Ledningsguide för Adobe Workfront
Att förvandla arbete i den digitala eran är ingen liten bedrift. Ditt team kommer att arbeta hårt med att skräddarsy din Workfront-instans efter era nuvarande processer och framtida mål. Du kan hjälpa dem att lyckas genom att ge dem vägledning och support. Det är då det här dokumentet kan hjälpa dig.
Du tycker att ditt arbete är viktigt. Det gör vi också. Tack för att du litar på oss att hjälpa dig att lyckas.
Innehållet på de följande sidorna skapades bara för dig, företagsledaren som beslutar att ni ska använda Workfront och som ansvarar för att beslutet ska ge valuta. Du hittar konkreta riktlinjer och råd som hjälper dig att komma igång med att skapa en rutin för arbetsstyrning.
Nu sätter vi igång.
Dela din vision
En av de viktigaste uppgifterna för en lyckad Adobe Workfront-implementering är att tala om varför.
Varför bestämde ni er för att köpa Workfront? Vilka resultat förväntar ni er?
När teamet vet vilket huvudsyftet är kommer det att vägleda många av deras implementeringsbeslut och det kommer att vägleda implementeringen och användningen.
Meddelandena bör vara enkla och sändas regelbundet. Se till att ni informerar användare, team och avdelningar om vilka mål och förväntade resultat ni har för Workfront-implementeringen, hur enskilda kan dra nytta av det och varför det är viktigt inte bara för er utan för hela organisationen. Kommunikationsarbetet skapar medvetenhet bland användarna och utgör grunden för en plan för att återkoppla arbetet till strategin, vilket säkerställer en gemensam förståelse i hela teamet om hur Workfront gynnar organisationens övergripande vision och mål vilket är avgörande för att lyckas.
_______________________________
ÅTGÄRD: Skriv två till fyra meningar om varför ni valt Workfront och kommunicera det under avdelnings- och personalmöten. Dela budskapet med kollegor och rapporter. Förstärk budskapet regelbundet.
_______________________________
Exempel för att komma igång:
- ”Vår organisation har investerat i Adobe Workfront för att hantera arbetsgivarbaserade förfrågningar via intag och projekttilldelningar och validera personaldata för att öka effektiviteten och minimera redundansen mellan team genom intelligenta automatiseringar.”
- ”Vår organisation planerar att förändra våra marknadsföringsprocesser med målet att snabba upp den kreativa leveransen med Adobe Workfront. Genom att förskjuta vår digitala engagemangsstrategi genom vårt partnerskap med Adobe kan vi öka intäkterna med så mycket som 1 miljard dollar.”
- ”Genom att använda Lean-metoder och Adobe Workfront för att minska pappersmängden och knyta ihop fristående team omvandlar vi manuella processer till effektivare och produktivare arbetssätt. Vårt mål är att minska tiden för ergonomiska bedömningsprocesser från veckor till timmar, förbättra förmågan att leverera avtal på tjänstenivå med 500 % och öka marknadsföringens effektivitet med 15-20 %.”
Rätt personalresurser
De mest framgångsrika Adobe Workfront-kunderna har minst en stark systemadministratör. Vi rekommenderar att den här personen arbetar på heltid i den rollen. Varför? Att vara systemadministratör handlar inte bara om löpande tekniskt underhåll, utan också om att underlätta ekosystemet av människor, processer och teknik för hög driftsäkerhet. Rollen omfattar, men är inte begränsad till:
- Löpande optimering av programmet
- Delta i eller ha ansvar för styrkommittén (se nästa avsnitt)
- Regelbundet upprepa målet med att använda en arbetshanteringsapp
- Introducera nya team eller grupper till Workfront
- Rekommendera (eller förordna) utbildning och hjälpmedel för slutanvändare
_______________________________
ÅTGÄRD: Identifiera en av dina nuvarande anställda som systemadministratör för Workfront på heltid. Registrera hen i kursen Workfront System Administrator Boot Camp för att förbereda dem i deras nya roll.
TIPS: Framgångsrika systemadministratörer har ofta en naturlig nyfikenhet och en önskan att lära sig och vara delaktiga. Tidigare erfarenheter av projektledning eller förståelse för processflöden är bra, men behövs inte. Var noga med att meddela din långsiktiga strategi till systemadministratören och hålla hen informerad om ändringar allt eftersom tiden går.
_______________________________
Driftskvalitet
Att ha en funktionsövergripande arbetsgrupp, eller ”styrkommitté”, för er Adobe Workfront-lösning är avgörande för att lyckas.
När alla team följer samma uppsättning standarder resulterar det i driftkvalitet och effektiv rapportering för arbetsledning i hela organisationen. Dessa standarder fastställs av styrkommittén – som alla har en röst vid bordet, som förstår företagets strategiska initiativ och kan delta i arbetet med att nå gemensamma mål.
Kommittén kommer ofta att bestå av:
- Workfront-systemadministratörer
- Workfront-gruppadministratörer
- Avancerade Workfront-användare
- Avdelningsexperter som ansvarar för att genomföra strategin
Varje kommittémedlem bör tilldelas en roll och ett ansvar som bidrar till att övervaka viktiga infrastrukturarbeten som kommunikation, utbildning, processförbättring och rapportering.
_______________________________
ÅTGÄRD: Fråga interna Workfront-ansvariga/experter om deras planer på att skapa och underhålla en styrkommitté. Stärk stödet för detta koncept och be att få delta i ett av deras möten för att dela din vision (”varför”) om arbetsledning i organisationen.
TIPS: Vi rekommenderar att du ger styrkommittén ett namn. Här är några av våra kunders idéer:
- Workfront Core Team
- Workfront Champions
- The Lion's Den
_______________________________
Din roll för att nå framgång
En av nycklarna till att få ut så mycket som möjligt av er investering i Adobe Workfront är du själv. Det ultimata värdet av alla arbetshanteringssystem är de data och insikter som de avslöjar. När du som ledare börjar använda dessa data regelbundet kommer ditt team att se värdet av att använda Workfront regelbundet. Det är då hjulen verkligen börjar snurra: fler indata ger fler insikter.
Din användning av Workfront-data ökar också medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse. När teammedlemmarna förstår hur deras arbete samverkar med strategiska företagsinitiativ blir de mer engagerade och delaktiga.
_______________________________
ÅTGÄRD: Markera data som genererats av Workfront och fira framgångar på personal- och teammöten. Uppmuntra chefer i teamet att göra samma sak i sina egna teammöten och personliga möten.
_______________________________
Du är i gott sällskap
”Precis som många andra marknadsföringsorganisationer arbetade vi i silor tidigare, så det är underbart att ha rapportering och synlighet på en central plats. Workfront förser oss med en enda informationskälla.”– Paul Tasker, VP Marketing Operations på Sage
”Workfront eliminerar delade kalkylblad och dagliga meddelanden om tillgängliga resurser som tog cirka 20 timmar per vecka eller 1 000 timmar per år på flera kontor.”
– Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer på FCB Health
Din roll för att nå framgång
En gemensam teknisk och organisatorisk grund är mycket viktig för att få ut så mycket som möjligt av er investering i Adobe. Det ser till att alla delar av organisationen arbetar mot en gemensam strategi och ett syfte.
Vi förstår också att det kan kännas överväldigande att vara ledare under förändringar. Under resan går ni igenom flera viktiga steg: ni ska förmedla er vision, skaffa acceptans, göra så att människor kan använda de nya teknikerna och hitta nya arbetssätt.
Mer detaljerad vägledning om hur ni hanterar de mänskliga aspekterna av förändringar finns i vår guide Tips för förändringshantering. Den innehåller värdefulla insikter, praktiska strategier och en verktygslåda som hjälper er att förstå omfattningen och komplexiteten i organisationsomvandlingen.