了解元数据和关键词方面的最佳实践
元数据最佳实践
元数据是用于描述资源的所有数据。元数据字段具有一个名称，用户可以编辑或更改其中许多字段中的信息。某些元数据字段由提供资源的应用程序或设备填充，因此无法编辑。
使用一致的元数据可以提高组织资源的可搜索性。另外，从 Workfront DAM 下载的资源会保留其元数据，因此如果资源离开 Workfront DAM，这可为您的资源提供另一层保护。
以下是一些有助于您组织的元数据工作的最佳实践：
- 请务必将所有权或来源信息添加到您的资源中，以便在 Workfront DAM 外部进行识别。
- 为受版权管辖的资源添加使用条款，以防止滥用。
- 上传资源后，请立即在其中添加元数据。
- 为常用数据实施预定义的下拉菜单，以防止出现不一致的情况。
- 为负责在组织的元数据策略中添加元数据的投稿人提供培训。
- 将您对元数据的要求传达给外部供应商（例如，提交照片时必须添加使用条款、来源和位置信息）。
- 进行定期审核，以确保正确添加元数据。
元数据策略
您的组织可能已经制定了元数据策略。如果您要将资源上传到 Workfront DAM，请务必了解您的组织有关以下方面的流程：
- 谁负责添加元数据。
- 需要哪些元数据。
- 何时添加元数据。
- 多久检查一次资源，以确保正确使用元数据。
- 谁负责检查元数据。
关键词最佳实践
关键词是元数据的子集。关键词往往是关于资源内容的通用描述性术语。此信息通常在上传后手动添加到资源中。所有关键词都会进入一个字段（标记为“关键词”）。例如，一张巴黎埃菲尔铁塔的照片可能会包含“地标”、“旅游”或“灯光”等关键词。
关键词是可搜索的，因此在资源上输入一致的关键词非常重要。
您的组织可能会实施一种关键词分类法，这是一个受控的关键词列表，当您在 Workfront DAM 中编辑资源时，可以从中进行选择。
如果您的组织允许您手动输入关键词，请记住以下提示。
- 首字母缩写词和缩写词保持一致。请勿将一项资源的关键词设为“AZ”，而将另一资源的关键词设为“Arizona”。
- 单复数保持一致。选择一种格式或始终同时使用两种格式。例如，要么使用 “feet” 和 “hands”，要么使用 “foot, feet” 和 “hand, hands”。
- 在描述动作或活动时保持一致，例如，要么使用 “running” 和 “swimming”，要么使用 “run” 和 “swim”。
- 注意关键词不能过于狭隘。“Keokuk, IA”这样的关键词可能过于狭隘，导致用户完全无法识别。使用“爱荷华州东南部”会更好。
- 请勿过于宽泛。“大学”可能不是一个很好的关键词，特别是如果您系统中的所有内容都与大学相关。判断什么样的关键词可以对资源加以区分，例如特定的大学名称。
- 注意相关性。仅仅因为每个资源都有一个项目代码并不意味着它对依靠关键词查找资源的用户都有用。如果此信息需要保留在资源中，请考虑将其添加到另一个元数据字段中。
- 请不要使用过少的关键词，否则它们无法帮助缩小搜索结果范围。
- 请不要依赖关键词查找每条数据。请使用元数据字段来获取摄影师姓名或位置等信息。
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