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我們知道,對於變革型領導者來說,領導實施變革是一項多麼具有挑戰性的工作。從傳達願景,到獲得支持,到讓員工掌握新技術,再到灌輸工作方式,這一切皆非易事。本文包含許多建議與秘訣,是您掌握變革管理基礎知識的首選資源。深入瞭解變革團隊可能建立的可交付成果類型,協助您瞭解變革管理工作的範疇,並檢視 Adobe AEM Assets 和 Workfront 客戶的真實行動計劃。無論您的組織規模大小、您的數位成熟度或 Adobe 解決方案實作狀況,如果您考慮將變革管理原則付諸實施,我們建議您請來經驗豐富的變革專家,協助您定義正確的範疇,並為您的方案與組織宣導變革工作的最佳實務。

變革管理從一開始就至關重要

在實施新技術時,從頭到尾推動大部分談話的往往是技術部署和技術對話。我們忘記了這一切的背後是人員、業務流程和目標。然而,真正的轉型取決於有效的變革管理如果不引導員工順利完成過渡,確保每個人都接受變革,就無法充分發揮技術的潛力

變革管理是連接技術層面與人力和組織要素的橋樑,確保轉型不僅僅是表面上的升級,而是持久的改進。

Raja Walia, GNW Consulting 執行長

什麼是變革管理?

運用 結構化的流程和工具
,領導 變革中的人員實現預期成果

變革管理協助個人、團隊和組織從當前狀態過渡到期望的未來狀態,從而 最大限度地採用 新的工作方式,同時 最大限度地減少 對正常業務的影響。

變革管理透過 確保利害關係人對新的業務開展方式有所意識、做出調整、具備能力做好準備,從而最佳化方案的投資報酬率 (ROI)。

變革管理與方案管理相輔相成。

方案管理是指導方案團隊完成一系列任務,最終實現既定業務目標的過程。變革管理透過讓員工做好準備來實現方案管理,從而讓他們為企業正在推動的解決方案做好準備。

方案管理 確保解決方案為業務做好準備。

變革管理 確保員工為解決方案做好準備。

方案經理和變革經理在方案的整個實施過程中密切合作。對於沒有專職變革管理負責人的方案,往往由方案經理負責執行變革管理活動。

活動

方案經理

變革經理

方案規劃
方案計劃
變革計劃
方案章程
總體方案章程
利害關係人協調
成功的標準/KPI
量度、問責制、報告
利害關係人的認同、問責制
治理模式
治理模式規劃、認同
確定利害關係人表現的潛在差距、治理引導
贊助者管理
確定贊助者,明確職責,提供方向性指導
成功的贊助者方法和工具,贊助者引導
培訓與溝通
方案溝通、行動項目、狀態
最終使用者溝通
領導層協調與
利害關係人參與
指導委員會和職能團隊會議
利害關係人和影響評估

為什麼要進行變革管理?

麥肯錫的一項研究表明,70% 的數位轉型都以失敗告終,據估計,造成的經濟損失高達 9000 億美元。[資料來源]

作為領導者,避免工作失敗的最佳措施之一就是引入變革管理。

在變革過程中指導員工,有助於 降低採用的風險對業務的潛在負面影響。 採用嚴謹的方法還能帶來各種好處,例如做好更充分的準備,以及提高實現或超越方案目標的可能性,等等。

在此,我們重點介紹了常見的方案風險,以及變革管理如何在降低風險的同時為方案的成功帶來益處。

主要風險

變革管理的優點

領導層未協調一致
  • 看得見的領導贊助
  • 領導者的優先事項協調一致
  • 更清晰的對於方案成功的定義
溝通不暢
  • 一致且集中化的訊息傳送
  • 減少混淆和破壞性謠言
  • 減少資訊過載或溝通不足
員工參與度降低
  • 提高團隊士氣,減輕疲勞
  • 將對員工的影響降至最低
  • 為新角色和職責做好更充分的準備
未實現方案效益
  • 提高達到方案目的和目標的可能性
  • 減少對新解決方案或工作方式的抵觸情緒
  • 增加維持長期效益的機會

變革的影響

領先的變革管理研究和培訓機構 Prosci 的研究一致表明,變革管理出色的組織能取得更大的成功,並且

7 倍

更有可能

實現目標

更有可能

按計畫完成或提前完成

1.4 倍

更有可能

不超出預算

Prosci 還證明,變革管理 或缺乏變革管理 會直接影響或限制整個方案的 ROI。

Prosci 確定了變革中三個具體的 人為因素,它們可能對 ROI 產生積極或消極影響,並提出這三個人為因素是我們將變革管理應用於方案的原因。

採用速度

新系統、新流程和新職務角色的啟動和運行 速度 如何?

最終使用率

多少 員工(占總人數的多少)表示「接受」並正在使用新的解決方案?

熟練程度

與變革設計中的預期水準相比,個人的表現 如何

「作為一門學科,變革管理 的重點是促使和鼓勵員工參與、採納和使用專案或行動方案所要求的對日常工作的改變,透過更快的採用、更高的使用率和更高的熟練程度,直接有助於 ROI 的提高。換句話說,透過這三個人為因素,變革管理可以直接提高專案的 ROI。」

資料來源: Prosci,《變革管理的最佳實務》第 12 版和 Prosci,《什麼是變革管理》,以及 Prosci 的《決定或限制專案 ROI 的 3 個變革因素》

TIP
如果一個方案或專案影響到組織中人員的工作方式,那麼衡量這些人為因素將使您能夠捕捉到有關文案或專案的真實 ROI 資訊,並讓您能與贊助者、領導者和其他利害關係人分享這些影響,作為是否取得成功的證據。

Adobe 的變革管理

隨著 Adobe 啟動技術轉型行動方案,Adobe 的變革管理團隊便採用其方法指導 Adobe 的各個內部團隊管理變革。Adobe 的變革執行者使用一種由三個部分組成的方法,其核心是讓利害關係人從理解和基本認識,過渡到賦能和取得成功。

瞭解我

我覺得自己的意見得到了傾聽,也明白這將對我產生怎樣的影響。

讓我做好準備

我覺得自己具備了能力,擁有了為變革做好準備所需的資訊和工具。

為我賦能

我正在茁壯成長。我有信心自己能夠保持這種變化並處理妥當。

每項變革行動方案,無論大小,都可以採用此三步流程。

我們來看看每個步驟。

第 1 階段

瞭解我

概觀

在最初的「瞭解我」階段,變革經理要瞭解組織及其內部人員的需求,讓他們意識到變革的必要性,並為經歷變革的人員確定如何衡量成功。以下是您在這一階段可能會提出和回答的問題範例:

一般可交付成果

在這一階段,變革經理將依靠一些基礎工具來瞭解利害關係人,並為未來制定清晰的願景。這些工具包括:


變革經理也可以建立以下資料:

第 2 階段

讓我做好準備

概觀

在「讓我做好準備」階段,變革經理將重點關注參與、溝通和啟用,並開始執行這些計劃。「讓我做好準備」階段會考慮「瞭解我」階段的研究結果,並制定啟用計劃。您可以提出的問題包括:

一般可交付成果

在這一階段,變革經理會深入挖掘,將概念和想法轉化為更實際的計劃,並為執行做好準備:

第 3 階段

為我賦能

概觀

「為我賦能」階段的重點是 交付和支持。此時,您已經與利害關係人一起激發出了變革的渴望,同時制定並開始執行計劃,積累相關知識,以實現變革。在「為我賦能」階段,變革經理通常會:

一般可交付成果

在這一階段,將完成任何仍在進行的活動,包括宣傳計劃、培訓交付、知識轉移等。  變革領導者還將開始報告變革管理泳道的採用和成功情況,並可能進行回顧。

變革管理流程

無論組織規模、數位成熟度階段或方案範疇如何,推出變革管理方案都可遵循此直接的三步方法:

  1. 評估變革
  2. 制定變革計劃
  3. 執行計劃

TIP
在實施過程中,變革管理 不是一勞永逸的活動。需要將變革管理納入使用 Adobe 解決方案的各個階段。
從本文的[資源]區域下載[變革管理工具組],以取得每個步驟要提供哪些內容的秘訣。

關鍵重點

我們在這裡已經講了很多,讓我們回顧一下變革管理的基本方面和可以獲得的好處。

變革管理的重要性

核心能力和行動

克服挑戰和衡量成功

  • 確保協調一致:使組織目標與個人表現保持一致,確保每個人都朝著共同的目標前進。
  • 利害關係人的參與:儘早確定受影響群體並讓他們參與到整個變革過程中,以促進他們的認同並減少阻力。
  • 消除疲勞:實施管理變革飽和度的策略,如分階段推行變革和維持開放的回饋管道,以保持團隊的積極性和參與度。
  • 加強敏捷度:使組織做好準備,快速適應產業變化和新興趨勢,保持競爭力和應變能力。
  • 有效溝通:針對不同利害關係人的需求定期進行透明的溝通,有助於減少不確定性和統一認識。
  • 阻力管理:透過富有同理心的領導力和包容性決策,瞭解並解決阻力的根源。
  • 提高效率:簡化流程,減少冗餘,從而節約成本,改善資源管理。
  • 培訓和支援:提供充分的培訓和資源,確保每個人都掌握必要的技能和知識,以適應新的系統和流程。
  • 成功量度:使用明確的量度(如採用率、生產率變化)定期衡量變革行動方案的影響,以衡量進展情況並為持續調整提供資訊。

瞭解我 – 我覺得自己的意見得到了傾聽,也明白這將對我產生怎樣的影響。讓我做好準備 – 我覺得自己具備了能力,擁有了為變革做好準備所需的資訊和工具。為我賦能 – 我正在茁壯成長!我有信心自己能夠保持這種變化並處理妥當。

資源

如果您希望在組織中引進或加速變革管理工作,請使用這些資源來擴大您對變革管理基礎知識的理解。建立適合您組織的變革計劃是一項巨大的工作,最好在經驗豐富的變革管理從業人員的協助下完成。這些額外資源為思想領導者提供額外秘訣和建議,以及一些可能伴隨變革工作(無論大小)的一般可交付成果範例。

Adobe Consulting 服務提供專有的強大變革管理程式和服務,旨在協助大型企業成功管理變革。許多 Adobe 合作夥伴還圍繞變革管理提供諮詢服務。如需詳細資訊,請聯絡您的 Adobe 銷售代表。

特別感謝 Holly Brown、Ashley Echols、Berenice Blanc 和 Shaaz Nasir 針對此內容而提供的慷慨貢獻和周到的合作。