加速您的銷售流程
從白皮書到合約和協議,購買過程中需要許多文件。 在這套教學中,學習如何在 Adobe Acrobat Services 整個過程中整合文件體驗,幫助加速銷售。
從資料中產生合約與銷售訂單
銷售協議、合約及其他文件會根據具體標準有很大差異。 例如,銷售協議可能只包含基於獨特標準的特定條款——例如位於特定國家或州,或將某些產品納入協議的一部分。 手動建立這些文件或維護多種不同範本變體,會大幅增加手動審查變更相關的法律成本。
Adobe 文件生成 API 允許你從 CRM 或其他資料系統擷取資料,根據這些資料動態產生銷售文件。
取得證件
請先註冊免費的 Adobe PDF 服務憑證:
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請點此🔗註冊您的證件。
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用你的 Adobe ID 登入。
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設定你的憑證名稱(例如,銷售協議示範)。
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選擇一種語言下載範例程式碼(例如 Node.js)。
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請確認是否同意 開發者條款。
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選擇 建立憑證。
檔案會下載到你的電腦,裡面包含樣本檔案、pdfservices-api-credentials.json和驗證private.key的 ZIP 檔。
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選擇 取得 Microsoft Word 外掛 ,或前往 AppSource 安裝。
note NOTE 安裝 Word 外掛需要你擁有在 Microsoft 365 中安裝外掛的權限。 如果你沒有權限,請聯絡你的 Microsoft 365 管理員。
你的資料
如果你是從特定資料系統拉取資料,必須以 JSON 資料輸出,或自行產生結構。 此情境使用以下預先建立的樣本資料集:
{
"salesOrder": {
"comment": "Make sure to call 555-555-1234 when you arrive. The front door is broken."
},
"company": {
"name":"Home Services Co.",
"address": {
"city": "Homestead",
"state": "NY",
"zip": "14623",
"streetAddress": "123 Demohome Street"
}
},
"customer": {
"address": {
"city": "Seattle",
"state": "WA",
"zip": "98052",
"streetAddress": "20341 Whitworth Institute 405 N. Whitworth"
},
"email": "mailto:jane-doe@xyz.edu",
"jobTitle": "Professor",
"name": "Jane Doe",
"telephone": "(425) 123-4567",
"url": "http://www.janedoe.com"
},
"tax": {
"state":"WA",
"rate": 0.08
},
"referencesOrder": [
{
"description": "Carpet Cleaning Service - 3BR 2BA",
"totalPaymentDue": {
"price": 359.54
},
"orderedItem": {
"description": "Carpet Cleaning Service"
}
},
{
"description": "Home Cleaning Service - 3BR 2BA",
"totalPaymentDue": {
"price": 299.99
},
"orderedItem": {
"description": "House Cleaning Service"
}
}
]
}
在文件中新增基本標籤
此情境使用銷售訂單文件,可在此🔗下載。
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在 Word 裡打開 SalesOrder.docx 範例文件Microsoft。
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如果你的 Document Generation 外掛已安裝,請在功能區選擇 Document Generation 。 如果你在功能區中沒有看到文件產生,請依照以下指示操作。
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選擇 「開始使用」。
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將上述 JSON 範例資料複製到 JSON Data 欄位。
接著,前往文件產生標註器面板,將標籤放入文件中。
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選擇你想替換的文字(例如, 公司名稱)。
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在 文件產生標註 器面板中,搜尋「name」。
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在標籤列表中,選擇公司名稱。
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選擇 插入文字。
這個程序會放置一個標籤
{{company.name}},因為該標籤位於 JSON 路徑下方。code language-none { … "company": { "name":"Home Services Co.", … }, … }
對文件中其他標籤重複這些操作,例如街道地址、城市、州、郵遞區號等。
預覽您產生的文件
直接在 Microsoft Word 裡,你可以根據範例 JSON 資料預覽產生的文件。
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在 文件產生標註器 面板中,選擇 產生文件。 第一次可能會被要求用 Adobe ID 登入。 選擇 登入 ,並完成提示以您的帳號登入。
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選擇 檢視文件。
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會開啟一個瀏覽器視窗,讓你預覽文件結果。
你可以在文件中看到被原始樣本資料取代的標籤。
新增表格到範本
在下一個情境中,將產品清單加入文件中的表格。
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將游標插入必須放置桌子的位置。
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在 文件產生標註 器面板中,選擇 進階。
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展開 表格與清單。
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在 Table records 欄位中,選擇 referencesOrder,這是一個列出所有產品項目的陣列。
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在「選擇紀錄」欄位,輸入包含 描述 和 totalPaymentDue.price 欄位。
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選擇 插入表格。
編輯表格以調整樣式、大小及其他參數,就像對待 Microsoft Word 中的其他表格一樣。
加入數值計算
數值計算讓你能根據資料集合(例如陣列)計算總和和其他計算。 在這種情況下,加入一個欄位來計算小計。
- 請選擇子總標題旁的 $0.00 。
- 在 文件產生標註 器面板中,展開 數值計算。
- 在選擇計算類型中,選擇彙整。
- 在選擇類型中,選擇「總和」。
- 在選擇紀錄中,選擇參考順序。
- 在選擇項目進行彙總中,選擇 totalPaymentsDue.price*。
- 選擇 插入計算。
此過程插入計算標籤,提供數值總和。 更進階的計算則可使用 JSONata 計算。 例如:
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小計:
${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price))}}計算參考資料總和:訂單、總額、付款、應付、價格。 -
銷售稅:
${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*0.08)}}計算價格後乘以8%計算稅負。 -
總繳納期限:
${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*1.08)}}計算價格及乘以1.08的倍數,計算出小計+稅。
加入條件項
條件段落允許你只有在符合特定條件時才會加入句子或段落。 在這種情況下,只有符合特定州的區段才會被納入。
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在文件中,可以找到名為 「加州隱私聲明」的章節。
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用游標選擇該區塊。
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在文件產生標註器中,選擇進階。
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展開 條件內容。
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在「 選擇紀錄 」欄位中,搜尋並選擇 customer.address.state。
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在 Select 運算子 欄位中,選擇 =。
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在 價值欄位 輸入 CA。
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選擇 插入條件。
加州區塊只有在 customer.address.state = CA 時才會出現在產生的文件中。
接著,選擇華盛頓隱私聲明區塊,重複上述步驟,將 CA 的值替換為 WA。
新增動態影像
文件生成 API 允許你從資料動態插入圖片。 當你有不同的子品牌,想更換標誌、肖像或圖片以使其更符合特定產業時,這非常有用。
圖片可以透過資料中的網址或 base64 內容傳遞。 這個例子使用了一個網址。
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將游標放在你想放圖片的位置。
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在 文件產生標註 器面板中,選擇 進階。
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展開 圖片。
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在「 選擇標籤」 欄位,選擇 標誌。
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在 可選的替代文字 欄位中,提供描述(例如標誌)。 此過程會插入一個圖片佔位符,外觀如下:
不過,你想在已經存在的版面中圖片上動態設定圖片,可以透過以下方式達成:
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右鍵點擊插入的佔位圖。
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選擇 編輯替代文字。
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在面板中複製看起來像這樣的文字:
{ "location-path": "logo", "image-props": { "alt-text": "Logo" }} -
在文件中選擇你想要動態的另一張圖片。
-
右鍵點擊圖片,選擇 編輯替代文字。
-
把數值貼到面板上。
此過程會將該影像替換為資料中標誌變數中的影像。
為雜技手牌新增標籤
Adobe Acrobat Sign 讓你能在文件上擷取電子簽名。 Acrobat Sign 提供在網頁介面中輕鬆拖放欄位的方式,但你也可以透過文字標籤來控制簽名和其他欄位的位置。 使用 Adobe 文件生成標註器,您可以輕鬆放置這些文字標籤欄位。
- 在範例文件中,請前往需要簽名的地方。
- 將游標插入需要簽名的位置。
- 在 Adobe 文件產生標註 器面板中,選擇 Adobe Sign。
- 在 「指定接收者 數量」欄位中,設定接收者數量(此例為一)。
- 在 收件人 欄位中,選擇 簽署者-1。
- 在欄位 類型中,選擇 簽名**。
- 選擇 插入 Adobe 簽名文字標籤。
標籤會入文件中。
Acrobat Sign 提供多種其他欄位可供放置,例如日期欄位。
- 在欄位 類型中,選擇 日期**。
- 將游標移到文件中日期位置上方。
- 選擇 插入 Adobe 簽名文字標籤。
建立你的協議
你現在已經標記好文件,準備開始使用。 接下來的部分將介紹如何使用文件產生 API 範例來產生文件,Node.js這些範例在任何語言中都能使用。
打開你註冊憑證時下載的 pdfservices-node-sdk-samples-master。 pdfservices-api-credentials.json和private.key檔案應該包含在這些檔案中。
- 開啟終端機來使用 npm 安裝相依。
- 把範例 data.json 複製到 resources 資料夾。
- 把 Word 範本複製到 resources 資料夾。
- 在 sample 資料夾的根目錄建立一個名為 generate-salesOrder.js 的新檔案。
const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const fs = require('fs');
const path = require('path');
var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');
//Loads credentials from the file that you created.
const credentials = PDFServicesSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
.build();
// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);
// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
- 請用 /resources 裡的 JSON 檔案名稱替換
<INSERT JSON FILE>。 - 請將 DOCX 檔案名稱替換
<INSERT DOCX>。 - 執行時,請使用 Terminal 執行節點 generate-salesOrder.js。
輸出檔應該在 /output 資料夾裡,文件是正確產生的。
更多選擇
文件產生後,您可以採取以下額外步驟:
- 有密碼的安全文件
- 如果有大圖片,請壓縮 PDF
- 擷取文件上的電子簽名
想了解更多其他可用的動作,可以參考範例檔案中 /src 資料夾裡的腳本。 你也可以透過檢視不同行動的文件來學習更多。
其他應用情境
Adobe Acrobat Services 透過數位文件工作流程,能協助簡化銷售流程的多個環節:
- 使用 Adobe PDF 嵌入 API,將白皮書及其他內容嵌入網站,同時測量並收集瀏覽量分析
- 使用 Acrobat Sign 在你產生的協議上擷取電子簽名
- 使用 Adobe PDF Extract API 從您的 PDF 文件中擷取協議資料
進一步學習
想了解更多嗎? 看看其他一些使用 Adobe Acrobat Services方式:
- 從文件中 了解更多
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- 利用 /src 資料夾中的範例腳本,看看如何善用 PDF
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