管理销售提案和合同

用例主横幅

销售提案是企业争取客户的第一步。 就跟所有事物一样,第一印象是最后的。 因此,您与客户的第一次互动设定了他们对您的业务的期望。 建议书必须简洁、准确、方便。

合同和建议书的文件结构中包含不同类型的数据。 它们同时包含动态数据(客户名称、报价金额等)和静态数据(样板文本,例如公司功能、团队配置文件和标准SOW条款)。 创建模板文档(如销售提案)通常涉及单调的任务,如在样板模板中手动替换项目详细信息。 在本教程中,您将使用动态数据和工作流为创建销售提案构建一个高效的流程。

您可以学到的内容

在本实际操作教程中,了解如何使用多种工具(其中最重要的是Adobe Acrobat Services API)实现动态数据和工作流。 这些API用于为您和您的企业提供更方便的销售提案和合同。 本教程演示了如何自动创建、合并和显示PDF文档的实用技巧。 手动执行这些任务既费时又费力。 通过利用Acrobat Services个API,您可以缩短用于这些任务的时间。

相关的API和资源

解决问题

安装好工具后,您就可以开始解决问题了。 这些建议具有每个客户端特有的静态内容和动态内容。 出现瓶颈的原因是,每次提出建议书时都需要这两种类型的数据。 输入静态文本非常耗时,因此您要将其自动化,并且只能手动处理来自每个客户端的动态数据。

首先,在Microsoft Forms(或您首选的表单生成器)中创建数据捕获表单。 此表单用于来自添加到销售提案中的客户机的动态数据。 填写此表单并提出问题,从客户那里获取所需的详细信息 — 例如,公司名称、日期、地址、项目范围、定价以及其他评论。 要构建您自己的表单,请使用此[表单](https://forms.office.com/Pages/ShareFormPage.aspx id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAN__rtiGj5UNElTR0pCQ09ZNkJRUlowSjVQWDNYUEg2RC4u&sharetoken=1AJeMavBAzzxuISRKm是的)。 目标是让潜在客户填写表单,然后将他们的响应导出为JSON文件,这些文件将传递到您工作流程的下一个部分。

某些表单构建者仅允许您将数据导出为CSV文件。 因此,您可能会发现将生成的CSV文件转换为JSON文件十分有用。

每个销售计划书都会重复使用静态数据。 因此,您可以使用Microsoft Word中的销售提案模板来提供静态文本。 您可以使用此模板,但您可以创建自己的模板或使用Adobe模板

现在,您需要一些功能来同时获取客户的JSON格式动态数据和Microsoft Word模板中的静态文本,以便为客户制作独一无二的销售提案。 Acrobat Services个API用于合并这两者并生成可签名的PDF。

为此,可以使用标签。 标签是易于使用的字符串,可以表示数字、单词、数组,甚至是复杂对象。 标记充当动态数据的占位符,在本例中,动态数据是在表单中输入的客户端数据。 将标签插入模板后,您可以将表单字段从JSON文件映射到Word模板。

使用标签

打开您的销售方案模板,然后选择​ 插入 ​选项卡。 在​ 加载项 ​组中,选择​ 获取加载项。 然后,选择​ AdobeDocument Generation加载项 ​以添加它。 添加后,您会在​ 主页 ​选项卡上的​ Adobe ​组中看到Document Generation Tagger。

在​ Adobe ​组中的​ 主页 ​选项卡上,选择​ Document Generation ​以开始为文档添加标签。 在窗口右侧的面板中会显示一个有用的演示视频。

Word中的Document Tagger插件的屏幕截图

选择​ 开始使用。 然后要求您提供示例数据。 粘贴或上传表单响应JSON文件,如下所示。

粘贴示例代码的屏幕截图

选择​ 生成标记 ​以从您粘贴或上传的JSON文件中获取字段列表。 右侧边栏上的标签如下所示。

可用标记的屏幕截图

生成标签后,您可以将其插入到文档中。 标签将添加到文档中的光标位置。 如上所述,您应在​ 项目范围 ​副标题正下方添加​ 项目范围 ​标记。 这样,当客户端在表单中输入项目的范围时,他们的响应将低于​ 项目范围 ​的副标题,并替换您刚刚添加的标记。 添加完标签后,您文档的一部分应该如下面的屏幕截图所示。

将标签添加到Word文档的屏幕截图

使用API

转到Acrobat Services API 主页。 若要开始使用Acrobat Services API,您需要应用程序的凭据。 一直向下滚动,然后选择​ 开始免费试用 ​以创建凭据。 您可以免费使用这些服务六个月,然后按需付费,每笔文档交易仅需0.05 USD,因此您只需支付所需的费用。

选择​ PDF服务API ​作为您选择的服务,并填写如下所示的其他详细信息。

获取凭据的屏幕截图

创建凭据后,将获得一些代码示例。 选择首选语言(本教程使用Node.js)。 您的API凭据位于zip文件中。 将文件提取到PDFToolsSDK-Node.jsSamples。

首先,创建一个名为auto-doc**的空文件夹。**在该文件夹中,运行以下命令以初始化Node.js项目: npm init。 将您的项目命名为“auto-doc”

在文件夹中。/PDFToolsSDK-Node.jsSamples/adobe-dc-pdf-tools-sdk-node-samples,有一个名为pdftools-api-credentials.json的文件。 将其和private.key移至自动文档文件夹。 它包含您的API凭据。 此外,在自动文档文件夹中,创建一个名为“resources”的子文件夹。 每当生成销售建议时,它都会保留从客户端收到的JSON格式数据。 在同一文件夹中,保存来自Microsoft Word的销售提案模板。

现在,您可以开始创造魔法了! 由于在本教程中使用了Node.js,因此必须安装Node.js Acrobat Services SDK。 为此,请在auto-doc文件夹中,运行yarn add @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk。

现在创建一个名为merge.js的文件,并将以下代码粘贴到该文件中。

javascript
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk'),
fs = require('fs');
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync('resources/Proposal.json'),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);
// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFToolsSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile('resources/Proposal.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('output/Proposal.pdf'))
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}

此代码借助您使用Acrobat Services创建的标签,从Microsoft表单获取您的JSON文件。 然后,它会将数据与您在Microsoft Word中创建的销售提案模板合并,以生成一个全新的PDF。 PDF将保存在新创建的中。/output文件夹。

此外,该代码使用Adobe Sign API让两家公司签署生成的销售提案。 有关此API的详细说明,请参阅此博客文章。

后续步骤

一开始您有一个需要自动化的低效、繁琐的流程。 您从为每个客户端手动创建文档一直到创建简化的工作流程来自动执行销售提案流程

使用Microsoft Forms,您可以从客户那里获得关键数据,这些数据将纳入客户独特的建议中。 您已在Microsoft Word中创建了一个销售提案模板,用于提供您每次都不想重新创建的静态文本。 然后,您使用Acrobat Services个API合并表单和模板中的数据,以便更高效地为您的客户创建销售提案PDF。

本实际操作教程只是对这些API可行性的一个大概了解。 要发现更多解决方案,请访问Adobe Acrobat Services API页面。 所有这些工具均可免费使用6个月。 然后,对于即用即付计划,只需为每个文档交易支付0.05 USD,因此您只需在团队为您的销售渠道添加更多潜在客户时支付。

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