使用待办事项列表 working-with-to-do-lists
在查看待办事项列表时，您可能会看到分配给您或您所属的任何组的业务流程中的任务，或者属于其他用户的共享任务。 您可以根据需要打开、处理和完成任务，例如批准或拒绝请求或添加更多信息。 在您完成任务后，该任务会发送给业务流程中的下一个人员，
关于待办事项列表 about-todo-lists
AEM Forms工作区具有以下三种类型的待办事项列表：
- 单个列表，其中包含直接分配给您的任务。
- 组列表，其中包含分配给组的任务。 组的任何成员都可以打开并完成任务。 要打开任务，组成员必须首先声明该任务。
- 共享列表，其中包含分配给某个用户的任务，该用户已与您或可能的其他用户共享了他们的待办事项列表。 共享列表的任何用户都可以声明、打开和完成共享任务。
通过单击将指针悬停在任务上时显示的图标，可以在不打开任务的情况下执行某些操作。
典型任务 typical-tasks
打开和处理任务时，可用的工具取决于任务。 不同的任务要求您执行不同的操作，因此，某些工具可能对您可用，也可能不可用。 下面介绍了您可能会收到的典型任务。
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提供信息：您收到的任务要求您完成并提交表单。
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审阅信息：您收到的任务要求您审阅信息并签署内容。
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多用户审核：您在其他用户收到任务的同时收到该任务。 您和其他用户必须提供信息或查看内容，或者同时提供两者。 以下工具可能适用于此类型的任务：
- 查看任务的说明
- 查看所有已分配任务的用户的完成状态
- 查看所有已分配任务的用户的评论
- 自行向任务添加注释
上述任何任务中可能提供的其他工具包括：
- 转发
- 共享
- 咨询
- 返回
- 注释
- 附件
打开任务 opening-tasks
您可以从待办事项列表中打开和锁定任务，或者从组或共享待办事项列表中声明和打开任务。 打开任务时，该任务将显示在主窗格中。 其他任务显示在“待办事项”列表旁边的任务列表中。
如果存在“任务摘要URL”，则默认情况下会打开“任务摘要”视图，而不是与任务关联的表单。 即使用户在分配任务中启用了“以最大化模式打开表单”选项，该表单也不会以最大化模式打开。
打开并锁定列表中的任务 open-and-lock-a-task-from-your-list
当您从待办事项列表中打开任务时，如果共享列表，您可以锁定该任务，以防止对您的列表具有访问权限的其他用户处理该任务。
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在待办事项页面的左窗格中，选择您的单独待办事项列表。 所有任务都显示在中间窗格中。
note note NOTE 您可以通过在“待办事项”列表中选择进程类型来筛选任务。 您可以选择待办事项列表，以再次查看待办事项列表中的所有任务。 -
如有必要，请锁定您的任务。 要锁定任务，请单击任务上的所有选项图标，然后选择锁定。 将指针悬停在任务上以使选项可用。
note note NOTE 您还可以在任务打开时在任意选项卡上锁定或解锁任务。 
任务的所有选项菜单
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单击任务以将其打开。
打开任务并从共享或组列表中声明任务 open-and-claim-a-task-from-a-shared-or-group-list
当您从组或共享列表中打开并声明任务时，任务会从组或共享列表中移入您的个人待办事项列表中。 对列表具有访问权限的其他用户无法处理任务。
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在待办事项页面的左窗格中，选择一个组或共享的待办事项列表。 所有任务都显示在中间窗格中。
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执行以下步骤之一：
- 若要在不打开任务的情况下从组或共享待办事项列表中声明任务，请将指针悬停在该任务上，单击 声明。 或者，当任务打开时，“声明”按钮在任务窗格下方的操作栏中可用。 申请后，任务将从组或共享待办事项列表移动到您的列表。
- 若要从组或共享待办事项列表中声明和打开任务，请单击 声明并打开。
使用任务 working-with-tasks
打开任务后，主窗格中显示的选项卡和可供您使用的工具取决于该任务。 您可能会看到的选项卡描述如下：
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任务摘要：打开任务时，“任务摘要”窗格允许您使用在“分配任务”步骤的进程中指定的URL来显示有关任务的信息（如果存在）。 使用“任务摘要”窗格，可以显示任务的其他相关信息，为AEM Forms工作区的最终用户添加更多价值。 如果任务摘要URL不存在，则此选项卡不可用。
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详细信息：提供有关当前任务及其所属进程的一些信息。
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表单：显示与任务关联的表单。 表单可以包含多种文件类型，包括PDF、HTML、指南和SWF文件。 该表单可以看起来像一个常规可打印的表单或基于Web的表单，或者引导您通过一系列向导样式的面板来收集信息。
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历史记录：列出属于流程实例的任务，以及每个任务的关联表单、任务分配及附件。
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附件：显示与任务关联的现有附件，并根据需要添加附件。
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注释：显示与任务关联的现有注释，并在必要时添加注释。
处理任务时，您可以看到的工具以及可以执行的操作如下所述。
转发、共享或咨询任务 forward-share-or-consult-on-a-task
您可以将任务与任何注释或附件一起转发给另一个用户，或者共享任务或与另一个用户查阅任务。 如果更改与任务关联的表单数据，请在转发、共享或查阅任务之前将表单另存为草稿。 否则，将在不更新表单的情况下发送任务。 转发和共享任务后，接收任务的用户可以声明和完成任务或将其返回给您。 如果咨询任务，则用户只能将任务返回给您。
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如果更改与要保留的任务关联的表单，请单击 保存。 保存选项在每个选项卡底部的操作栏中可用。 否则，将在不更新表单的情况下发送任务。
note note NOTE 根据您正在处理的任务，保存按钮不适用于某些表单。 -
在任意选项卡上，单击以下按钮之一：
- 转发
- 共享
- 咨询
note note NOTE 根据任务的不同，您也可以在待办事项列表中执行这些操作而不打开任务。 -
在弹出对话框窗口中，搜索并选择要转发、共享或咨询任务的用户的名称。
返回任务 return-a-task
- 在任意选项卡上，单击 返回。 任务将返回到先前将任务转发给您的用户的待办事项列表，或与您共享或咨询该任务。
使任务脱机 take-a-task-offline
您可以脱机处理任务，稍后从Adobe®Reader®Adobe® Acrobat® Professional或Adobe® Acrobat® Standard提交表单。 提交表单后，电子邮件客户端将使用相应的服务器电子邮件地址启动。 然后，您可以通过电子邮件将填写好的表单发送到服务器。
- 在任意选项卡上，单击 脱机。
- 指定用于保存表单的文件名，然后单击 保存。 与任务关联的表单将保存在本地，在提交表单之前，任务将保留在待办事项列表中。
使用附件 work-with-attachments
您可以在本地添加、更新、删除或保存任何附件。
添加附件
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在 附件 选项卡中，单击 浏览 以选择要附加的文件。
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为参与进程的其他用户选择附件的 权限 级别。 如果您选择 读取，则其他用户可以在本地保存该文件。 如果您选择其中一个编辑权限，其他用户也可以上载新文件来替换您的附件。
note note NOTE 您还可以在附件旁添加注释。 -
单击 上传。该文件附在表单上。
查看附件
- 在 附件 选项卡上，单击要查看的附件的文件名。
在本地保存附件
- 单击附件以将其打开。 将打开的附件保存在本地。
更新附件
- 单击附件的 编辑。 通过单击 浏览，选择要替换现有附件的文件。
删除附件
- 单击附件的 删除。
保存您的工作而不完成任务 save-your-work-without-completing-the-task
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在任意选项卡上，选择 保存。
此时将出现“另存为草稿”对话框。 草稿的默认名称是任务模板中的任务名称。
note note NOTE 您可以将工作区配置为定期自动将用户输入的信息保存为草稿。 如果启用了自动保存并且用户正在处理草稿，则会定期保存草稿。 如果存在自动保存，则会自动采用任务的默认名称。 有关详细信息，请参阅管理首选项中的“定期保存草稿”。 -
在另存为草稿对话框中，为任务指定唯一名称，然后选择 确定。
将使用指定的名称保存草稿。 任务仍保留在待办事项列表中，您在表单中所做的任何更改都保存在“草稿”文件夹中。 此外，在“待办事项”列表中，可以使用草稿名称搜索草稿以继续对其进行处理。
完成任务 completing-tasks
如何完成任务取决于任务本身以及您在流程中的角色。 系统可能会要求您批准或拒绝请求、提供内容、审核和验证信息，或指示您采取了行动。
您可以通过多种方式完成任务：
- 使用任何选项卡中可用的操作
- 使用表单本身内置的操作
- 从待办事项列表中，不打开任务
Assign Task步骤中选择isMustOpenToComplete字段，则此选项可用。- 如果您收到电子邮件通知，则通过电子邮件发送
完成任务时，根据任务的不同，可能会出现确认对话框，以确认您的操作。 例如，您可能会看到一个对话框，提示您证明所提供的信息的有效性。
完成任务 complete-a-task
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执行以下步骤之一：
- 选择任务，然后单击列表底部流程中所需的相应按钮以进行下一步。
- 如果表单没有按钮并且AEM Forms工作区中的“完成”按钮可用，请单击 完成。
- 如果表单中有按钮，且AEM Forms工作区中的“完成”按钮不可用，请单击表单上的相应按钮，以执行流程中所需的下一个步骤。
如果表单没有按钮并且AEM Forms工作区中的“完成”按钮不可用，则会显示一条消息，指示无法提交表单。
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如果出现“确认”对话框，请执行下列操作之一：
- 如果您已完成任务并准备好进行注销，请单击 确定。
- 如果要返回任务并且未准备好进行注销，请单击 取消。
批量审批任务 bulk-approve-tasks
您可以从“待办事项”列表中提交多个任务。 只有同一进程、具有相同任务名称和相同路由选项的任务才能一起提交。
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在待办事项页面的左窗格中，选择您的单独待办事项列表。 所有任务都显示在中间窗格中。
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选择 启用批量模式。 复选框显示在列表中的任务前面。
note note NOTE 此选项不适用于在设计进程时，在Workbench的“分配任务”步骤中为其选择了isMustOpenToComplete字段的任务。 待办事项列表中此类任务的复选框始终保持禁用状态。 -
选择批量审批任务。 可以选择具有相同任务名称和相同路由选项的相同进程的多个任务。 选择一个任务进行批准后，只有具有相同流程、相同任务名称和相同路由选项的任务才会保持启用状态。 其余部分已禁用。
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单击可用的Submit选项。 将提交选定的任务。
通过电子邮件参与任务 participating-in-tasks-through-email
您可以通过电子邮件接收和完成任务。 通过电子邮件参与任务，无需定期检查待办事项列表以查找新任务或在“跟踪”页面中查看任务状态。
首先，设置您的AEM Forms工作区首选项以接收电子邮件通知。 AEM Forms工作区可以为您的待办事项列表或您所属的任何组待办事项列表中的任务发送电子邮件通知。 管理员可确定电子邮件通知消息的发送时间和接收者。
电子邮件可能包含在AEM Forms工作区中打开任务的链接、用于任务的表单附件，或通过电子邮件完成任务的操作。 如果电子邮件中包含表单，则可以在表单中内置用于完成任务的按钮时，打开该表单并完成任务。 如果完成任务的操作包含在电子邮件中，则可以通过单击电子邮件中的操作或者使用在电子邮件正文中键入的第一行来回复电子邮件，来完成任务。
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要配置工作区以使用相应的电子邮件模板，请参阅AEM Forms JEE管理员指南。
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如果在AEM Forms工作区中提交任务后转发了草稿，则会发送电子邮件通知。 如果从AEM Forms工作区的起点转发草稿，则不会发送电子邮件通知。
通过电子邮件完成任务时，该任务将从AEM Forms工作区中的待办事项列表中删除。
接收电子邮件通知消息 receive-email-notification-messages
- 单击 首选项。
- 在 通过电子邮件通知任务事件 列表中，选择 是。
- 要将表单和数据包含在电子邮件中，请在 在电子邮件中附加Forms 列表中，选择 是。
通过移动设备参与任务 participating-in-tasks-through-mobile-devices
您可以使用AEM Forms工作区应用程序从移动设备参与任务。 在安装应用程序之前，请与系统管理员核实，确保贵组织支持使用AEM Forms工作区应用程序。
关于截止日期和提醒 about-deadlines-and-reminders
deadline 确定完成任务所必须遵循的日期和时间。 当截止日期过去时，服务器会将任务路由到流程中的下一步（可能是另一个用户的待办事项列表），然后任务上会显示截止日期图标。 无论与流程关联的规则如何，都会显示截止日期图标。
提醒 会通知您需要注意的任务。 提醒在预定时间发生，然后定期发生，直到您完成相关任务为止。 当您收到提醒时，该任务上将显示提醒图标。
业务流程决定了截止日期和提醒的行为和时间。 并非所有进程都有截止日期和提醒。 管理员指定是否为截止日期和提醒发送电子邮件通知。 您可以设置有关是否接收电子邮件通知的首选项。
处理组和共享队列中的任务 working-with-tasks-from-group-and-shared-queues
分配给您的所有任务都会显示在待办事项列表（队列）中。
任何您有权访问的组和共享待办事项列表也会出现在待办事项页面的左窗格中。 您可以从任何您有权访问的待办事项列表中完成任务。
组待办事项列表可以有多个成员。 管理员根据组织的特定要求设置组待办事项列表。 组待办事项列表提供一种将工作分配给分担类似责任的若干人员的方法。
例如，您的团队的每个成员都会处理贷款申请表。 所有这些任务都会发送到您的组中的每个成员都可以访问的组待办事项列表。 您组中的每个成员都可以访问该待办事项列表中的任务。
当另一用户与您共享其待办事项列表或明确与您共享任务时，将显示共享的待办事项列表。 然后，您可以在该用户的待办事项列表中查看任务，并代表该用户完成这些任务。 例如，如果您正在休假，您可以选择与在您休假时完成任务的同事共享您的待办事项列表。
要从组或共享的待办事项列表处理任务，请先声明该任务。 然后，您成为该任务的所有者，直到您完成该任务或将其转发给另一个用户为止。
共享队列 sharing-queues
您可以与另一个用户共享您的待办事项列表，该用户随后可以查看您的待办事项列表中的新任务并根据这些任务执行操作。 如果在共享待办事项列表之前，您的待办事项列表中存在任何任务，其他用户将无法查看这些任务。 在您授予对待办事项列表的访问权限后，用户只能查看和申请进入待办事项列表的任务。
请记住，对于要在共享队列中查看任务的用户，进程设计者必须在“用户服务”的“任务访问控制列表(ACL)”选项卡上启用“为共享队列添加ACL”选项。
共享您的队列
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在 首选项 选项卡的 队列 选项卡中，单击“当前共享我的队列的用户”的“+”图标。
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搜索并选择用户的名称。
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单击“共享” 按钮，与选定用户共享您的队列。
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选择用户的名称，然后单击 共享。
note note NOTE 您可以通过单击列出该用户的行末尾的 X 图标，从共享待办事项列表中删除该用户。
访问其他队列 accessing-other-queues
您可以请求访问其他用户的待办事项列表，以查看和申请该用户待办事项列表中的任何新任务。
当您请求访问另一个用户的待办事项列表时，该用户会在其待办事项列表中接收任务，以批准或拒绝您的请求。 用户完成任务后，您会在待办事项列表中收到通知。
如果您被授予对另一用户待办事项列表的访问权限，则在授予您访问权限之前，您无法查看该用户待办事项列表中存在的任何任务。 您只能在获得待办事项列表的访问权限后查看进入用户待办事项列表的任务。
访问其他队列
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在 首选项 选项卡中，打开 队列 选项卡。
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单击“+”以查看“我有权访问的用户队列”。 在弹出对话框中搜索用户的名称。
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选择用户的名称，然后单击 请求。
note note NOTE 通过从“我有权访问的用户队列”列表中选择用户名，然后单击行末提到用户名的 X，可以删除对其他待办事项列表的访问权限。 当访问待办事项列表的请求仍待处理时，您无法删除对另一个待办事项列表的访问权限。
设置外出首选项 setting-out-of-office-preferences
如果您计划不在办公室，则可以指定在该期间分配给您的任务有何变化。
您可以选择指定让外出设置生效的开始日期和时间以及结束日期和时间。 如果与服务器时区不同，则使用服务器的时区。
您可以设置所有任务都将发送到的默认人员。 您还可以为特定流程中的任务指定例外，这些任务将发送给其他用户或保留在待办事项列表中，直到您返回。 如果指定的人员也在外面，则任务会转到他们指定的用户。 如果任务无法分派给不在办公室内的用户，则任务仍会保留在待办事项列表中。
设置外出首选项 set-out-of-office-preferences
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单击 首选项，然后单击 外出。
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要指定外出时间，请执行以下步骤之一：
- 若要指定您现在不在办公室无限期，请在 我当前为 列表中，选择 不在办公室，但不添加日期范围。
- 要指定您外出的开始日期和时间，请单击“+”以获取 外出计划。 使用日历和时间列表指定开始日期和时间。 如果您未指定结束日期和时间，则将从开始日期和时间开始一直被视为不在办公室，直到您更改首选项为止。
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要指定默认情况下如何处理您的任务，请从 外出时：外出任务的默认用户 列表中选择以下选项之一：
- 选择 不分配 以将任务保留在待办事项列表中，直到您返回。
- 选择 查找用户 以搜索要为其分配任务的用户。 选择用户后，您还可以查看其休假计划。
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若要将例外设置为默认值，请单击+以显示 进程例外，选择要为其创建例外的进程，然后选择其他用户或从 分配给 列表中选择 不分配。
note note NOTE 进程设计者可指定某些进程中的任务始终保持私有，不转发给其他用户。 此设置将覆盖您设置的任何设置。 -
完成设置首选项后，单击 保存。 如果您的设置指示您当前不在办公室，则您的更改将立即生效。 否则，它们将在指定的开始日期和时间生效。 如果您在办公室外时登录，则在更改设置之前，不会将您视为办公室成员。