Dela ett eget formulär
Du kan konfigurera åtkomst för ett anpassat formulär för att styra vem - person, roll, grupp, team, företag - som kan visa, dela och redigera det.
Åtkomstkrav
Du måste ha följande för att kunna utföra stegen i den här artikeln:
Mer information om informationen i den här tabellen finns i Åtkomstkrav i Workfront-dokumentationen.
Tillgång till anpassade formulär access-to-custom-forms
När du skapar ett nytt anpassat formulär och någon kopplar det till ett objekt kan alla användare som är tilldelade till objektet som standard visa och fylla i formuläret. Detta gäller även användare med licenser för begärande och externa användare.
På ett objekt där det anpassade formuläret inte redan är bifogat kan en användare (även om de har åtkomstnivån Planering) inte bifoga det från den anpassade Forms-listrutan såvida inte något av följande är sant:
- Någon delade det anpassade formuläret med användaren eller med deras team, jobbroll, grupp eller företag och beviljade minst behörigheten Visa med Bifoga till anpassade data markerad
- Användaren har en planlicens och deras åtkomstnivå ger administrativ åtkomst till anpassade formulär
Dela ett anpassat formulär från listan med formulär
I stället för att lämna ett anpassat formulär i standarddelningsläget (beskrivs i Åtkomst till anpassade formulär i den här artikeln) kan du konfigurera specifika åtkomstnivåer för formuläret för vissa användare, jobbroller, grupper, team och företag.
-
Klicka på ikonen Main Menu
-
Klicka på Anpassad Forms i den vänstra panelen.
-
Markera det anpassade formuläret och klicka sedan på ikonen
-
I rutan som visas, under Ge anpassad formuläråtkomst till, börjar du skriva namnet på användaren, teamet, jobbrollen, gruppen eller företaget som du vill dela det anpassade formuläret med och trycker sedan på Retur när namnet visas.
-
Om du vill justera åtkomsten för användaren, teamet, jobbrollen, gruppen eller företaget som du just lade till klickar du på listrutan till höger om namnet och konfigurerar sedan något av följande tillgängliga alternativ och någon av de avancerade inställningarna:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Se det Möjlighet att visa och fylla i det anpassade formuläret på objekt.
OBS!: För användare med Light- och Contributor-licenser (eller Work-, Review- och Request-licenser) är detta det högsta tillgängliga alternativet.
Klicka på Avancerade inställningar för att ange om du vill tillåta följande:
-
Koppla till anpassade data: Möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till projekt, aktiviteter och ärenden som de har hanteringsåtkomst för
-
Dela: Möjlighet att dela det anpassade formuläret med andra i systemet
Användare med en Light- eller Contributor-licens (eller Work-, Review- eller Request-licens) kan endast dela anpassade formulär via API:t eller en anpassad formulärrapport.
Hantera det Endast tillgängligt för användare med Standard- eller Plan-licens.
Förutom att kunna lägga till formuläret i objekt som de har tillgång till för redigering kan användarna även redigera det anpassade formuläret fullständigt, inklusive lägga till, redigera och ta bort fält.
Klicka på Avancerade inställningar för att ange om du vill tillåta följande:
-
Koppla till anpassade data: Möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till projekt, aktiviteter och ärenden som de har hanteringsåtkomst för
-
Ta bort: Ta bort det anpassade formuläret från systemet
-
Dela: Dela det anpassade formuläret med andra i systemet
-
-
(Valfritt) Upprepa steg 4-5 om du vill lägga till andra namn i listan och konfigurera deras alternativ.
-
(Valfritt) Om du vill begränsa åtkomsten till det anpassade formuläret (på objekt som det är kopplat till) till de som du har angett i föregående steg, klickar du på kugghjulsikonen
Om du ångrar dig kan du klicka på Gör det synligt i hela systemet (standardalternativet).
note note NOTE - När du gör ett anpassat formulär synligt i hela systemet tillåter du bara användare att se och fylla i det på objekt som de har tilldelats, inte att bifoga det till andra objekt. Du kan ge möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till objekt med alternativet "Bifoga till anpassade data" som förklaras under steg 5.
- De flesta organisationer vill säkerställa att alla i systemet kan fylla i ett anpassat formulär när det bifogas till objekt som de arbetar med och visa data i rapporter. Om detta stämmer för din organisation rekommenderar vi att du använder Gör det synligt för hela systemet. När alternativet är konfigurerat på det här sättet visas"Synligt system-Wide" i dialogrutan:
Om du är orolig för ett anpassat formulär där användarna kan ange känsliga data när de är kopplade till vissa objekt, kan det vara bättre att begränsa delning för dessa objekt än att begränsa åtkomsten till själva formuläret. -
Klicka på Spara.
Dela ett anpassat formulär från formulärdesignern
-
Klicka på ikonen Main Menu
-
Klicka på Anpassad Forms i den vänstra panelen.
-
Öppna ett anpassat formulär eller skapa ett nytt anpassat formulär.
-
Klicka på Dela längst upp till höger i formulärdesignern när du är redo att dela formuläret.
-
I rutan som visas, under Bevilja anpassad formuläråtkomst till, börjar du skriva namnet på användaren, teamet, jobbrollen, gruppen eller företaget som du vill dela det anpassade formuläret med och trycker sedan på Retur när namnet visas.
-
Om du vill justera åtkomsten för användaren, teamet, jobbrollen, gruppen eller företaget som du just lade till klickar du på listrutan till höger om namnet och konfigurerar sedan något av följande tillgängliga alternativ och någon av de avancerade inställningarna:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Se det Möjlighet att visa och fylla i det anpassade formuläret på objekt.
OBS!: För användare med Light- och Contributor-licenser (eller Work-, Review- och Request-licenser) är detta det högsta tillgängliga alternativet.
Klicka på Avancerade inställningar för att ange om du vill tillåta följande:
-
Koppla till anpassade data: Möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till projekt, aktiviteter och ärenden som de har hanteringsåtkomst för
-
Dela: Möjlighet att dela det anpassade formuläret med andra i systemet
Användare med en Light- eller Contributor-licens (eller Work-, Review- eller Request-licens) kan endast dela anpassade formulär via API:t eller en anpassad formulärrapport.
Hantera det Endast tillgängligt för användare med Standard- eller Plan-licens.
Förutom att kunna lägga till formuläret i objekt som de har tillgång till för redigering kan användarna även redigera det anpassade formuläret fullständigt, inklusive lägga till, redigera och ta bort fält.
Klicka på Avancerade inställningar för att ange om du vill tillåta följande:
-
Koppla till anpassade data: Möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till projekt, aktiviteter och ärenden som de har hanteringsåtkomst för
-
Ta bort: Ta bort det anpassade formuläret från systemet
-
Dela: Dela det anpassade formuläret med andra i systemet
-
-
(Valfritt) Upprepa steg 5-6 om du vill lägga till andra namn i listan och konfigurera deras alternativ.
-
(Valfritt) Om du vill begränsa åtkomsten till det anpassade formuläret (på objekt som det är kopplat till) till de som du har angett i föregående steg klickar du på listrutepilen under Vem har åtkomst och väljer Endast inbjudna personer har åtkomst.
Om du ändrar dig kan du välja Alla i systemet kan visa.
note note NOTE - När du gör ett anpassat formulär synligt i hela systemet tillåter du bara användare att se och fylla i det på objekt som de har tilldelats, inte att bifoga det till andra objekt. Du kan ge möjlighet att bifoga det anpassade formuläret till objekt med alternativet "Bifoga till anpassade data" som förklaras under steg 6.
- De flesta organisationer vill säkerställa att alla i systemet kan fylla i ett anpassat formulär när det bifogas till objekt som de arbetar med och visa data i rapporter. Om detta stämmer för din organisation rekommenderar vi att du använder Alla i systemet kan visa. När alternativet är konfigurerat på det här sättet visas"Synligt system-Wide" i dialogrutan:
Om du är orolig för ett anpassat formulär där användarna kan ange känsliga data när de är kopplade till vissa objekt, kan det vara bättre att begränsa delning för dessa objekt än att begränsa åtkomsten till själva formuläret. -
Klicka på Spara.
Ta bort åtkomst till ett anpassat formulär från listan med formulär
-
Klicka på ikonen Main Menu
-
Klicka på Anpassad Forms i den vänstra panelen.
-
Markera det anpassade formuläret och klicka sedan på ikonen
-
I den ruta som visas klickar du på X till höger om namnet på den användare, det team, den roll, den grupp eller det företag som du inte längre vill ha särskild åtkomst till formuläret.
-
(Valfritt) Upprepa föregående steg för andra namn som du vill ta bort.
-
Klicka på Spara.