將員工到職流程現代化

使用案例主打橫幅

在大型組織中,員工到職程式龐大且緩慢。 一般以來,系統會混合自定義文件與樣板材料,由新員工展示及簽署。 這種自定義材質與樣板材質的混合需要多個步驟,讓參與流程的人員有寶貴的時間。 Adobe Acrobat Services Acrobat Sign 可以現代化並自動化此方法,讓您的人力資源個人化處理更重要的工作。 一同探討如何實現這一目標。

什麼是 Adobe Acrobat Services?

Adobe Acrobat Services 是一組與使用檔 (不只是 PDF) 相關的 API。 廣義而言,此服務套件分為三個主要類別:

  • 首先是 「PDF 服務 」工具集。 這些是處理 PDF 和其他檔的「公用程式」方法。 這些服務包括轉換 PDF、執行 OCR 和優化、合併和分割 PDF 等等。 它是文件處理功能的工具箱。
  • PDF Extract API 使用強大的 AI/ML 技術來分析 PDF,並傳回關於內容的驚人細節。 這包括文字、樣式和位置資訊,還可以傳回 CSV/XLS 格式的表格數據以及擷取影像。
  • 最後, 「檔產生」API 允許開發人員將 Microsoft Word 當做「範本」,與其數據 (從任何來源) 混合,併產生動態的個人化檔 (PDF 和 Word)。

開發人員可以 註冊 並免費試用所有這些服務。 該 Acrobat Services 平臺使用基於 REST 的API,但也支持節點、Java、.NET 和 Python 的 SDK (目前僅支援 Extract)。

開發人員雖然不是API,但也可以使用免費 的 PDF 內嵌API,透過網頁檢視檔時能提供一致且靈活的體驗。

什麼是 Acrobat Sign?

Acrobat Sign 是電子簽名服務的世界領導者。 您可以使用各種不同的工作流程 (包括多個簽名) 傳送檔以索取簽名。 Acrobat Sign 也支援需要簽名和其他資訊的工作流程。 具備靈活撰寫系統的強大儀錶板支援所有這些功能。

與此 Acrobat Services功能一 樣,Acrobat Sign 提供免費試 用版,可讓開發人員透過儀錶板和易於使用的 REST 架構API來測試簽署程式。

入門案例

讓我們來考慮一個真實情況,展示Adobe服務可以如何提供協助。 當新進員工加入公司時,他們需要根據自己的角色量身定製資訊。 此外,他們還需要公司範圍的材料。 最後,他們必須簽署檔,證明他們接受企業政策。 讓我們將此細分為具體步驟:

  • 首先,需要一封以名字迎接新員工的自定義求職信。 信中應包含有關員工姓名、職位、薪資和地點的相關信息。
  • 自訂字母必須與包含整個公司基本資訊的 PDF 合併 (考慮各種人力資源政策、優點等等)
  • 必須包含最終檔,以索取員工的簽名和日期。
  • 上述所有內容應以一份檔形式呈現給員工以供簽署。

一同深入瞭解如何做到這一點。

產生動態檔

Adobe的檔 產生 API可讓開發人員使用 Microsoft Word 和簡單的範本語言來建立動態檔,作為產生 PDF 和 Word 檔的基礎。 以下是運作方式的範例。

讓我們先從具有硬式編碼值的 Word 文件開始。 檔可以隨您想要的方式設定樣式,包括圖形、表格等等。 以下是初始檔。

初始文件的螢幕擷圖

文件產生的工作原理是將「令牌」新增至以數據取代的 Word 檔中。 雖然可以手動輸入這些字元,但有一個 Microsoft Word 載入宏 可讓您更輕鬆地做到這一點。 開啟檔案可讓作者定義可在檔中使用的標籤或數據集。

檔記錄器螢幕擷圖

您可以從本機檔案上傳 JSON 資訊、複製 JSON 文字,或是選取以繼續使用初始數據。 這麼做可讓您根據特定需求臨時定義標籤。 在這個範例中,只需要名字、職位、薪資和地點的標籤。 使用「建立標籤​ ​按鈕即可完成此作業:

定義標籤的螢幕擷圖

定義第一個標籤後,您可以根據需要繼續定義:

已定義標籤的螢幕擷圖

在定義標籤後,選取檔中的文字,並視需要以標籤取代。 此範例中新增了姓名、職位和薪資等標籤。

標籤螢幕擷圖

檔產生不僅支持簡單的標籤,也支援邏輯表達式。 檔的第二段文字僅適用於「代表小號」中的人物。 您可以透過進入 Document Tagger 的「進階」索引標籤並定義條件來新增條件式表達式。 以下是您定義簡單等於條件的方式,但請注意,也支援數字比較和其他比較類型。

條件的螢幕擷圖

接著,即可在段落中插入及繞排此動作:

檔中條件的螢幕擷圖

若要測試其運作方式,請選取「 產生檔」。 第一次這麼做時,您必須使用Adobe ID登入。 登入后,系統會顯示可手動編輯的預設 JSON。

數據螢幕擷圖

隨即產生可檢視或下載的 PDF。

產生的 PDF 螢幕擷圖

雖然 Document Tagger 可讓您快速設計和測試,但一旦完成並開始生產,您就可以使用其中一個 SDK 來自動化此程式。 實際程式代碼因特定需求而有所不同,但以下是此程式代碼在Node.js:

 const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Data would be dynamic...
let data = {
    "name":"Raymond Camden",
    "role":"Lead Developer",
    "salary":9000,
    "location":"Louisiana"
}

// Create an ExecutionContext using credentials.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance.
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
    documentMergeOptions = documentMerge.options,
    options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance.
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options);

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentMergeTemplate.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('documentOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

簡言之,程式代碼會設定認證、建立操作對象並設定輸入和選項,然後呼叫操作。 最後,它會將結果儲存為 PDF。 (結果也可以輸出為 Word。)

Document Generation 支援更複雜的使用案例,包括具有完全動態表格和影像的功能。 如需詳細資訊, 請參閱檔

執行 PDF 作業

PDF Services API 提供大量處理 PDF 的「公用程式」操作。 這些工作包括:

  • 從 Office 檔建立 PDF
  • 將 PDF 轉存為 Office 檔
  • 合併和分割 PDF
  • 將 OCR 套用至 PDF
  • 設定、移除及修改 PDF 保護
  • 刪除、插入、重新排序和旋轉頁面
  • 透過壓縮或線性化優化 PDF
  • 取得 PDF 屬性

若是這種情況,「文件產生」呼叫的結果必須與標準 PDF 合併。 這個操作對於 SDK 相當簡單。 以下是Node.js範例:

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials),
    combineFilesOperation = PDFServicesSdk.CombineFiles.Operation.createNew();

// Set operation input from a source file.
const combineSource1 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentOutput.pdf'),
      combineSource2 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('standardCorporate.pdf');

combineFilesOperation.addInput(combineSource1);
combineFilesOperation.addInput(combineSource2);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
combineFilesOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('combineFilesOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if (err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

此程式代碼會處理兩個 PDF、合併它們,並將結果儲存為新的 PDF。 簡單又簡單! 如需可執行操作的範例,請參閱檔

簽署程式

在入職程序的最後一站,員工必須簽署合約,告知他們已閱讀並同意其中定義的所有政策。 Acrobat Sign 支援許多不同的工作流程和整合,包括透過 API自動執行的工作流程和整合。 從廣義而言,案例的最終部分可以如下所示完成:

首先,設計包含需要簽署的表單的檔。 有多種執行方法,包括在使用者控制面板中Adobe Sign設計的視覺效果。 另一個選項是使用「檔案產生 Word」載入宏為您插入標籤。 此範例要求簽署和日期。

使用 Sign 標籤的文件螢幕擷圖

本檔可以儲存為 PDF,並使用上述相同方法,將所有文件合併在一起。 此程式建立一個連貫一致的套件,其中包含個人化的賀詞、標準的公司檔,以及可供簽署的最終頁面。

範本可以上傳至 Acrobat Sign 儀錶板,然後用於新合約。 使用 REST API 即可將這份檔傳送給準的員工,以索取他們的簽名。

已簽署文件的螢幕擷圖

自己體驗

本文所述的一切項目現在都可以進行測試。 API Adobe Acrobat Services 免費試 用版目前為您提供六個月內 1,000 次免費請求。 Acrobat Sign 的 免費試 用版可讓您傳送加上浮水印的合約做為測試用途。

有疑問嗎? 支援 論壇 每天由Adobe開發人員及支援人員監控。 為了獲得更多靈感,請務必觀看下一 集「剪紙片段 」。 定期舉行現場會議,與客戶發表新聞、示範和討論。

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