關於Document Security about-document-security

Document Security可確保只有授權的使用者才能使用您的檔案。 使用Document Security，您可以安全地散發以支援格式儲存的任何資訊。 支援的檔案格式包括：

如需有關原則如何保護受支援檔案型別的詳細資訊，請參閱更多Document Security資訊。

使用Document Security，您可以輕鬆建立、儲存及套用預先定義的機密性設定至您的檔案。 為了防止資訊擴散到您觸及的範圍之外，您還可以監視和控制在您分發檔案後收件者如何使用您的檔案。

您可以使用原則來保護檔案。 原則 ​是包含機密性設定和授權使用者清單的資訊集合。您在原則中指定的機密性設定可決定收件者如何使用您套用原則的檔案。 例如，您可以指定收件者是否可以列印或複製文字、編輯文字，或新增簽名和註解至受保護檔案。

Document Security使用者透過一般使用者網頁建立原則。 管理員可使用Document Security網頁建立包含所有授權使用者都可使用的共用原則的原則集。

雖然原則儲存在Document Security中，但您可透過使用者端應用程式將其套用至檔案。 如何套用原則至PDF檔案在​ Acrobat說明 ​中有詳細說明。 使用其他應用程式(例如Microsoft® Office)套用原則，已記錄在該應用程式的​ Acrobat Reader DC擴充功能說明 ​中。

當您套用原則至檔案時，原則中指定的機密性設定會保護檔案所包含的資訊。 機密性設定也會保護PDF檔案中的任何檔案（文字、音訊或視訊）。 您可以將受原則保護的檔案分發給受原則授權的收件者。

檔案存取控制與稽核

使用原則來保護檔案，可讓您持續控制該檔案，即使在分發檔案之後也是如此。 您可以監視檔案、變更原則、防止使用者繼續存取檔案，以及切換套用至檔案的原則。

透過Document Security，您可以監視受原則保護的檔案並追蹤事件，例如當授權或未經授權的使用者嘗試開啟檔案時。

元件

Document Security由伺服器和使用者介面組成：

伺服器： Document Security執行交易的中央元件，例如使用者驗證、即時管理原則以及機密性應用。 伺服器也提供原則、稽核記錄及其他相關資訊的中央存放庫。

網頁： ​您用來建立原則、管理受原則保護檔案及監視與受原則保護檔案相關之事件的介面。 管理員也可以設定全域選項，例如受邀使用者的使用者驗證、稽核和傳訊，以及管理受邀的使用者帳戶。

圖中的步驟如下：

關於Document Security使用者 about-document-security-users

各種型別的使用者與Document Security合作，以完成不同的任務：

Document Security管理員可以在「使用者管理」中使用以下許可權來建立自訂角色：

原則和受原則保護的檔案 policies-and-policy-protected-documents

原則 ​定義了一組機密性設定，以及可以存取套用原則之檔案的使用者。 原則也可讓檔案的許可權動態變更。 它可授予檔案保護者變更機密性設定的許可權，以撤銷對檔案的存取權或切換原則。

原則保護可透過使用Adobe Acrobat® Pro和Acrobat Standard套用至PDF檔案。 原則保護可套用至其他檔案型別，例如Microsoft®Word、Excel和PowerPoint檔案，方法是使用已安裝適當Acrobat Reader DC擴充功能的使用者端應用程式。

原則如何運作 how-policies-work

原則包含授權使用者的相關資訊，以及套用至檔案的機密性設定。 使用者可以是您組織中的任一人，或者是擁有帳戶的組織外部人員。 如果管理員啟用使用者邀請功能，甚至可以將新使用者新增到原則中，因此可以啟動註冊邀請電子郵件程式。

原則中的機密性設定可決定收件者如何使用檔案。 例如，您可以指定收件者是否可以列印或複製文字、進行變更，或將簽名和註解新增至受保護檔案。 相同的原則也可以為特定使用者指定不同的機密性設定。

使用者和管理員會透過Document Security網頁建立原則。 一次只能將一個原則套用到檔案。 您可以使用下列其中一種方法來套用原則：

可以使用使用者端應用程式從檔案中移除一項原則。

圖表中的步驟如下：

當您套用原則至檔案時，其中包含的資訊，包括PDF檔案中任何包含的檔案（文字、音訊或視訊），會受原則中指定的機密性設定保護。 Document Security會產生授權和加密資訊，然後將其嵌入檔案中。 當您分發檔案時，Document Security可以驗證嘗試開啟檔案的收件者，並根據原則中指定的許可權授權存取。

如果已啟用離線使用，收件者也可以在原則所指定期間離線使用受原則保護的檔案（沒有作用中的網際網路或網路連線）。

受原則保護檔案的運作方式 how-policy-protected-documents-work

若要開啟和使用受原則保護的檔案，原則必須包含您的姓名作為收件者，並且您必須擁有有效的Document Security帳戶。 若是PDF檔案，您需要Acrobat或Adobe Reader®。 若是其他檔案型別，您需要安裝有Acrobat Reader DC副檔名的檔案適用應用程式。

當您開啟受原則保護的檔案時，Acrobat、Adobe Reader或Acrobat Reader DC擴充功能會連線至Document Security以驗證您的身分。 接著，您可以繼續登入。 如果正在稽核檔案使用情況，則會顯示通知訊息。 在Document Security決定要授予哪些檔案許可權後，它會管理檔案的解密。 然後，您可以根據原則機密性設定使用檔案。

圖表中的步驟如下：

您可以在下列條件下繼續使用檔案：

如果原則允許離線存取，您也可以離線使用受原則保護的檔案（沒有網際網路或網路連線）。 首先登入Document Security以同步檔案。 然後，您可以在原則中指定的離線租期期間使用檔案。

離線租賃期結束時，請上線並開啟受原則保護的檔案或使用使用者端應用程式中的命令，再次將檔案與Document Security同步。 如需詳細資訊，請參閱​ Acrobat說明 ​或適當的​ Acrobat Reader DC擴充功能說明。

如果您使用「儲存」或「另存新檔」選單命令儲存受原則保護檔案的復本，則會自動套用原則並強制用於新檔案。 嘗試開啟新檔案之類的事件也會針對原始檔案進行稽核和記錄。

原則集 policy-sets

原則集 ​用於將具有共同業務目的的一組原則分組。 然後，這些原則集將可供系統中的部分使用者使用。

每個原則集可以有一或多個關聯的原則集協調員。 原則集協調員是管理員或擁有更多許可權的使用者。 原則組協調員 ​通常是組織內的專家，可以最好地編寫特定原則組中的原則。

原則集協調員可以執行以下工作：

原則集是由管理員和具有許可權的原則集專員在Document Security管理網頁中建立和刪除的。

原則集可供有限數量的使用者使用，方法是指定網域中的哪些使用者或群組可以使用原則集的原則來保護檔案。

安裝Document Security時，會建立名為​ 全域原則集 ​的預設原則集。 安裝軟體的管理員負責管理這個原則集。

最佳做法 best-practices

原則是可套用至各種檔案的一組可重複使用的許可權和使用者群組。 適用於受保護的檔案。 這些原則可確保只有授權的使用者才能使用允許的功能。 政策和原則集的數量預期會隨著部門內不同使用者角色和檔案的增加而增加。 若要建立和管理原則，以下是一些考量事項和最佳實務：

將使用者群組新增至原則，而非個別使用者。 這可讓您更輕鬆地管理原則並套用至許多使用者。