管理銷售提案與合約

銷售提案是企業邁向客戶獲取旅程的第一步。 就像所有事情一樣，第一印象會持久。 因此，你與顧客的第一次互動，會設定他們對你事業的期望。 您的提案必須簡潔、準確且方便。

合約與提案的文件結構中包含不同類型的資料。 它們包含動態資料（客戶名稱、報價金額等）與靜態資料（如公司能力、團隊簡介及標準工作工作說明詞等標準文字）。 製作範本文件，例如銷售提案，通常涉及單調的工作，例如手動替換模板中的專案細節。 在這個教學中，你會運用動態資料和工作流程，建立一個高效的銷售提案🔗製作流程。

你可以學到什麼

在這個實作教學中，學習如何使用多種工具實作動態資料與工作流程，其中最重要的是 Adobe Acrobat Services API。 這些 API 用來讓您和您的企業更方便地進行銷售提案與合約。 本教學示範如何自動建立、合併及顯示 PDF 文件的實作技巧。 手動執行這些任務既耗時又繁瑣。 善用 Acrobat Services API，你可以縮短這些任務所花費的時間。

相關 API 與資源

解決問題

現在你已經安裝好工具，就可以開始解決問題了。 提案包含靜態內容與每位客戶獨有的動態內容。 瓶頸之所以會出現，是因為每次提出提案時都需要這兩種資料。 輸入靜態文字很耗時，所以你會自動化，只手動處理每個客戶端的動態資料。

首先，在 Microsoft Forms （或你偏好的表單建包器）中建立資料擷取表單。 此表單用於客戶動態資料，並加入銷售提案中。 填寫此表單以獲取客戶所需資訊——例如公司名稱、日期、地址、專案範圍、價格及額外意見。 要建立自己的表格，請使用此 [表單]（https://forms.office.com/Pages/ShareFormPage.aspx id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__rtiGj5UNElTR0pCQ09ZNkJRUlowSjVQWDNYUEg2RC4u&sharetoken=1AJeMavBAzzxuISRKmUy）。 目標是讓潛在客戶填寫表單，然後將回應匯出成 JSON 檔案，再傳遞到你工作流程的下一階段。

有些表單建構器只能讓你匯出 CSV 檔案。 所以，你可能會覺得將產生的 CSV 檔案轉換🔗成 JSON 檔案很有用。

靜態資料會在每個銷售提案中重複使用。 所以，你可以在 Microsoft Word 中使用銷售提案範本來提供靜態文字。 你可以使用這個 範本，但你也可以自己建立或使用 Adobe 範本。

現在，你需要一個能同時取得客戶動態資料（JSON）和 Microsoft Word 範本中靜態文字的系統，為客戶提出獨特的銷售提案。 API Acrobat Services 用來合併兩者並產生可簽署的 PDF。

要讓這一切運作，你就使用標籤。 標籤是易於使用的字串，可以代表數字、字詞、陣列，甚至複雜的物件。 標籤作為動態資料的佔位符，此處的動態資料是輸入於表單中的客戶端資料。 一旦你在範本中插入標籤，就可以將表單欄位從 JSON 檔案映射到 Word 範本。

使用標籤

打開你的銷售提案範本，選擇 「插入 」標籤。 在 「附加 元件」群組中，選擇 「取得附加元件」。 接著，選擇 Adobe 文件產生外掛 來新增。 新增後，你會在 Adobe 群組的首頁​標籤​看到文件產生標籤器。

在 Adobe 群組的 Home 標籤中，選擇​ 文件產生 ​開始標記文件。右側窗戶的面板上有一段實用的示範影片。

選擇 「開始使用」。 接著，你必須提供範例資料。 請依下方所示貼上或上傳表單回應 JSON 檔案。

選擇 產生標籤 ，即可從你貼上或上傳的 JSON 檔案中取得欄位清單。 標籤如下，右側邊欄。

產生標籤後，你可以將它們插入文件中。 標籤會在游標所在的位置加入文件。 如上所示，你應該在專案範圍​ 副標題下方 ​加上​ 專案範圍 ​標籤。這樣當客戶在表單中輸入專案範圍時，他們的回應會顯示在專案範圍​副標題下方，取代你剛新增的標籤。在你完成新增標籤後，文件的一部分應該會像下面截圖一樣。

使用 API

前往 Acrobat Services API 首 頁。 要開始使用 Acrobat Services API，你需要應用程式的憑證。 往下滑到最下方，選擇 「開始免費試用 」來建立憑證。 你可以免費使用這些服務 六個月，然後轉用 預付費，每筆文件交易只需 0.05 美元，這樣你只需支付所需的費用。

選擇 PDF Services API 作為您選擇的服務，並依下列方式填寫其他細節。

建立憑證後，你會得到一些程式碼範例。 選擇你偏好的語言（本教學使用Node.js）。 你的 API 憑證是壓縮檔。 將檔案解壓為 PDFToolsSDK-Node.jsSamples。

開始時，建立一個名為 auto-doc**.** 的空資料夾。在資料夾中，執行以下指令初始化一個Node.js專案： npm init。 你的專案名稱為「auto-doc」。**

在 ./PDFToolsSDK-Node.jsSamples/adobe-dc-pdf-tools-sdk-node-samples 這個資料夾中，有一個名為 pdftools-api-credentials.json 的檔案。 移動它並private.key到自動文件資料夾。 它包含你的 API 憑證。 另外，在 auto-doc 資料夾裡，建立一個叫做「resources」的子資料夾。 它保存了你產生銷售提案時從客戶那裡收到的 JSON 格式資料。 在同一資料夾中，儲存 Microsoft Word 的銷售提案範本。

現在你準備好創造奇蹟了！ 因為你在這個教學中使用的是Node.js，你必須安裝 Node.js Acrobat Services SDK。 要做到這點，可以在 auto-doc 資料夾裡執行 yarn add @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk。

現在建立一個叫做 merge.js 的檔案，然後把以下程式碼貼上去。

javascript
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk'),
fs = require('fs');
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync('resources/Proposal.json'),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);
// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFToolsSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile('resources/Proposal.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('output/Proposal.pdf'))
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}

這段程式碼是利用你用 S 建立的 Acrobat Services標籤，從 Microsoft 表單取得你的 JSON 檔案。 接著，它會將資料與你在 Microsoft Word 中建立的銷售提案範本合併，產生全新的 PDF。 PDF 會儲存在新建立的 ./output 資料夾中。

此外，程式碼使用 Adobe Sign API ，讓兩家公司簽署產生的銷售提案。 請參考這篇部落格文章，裡面有詳細說明這個 API。

後續步驟

你一開始就是一個效率低、繁瑣、需要自動化的流程。 你從手動為每個客戶建立文件，轉變為建立簡化流程，自動化並簡化 銷售提案流程。

使用 Microsoft Forms，你可以從客戶那裡獲得關鍵資料，這些資料會被納入他們獨特的提案中。 你在 Microsoft Word 裡建立了銷售提案範本，提供你不想每次都重複的靜態文字。 接著你使用 Acrobat Services API 將表單與範本的資料合併，更有效率地為客戶製作銷售提案 PDF。

這個實作教學只是這些 API 能做到的一瞥。 想了解更多解決方案，請造訪 Adobe Acrobat Services API 頁面。 使用這些工具六個月免費。 接著，在隨用隨付🔗計畫中，每筆文件交易只需支付0.05美元，這樣你只需隨著團隊為銷售管道增加更多潛在客戶而付費。