將員工到職流程現代化

Last update: Fri Jul 19 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)

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在大型組織中，員工到職程式龐大且緩慢。一般以來，系統會混合自定義文件與樣板材料，由新員工展示及簽署。這種自定義材質與樣板材質的混合需要多個步驟，讓參與流程的人員有寶貴的時間。 Adobe Acrobat Services Acrobat Sign 可以現代化並自動化此方法，讓您的人力資源個人化處理更重要的工作。一同探討如何實現這一目標。

什麼是 Adobe Acrobat Services？

Adobe Acrobat Services 是一組與使用檔（不只是 PDF）相關的 API。廣義而言，此服務套件分為三個主要類別：

首先是「PDF 服務」工具集。這些是處理 PDF 和其他檔的「公用程式」方法。這些服務包括轉換 PDF、執行 OCR 和優化、合併和分割 PDF 等等。它是文件處理功能的工具箱。
PDF Extract API 使用強大的 AI/ML 技術來分析 PDF，並傳回關於內容的驚人細節。這包括文字、樣式和位置資訊，還可以傳回 CSV/XLS 格式的表格數據以及擷取影像。
最後，「檔產生」API 允許開發人員將 Microsoft Word 當做「範本」，與其數據（從任何來源）混合，併產生動態的個人化檔（PDF 和 Word）。

開發人員可以註冊並免費試用所有這些服務。該 Acrobat Services 平臺使用基於 REST 的API，但也支持節點、Java、.NET 和 Python 的 SDK （目前僅支援 Extract）。

開發人員雖然不是API，但也可以使用免費的 PDF 內嵌API，透過網頁檢視檔時能提供一致且靈活的體驗。

什麼是 Acrobat Sign？

Acrobat Sign 是電子簽名服務的世界領導者。您可以使用各種不同的工作流程（包括多個簽名）傳送檔以索取簽名。 Acrobat Sign 也支援需要簽名和其他資訊的工作流程。具備靈活撰寫系統的強大儀錶板支援所有這些功能。

與此 Acrobat Services功能一樣，Acrobat Sign 提供免費試用版，可讓開發人員透過儀錶板和易於使用的 REST 架構API來測試簽署程式。

入門案例

讓我們來考慮一個真實情況，展示Adobe服務可以如何提供協助。當新進員工加入公司時，他們需要根據自己的角色量身定製資訊。此外，他們還需要公司範圍的材料。最後，他們必須簽署檔，證明他們接受企業政策。讓我們將此細分為具體步驟：

首先，需要一封以名字迎接新員工的自定義求職信。信中應包含有關員工姓名、職位、薪資和地點的相關信息。
自訂字母必須與包含整個公司基本資訊的 PDF 合併（考慮各種人力資源政策、優點等等）
必須包含最終檔，以索取員工的簽名和日期。
上述所有內容應以一份檔形式呈現給員工以供簽署。

一同深入瞭解如何做到這一點。

產生動態檔

Adobe的檔產生 API可讓開發人員使用 Microsoft Word 和簡單的範本語言來建立動態檔，作為產生 PDF 和 Word 檔的基礎。以下是運作方式的範例。

讓我們先從具有硬式編碼值的 Word 文件開始。檔可以隨您想要的方式設定樣式，包括圖形、表格等等。以下是初始檔。

初始文件的螢幕擷圖

文件產生的工作原理是將「令牌」新增至以數據取代的 Word 檔中。雖然可以手動輸入這些字元，但有一個 Microsoft Word 載入宏可讓您更輕鬆地做到這一點。開啟檔案可讓作者定義可在檔中使用的標籤或數據集。

檔記錄器螢幕擷圖

您可以從本機檔案上傳 JSON 資訊、複製 JSON 文字，或是選取以繼續使用初始數據。這麼做可讓您根據特定需求臨時定義標籤。在這個範例中，只需要名字、職位、薪資和地點的標籤。使用「建立標籤」按鈕即可完成此作業：

定義標籤的螢幕擷圖

定義第一個標籤後，您可以根據需要繼續定義：

已定義標籤的螢幕擷圖

在定義標籤後，選取檔中的文字，並視需要以標籤取代。此範例中新增了姓名、職位和薪資等標籤。

標籤螢幕擷圖

檔產生不僅支持簡單的標籤，也支援邏輯表達式。檔的第二段文字僅適用於「代表小號」中的人物。您可以透過進入 Document Tagger 的「進階」索引標籤並定義條件來新增條件式表達式。以下是您定義簡單等於條件的方式，但請注意，也支援數字比較和其他比較類型。

條件的螢幕擷圖

接著，即可在段落中插入及繞排此動作：

檔中條件的螢幕擷圖

若要測試其運作方式，請選取「 產生檔」。第一次這麼做時，您必須使用Adobe ID登入。登入后，系統會顯示可手動編輯的預設 JSON。

數據螢幕擷圖

隨即產生可檢視或下載的 PDF。

產生的 PDF 螢幕擷圖

雖然 Document Tagger 可讓您快速設計和測試，但一旦完成並開始生產，您就可以使用其中一個 SDK 來自動化此程式。實際程式代碼因特定需求而有所不同，但以下是此程式代碼在Node.js：

 const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Data would be dynamic...
let data = {
    "name":"Raymond Camden",
    "role":"Lead Developer",
    "salary":9000,
    "location":"Louisiana"
}

// Create an ExecutionContext using credentials.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance.
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
    documentMergeOptions = documentMerge.options,
    options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance.
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options);

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentMergeTemplate.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('documentOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

簡言之，程式代碼會設定認證、建立操作對象並設定輸入和選項，然後呼叫操作。最後，它會將結果儲存為 PDF。（結果也可以輸出為 Word。）

Document Generation 支援更複雜的使用案例，包括具有完全動態表格和影像的功能。如需詳細資訊，請參閱檔。

執行 PDF 作業

PDF Services API 提供大量處理 PDF 的「公用程式」操作。這些工作包括：

從 Office 檔建立 PDF
將 PDF 轉存為 Office 檔
合併和分割 PDF
將 OCR 套用至 PDF
設定、移除及修改 PDF 保護
刪除、插入、重新排序和旋轉頁面
透過壓縮或線性化優化 PDF
取得 PDF 屬性

若是這種情況，「文件產生」呼叫的結果必須與標準 PDF 合併。這個操作對於 SDK 相當簡單。以下是Node.js範例：

const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');

// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials),
    combineFilesOperation = PDFServicesSdk.CombineFiles.Operation.createNew();

// Set operation input from a source file.
const combineSource1 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('documentOutput.pdf'),
      combineSource2 = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile('standardCorporate.pdf');

combineFilesOperation.addInput(combineSource1);
combineFilesOperation.addInput(combineSource2);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
combineFilesOperation.execute(executionContext)
    .then(result => result.saveAsFile('combineFilesOutput.pdf'))
    .catch(err => {
        if (err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
            || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        } else {
            console.log('Exception encountered while executing operation', err);
        }
    });

此程式代碼會處理兩個 PDF、合併它們，並將結果儲存為新的 PDF。簡單又簡單！如需可執行操作的範例，請參閱檔。