在 Microsoft Power Automate 中建立您的第一個流程

瞭解如何使用 Adobe PDF Services 連接器,在 Microsoft Power Automate 中建立第一個流程。

在此實作教學課程中,瞭解如何:

  • 將 Word 檔案轉換為 PDF
  • 將 PDF 檔案合併為一個 PDF
  • 使用密碼保護 PDF 檔

製備

您需要的

  • Adobe PDF服務 ​的試用或生產憑證
    若要進一步瞭解如何取得及設定 Microsoft Power Automate 認證,請參閱這裡
  • Microsoft Power Automate 搭配進階連接器
    若要瞭解如何查看 Power Automate 的授權等級,請參閱這裡
  • OneDrive
    OneDrive 儲存 連接器用于此教學課程,但可以替換任何儲存連接器。

範例檔案

有兩個示例文件🔗需要解壓縮並上傳到 OneDrive:

  • WordDocument01.docx
  • WordDocument02.docx

取得認證

若要完成此教學課程,您需要已在 Microsoft Power Automate for Adobe PDF Services 中設定的認證。 如果您尚未完成此步驟,請參閱 這裡的指示。

第 1 部分:建立新流程並將 Word 轉換為 PDF

建立流程

在此部分中,您可以使用即時流程在 Microsoft Power Automate🔗 中建立新流程、新增參數、從 OneDrive 取得檔案,以及將檔案轉換為 PDF。

  1. 導覽至 Microsoft Power Automate ,並使用您的認證登入。

  2. 在側邊欄中,選取「 建立」

    「建立」按鈕

  3. 選取「 即時流程」

  4. 為您的流程命名。

  5. 在「選擇如何觸發此流程」下​ 方,選​ 取「手動觸發流程」

  6. 選取「建立」。

取得檔案內容

接下來,取得範例檔案的檔案內容。

PREREQUISITES
如果您尚未將範例檔案上傳 至 OneDrive,請將範例檔案 解壓縮並上傳。
  1. Power Automate 中,選取 + 新步驟

  2. 在搜尋列中Search 用 OneDrive

  3. 選取「商務用 OneDrive」或「OneDrive ​」,選擇您的工作或個人 OneDrive ​​ 帳戶

  4. Search在搜尋列中取得檔案內容

  5. 在「 檔案」 欄位中,選取「檔案夾」圖示,即可在 OneDrive 中導覽至 WordDocument01.docx 檔案。

    在 Power Automate 中Microsoft取得檔案內容 OneDrive 動作

將檔案轉換為 PDF

既然您有檔案內容,就可以將文件轉換為 PDF。

  1. Power Automate 中,選取 + 新步驟

  2. Search搜尋列中的「Adobe PDF服務」。

  3. 取「Adobe PDF服務」

  4. Search搜尋列中的「將 Word 轉換為 PDF 」。

  5. 「檔名」中,視需要為檔案命名,但結尾必須為 「.docx」。 將 Word 檔轉換為 PDF 時,必須使用此擴充功能。

  6. 將游標放在 「檔案內容 」欄位中。

  7. 使用「 動態內容 」面板,選取「 檔案內容」

    在 Power Automate Microsoft 將 Word 轉換為 PDF 動作

將檔案儲存至 OneDrive

產生檔后,請將檔案儲存回 OneDrive。

  1. 「Microsoft Power Automate 中,選取 + 新步驟
  2. 在搜尋列中Search 用 OneDrive
  3. 選取「商務用 OneDrive」或「OneDrive ​」,選擇您的工作或個人 OneDrive ​​ 帳戶
  4. Search在搜尋列中取得檔案內容
  5. Search搜尋列中的「建立檔案」。
  6. 選取「 建立檔案」
  7. 在「 檔案夾路徑 」欄位中,選取檔案夾圖示,以指定在 OneDrive 中儲存盤案的位置。
  8. 「檔名」中,視需要為檔案命名,但結尾必須為 「.docx」。 將 Word 檔轉換為 PDF 時,必須使用此擴充功能。
  9. 在「 檔案內容」 欄位中,使用 「動態內容 」面板插入 PDF 檔案內容變數。

試用流程

  1. 在左上角,選取 「未命名」 以重新命名流程。
  2. 選取「儲存」。
  3. 選取 「測試」
  4. 請手動選 ,然後「 儲存與測試」
  5. 選取「繼續」。
  6. 選擇「 運行流量」。。

您現在應該會在 OneDrive 資料夾中看到轉換後的 PDF。

在 OneDrive 中選取的轉換 PDF 檔

第2部分:從範本產生動態檔

下一個部分以第 1 部分為基礎,使用 Word 範本的「產生檔」,動態地將數據合併到檔中。

檢閱檔範本

從 OneDrive 中的範例檔開啟 WordDocument02_.docx 。 Word 檔包含幾個不同的文本標記,這些標記表示將數據填充到檔中的位置。

將參數新增至觸發器

若要將動態數據推送到檔中,需要為觸發器創建一些參數以提示輸入值。

  1. 編輯流時,選擇 手動觸發流 以展開操作。
  2. 選擇「 添加輸入」。
  3. 選取 「文字」
  4. 為欄位 命名名字

重複步驟 2 到步驟 4 以新增下列欄位:

  • 姓氏
  • 工資

具有參數位段的Power Automate中的觸發器

取得範本的檔案內容

若要產生檔,您必須先取得 Word 範本的檔案內容。

  1. 在 Power Automate 中,選取 + 新步驟
  2. 在搜尋列中Search 用 OneDrive
  3. 選取「商務用 OneDrive」或「OneDrive ​」,選擇您的工作或個人 OneDrive ​​ 帳戶
  4. Search搜尋欄中的獲取文件內容
  5. 在“ 檔案 ”欄位中,選擇“檔案夾”圖示以導航到 OneDrive 中的WordDocument02.docx 檔。

從 Power Automate 中的 OneDrive 獲取文件內容操作Microsoft

從範本產生檔

  1. 在「電源自動化」中,選擇「 + 新步驟」。
  2. Search搜尋列中的「Adobe PDF服務」。
  3. 取「Adobe PDF服務」
  4. 從 Word 範本動作中選取「產生檔」
  5. 在「 範本檔名」 字段中,視需要為檔案命名,但結尾必須為 「.docx」

合併數據

使用「 從 Word 範本產生檔」 動作,您可以使用動態內容,將數據從之前流程中任何不同變數中將數據合併到檔中。

將下方的 JSON 資料複製到「 合併資料」 欄位:

{
    "FirstName": "",
    "LastName": "",
    "Salary": ""
}
  1. 將游標放在 FirstName 值兩個引號 ​之間的欄位中。

  2. 使用「 動態內容」 面板,從手動觸發流程動作中插入 「名字」 值。

    在 JSON 中產生含有數據標籤的檔

  3. 重複「姓​ ​氏」和「薪資​ 」字段的 ​步驟 7 至 8。

  4. 在「範本檔案內容」字段中,使用「動態內容」面板插入​ 「取得檔案內容」步驟中的​*「檔案內容」值*。

在 Power Automate 中透過 Word 範本動作產生檔,並完成所有值

TIP
從 Word 範本產生檔」 動作使用Adobe產生檔API。 如果您想要進一步瞭解如何建立範本,以下提供以下資源:

將檔案儲存至 OneDrive

產生檔后,您可以將檔案儲存回 OneDrive。

  1. 在 Power Automate 中,選取 + 新步驟
  2. 在搜尋列中Search 用 OneDrive
  3. 選取「商務用 OneDrive」或「OneDrive ​」,選擇您的工作或個人 OneDrive ​​ 帳戶
  4. Search搜尋列中的「建立檔案」。
  5. 選取「 建立檔案」
  6. 在「 檔案夾路徑 」欄位中,選取檔案夾圖示,以指定在 OneDrive 中儲存盤案的位置。
  7. 在「 檔名」 欄位中,設定檔名。 由於輸出為 PDF,您的檔名必須以擴展名.pdf結尾。
  8. 使用「 動態內容 」面板將 PDF 檔案內容變數 插入「檔案內容」 字段。

試用流程

Microsoft Power Automate 的輸入提示中執行流程畫面

  1. 選取「儲存」。
  2. 選取 「測試」
  3. 請手動選 ,然後「 儲存與測試」
  4. 選取「繼續」。
  5. 輸入「名字」、「姓氏「薪資」的值​**。
  6. 選取「 執行流程」

您現在會在 OneDrive 資料夾中看到從 Word 檔案產生的 PDF。 當您在 OneDrive 中開啟 PDF 檔時,您會看到資料已合併到文字標籤位置。

第 3 部分:將 PDF 合併為單一 PDF

現在您已經生成了 Word 檔並將其轉換為 PDF,下一部分是將多個 PDF 檔組合在一起。

NOTE
在前面的操作中,您將檔的副本另存為 OneDrive 中的檔。 若要使用合併 PDF 等工具,您不需要將檔案儲存至 OneDrive。 相反地,您可以將輸出直接從一個動作傳遞到下一個動作,這比在每個動作之後儲存到 OneDrive 要好。 但為了進行示範,您將這些檔案儲存至 OneDrive。

新增「合併 PDF」步驟

  1. 編輯流程時,選取 + 下一個步驟 ,在流程結束時新增動作。
  2. Search搜尋列中的「Adobe PDF服務」。
  3. 取「Adobe PDF服務」
  4. 選取「 合併 PDF」 動作。
  5. 在「 合併 PDF 檔名 」字段中,輸入所需的檔名 (即​ CombinedDocument.pdf)。
  6. 在「檔案內容 -1」字段中,使用​ 「動態內容」面板,從​*「將 Word 轉換為 PDF」步驟插入 PDF ​檔案內容*​值。
  7. 若要新增下一份檔,請選取 + 新增專案
  8. 在“檔案內容 - 2”字段中,使用“動態內容”面板​ 從“從 Word 生成文件”步驟插入​*Output 檔案“ ​內容”範本*​值。

在 Power Automate Microsoft 合併 PDF 動作

將合併的 PDF 儲存至 OneDrive

文件合併后,您可以將檔案儲存回 OneDrive。

  1. 在 Power Automate 中,選取 + 新步驟

  2. Search搜尋欄中的 OneDrive

  3. 通過選擇 OneDrive for 企業OneDrive,選擇你的工作或個人 OneDrive 帳戶。

  4. Search搜尋列中的建立檔案

  5. 選擇建立

  6. 在「 檔案夾路徑 」欄位中,選擇資料夾圖示以指定在 OneDrive 中儲存檔的位置。

  7. 在檔案 名稱 欄位中,設置文件的名稱。 由於輸出為 PDF,您的檔名必須以.pdf結尾。

  8. 在「檔案內容」 ​欄位中,使用​ 「動態內容」面板插入​ 合併 PDF」步驟中的 ​PDF 檔案內容 ​值。

    Microsoft Power Automate 的流程概觀

試用流程

  1. 選取「儲存」。
  2. 選取 「測試」
  3. 請手動選 ,然後「 儲存與測試」
  4. 選取「繼續」。
  5. 輸入「名字」、「姓氏「薪資」的值​**。
  6. 選取「 執行流程」

在 OneDrive 資料夾中,您會看到結合的 PDF 與第一個和第二個檔中的頁面。

第 4 部分:保護 PDF 檔

產生檔后,您可以在儲存至 OneDrive 之前,先包含額外的步驟來保護檔不受編輯。

保護 PDF

  1. 在 Power Automate 中編輯流程時,在「合併 PDF」動作和​ 「建立檔案 3」動作之間​ ​取 +

    加上兩個動作之間的符號以新增動作

  2. 選取 「新增動作」

  3. Search搜尋列中的「Adobe PDF服務」。

  4. 取「Adobe PDF服務」

  5. 選取「 保護 PDF 免於檢視 」動作。

  6. 在「 檔名」 欄位中,將名稱設定為您要的名稱,只要名稱結尾為.pdf擴展名即可。

  7. 將「 密碼 」欄位設定為您指定的密碼以開啟檔案。

  8. 在「檔案內容」 ​欄位中,使用「動態內容」面板插入​ 合併 PDF」步驟中的 ​PDF 檔案內容 ​值。

更新儲存至 OneDrive

檔受保護后,您可以將檔案儲存回 OneDrive。 此範例中,您要更新現有的 「建立檔案 3 」動作,並新增「 檔案內容」 值。

  1. 在「建立檔案 3 」動作的 ​「檔案內容​​ 」欄位中 ​選取游標。
  2. 使用「動態內容」面板​ 插入「保護 PDF 免於檢視​ 」步驟中的 ​PDF 檔案內容 ​值。

試用流程

  1. 選取「儲存」。
  2. 選取 「測試」
  3. 請手動選 ,然後「 儲存與測試」
  4. 選取「繼續」。
  5. 輸入「名字」、「姓氏「薪資」的值​**。
  6. 選取「 執行流程」

在 OneDrive 資料夾中,您會看到合併的 PDF,現在會提示您輸入密碼來檢視檔。

後續步驟

在此教學課程中,您將 Word 檔案轉換為 PDF、根據資料產生檔、將文件合併在一起,並以密碼進行保護。 若要深入瞭解,請參閱 Microsoft Power Automate 中的 Adobe PDF Services 連接器中的其他一些操作:

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