加速銷售流程

使用案例主打橫幅

從白皮書到合約,整個購買旅程中需要大量檔。 在此教學課程中,瞭解如何 Adobe Acrobat Services整合整個旅程中的檔體驗,以協助加速銷售。

從資料產生合約和銷售訂單

根據特定標準,銷售合約、合約和其他檔差異很大。 例如,銷售合約可能僅包含以獨特範例為基礎的特定條款,例如位於特定國家/地區或狀態,或是合約中包含某些產品。 手動建立這些檔或維護許多不同的範本版本,可顯著提高與手動審核變更相關的法律費用。

Adobe檔產生API可讓您從CRM或其他資料系統獲取資料,根據該資料動態產生銷售檔。

取得認證

首先,註冊免費Adobe PDF服務認證:

  1. 流覽 這裡以註冊您的認證。

  2. 使用您的Adobe ID登入。

  3. 設定您的認證名稱 (例如「銷售合約示範」)。

    設定認證名稱的螢幕擷圖

  4. 選擇下載範例程式碼的語言 (例如 Node.js)。

  5. 核取「同意 開發人員條款」

  6. 選取 「建立認證」 。檔案隨即下載至您的電腦,其中包含範例檔案、pdfservices-api-credentials.json 和 private.key 進行驗證。

    認證螢幕擷圖

  7. 取「取得 Microsoft Word 增益集」 ,或前往 AppSource進行安裝。

    note note
    NOTE
    若要安裝 Word 增益集,您必須具備在 Microsoft 365 中安裝增益集的許可權。 如果您沒有許可權,請聯絡您的 Microsoft 365 管理員。

您的資料

如果您是從特定資料系統提取資料,則必須將該資料輸出為 JSON 資料,或者產生您自己的結構。 此案例會使用預先建立的範例資料集:

{
    "salesOrder": {
        "comment": "Make sure to call 555-555-1234 when you arrive. The front door is broken."
    },
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        "address": {
            "city": "Homestead",
            "state": "NY",
            "zip": "14623",
            "streetAddress": "123 Demohome Street"
        }
    },
    "customer": {
        "address": {
            "city": "Seattle",
            "state": "WA",
            "zip": "98052",
            "streetAddress": "20341 Whitworth Institute 405 N. Whitworth"
        },
        "email": "mailto:jane-doe@xyz.edu",
        "jobTitle": "Professor",
        "name": "Jane Doe",
        "telephone": "(425) 123-4567",
        "url": "http://www.janedoe.com"
    },
    "tax": {
        "state":"WA",
        "rate": 0.08
    },
    "referencesOrder": [
        {
            "description": "Carpet Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 359.54
            },
            "orderedItem": {
                "description": "Carpet Cleaning Service"
            }
        },
        {
            "description": "Home Cleaning Service - 3BR 2BA",
            "totalPaymentDue": {
                "price": 299.99
            },
            "orderedItem": {
                "description": "House Cleaning Service"
            }
        }
    ]
}

將基本磁碟區標新增至檔

本案例會使用可在此下載的 🔗 「銷售訂單」檔。

銷售訂單範例檔螢幕擷圖

  1. 在 Microsoft Word 中開啟 SalesOrder.docx 範例檔。

  2. 如果您已安裝「檔產生」外掛程式,請選 取功能區中的檔產生 。 如果您的功能區未顯示「檔產生」,請依照下列指示操作。

  3. 取開始使用

  4. 將上方寫入的 JSON 範例資料複製到 JSON 資料 欄位。

    複製 JSON 資料的螢幕擷圖

接著,導覽至「檔世代記錄器」面板,將標籤放入檔中。

  1. 選取您要取代的文字 (例如 「公司名稱」 )。

  2. 在「 檔產生塔格」 面板中,搜尋「名稱」。

  3. 在標籤清單中,選取公司底下的名稱。

  4. 選取「 插入文字」

    插入標籤的螢幕擷圖

    這個程式會放置一個叫做標籤的 {{company.name}} 標記,因為該標籤位於 JSON 中的路徑下方。

    code language-none
    {
    …
    "company": {
        "name":"Home Services Co.",
        …
    },
    …
    }
    

針對檔中的某些其他標籤重複這些動作,例如:「市集」、「城市」、「州立」、「ZIP」等。

預覽產生的檔

您可以直接在 Microsoft Word 中根據範例 JSON 資料預覽產生的檔。

  1. 在「 檔產生記錄器」 面板中,選取「 產生檔」 。 第一次系統會提示您使用Adobe ID登入。 選 取「登入 」並填寫提示,以使用您的認證登入。

    如何預覽所產生檔的螢幕擷圖

  2. 選取「檢 視檔」

    檢視檔按鈕的螢幕擷圖

  3. 瀏覽器視窗會隨即開啟,讓您預覽檔結果。

    瀏覽器視窗中的檔螢幕擷圖

您可以在檔中看到已由原始範例資料資料取代的標籤。

用資料取代標籤的螢幕擷圖

將表格新增至範本

在下一個狀況中,將產品清單新增至檔中的表格。

  1. 插入必須放置表格的游標。

  2. 在「 檔產生記錄器」 面板中,選取「進 階」

  3. 展開 表格和清單

  4. 在「 表格」記錄 欄位中,選取 參考排序 ,這是列出所有產品專案的陣列。

  5. 在「選取欄記錄」欄位中,輸入以包含 描述totalPaymentDue.price 欄位。

  6. 選取 「插入」表格

    插入表格的螢幕擷圖

編輯表格以如同您在 Microsoft Word 中的其他表格一樣,調整樣式、大小和其他參數。

新增數值計算

數位計算可讓您根據資料集合 (例如陣列) 計算總和和其他計算。 在此情況下,請新增欄位以計運算元資料。

  1. 選取 子檔案標題旁的 $0.00
  2. 在「 檔產生工具」面板中 ,展開 數值計算
  3. 在「選取計算類型」下 方,選擇​ 「匯總」
  4. 在「選取類型」下 方,選擇「加總」
  5. 在「選取記錄」下 方,選擇​ 「參考排序」
  6. 在「* ​ 選取要執行匯總 ​ 的專案」下方,選擇 ​ totalPaymentsDue.price** 。
  7. 選取「 插入計算」

此程式會插入計算標籤,以提供值總和。 您可以使用 JSONata 計算進行更進階計算。 例如:

  • 次 全 切除: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price))}}
    計算 referenceOrder.totalPaymentDue.price 的總和。

  • 營業稅: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*0.08)}}
    計算價格,再乘以 8%計算稅金。

  • 到期總計: ${{expr($sum(referencesOrder.totalPaymentDue.price)*1.08)}}
    將價格和倍數計算為 1.08,以計算分期 + 稅金。

新增條件條款

條件區段只允許您在符合特定條件時包含句子或段落。 在這種情況下,僅包含一個區段 (如果符合特定狀態)。

  1. 在檔中找到名為 CALIFORNIA PRIVACY STATEMENTS 的 ** 區段。

  2. 使用游標選取區段。

    選取範圍的螢幕擷圖

  3. 在「 檔產生記錄器」 中,選取「進 階」

  4. 擴充 條件式內容

  5. 在「 選取記錄」 欄位中,搜尋並選取 customer.address.state

  6. 在「 選取運算子」 欄位中,選取 =

  7. 在「 值」欄位中 ,輸入 CA

  8. 選取「 插入條件」

如果 customer.address.state = CA,「加州」區段只會顯示在產生的檔中。

接著,選取「WASHINGTON 隱私權聲明」區段,然後重複上述步驟,以 WA 取代 CA 值。

新增動態影像

檔產生API可讓您動態地從資料插入影像。 當您有不同的子品牌,並且想要變更標誌、肖像影像或影像,使其更符合特定產業的相關性時,這很有用。

影像可透過資料或 base64 內容中的URL傳遞。 本範例使用URL。

  1. 將游標放在要包含影像的位置。

  2. 在「 檔產生記錄器」 面板中,選取「進 階」

  3. 展開 影像

  4. 在「 選取標籤」 欄位中,選擇 標誌

  5. 「選擇性替代文字 」欄位中,提供描述 (亦即標誌)。 此程式會插入如下所示的影像預留位置:

    預留位置影像的螢幕擷圖

不過,您想要在已在版面中的影像上動態設定影像,您可以執行以下操作:

  1. 在插入的預留位置影像上按一下滑鼠右鍵。

    預留位置影像的螢幕擷圖

  2. 選取 「編輯替代文字」

  3. 在面板中,複製如下所示的文字:
    { "location-path": "logo", "image-props": { "alt-text": "Logo" }}

  4. 在您的檔中選擇要成為動態影像的影像。

    檔中新影像的螢幕擷圖

  5. 在影像上按一下滑鼠右鍵,然後選取「 編輯替代文字」

  6. 將值貼入面板中。

此程式會將影像替換為數據中標誌變數中的影像。

新增 Acrobat Sign 標籤

Adobe Acrobat Sign 可讓您擷取檔上的電子簽名。 Acrobat Sign 可讓您輕鬆地在網頁介面中拖放欄位,但也可以使用「文字標籤」控制簽名和其他欄位位置。 您可以使用 Adobe 產生 Tagger 檔,輕鬆放置這些文字標籤欄位。

  1. 導覽至範例檔中需要簽名的位置。
  2. 在需要簽名的位置插入游標。
  3. 在「Adobe 世代記錄器 」面板中,選 取「Adobe Sign 」。
  4. 在「 指定收件者數目 」欄位中,設定收件者數量 (此範例即為單一)。
  5. 在「 收件者」欄位中 ,選取 「簽署者-1」
  6. 在「字 」類型中,選取「 簽名」
  7. 選取 「插入Adobe Sign文字標籤」

標籤會插入檔中。

檔中簽名標籤的螢幕擷圖

Acrobat Sign 提供您可放置的其他幾種欄位,例如日期欄位。

  1. 在「字 」類型中,選取「 日期」
  2. 將游標移至檔中「日期」位置的上方。
  3. 選取 「插入Adobe Sign文字標籤」

檔中日期標籤的螢幕擷圖

產生您的合約

您現在已為檔加上標籤,準備就緒。 下一節會逐步說明如何使用「檔產生」API Node.js 範例來產生檔,但這些範例將適用于任何語言。

開啟註冊認證時下載的 pdfservices-node-sdk-samples-master。 pdfservices-api-credentials.json 和 private.key 檔案應包含在這些檔案中。

  1. 開啟「終端機」,使用 npm install 安裝相依性。
  2. 將範例 data.json 複製到資源資料夾中。
  3. 將 Word 範本複製到資源資料夾。
  4. 在名為 generate-salesOrder.js 的範例檔案夾的根目錄中建立一個新的檔案。
const PDFServicesSdk = require('@adobe/pdfservices-node-sdk');
const fs = require('fs');
const path = require('path');

var dataFileName = path.join('resources', '<INSERT JSON FILE');
var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".pdf");
var inputFileName = path.join('resources', '<INSERT DOCX>');

//Loads credentials from the file that you created.
const credentials =  PDFServicesSdk.Credentials
    .serviceAccountCredentialsBuilder()
    .fromFile("pdfservices-api-credentials.json")
    .build();

// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync(dataFileName),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);

// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFServicesSdk.ExecutionContext.create(credentials);

// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFServicesSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)

// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFServicesSdk.FileRef.createFromLocalFile(inputFileName);
documentMergeOperation.setInput(input);

// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile(outputFileName))
.catch(err => {
    if(err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceApiError
        || err instanceof PDFServicesSdk.Error.ServiceUsageError) {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    } else {
        console.log('Exception encountered while executing operation', err);
    }
});
  1. 以 /resources 中的 JSON 檔案名稱取代 <INSERT JSON FILE>
  2. 以 DOCX 檔案的名稱取代 <INSERT DOCX>
  3. 若要執行,請使用「終端機」執行節點 generate-salesOrder.js。

輸出檔案應位於 /output 檔案夾,並正確產生檔。

更多選項

在產生檔後,您可以採取其他動作,例如:

  • 具密碼的安全檔
  • 如果有大型影像,請壓縮 PDF
  • 在檔上Capture電子簽名

若要深入瞭解其他可用的動作,請查看範例檔案中 /src 檔案夾中的腳本。 您也可以檢閱不同動作的檔,進一步瞭解。

其他使用案例

Adobe Acrobat Services 透過數位檔工作流程,有助於簡化銷售週期的許多部分:

  • 使用Adobe PDF嵌入API在網站上內嵌白皮書和其他內容,同時衡量和收集關於檢視情形的分析
  • 使用 Acrobat Sign 在產生的合約上擷取電子簽名
  • 使用 Adobe PDF Extract 擷取 PDF 檔中的合約資料API

進一步學習

有興趣瞭解更多資訊嗎? 請參閱其他使用 Adobe Acrobat Services 方式:

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