詢問專家 — 追蹤Workfront Proof最佳實務
瞭解為何應使用自動化工作流程範本、如何建立範本，以及如何調整校訂設定以確保隱私權。 此網路研討會錄製於2020年3月4日。
Q&A
問題
我們的執行個體似乎會在上傳檔案時自動產生校樣。 有辦法開啟/關閉此功能嗎？
答案
可以，您可在個人設定檔中關閉此設定。 如果您按一下「我的設定>偏好設定」，會出現「上傳檔案時自動產生校樣」核取方塊，可選取或取消選取。
問題
您是否能夠建立具有空白階段的工作流程，以便在附加個人之後填寫以允許多個團隊使用流程？
答案
是的，自動化工作流程範本可以有空白階段，因此視使用範本的團隊而定，可以新增不同的使用者。
問題
在我們的使用案例中，設計人員會上傳檔案，但客戶經理會產生校訂並設定核准流程。 當需要新版本時，設計人員將版本新增為僅檔案，並且流程會重新開始。 有沒有辦法仍讓客戶經理管理校訂流程，讓設計人員管理版本設定，而不需每次您產生新校訂時都建立流程？
答案
如果您在Workfront中以「工作或計畫的存取層級」設定Designer，將授予他們校訂授權。 如果他們的校訂授權設定為「監督員」或「管理員」，則他們將能夠建立新版本的校訂，而無需採取手動步驟，即讓「客戶經理」轉換新版本並套用工作流程。 新版本只會採用舊版的工作流程（目前也可以變更或變更）。
問題
「電子郵件警示」的建議為何？ 決定或所有警示？
答案
我建議校訂建立者/擁有者針對其電子郵件警報設定為「決定」。 我建議將所有其他校訂收件者的電子郵件警報設為「已停用」(即使電子郵件警報設為已停用，他們仍會收到新校訂、新版本、延遲校訂和@Mention電子郵件通知)。 此設定會確保電子郵件警示已設為目標，並將電子郵件數量降至最低。
問題
您是否能變更進行決定時收到通知的校訂所有者？ 我們嘗試使用校訂工具，但無法從上傳原始檔案的人員變更檔案所有者。 範例：行銷經理已上傳原始檔案，但最終負責做出決策和變更的是行銷專家。
答案
若要變更校訂的擁有者，您想要依照此路徑：檔案>選取校訂>按一下「校訂詳細資訊」>在校訂詳細資訊視窗中，找出您要成為校訂擁有者的收件者>按一下該收件者的「省略符號」按鈕，然後選擇「成為擁有者」。
問題
是否有任何評論輪次次數的追蹤？
答案
通常，修訂回合符合校樣版本數量。
問題
個人可以處於多個階段嗎？ 換言之，如果我們有一名經理在早期審閱週期中，而該經理在稍後階段進行最終審閱，我們該如何設定該經理？
答案
雖然您無法將校樣收件者新增到校樣上多個稽核階段，一旦他們所在的稽核階段啟用，他們將在該版本的剩餘階段進行校樣。 這可讓他們繼續註解及回覆註解，即使其他階段已開始。 確保此功能正常運作的關鍵，是確保當新階段開始時，不會鎖定階段。
問題
您可以編輯現有的工作流程嗎？
答案
是，您要導覽至Workfront Proof，然後從左側功能表選取「工作流程」 。 您可以在此編輯階段、新增使用者、移除使用者、新增階段等。
問題
在校訂上擁有檔案的核准工作流程而不是任務是否有特定好處？ 我們將其設定在檔案/藝術作品開發任務上，因此如果藝術作品在核准流程的任何階段被拒絕，任務會回到動作中，供指派的設計師進行修訂。 如此一來，我們不必在兩個地方工作。 但是，也許我錯過了走這條路的重要一環。
答案
在校訂的情況下，您是使用校訂工作流程引擎來管理核准流程。 這可讓您使用合作校樣檢閱工具來收集意見反應、評論、標籤、決定和階段。 您將能夠利用多個工作流程觸發器來路由校訂，並且可以利用校訂階段特有的設定，例如鎖定、私人階段、主要決策者。 您也可以選擇指派不重複校訂角色和不重複校訂電子郵件通知。 此外，您可以選擇檢閱靜態、視訊和互動式校樣等各種內容（約150種不同的檔案型別）。
問題
誰可以將舞台設定為私人舞台？ 僅限管理員？
答案
管理員負責建立範本，但任何可建立校樣的使用者均可將該階段設為私人。
問題
電子郵件通知是否包含截止日期？
答案
是，如果您對校訂套用截止日期，則會顯示在電子郵件通知中。
問題
可以與校訂群組共用範本嗎？
答案
您可以 — 但請注意，它只會與具有校訂授權的群組成員共用。 您將無法與沒有校訂授權的Workfront使用者或來賓共用範本。
問題
如果校訂遭拒絕，如何將校訂重新路由給校訂所有者？
答案
校樣擁有者會在所有校樣階段中停留在校樣中。 如果校訂被拒絕，則不需要將校訂本身路由回所有者。 相反地，校訂所有者將透過電子郵件收到有關所做決定的通知、檢視評論，並開始使用新版本。
問題
如何在Proof中關閉/隱藏「下載」檔案？
答案
當您新增校訂時，您將需要捲動到底部直到您進入「校訂設定」。 在那裡，您會看到「下載原始檔案」的核取方塊並且可選取或取消選取？
問題
帳戶設定中的這個隱私權設定如何影響特別使用自動比較（並排使用自動比較）的校訂使用者 — 預設為DISabled是否會阻止檢閱者比較兩個版本？
答案
針對「收件者可以檢視所有版本」的共用設定，如果設為「已停用」，如果收件者不在版本1上但位於版本2，則無法比較版本1和2。 請注意，無論設定為何，擁有監督員或管理員校訂許可權層級的Workfront使用者將能夠檢視所有版本。
問題
我們可以讓幾個人上傳新版本嗎？ 例如，撰稿人上傳版本1，我們便在階段1有提供者。 他們看到需要進行的變更，可以上傳版本2嗎？
答案
您可以讓校樣收件者建立新版本的校樣，如果他們符合以下條件： 1)他們是校樣的所有者 — 或2)他們被設定為校樣上的作者或版主校樣角色 — 或3)他們被設定為具有主管或管理員的校樣許可權等級。
問題
如何處理多個校訂(例如 A、B和C)，並具備自動化工作流程。 您會重新開始嗎？
答案
您可以在建立初始版本的校訂時，將自動化工作流程範本套用至多個校訂。 若要這麼做，請遵循此路徑：檔案>新增>校訂。 在新校訂頁面上，選取多個要上傳的檔案、套用自動化工作流程範本並建立校訂。
問題
可否將校樣與評論一起匯出到PDF？
答案
您可以將校訂上的列印摘要匯出到PDF檔案。 這會包含所有評論、標示、回覆和決定。
問題
我可以在哪裡看到校訂設定？
答案
若要檢視現有校訂上的校訂設定，您將想要遵循此路徑：檔案標籤>選取校訂>按一下「校訂詳細資訊」>從開啟的校訂詳細資訊視窗中，展開「設定」區域。
問題
您可以在私人階段為任何人加上標籤嗎？
答案
如果您是私人階段內的校訂收件者，您將能夠標籤該私人階段內的任何人。 如果您不在私人階段中，您將無法從私人階段中標籤某人。
問題
啟用階段後，您就可以停用它嗎？
答案
您無法停用作用中的階段，但您可以「鎖定」階段，以防止階段內的人員發表評論和做出決定。
問題
當舞台中1位或更多稽核者指出需要變更時，幕後會發生什麼事？ 誰會收到上傳新版本的通知？
答案
這將取決於校訂建立者和/或校訂收件者校訂上的「電子郵件警報」設定。 我建議校訂建立者/擁有者設定有「決定」的電子郵件警示，以便每次對校訂做出決定時都會透過電子郵件通知他們。