Skapa en Adobe Workfront-uppgift i Google Workspace med e-postinnehåll
Du kan konvertera ett externt e-postmeddelande (som inte har genererats av Adobe Workfront) till en Workfront-åtgärd.
Du kan också konvertera ett externt e-postmeddelande till en uppdatering för en befintlig uppgift. Mer information finns i Uppdatera ett Adobe Workfront objekt från Google Workspace med e-postinnehåll.
Mer information om hur du använder Google Workspace för att arbeta med e-postmeddelanden som skickas av Workfront finns i Hantera Adobe Workfront meddelandeinformation från Google Workspace.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande åtkomst för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
*Kontakta Workfront-administratören om du vill ta reda på vilken plan, licenstyp eller åtkomst du har.
Förutsättningar
Innan du kan skapa en Workfront-uppgift i Google Workspace måste du
- Installera Workfront for Google Workspace
Instruktioner finns i Installera Adobe Workfront for Google Workspace.
Skapa en Adobe Workfront-uppgift i Google Workspace med e-postinnehåll
-
Om panelen Workfront for Google Workspace inte visas klickar du på ikonen Workfront
-
Öppna e-postmeddelandet i Google Workspace och klicka på ett alternativ i Workfront for Google Workspace för att konvertera e-postmeddelandet till en ny Workfront-åtgärd.
-
Välj ett Create new-alternativ för att ange om aktiviteten ska vara en del av ett projekt eller en personlig uppgift som är oberoende av ett projekt.
-
Om du vill bifoga aktiviteten till ett överordnat projekt klickar du på Project name, skriver namnet på projektet där du vill ha aktiviteten och klickar sedan på projektnamnet när det visas i listan nedan.
-
Gör någon av dessa ändringar:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Task name Redigera valfri del av den här texten, som hämtas från e-postmeddelandets ämnesrad. Description Redigera valfri del av den här texten, som hämtas från e-postmeddelandet. Assign To Klicka på Assign To, klicka på alternativet Assign this to som visas och börja sedan skriva in personens namn och klicka på det när det visas i listan nedan. Upprepa detta för varje person som du vill lägga till och klicka sedan på Save. Planned duration Klicka på Planned duration och ange sedan det antal dagar som du vill att uppgiften ska ta.
Obs! Det här alternativet kan konfigureras för din organisation på olika sätt. För din organisation kan du till exempel behöva ange ett antal timmar i stället för dagar. Kontakta Workfront-administratören om du behöver mer information. Om du vill ange en annan tidsperiod än den konfigurerade standardperioden skriver du m, h, d, w eller mo efter talet för att ange minuter, timmar, dagar, veckor eller månader.
Priority Klicka på listrutepilen och klicka sedan på den prioritet du vill ha för uppgiften. Include email attachments (Endast tillgängligt om e-postmeddelandet innehåller minst en bifogad fil.) Klicka på det här alternativet om du vill spara bifogade filer i e-postmeddelandet i Documents-området för uppgiften.
Om du inte vill spara en bifogad fil klickar du på krysset till höger om namnet.
Om e-postmeddelandet innehåller länkar till dokument i Google Drive sparas de på fliken Overview för den uppgift du skapar.
Viktigt! För att detta ska fungera måste Workfront-administratören godkänna Google Drive att arbeta med dokument i Workfront, vilket beskrivs i avsnittet Konfigurera integreringar för att hantera dokument i artikeln Konfigurera dokumentintegreringar.
Om du aktiverar det här alternativet förblir det aktiverat för andra e-postmeddelanden som du konverterar till uppgifter, utgåvor och uppdateringar.
Include email file Klicka på det här alternativet om du vill spara det ursprungliga e-postmeddelandet som en EML-fil i Documents området för uppgiften. Därifrån kan du dubbelklicka på filen för att öppna e-postmeddelandet i ditt e-postprogram.
Om du aktiverar det här alternativet förblir det aktiverat för andra e-postmeddelanden som du konverterar till uppgifter, utgåvor och uppdateringar.
-
Klicka på Create Task.
Fliken Details för den nya aktiviteten visas på panelen Workfront for Google Workspace. Du kan klicka på Updates och börja kommunicera med medarbetare direkt utan att lämna din inkorg.
Längst ned på fliken Details kan du även klicka på View in Workfront för att gå till den nya aktiviteten i Workfront.
När du uppdaterar webbläsaren bekräftar ett meddelande med en länk längst ned på panelen Workfront for Google Workspace att du har konverterat e-postmeddelandet till en åtgärd:
Du kan klicka på länken för att gå till detaljvyn på panelen Workfront for Google Workspace för den uppgift du har skapat.
Du kan upprepa de här stegen om du vill konvertera samma e-post till flera åtgärder. När du uppdaterar webbläsaren eller återgår till e-postmeddelandet vid ett senare tillfälle visas alla länkar som du har skapat för e-postmeddelandet längst ned på panelen Workfront for Google Workspace.
-
(Valfritt) Fortsätt att arbeta med uppgiften på panelen Workfront for Google Workspace genom att göra något av följande:
-
Om du vill lägga till en uppdatering på fliken Updates klickar du på Start a new update och skriver uppdateringen.
-
Om du vill svara på en uppdatering på fliken Updates klickar du på Reply och skriver in ditt svar.
För båda ovanstående åtgärder kan du meddela vissa användare om din kommentar. Klicka på Notify, börja skriva namnet på en användare och klicka sedan på namnet när det visas i listrutan. Upprepa den här processen för andra användare som du vill meddela och klicka sedan på Post.
-
Klicka på fliken Documents om du vill visa dokument som har sparats med uppgiften.
-
Du kan upprepa de här stegen om du vill konvertera samma e-post till flera åtgärder. När du uppdaterar webbläsaren eller återgår till e-postmeddelandet vid ett senare tillfälle visas alla länkar som du har skapat för e-postmeddelandet längst ned på panelen Workfront for Google Workspace.