最佳实践 - 组织实体

什么是 Adobe Workfront 的“最佳实践”？

最佳实践是代表有效、高效行动方针的指南；您和您公司的用户很容易采用；并且可以在您的组织中成功复制的实践。

当您查看这些建议时，请记住，一些 Workfront 最佳实践是通用的，而其他最佳实践可能更特定于相关主题。使用这些最佳实践作为框架来帮助指导您对 Workfront 系统的设置和使用。

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当您滚动浏览此页面时，首先您将找到该主题的所有最佳实践的概括列表。通过该列表，您可以查看建议，而无需深入了解有关“原因”的细节。

“这些为什么是最佳实践？”概括列表后面的区域提供了一些最佳实践的更多详细信息以及为什么将它们视为应考虑使用 Workfront 实例实施的流程、工具等。

组织实体最佳实践

这些为什么是最佳实践？

最佳实践

在 Workfront 中设置组织实体之前，先要确定关键的报告类别和需求。

原因如下

知道自己要寻找的指标，以及您希望在 Workfront 中收集关于用户及其工作的哪些信息，有助于您专注于建立能够满足这些需求的组织实体。

最佳实践

定期评估您现有的 Workfront 组织结构，以确保其满足您的需求。

原因如下

随着您的组织的发展，或者随着 Workfront 在组织内的扩展，您将会找到新的、不同的方法来提高流程效率，以及用户与工作的关系。因此，定期评估组织实体的结构可以让您有机会了解该结构是否仍然有效或是否需要更新。

最佳实践

每季度或至少每六个月审核您的用户群一次。

原因如下

随着您的组织使用 Workfront 并增加该工具的使用率，信息会在系统中积累。这包括用户数量、使用的许可证数量、已创建的公司、组或团队的数量等。

随着时间的推移，您的组织也可能会发生变化。例如，也许上个季度某个部门进行了重组。或者也许一些员工决定寻找其他职业机会。这意味着 Workfront 中有些用户占用了许可证，并且团队或组中可能存在差距，这可能会影响资源估算或工作分配。

对 Workfront 中的组织单位和用户进行季度审核是保持系统平稳高效运行的关键。这也是确保 Workfront 利用率保持稳定或实现增长的好时机，并且也是确保员工使用 Workfront（而不是电子邮件或电子表格）来进行工作管理的好时机。

最佳实践

识别并培训用户成为组管理员。

原因如下

选择对 Adobe Workfront 及其团队如何使用该系统有深入了解并且有时间专门担任组管理员的人员。

组管理员可以为其管理的组和子组设置状态、修改项目首选项或创建时间表配置文件。他们还可以管理其组内的用户、调整访问级别以及分配布局模板。

这使得系统管理员能够从 Workfront 的一些日常设置和维护工作中解放出来。它还能够使每个组能够更好地控制自己的设置和操作首选项，而不会干扰 Workfront 中的其他组。

最佳实践

您的内部用户通常只需要一家公司。

原因如下

一家 Workfront 公司应该服务于整个组织，而不仅仅是企业的一个领域。如果您将内部用户拆分到不同的公司，则可能会导致在 Workfront 中开展工作时出现权限问题。Workfront 组是组织内部用户的首选方法。

最佳实践

为您想要在 Workfront 实例中跟踪或需要对您的实例具有登录权限的外部客户或供应商创建公司。

原因如下

通过与外部供应商一同创建一个公司，您可以允许这些供应商进入 Workfront，查看为他们构建的内容或产品的进度，同时限制他们在系统中的访问权限。

Workfront 访问权限是通过对象共享以及分配给供应商公司用户的访问级别的组合来授予的。例如，您可以设置限制，以便这些用户只能看到自己公司中的人员和/或授予某些项目（例如请求队列和请求）的权限，以便只有特定公司的用户才能查看这些项目。这有助于建立您在 Workfront 中保存的信息的隐私性。

最佳实践

尽可能减少 Workfront 组的数量，并将它们与组织的部门相关联。

原因如下

在 Workfront 中管理其工作的部门主要会需要组。例如，营销部门可能需要自己的组，但仅会在 Workfront 中请求工作的其他部门的用户可以被放置在“默认组”中。

最佳实践

用组代表部门结构，用团队代表工作结构。

原因如下

主组是用户和项目的必填字段。这是一种组织和报告用户及其参与的高级别工作的好方法。

但是，当需要向一组人员分配任务（通过项目中的任务或通过请求队列）时，只能向团队进行分配。

最佳实践

利用组管理员来帮助系统管理员管理用户和设置。

原因如下

系统管理员可以访问 Workfront 中的所有内容，包括全局系统设置。组管理员可以访问的设置由系统管理员控制，并且仅适用于该特定组。

设置组管理员有助于系统管理员委派许多职责，使他们能够专注于更大的全局项目，而不是 Workfront 的日常维护。组管理员更容易了解组的需求，从而为用户提供更好的服务。

最佳实践

允许组管理员创建自己的子组。

原因如下

组管理员可以创建和管理自己的子组。尽管系统管理员可以创建子组，但将其委托给组管理员可以节省大量时间。这还可以为组成员带来更好的 Workfront 体验，因为组管理员将更熟悉组和子组的需求和工作流。

最佳实践

将布局模板分配给主团队。

原因如下

确保您的团队在工作时达成共识非常重要。这意味着为他们提供更容易访问相同的报告和工具的环境。布局模板允许您创建这样的环境，并增强（并可能改进）您的团队已有的流程。

最佳实践

使用更大的组织实体与多组人员共享项目。

原因如下

在 Workfront 中共享项目、报告等时，使用更大的组织实体（例如组和团队）。——意味着您可以快速轻松地同时与一组选定的人共享对象。将单个用户的名称添加到共享窗口可能会很麻烦并且十分耗时。

这也使得维护对某个项目的共享变得更加容易。当在 Workfront 中更新团队成员时，项目的共享权限会自动更新，从而授予新团队成员对该项目的访问权限，并移除前团队成员的访问权限。