最佳实践 - 许可证和访问级别

什么是 Adobe Workfront 的“最佳实践”？

最佳实践是代表有效、高效行动方针的指南；您和您公司的用户很容易采用；并且可以在您的组织中成功复制的实践。

当您查看这些建议时，请记住，一些 Workfront 最佳实践是通用的，而其他最佳实践可能更特定于相关主题。使用这些最佳实践作为框架来帮助指导您对 Workfront 系统的设置和使用。

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当您滚动浏览此页面时，首先您将找到该主题的所有最佳实践的概括列表。通过该列表，您可以查看建议，而无需深入了解有关“原因”的细节。

“这些为什么是最佳实践？”概括列表后面的区域提供了一些最佳实践的更多详细信息以及为什么将它们视为应考虑使用 Workfront 实例实施的流程、工具等。

许可证和访问级别最佳实践

这些为什么是最佳实践？

最佳实践

设置访问级别时，请首先设置减少的用户访问权限。

原因如下

为用户提供完成工作所需的最低级别的访问权限。如果他们因访问权限不足而无法完成工作，他们通常会请求获得额外的访问权限。一开始就授予用户过多的访问权限可能会导致安全问题。另外，增加用户的访问权限总是比撤销用户的访问权限要好。

最佳实践

在分配“审阅”和“请求”许可证时，通常会默认为“审阅”，因为它为用户提供了 Adobe Workfront 中的更多权限。

原因如下

尽管“审阅”和“请求”许可证都可以分配给 Workfront 中无限数量的用户，但“请求”许可证几乎仅限于发出和更新请求。与“请求”许可证相比，“审阅”许可证拥有更多对项目和任务的访问权限，并且可以查看项目组合和项目群、编辑文档以及访问资源管理工具。

最佳实践

取消选中所有访问级别中每个对象上的“在系统范围内共享”复选框，除非在有特定原因的情况下，用户需要能够在系统范围内进行共享。

原因如下

在系统范围内共享对象通常会支持某些用户查看 Workfront 中的项目。当缺乏 Workfront 组结构或未完全理解共享权限时，就会发生这种情况。当在系统范围内共享项目时，这意味着每个人都可以看到共享的项目。根据系统中保存的信息类型，这可能会导致隐私问题。

例如，您可能正在与 Workfront 内的几个供应商合作来检查进度、提供审批等。如果可以选择“在系统范围内共享”复选框，则可能会选中该复选框，或将其设置为默认值，这样一来所有的供应商都可以使用这些信息。

通过完全取消选中该选项，具有共享权限的用户必须确定他们想要与之共享对象的特定人员（无论是通过公司、组或是团队）。

最佳实践

考虑激活“在访问级别中设置其他限制”下的“从不允许用户删除评论”设置。

原因如下

激活此选项可确保过去的通信不会从 Workfront 中删除。一些组织要求保留完整的评论历史记录以供审核之用。

最佳实践

限制系统管理员的数量，以支持组管理员。

原因如下

系统管理员可以访问 Workfront 中的所有内容，包括全局系统设置。组管理员可以访问的设置由系统管理员控制，并且仅适用于该特定组。

设置组管理员有助于系统管理员委派许多职责，使他们能够专注于更大的全局项目，而不是 Workfront 的日常维护。组管理员更容易了解组的需求，从而为用户提供更好的服务。

最佳实践

复制现有的访问级别并对其进行修改，而不是从头开始创建新的访问级别。

原因如下

通过复制现有的访问级别，可为新的访问级别提供一致的基准，确保初始设置相同。这也可以节省时间，因为系统管理员不必完全从头开始设置访问级别。

最佳实践

在“描述”框中记录每个访问级别可以执行的操作。

原因如下

请进行详细地描述，列出每种对象类型的设置。这可以帮助系统管理员（现在和将来）准确了解每个访问级别的用途，而无需深入访问级别本身来审查设置。

这还可以使在报告中查看访问级别时更容易对其进行比较。可以快速地在视图中添加描述字段，以迅速查看它们的不同之处，以及（在可能的情况下）创建不同访问级别的原因。

最佳实践

仅为您自己设置实现工作目标所必需的访问级别，最好是四到五个访问级别，以满足系统中大多数用户的需求。

原因如下

访问级别可确保当 Workfront 对象与用户共享时，用户拥有对其进行编辑、删除等操作所需的权限。您可以使访问级别变得更加通用，因为可以将对单个项目的共享配置为更具体的情况。

此外，访问级别较少时可以更轻松地保持系统的整洁和实施策略，这也可以在人们加入公司或更换部门时加快入职速度。

最佳实践

为至少两个用户分配全局系统管理员访问级别。

原因如下

不止一个人应了解 Workfront 为何如此配置、如何管理/维护它以及如何支持用户。如果一个人不在办公室、离开组织、很忙等，这可以确保另一个人拥有成功管理系统的信息和知识。

最佳实践

通过共享来限制用户可以对 Workfront 项目执行的操作，而不是删除访问级别中的功能。

原因如下

访问级别会控制用户可以在全局级别上对特定项目执行哪些操作。每个项目、任务、项目组合、文档等的共享权限会控制单个用户可以对该特定项目执行的操作。请不要删除具有特定访问级别的每个人所具有的功能，而是微调特定项目的共享权限，以便用户拥有有限的控制权。