使用电子邮件内容在Google Workspace中创建Adobe Workfront任务

NOTE
适用于Google的Adobe Workfront插件的最新版本于2023年6月26日发布。

您可以将外部电子邮件(不是由Adobe Workfront生成)转换为Workfront任务。

您还可以将外部电子邮件转换为现有任务上的更新。 有关详细信息,请参阅使用电子邮件内容更新 Google Workspace 中的 Adobe Workfront 项。

有关使用Google Workspace处理Workfront发送的通知电子邮件的信息,请参阅管理 Google Workspace中的 Adobe Workfront 通知详细信息。

访问要求

您必须具有以下权限才能执行本文中的步骤:

Adobe Workfront 计划*
任何
Adobe Workfront 许可证*
工作,计划

*要了解您拥有什么计划、许可证类型或访问权限,请与Workfront管理员联系。

先决条件

在Google Workspace中创建Workfront任务之前,您必须

使用电子邮件内容在Google Workspace中创建Adobe Workfront任务

  1. 如果未显示Workfront for Google Workspace面板,请单击页面最右侧Google Workspace加载项侧边栏中的Workfront图标

  2. 在Google Workspace中打开电子邮件后,单击Workfront for Google Workspace中的选项以将电子邮件转换为新的Workfront任务。

  3. 选择​ 新建 ​选项以指示该任务将成为项目的一部分,还是独立于项目的个人任务。

  4. 如果要将任务附加到父项目,请单击“项目名称”,开始输入任务所在项目的名称,然后在项目名称出现在以下列表中时单击该名称。

  5. 进行以下任何更改:

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    任务名称 编辑此文本的任何部分,这部分内容取自电子邮件的主题行。
    描述 编辑此文本的任何部分,这部分内容取自电子邮件的正文。
    分配给 单击 分配给,单击显示的 将此分配给 选项,然后开始键入人员姓名,并在人员姓名出现在以下列表中时单击该姓名。 对要添加的每个人重复此操作,然后单击 保存
    计划持续时间

    单击 计划持续时间,然后键入您希望任务花费的天数。

    注意:可以通过不同的方式为您的组织配置此选项。 例如,对于您的组织,您可能需要键入小时数而不是天数。 如果您需要更多信息,请咨询您的Workfront管理员。 如果您要指定配置的默认时间段以外的其他时间段,请在数字后键入 mhdwmo,以表示分钟、小时、天、周或月。

    优先级 单击下拉箭头,然后单击任务所需的优先级。
    Include e-mail attachments

    (仅当电子邮件至少包含一个附件时才可用。) 单击此选项可将电子邮件中的附件保存到任务的文档区域。

    如果不想保存附件,请单击附件名称右侧的X。

    如果电子邮件包含指向Google Drive中文档的链接,则这些链接将保存到您正在创建的任务的概述选项卡中。

    重要提示:为了使其正常工作,您的Workfront管理员必须授权Google Drive使用Workfront中的文档,如配置文档集成中的配置集成以管理文档部分所述。

    如果启用此选项,则对于您转换为任务、问题和更新的其他电子邮件,此选项将保持启用状态。

    包含电子邮件文件

    单击此选项可将原始电子邮件作为电子邮件(EML)文件保存到任务的文档区域。 从该位置,您可以双击文件以在电子邮件应用程序中打开电子邮件。

    如果启用此选项,则对于您转换为任务、问题和更新的其他电子邮件,此选项将保持启用状态。

  6. 单击​ 创建任务

    新任务的​ 详细信息 ​选项卡显示在Workfront for Google Workspace面板中。 您可以单击​ 更新 ​并立即开始与协作者通信,而无需离开您的收件箱。

    在​ 详细信息 ​选项卡的底部,您还可以单击​ 在Workfront ​中查看,以转到Workfront中的新任务。

    当您刷新浏览器时,Workfront for Google Workspace面板底部会显示一条消息,其中包含链接,用于确认您已将电子邮件转换为任务:

    您可以单击该链接以转到您已创建的任务的Workfront for Google Workspace面板内的“详细信息”视图。

    您可以重复这些步骤,将同一电子邮件转换为多个任务。 当您刷新浏览器或在下次返回电子邮件时,您为该电子邮件创建的所有链接都列在Workfront for Google Workspace面板的底部。

  7. (可选)通过执行以下任一操作继续处理Workfront for Google Workspace面板中的任务:

    • 若要在​ 更新 ​选项卡中添加更新,请单击​ 开始新的更新 ​并键入更新。

    • 若要回复​ 更新 ​选项卡上的更新,请单击​ 回复,然后键入您的回复。

      对于上述两个操作,您可以通知特定用户您的评论。 单击​ 通知,开始键入用户的名称,然后在名称出现在下拉列表中时单击该名称。 对要通知的其他用户重复此过程,然后单击​ Post

    • 单击​ 文档 ​选项卡以查看随任务保存的任何文档。

您可以重复这些步骤,将同一电子邮件转换为多个任务。 当您刷新浏览器或在下次返回电子邮件时,您为该电子邮件创建的所有链接都会列在Workfront for Google Workspace面板的底部。

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