詢問專家 — 測量速度

瞭解如何使用Workfront報告測量及追蹤速度。 此研討會於2019年8月14日錄製。

簡報中使用的自訂欄位

複製並貼上以下計算以節省時間。

首次認可日期

格式：日期

計算：

IF(ISBLANK({DE:First Commit Date}),{defaultBaseline}.{plannedCompletionDate},{DE:First Commit Date})

第一個期間

格式：文字

計算：

IF(ISBLANK({DE:First Duration}),{defaultBaseline}.{durationMinutes},{DE:First Duration})

工作與認可比率

格式：數字

計算：

ROUND(DIV({actualDurationMinutes},{DE:First Duration}),1)

工作與認可比率狀態

格式：文字

計算：

IF({DE:Work-to-Commit Ratio}>2,"Terrible",IF({DE:Work-to-Commit Ratio}>1.6,"Poor",IF({DE:Work-to-Commit Ratio}>1.2,"Not Bad","Excellent")))

已調整速度

格式：數字

計算：

ROUND(DIV({actualDurationMinutes},{durationMinutes}),1)

已調整的Velocity狀態

格式：文字

計算：

IF({DE:Adjusted Velocity}>2,"Terrible",IF({DE:Adjusted Velocity}>1.6,"Poor",IF({DE:Adjusted Velocity}>1.2,"Not Bad","Excellent")))

Q&A

問題

您好，感謝您組織此網路研討會。 我對Workfront中的欄位有疑問。 在我們的系統中，已建立稱為「狀態」的自訂欄位，其組合為「狀態」和「條件」。 此狀態列位包含數千個專案中的許多雕像，對我們的Tableau資料擷取非常重要。 不過，現在我們要消除此欄位，改用條件欄位，即原生欄位。 您知道我如何翻轉此欄位而不會遺失資料嗎？ 我現在能想的不過是手動將資料從專案切換至專案，就能做到不遺失資料。

答案

對於這種情況，您可以使用篩選和大量編輯，以半自動化根據您的狀態自訂欄位填入條件欄位的繁瑣工作。

以下是步驟：

問題

如何定義「優秀」、「不錯」等？

答案

這只是一個範例，但我在此說明其設定方式。 首先，我計算兩個索引：

調整後的速度

此的公式為「實際期間/計畫期間」（儲存在專案的「期間」欄位中）。 由於專案的計畫期間每次重新計畫專案時都會變更，因此計畫期間代表最終重新計畫。

工作與認可比率

此公式與「調整後速度」類似，不同之處在於，我們不想使用最終重新計畫中的「計畫期間」值，而是使用先前向客戶承諾的「計畫期間」。 我們假設原始基準線包含這些資訊（我們計畫從今以後要求專案經理以這種方式計畫他們的專案，以便我們能夠擷取準確的資料）。 我們從原始基準線擷取此持續時間值，並將其稱為「第一個持續時間」。

實際期間除以「計畫期間」或「首次期間」，結果會得到一個數字，可以告訴我們距離目標有多近。 如果「計畫期間」或「第一個期間」等於「實際期間」，則索引將等於1。 如果「實際持續時間」大於，則答案將大於1。 數目愈大，我們滿足約會要求的效果愈差。

因此，考慮到我決定為「調整後速度」和「工作與認可比率」指派狀態，如下所示：

問題

員工需要做什麼才能追蹤完成專案所需的時間？

答案

我們並未追蹤專案實際花費的時數，我們只是追蹤及比較持續時間。 但是，如果您正在追蹤時數，並想要使用計畫時數中的實際時數來計算速度，您可以透過比較計畫時數與實際時數來執行此型別的報表。 您也會想要從原始基準線擷取計畫時數。

問題

您可以提供用於Velocity的篩選器嗎？

答案

我對Velocity報表使用了兩個篩選規則：

我也新增了其他篩選功能，讓我的報表保持足夠小，以便用於管理網路研討會，但在您的生產環境中，您可能想要檢視所有在特定時段內具有WPI自訂表單的專案。 您可能會想要篩選專案的實際完成日期。

問題

如果您複製專案，專案是否會將相同的基線帶入新專案？

答案

否，基準不包含在複製的專案中

問題

針對作業核准程式，您能否顯示如何建立報告，提供專案中每個作業之稽核軌跡，且每個核准者都有時間/日期戳記？

答案

建立任務報告。 在「欄」（檢視）標籤中，按一下「新增欄」。 在「顯示在此欄：」方塊中，輸入「approv」。 這會顯示可報告的各種核准欄位。 我建議您先為所有內容新增欄（除了任何ID），然後您就能檢視顯示哪些資訊。

接著，前往「篩選」標籤，並為下列專案新增篩選規則：

任務>>核准>>等於>> True。 這只會顯示已附加核准的任務。

視需要新增其他篩選器。

問題

我想要建立校訂報告。 專案清單，顯示校訂數量以及該校訂有多少版本。

答案

建立檔案報告。

預設檢視會顯示版本號碼。 您會想要保留該欄位，但您可以變更任何其他欄。

依專案名稱將報表分組。

依目前版本篩選報告：校訂ID並非空白。

這會為您提供每個專案中所有校訂的清單。 它會有每個校訂的列，並顯示版本編號（將與版本總數相同）。

問題

您可以在任務層級使用Velocity嗎？ 而不是專案層級？

答案

可以，但您需要複製專案自訂表單，並從中建立任務自訂表單。 然後，您需要編輯第一個認可日期欄位中的計算，並將參照變更為「預設基準線」為「預設基準線任務」。 對第一個期間執行相同操作。 之後，您可以將任務自訂表單附加到您要測量的任何任務。 您需要建立任務報告，而非這些專案的專案報告。 不過，您仍需確定原始專案基準線已設為預設基準線。 所有任務資料都與專案資料儲存在相同的基準中。

問題

第一個認可日期必須由專案所有者手動設定嗎？ 還是可從現有欄位提取？

答案

「首次確認日期」是從預設基準線中擷取。 只要預設基準線是原始基準線，就會在專案首次設定為目前狀態時顯示專案的計畫完成日期。

問題

自訂表單中的計算欄位仍需要定期重新整理是否正確？ 或者，這會在一夜之間（或在其他觸發點）自動發生嗎？

答案

計算欄位會重新計算：

問題

如果速度考量了持續時間，專案偏好設定中的完成百分比是否應該根據持續時間？

答案

否，「專案偏好設定」選項僅參考「完成百分比」的計算方式。 持續時間值本身不受此設定影響。

問題

第一次和計畫期間之間有何差異？

答案

第一個期間是您最初向客戶承諾專案所需花費的天數。 我們會從專案從「計畫」變更為「目前」時所記錄的原始基準線取得此數字。

計畫期間是從專案開始到計畫完成日期的天數。 最初，這兩個期間相同，但如果曾重新計畫專案且計畫完成日期已變更，則計畫期間也會變更。

Velocity報表的值來自我們能夠檢視計畫期間與第一個期間相比有哪些變更。 我們可追溯到專案從「計畫」變更為「目前」時，我們初次開始記錄基準線時。

問題

您可以設定背景工作角色，讓所有報表中的背景工作角色都一樣？

答案

如果您在任務報表中依「指定對象」>>「名稱」分組，則可在「圖表」標籤中指定顏色給特定背景工作。 只需選擇「圖表」標籤中「指定給>>名稱」方塊旁邊的「自訂顏色」選項，並為每個背景工作新增顏色。

問題

我正在嘗試判斷是否可能建立一個控制面板，其中一個區域會檢視任務層級自訂表單，檢視它是否存在，如果某些欄位不空白，則顯示第二個。 可以嗎？

答案

看看我是否理解您的問題。 假設我有一個名為Tammy Form的任務自訂表單，其中包含一個名為Tammy Field的欄位。

您想要的任務報告會顯示所有附加了Tammy表單的任務，以及Tammy欄位在其中具有某些價值的任務。

是的，您可以這麼做。 您只需在任務報告中使用一個包含兩個篩選規則的篩選器：

類別>> ID相等泰美表格

Task >> Tammy欄位不是空白

問題

是否有方法可建立報告，以在「檔案庫」中尋找特定的已命名檔案？ 如果存在某些檔案，則為要測量的儀表板的一部分。

答案

可以。您需要建立檔案報告。 您每次執行報告時，似乎都需要提供特定的檔名稱。 如果是這種情況，我建議前往報告選項並選取報告提示。 新增「檔案>>名稱」的提示。

問題

您是否能選擇未在圖表標籤中列出的顏色/十六進位值，但這是新的顏色，是新的十六進位值，例如我的品牌顏色中的新顏色，可讓我自訂報表？

答案

可以，您可以輸入任何可能能夠找到的RGB代碼。 這是一個標準程式碼，會告知顏色中包含的紅色、綠色和藍色數量。 Workfront將接受從000000到FFFFFF的任何十六進位值，因此如果您知道品牌色彩的代碼，就可以使用。

問題

能否在控制面板中重新宣告報告的定義（提供每個報告測量專案的說明）？

答案

調整後速度狀態圖

這顯示我們在比較專案的實際期間與計畫期間時，在按時完成專案上做得如何。 「計畫期間」已調整，因為專案在其生命週期期間已重新計畫。

工作與認可比率狀態圖

這顯示我們在比較專案的實際期間與第一個期間時，在按時完成專案上做得如何。 第一個期間是我們向客戶承諾完成專案所需的原始時間。 「第一個期間」是從專案第一次從「計畫」變更為「目前」狀態時的「期間」值計算而得。 這是原始基準線中記錄的「持續時間」。

Velocity狀態清單報表

此報表包含圖表中相同專案的所有計算自訂欄位和重要日期。 其目的是讓我們檢查計算，並視需要取得更多詳細資訊。

問題

如何將新資料新增至x軸？

答案

當您在報表中依任何專案群組時，便可建立圖表。 然後，您可以在「圖表」標籤中設定X或Y軸。

問題

您可以略過第一個期間與實際期間之間的差異嗎？

答案

第一個期間是您最初向客戶承諾專案所需花費的天數。 我們會從專案從「計畫」變更為「目前」時所記錄的原始基準線取得此數字。

實際期間是從專案開始到實際完成日期的天數。

問題

專案基準線因素如何影響此報告？

答案

專案的原始基準包含計畫完成日期和專案首次變更為目前狀態時存在的計畫期間。 如果您的程式是在將專案設定為目前之前對其進行規劃，那麼這將表示您承諾完成專案的日期。

問題

是否有辦法將新表單大量套用至舊專案？

答案

可以，您可以從清單中選取多個專案。 執行此操作時，「編輯」選項會顯示在清單的左上方。 在選取多個物件時按一下「編輯」可將您置於我們所說的「大量編輯」中。 您可以使用此方式將自訂表單新增到多個專案。

將自訂表單新增到大量專案的捷徑是建立報表，您可篩選以僅包含您想要的專案。 然後，只需按一下清單中第一個核取方塊上方的核取方塊，即可選取整個清單，而不需個別選取專案。

問題

是否可以從指派報告的群組中移除重複專案，但不能跨群組移除？

答案

看待清單報表中的群組的最佳方式如下：

首先，您可以使用「篩選」標籤控制清單中要顯示的專案。 不會有重複的專案。 濾鏡會套用至每個物件。 如果透過篩選，則會在清單中出現一次；如果不透過，則完全不會出現。

下一個分組會套用至已篩選的清單。 群組可識別清單中物件的單一專案，例如所在投資組合的名稱（您無法群組在清單中，只能群組在單一專案上）。 然後所有具有相同值的物件都會出現在該分組中，就像相同投資組合中的所有專案一樣。 未選取投資組合的任何專案都會出現在名為「無值」的分組中。

因此，沒有任何物件可以出現在多個群組中。 而物件是否出現在清單中完全由篩選器控制（以及執行報表的人是否有權檢視該物件）。

問題

您建議使用任何其他報表來追蹤Velocity嗎？ 只有高層的建議很好，因為我知道沒有足夠的時間檢視詳細資訊。

答案

和任何報告一樣，您首先需要做的就是決定要瞭解的內容。 下一步是存取該資訊，在某些情況下，這表示您需要開始追蹤它。

我決定比較實際期間與兩種計畫期間的一個原因是，我認為它提供了有關速度的有趣見解。 資料也已經可用，因此我不必開始追蹤。 經過一些計算，我就能以可以報告的表單擷取資料。

但您也可以決定追蹤要報告的任務或專案的其他相關資訊。

Workfront沒有任何內建Velocity報表，因此我建議您與團隊針對您想知道的事物進行頭腦風暴，以判斷Velocity，然後檢視您需要追蹤的內容。

問題

您可以在COLUMN層級計算任何專案嗎？ 是否要從自訂表單中呼叫計算FIELD？

答案

在文字模式中可以使用值運算式來執行這些計算。 雖然我們無法完成首次持續時間或首次認可日期，但我們需要將這些資料擷取到不會變更的位置。

至於「工作與認可比率狀態」和「已調整速度狀態」，這些必須是自訂欄位，我們才能在「圖表」索引標籤中使用它們。 「圖表」索引標籤無法辨識文字模式群組，這些群組必須是自訂欄位。 由於我們需要工作與認可比率和調整後速度來計算這些狀態，因此也需要將它們設為自訂欄位。 所以在這種情況下，它們都需要是自訂欄位，但最好考慮這兩種方式，並選擇最適合的欄位。 謝謝您提出的問題。

問題

我們的專案經常會因客戶延遲或整個過程中的變更而變更。 我們的報告可能會全部顯示為「糟糕」。 對於追蹤變更原因的建議為何？ 我們考慮在檔案層級新增自訂表格，回報變更原因（內部或使用者端變更），但想知道最佳實務是什麼。

答案

最佳實務是使用下拉式清單來追蹤此動作。 一開始先儘可能多地輸入「原因」，然後新增「其他」選項以擷取不在清單上的原因。 如果這個新原因看起來或變得常見，請將其新增到您的下拉式清單。 您可以輕鬆地在下拉式清單中報告內容，並且可以在此欄位上分組（您無法分組在核取方塊或多選下拉式清單）。

只是對此內容進行其他評論。 您可能不想在Velocity報表中加入所有專案。 如果您要修復錯誤，或是「去沒有人曾去過的地方」，您可能不會像建造之前已建造多次的房屋一樣，對完工日期做出同樣的承諾。

因此，請務必將Velocity報表的重點放在可協助您達成目標的位置。

問題

如果我將專案的預設基準線設為「原始」，然後將專案移出目前狀態並恢復為目前狀態，它是否會變更我的預設基準線？

答案

可以。每次將狀態變更為「目前」時，您都會獲得新的基準線，而且它將是新的預設值。 但是所有先前的基準線仍然存在，您可以手動將原始基準線重新設定為預設基準線。

問題

能否在報表中設定哪些欄位可編輯？ 我可以設定某些欄位的限制嗎？

答案

您可以限制自訂表單中欄位的檢視和編輯許可權。 您將需要在區段中包含欄位，並在區段設定中，您可以選擇使用者所需的許可權，以便能夠檢視或編輯區段中的欄位。

問題

您能否建立一個在檔案庫中尋找特定命名檔案的報告？

答案

可以。您需要建立檔案報告。 您每次執行報告時，似乎都需要提供特定的檔名稱。 如果是這種情況，我建議前往報告選項並選取報告提示。 新增「檔案>>名稱」的提示。

問題

在報表中，為何值可作為欄使用，但不可用於選取或分組。 例如：問題Source。

答案

欄可能可供檢視但不可用於分組的主要原因是它可能包含清單，如核取方塊自訂欄位或任務指派。 不允許在清單上分組。

問題

如何在報表中區分輸入小時數的時間以及實際執行小時數（依哪些欄位）？

答案

Hour物件的「輸入日期」欄位是指工作時間的日期。 這會使「輸入日期」與其他物件上的不同，也就是物件的建立日期。 即使沒有時數的建立日期，也會有「上次更新日期」，這最初是建立日期，然後是之後編輯該小時的任何日期。

問題

從報告的觀點來看，我們該如何存取基準線資料？ 我有一個專案具有多個基準線。 我想瞭解個別任務在每個基準線中的計畫方式。 是否有辦法撰寫會顯示每個基準之專案計畫的報告？

答案

報表會顯示您要檢視之目前設定為預設之基準的所有欄位，因此您可以變更基準並重新整理報表，以檢視具有新基準的欄位。

但是，如果您想以圖形方式檢視有關任務的資訊，可以使用甘特圖功能執行此操作。 在任務清單中開啟甘特圖（使用自動儲存旁右上角的甘特圖示），然後移至下方和右側的「設定」圖示，並按一下該圖示。 勾選「基準線」方塊，它會顯示所有基準線。 您可以一次選取這些專案，並在「甘特圖」檢視中檢視您任務中的變更。

問題

如何建立報告，以尋找已定義期間（例如上個月）的狀態變更。

答案

Workfront中的Analytics功能可讓您檢視歷史資料，包括狀態變更。

但您也可以使用「附註」報表取得狀態變更資訊。 如果您在追蹤「專案狀態」欄位，則可以篩選以檢視專案的狀態變更。

首先，請前往「設定>介面>更新摘要」 ，確認「專案狀態」為正在追蹤的內建欄位之一。 如果不需要的話，您就需要將它新增。

現在建立「附註」報表，並執行下列動作：

在「欄（檢視）」標籤中：

在「群組」標籤中：

在「篩選」標籤中建立下列篩選規則：

問題

作為規劃師，您能夠為其他使用者提取報告嗎？

答案

計畫者可建立報告並與任何使用者共用，即使非使用者的人員亦然。 檢視報表時，請前往「報表動作>共用」，然後按一下「報表存取」方塊右上角的齒輪圖示。 選擇「將此公開給外部使用者」。 選項。 您可以複製提供的連結，並傳送給任何人。 他們會在瀏覽器中即時看到報表。