加速您的銷售流程

使用案例英雄卡池

從白皮書到合約和協議,購買過程中需要許多文件。 在這套教學中,學習如何在 Adobe Acrobat Services 整個過程中整合文件體驗,幫助加速銷售。

從資料中產生合約與銷售訂單

銷售協議、合約及其他文件會根據具體標準有很大差異。 例如,銷售協議可能只包含基於獨特標準的特定條款——例如位於特定國家或州,或將某些產品納入協議的一部分。 手動建立這些文件或維護多種不同範本變體,會大幅增加手動審查變更相關的法律成本。

Adobe 文件生成 API 允許你從 CRM 或其他資料系統擷取資料,根據這些資料動態產生銷售文件。

取得證件

請先註冊免費的 Adobe PDF 服務憑證:

  1. 請點此🔗註冊您的證件。

  2. 用你的 Adobe ID 登入。

  3. 設定你的憑證名稱(例如,銷售協議示範)。

    設定帳號名稱的截圖

  4. 選擇一種語言下載範例程式碼(例如 Node.js)。

  5. 請確認是否同意 開發者條款

  6. 選擇 建立​憑證。
    檔案會下載到你的電腦,裡面包含樣本檔案、pdfservices-api-credentials.json和驗證private.key的 ZIP 檔。

    憑證截圖

  7. 選擇 取得 Microsoft Word 外掛 ,或前往 AppSource 安裝。

    note
    NOTE
    安裝 Word 外掛需要你擁有在 Microsoft 365 中安裝外掛的權限。 如果你沒有權限,請聯絡你的 Microsoft 365 管理員。

你的資料

如果你是從特定資料系統拉取資料,必須以 JSON 資料輸出,或自行產生結構。 此情境使用以下預先建立的樣本資料集:

{
    "salesOrder": {
        "comment": "Make sure to call 555-555-1234 when you arrive. The front door is broken."
    },
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        "address": {
            "city": "Homestead",
            "state": "NY",
            "zip": "14623",
            "streetAddress": "123 Demohome Street"
        }
    },
    "customer": {
        "address": {
            "city": "Seattle",
            "state": "WA",
            "zip": "98052",
            "streetAddress": "20341 Whitworth Institute 405 N. Whitworth"
        },
        "email": "mailto:jane-doe@xyz.edu",
        "jobTitle": "Professor",
        "name": "Jane Doe",
        "telephone": "(425) 123-4567",
        "url": "http://www.janedoe.com"
    },
    "tax": {
        "state":"WA",
        "rate": 0.08
    },
    "referencesOrder": [
        {
            "description": "Carpet Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 359.54
            },
            "orderedItem": {
                "description": "Carpet Cleaning Service"
            }
        },
        {
            "description": "Home Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 299.99
            },
            "orderedItem": {
                "description": "House Cleaning Service"
            }
        }
    ]
}

在文件中新增基本標籤

此情境使用銷售訂單文件,可在此🔗下載。

銷售訂單範本截圖

  1. 在 Word 裡打開 SalesOrder.docx 範例文件Microsoft。

  2. 如果你的 Document Generation 外掛已安裝,請在功能區選擇 Document Generation 。 如果你在功能區中沒有看到文件產生,請依照以下指示操作。

  3. 選擇 「開始使用」。

  4. 將上述 JSON 範例資料複製到 JSON Data 欄位。

    複製 JSON 資料的截圖

接著,前往文件產生標註器面板,將標籤放入文件中。

  1. 選擇你想替換的文字(例如, 公司名稱)。

  2. 文件產生標註 器面板中,搜尋「name」。

  3. 在標籤列表中,選擇公司名稱。

  4. 選擇 插入文字

    插入標籤的截圖

    這個程序會放置一個標籤 {{company.name}} ,因為該標籤位於 JSON 路徑下方。

    code language-none
    {
    …
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        …
    },
    …
    }
    

對文件中其他標籤重複這些操作,例如街道地址、城市、州、郵遞區號等。

預覽您產生的文件

直接在 Microsoft Word 裡,你可以根據範例 JSON 資料預覽產生的文件。

  1. 文件產生標註器 面板中,選擇 產生文件。 第一次可能會被要求用 Adobe ID 登入。 選擇 登入 ,並完成提示以您的帳號登入。

    預覽產生文件的截圖

  2. 選擇 檢視文件

    檢視文件按鈕截圖

  3. 會開啟一個瀏覽器視窗,讓你預覽文件結果。

    瀏覽器視窗中文件截圖

你可以在文件中看到被原始樣本資料取代的標籤。

標籤被資料替換的截圖

新增表格到範本

在下一個情境中,將產品清單加入文件中的表格。

  1. 將游標插入必須放置桌子的位置。

  2. 文件產生標註 器面板中,選擇 進階

  3. 展開 表格與清單

  4. Table records 欄位中,選擇 referencesOrder,這是一個列出所有產品項目的陣列。

  5. 在「選擇紀錄」欄位,輸入包含 描述totalPaymentDue.price 欄位。

  6. 選擇 插入表格

    插入表格的截圖

編輯表格以調整樣式、大小及其他參數,就像對待 Microsoft Word 中的其他表格一樣。

加入數值計算

數值計算讓你能根據資料集合(例如陣列)計算總和和其他計算。 在這種情況下,加入一個欄位來計算小計。

  1. 請選擇子總標題旁的 $0.00
  2. 文件產生標註 器面板中,展開 ​值計算。
  3. 在選擇計算類型中​,選擇​彙整
  4. 在選擇類型中​,選擇​「總和」。
  5. 在選擇紀錄中​,選擇​參考順序
  6. 在​選擇項目進行彙總​中,選擇 ​ totalPaymentsDue.price*。
  7. 選擇 插入計算

此過程插入計算標籤,提供數值總和。 更進階的計算則可使用 JSONata 計算。 例如:

  • 小計: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price))}}計算參考資料總和:訂單、總額、付款、應付、價格。

  • 銷售稅: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*0.08)}}計算價格後乘以8%計算稅負。

  • 總繳納期限: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*1.08)}}計算價格及乘以1.08的倍數,計算出小計+稅。

加入條件項

條件段落允許你只有在符合特定條件時才會加入句子或段落。 在這種情況下,只有符合特定州的區段才會被納入。

  1. 在文件中,可以找到名為 「加州隱私聲明」​的章節。

  2. 用游標選擇該區塊。

    選取截圖

  3. 在文件產生標註器中​,選擇​進階

  4. 展開 條件內容

  5. 在「 選擇紀錄 」欄位中,搜尋並選擇 customer.address.state

  6. Select 運算子 欄位中,選擇 =

  7. 在​ 價值欄位 ​輸入 CA。

  8. 選擇 插入條件

加州區塊只有在 customer.address.state = CA 時才會出現在產生的文件中。

接著,選擇華盛頓隱私聲明區塊,重複上述步驟,將 CA 的值替換為 WA。

新增動態影像

文件生成 API 允許你從資料動態插入圖片。 當你有不同的子品牌,想更換標誌、肖像或圖片以使其更符合特定產業時,這非常有用。

圖片可以透過資料中的網址或 base64 內容傳遞。 這個例子使用了一個網址。

  1. 將游標放在你想放圖片的位置。

  2. 文件產生標註 器面板中,選擇 進階

  3. 展開 圖片

  4. 在「 選擇標籤」 欄位,選擇 標誌

  5. 可選的替代文字 欄位中,提供描述(例如標誌)。 此過程會插入一個圖片佔位符,外觀如下:

    佔位圖片的截圖

不過,你想在已經存在的版面中圖片上動態設定圖片,可以透過以下方式達成:

  1. 右鍵點擊插入的佔位圖。

    佔位圖片的截圖

  2. 選擇 編輯替代文字

  3. 在面板中複製看起來像這樣的文字:
    { "location-path": "logo", "image-props": { "alt-text": "Logo" }}

  4. 在文件中選擇你想要動態的另一張圖片。

    文件中新圖片的截圖

  5. 右鍵點擊圖片,選擇 編輯替代文字

  6. 把數值貼到面板上。

此過程會將該影像替換為資料中標誌變數中的影像。

為雜技手牌新增標籤

Adobe Acrobat Sign 讓你能在文件上擷取電子簽名。 Acrobat Sign 提供在網頁介面中輕鬆拖放欄位的方式,但你也可以透過文字標籤來控制簽名和其他欄位的位置。 使用 Adobe 文件生成標註器,您可以輕鬆放置這些文字標籤欄位。

  1. 在範例文件中,請前往需要簽名的地方。
  2. 將游標插入需要簽名的位置。
  3. Adobe 文件產生標註 器面板中,選擇 Adobe Sign
  4. 「指定接收者 數量」欄位中,設定接收者數量(此例為一)。
  5. 收件人 欄位中,選擇 簽署者-1
  6. 在欄位​ ​類型中,選擇​ ​簽名**。
  7. 選擇 插入 Adobe 簽名文字標籤

標籤會入文件中。

文件中簽名標籤的截圖

Acrobat Sign 提供多種其他欄位可供放置,例如日期欄位。

  1. 在欄位​ ​類型中,選擇​ ​日期**。
  2. 將游標移到文件中日期位置上方。
  3. 選擇 插入 Adobe 簽名文字標籤

文件中日期標籤的截圖

建立你的協議

你現在已經標記好文件,準備開始使用。 接下來的部分將介紹如何使用文件產生 API 範例來產生文件,Node.js這些範例在任何語言中都能使用。

打開你註冊憑證時下載的 pdfservices-node-sdk-samples-master。 pdfservices-api-credentials.json和private.key檔案應該包含在這些檔案中。

  1. 開啟終端機來使用 npm 安裝相依。
  2. 把範例 data.json 複製到 resources 資料夾。
  3. 把 Word 範本複製到 resources 資料夾。
  4. 在 sample 資料夾的根目錄建立一個名為 generate-salesOrder.js 的新檔案。
const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const fs = require('fs');
const path = require('path');

var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');

//Loads credentials from the file that you created.
const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);

// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
    if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
        || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    } else {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    }
});
  1. 請用 /resources 裡的 JSON 檔案名稱替換 <INSERT JSON FILE>
  2. 請將 DOCX 檔案名稱替換 <INSERT DOCX>
  3. 執行時,請使用 Terminal 執行節點 generate-salesOrder.js。

輸出檔應該在 /output 資料夾裡,文件是正確產生的。

更多選擇

文件產生後,您可以採取以下額外步驟:

  • 有密碼的安全文件
  • 如果有大圖片,請壓縮 PDF
  • 擷取文件上的電子簽名

想了解更多其他可用的動作,可以參考範例檔案中 /src 資料夾裡的腳本。 你也可以透過檢視不同行動的文件來學習更多。

其他應用情境

Adobe Acrobat Services 透過數位文件工作流程,能協助簡化銷售流程的多個環節:

  • 使用 Adobe PDF 嵌入 API,將白皮書及其他內容嵌入網站,同時測量並收集瀏覽量分析
  • 使用 Acrobat Sign 在你產生的協議上擷取電子簽名
  • 使用 Adobe PDF Extract API 從您的 PDF 文件中擷取協議資料

進一步學習

想了解更多嗎? 看看其他一些使用 Adobe Acrobat Services方式:

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