發票

最後更新： 2024年11月25日

建立對象：

  • 初學者
  • 中繼
  • 管理員
  • 使用者

商業發票是訂單付款記錄的記錄。 單一訂單可以建立多張發票，每張發票可包含您指定的購買產品數目或數目。 您也可以建立可列印的PDF發票作為客戶的銷售檔案。

在​ 管理員 ​側邊欄上，移至​ Sales > 作業 > 發票 ​以開啟​ 發票 ​格線，並存取您建立的發票。

發票方格

欄說明

欄說明
Select選取引號的核取方塊以遵循動作，或使用欄標題中的選取控制項。 選項： Select All / Deselect All
Invoice從管理員提交商業發票時指派的唯一數值識別碼。 檢視商業發票明細時，此編號會顯示在頁面頂端，而非報價名稱。
Invoice Date管理員首次提交商業發票的日期和時間。
Order#當採購員下訂單時指派的唯一數值識別碼。 檢視商業發票明細時，此編號會顯示為「訂單與帳戶資訊」區塊中的連結。
Order Date客戶首次成功下訂單的日期和時間。
Bill-to Name負責支付訂單的人員名稱。
Status表示商業發票的目前狀態。 只能透過買方或賣方的動作來變更狀態。
Grand Total (Base)要購買的產品總價。 總金額會以網站的基本貨幣和店面的貨幣顯示。
Grand Total (purchase)訂單中購買的產品總數。 總金額會以網站的基本貨幣和店面的貨幣顯示。
Purchased From建立發票的網站/商店/商店檢視。
Billing Address下訂單的客戶的帳單地址。
Shipping Address訂單的送貨地址。
Customer Name接收商業發票之客戶的名字與姓氏。
Email接收商業發票之客戶的電子郵件地址。
Customer Group指定給接收商業發票之客戶的客戶群組。
Payment Method用於付款的付款方式。
Shipping Information用於出貨訂單的方法。
Subtotal訂單小計，不含運費與處理費以及稅金。
Shipping and Handling運費和處理費。
ActionView — 以編輯模式開啟發票。

建立發票

建立訂單的商業發票會將其移至無法取消或變更的狀態。 新的發票頁面看起來類似已完成的訂單，包含一些額外的欄位。 與訂單相關的每個活動都會在發票的「備註」區段中註明。

通常會在出貨處理開始時，對訂單開立商業發票並擷取。 如果付款方式為採購單，或如果付款動作設定為Authorize and Capture，則會在結帳期間開立訂單並擷取付款。 您可以產生具有裝箱單的發票，也可以列印承運商帳戶的出貨標籤。 單一訂單可分成部份出貨，必要時會個別開立商業發票。

當新訂單的狀態設定為Processing時，自動為所有專案開立發票 ​的選項在組態中變得可用。 當付款動作設定為Authorize and Capture時，某些信用卡付款方式會完成開立商業發票步驟，作為程式的一部分。 在此情況下，「商業發票」按鈕不會出現，且訂單已準備出貨。

NOTE
對於使用Gift Card、Store Credit、Reward Points或其他離線付款方式所下的訂單，不會自動建立發票。

必須先產生訂單的商業發票，然後才能列印。 若要檢視或列印PDF，請先下載並安裝PDF讀取器，例如Adobe Acrobat Reader。

若要開立訂單發票：

  1. 在​ 管理員 ​側邊欄上，移至​ Sales > Operations>Orders。

  2. 在網格中尋找狀態為Processing的銷售訂單。 接著，執行下列動作：

  3. 在​ 動作 ​資料行中，按一下​ View。

  4. 在銷售訂單的標頭中，選擇​ Invoice ​選項。

    NOTE
    當您特定付款方式的付款動作設定為Authorize and Capture （自動產生發票）時，Invoice ​選項不會出現。 如果下訂單且付款方式的付款動作設為Authorize且訂單已開立商業發票，也會發生這種情況。

    發票銷售訂單

    新的發票頁面看起來與已完成的訂單頁面類似，還有其他可編輯的欄位。

  5. 如果料號已準備出貨，請在建立商業發票的同時產生出貨的包裝單：

    • 在​ 送貨資訊 ​區段中，按一下​ Create Shipment ​核取方塊以選取它。

      出貨記錄會在產生商業發票的同時建立。

    • 加入追蹤編號：

      • 按一下​ Add Tracking Number。
      • 輸入追蹤資訊： Carrier、Title ​和​ Number

      建立Fedex出貨

    • 選擇性地產生部份商業發票：

      • 在​ 發票專案 ​區段中，更新​ Qty to Invoice ​欄以僅包含發票上的特定專案。

      • 然後，按一下​ Update Qty’s。

        個專案至發票

  6. 如果訂單使用線上付款方式，請將​ Amount ​設為適當的選項。

  7. 若要在產生商業發票時透過電子郵件通知客戶，請執行下列步驟：

    • 選取​ Email Copy of Invoice ​核取方塊。

    • 輸入任何​ Invoice Comments。 若要在通知電子郵件中加入註解，請勾選​ Append Comments ​核取方塊。

  8. 完成後，按一下頁面底部的​ Submit Invoice。

    線上付款方式：

    提交發票 — 線上付款方式

    離線付款方法：

    送出發票 — 離線付款方式)

    訂單的狀態從Pending變更為Complete。

    已完成發票摘要