的理解。建立適合您組織的變革計劃是一項巨大的工作,最好在經驗豐富的變革管理從業人員的協助下完成。這些額外資源為思想領導者提供額外秘訣和建議,以及一些可能伴隨變革工作(無論大小)的一般可交付成果範例。
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領導者如何駕馭變革(網路研討會),包括有關變革管理基礎知識、管理變革阻力、關鍵變革管理量度的提示
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來自 Adobe 客戶 PMI 的範例行動計劃 — 令人讚歎的混合式溝通和培訓計劃,或行動計劃,適用於 AEM Assets 和 Workfront 的推廣。特別感謝 Chris Muscutt 分享此內容!
Adobe Consulting 服務提供專有的強大變革管理程式和服務,旨在協助大型企業成功管理變革。許多 Adobe 合作夥伴還圍繞變革管理提供諮詢服務。如需詳細資訊,請聯絡您的 Adobe 銷售代表。