关于Document Security about-document-security

Document Security确保只有授权用户才能使用您的文档。 使用Document Security，您可以安全地分发以支持的格式保存的任何信息。 支持的文件格式包括：

有关策略如何保护支持的文件类型的详细信息，请参阅更多Document Security信息。

使用Document Security，您可以轻松创建、存储预定义机密性设置并将其应用于文档。 为了防止信息超出您的覆盖范围，您还可以监控和控制在您分发文档后收件人如何使用您的文档。

您可以使用策略保护文档。 策略 ​是包含机密性设置和授权用户列表的信息的集合。您在策略中指定的机密性设置确定收件人如何使用您应用策略的文档。 例如，您可以指定收件人是否可以打印或复制文本、编辑文本或者向受保护文档添加签名和注释。

Document Security用户通过最终用户网页创建策略。 管理员使用Document Security网页创建策略集，策略集包含可供所有授权用户使用的共享策略。

虽然策略存储在Document Security中，但您可以通过客户端应用程序将它们应用到文档。 Acrobat帮助 ​中详细介绍了如何将策略应用于PDF文档。 有关使用其他应用程序(如Microsoft® Office)应用策略的信息，请参阅该应用程序的​ Acrobat Reader DC扩展帮助。

将策略应用到文档时，策略中指定的机密性设置保护文档包含的信息。 机密性设置还可以保护PDF文档中的任何文件（文本、音频或视频）。 您可以将受策略保护的文档分发给策略授权的收件人。

文档访问控制和审核

使用策略保护文档可让您持续控制该文档，即使在分发文档之后也是如此。 您可以监视文档、更改策略、阻止用户继续访问文档，以及切换应用于文档的策略。

通过Document Security，您可以监视受策略保护的文档并跟踪事件，例如当授权或未经授权的用户尝试打开文档时。

组件

Document Security包括服务器和用户界面：

服务器： Document Security用来执行诸如用户身份验证、实时策略管理和机密性应用等事务的中央组件。 该服务器还为策略、审计记录和其他相关信息提供了一个中央存储库。

网页： ​用于创建策略、管理受策略保护文档以及监视与受策略保护文档关联的事件的界面。 管理员还可以为受邀用户配置全局选项，如用户身份验证、审核和消息传送，以及管理受邀用户帐户。

图中的步骤如下：

关于Document Security用户 about-document-security-users

各种类型的用户使用Document Security完成不同的任务：

Document Security管理员可以使用“用户管理”中的以下权限创建自定义角色：

策略和受策略保护的文档 policies-and-policy-protected-documents

策略 ​定义了一组机密性设置以及可以访问应用了该策略的文档的用户。 策略还允许动态更改文档的权限。 它授予文档安全人员更改机密性设置的权限，以撤销对文档的访问权限或切换策略。

可以使用Adobe Acrobat®Pro和Acrobat Standard将策略保护应用于PDF文档。 使用安装了相应Acrobat Reader DC扩展的客户端应用程序，可以将策略保护应用于其他文件类型，如Microsoft®Word、Excel和PowerPoint文件。

策略的工作方式 how-policies-work

策略包含有关授权用户的信息以及要应用于文档的机密性设置。 用户可以是贵组织中的任意用户，也可以是拥有帐户的贵组织外部人员。 如果管理员启用了用户邀请功能，则甚至可以将新用户添加到策略中，从而启动注册邀请电子邮件流程。

策略中的机密性设置确定收件人可以如何使用文档。 例如，您可以指定收件人是否可以打印或复制文本、进行更改或向受保护文档添加签名和注释。 同一策略还可以为特定用户指定不同的机密性设置。

用户和管理员通过Document Security网页创建策略。 一次只能将一个策略应用于文档。 可以使用以下方法之一应用策略：

可以使用客户端应用程序从文档中删除策略。

图中的步骤如下：

将策略应用到文档时，该文档中包含的信息，包括PDF文档中包含的任何文件（文本、音频或视频），均受策略中指定的机密性设置保护。 Document Security生成许可证和加密信息，然后嵌入到文档中。 当您分发文档时，document security可以对尝试打开文档的收件人进行身份验证，并根据策略中指定的权限授权访问。

如果启用了离线使用，则收件人还可以在策略指定的时间段内离线使用受策略保护的文档（没有活动的Internet或网络连接）。

受策略保护的文档的工作方式 how-policy-protected-documents-work

要打开和使用受策略保护的文档，策略必须包括您的姓名作为收件人，并且您必须拥有有效的Document Security帐户。 对于PDF文档，您需要Acrobat或Adobe Reader®。 对于其他文件类型，您需要为安装了Acrobat Reader DC扩展的文件安装适当的应用程序。

当您打开受策略保护的文档时，Acrobat、Adobe Reader或Acrobat Reader DC Extensions会连接到Document Security以验证您的身份。 然后，您可以继续登录。 如果正在审核文档使用情况，则会显示通知消息。 在文档安全确定要授予哪些文档权限后，它管理文档的解密。 然后，您可以根据策略机密性设置使用该文档。

图中的步骤如下：

在以下条件下，您可以继续使用文档：

如果策略允许离线访问，您还可以离线使用受策略保护的文档（没有Internet或网络连接）。 首先登录Document Security以同步文档。 然后，您可以在策略中指定的脱机租赁期内使用该文档。

离线租赁期结束时，通过联机并打开受策略保护的文档或使用客户端应用程序中的命令再次将文档与Document Security同步。 有关详细信息，请参阅​ Acrobat帮助 ​或相应的​ Acrobat Reader DC扩展帮助。

如果使用“保存”或“另存为”菜单命令保存受策略保护文档的副本，则会自动为新文档应用和实施策略。 诸如尝试打开新文档之类的事件也将被审核并记录为原始文档。

策略集 policy-sets

策略集 ​用于对具有共同业务目的的一组策略进行分组。 然后，这些策略集将提供给系统中的部分用户。

每个策略集可以有一个或多个关联的策略集协调器。 策略集协调员是管理员或具有更多权限的用户。 策略集协调器 ​通常是组织内的专家，可以最好地编写特定策略集中的策略。

策略集协调员可以执行以下任务：

策略集由管理员和具有相应权限的策略集协调员在Document Security Administration网页中创建和删除。

通过指定域中哪些用户或组可以使用策略集中的策略来保护文档，策略集可供有限数量的用户使用。

安装Document Security后，将创建一个名为​ 全局策略集 ​的默认策略集。 安装软件的管理员管理此策略集。

最佳实践 best-practices

策略是可应用于各种文档的可重用权限和用户组集。 对于受保护的文档。 这些策略可确保只有授权用户才能使用允许的功能。 随着一个部门中不同用户角色和文档的增加，策略和策略集的数量预计会增加。 要创建和管理策略，以下是一些注意事项和最佳实践：

将用户组添加到策略而非单个用户。 这样可以更轻松地管理策略并将其应用到许多用户。