Analysera och planera en Workfront DAM-strategi
Innan du börjar konfigurera Workfront DAM för din organisation är det viktigt att du upprättar en organisationsstrategi och metadata/nyckelordsstrategi.
Analysera arbetsflödesprocesserna noggrant så att du kan uppnå dina DAM -mål. Organiserade och välkommenterade resurser är nyckeln till Workfront DAM -användbarhet, användaranpassning och övergripande framgång med Workfront DAM.
Workfront föreslår att du granskar följande:
-
Identifiera dina mål - Din organisation måste veta vad den vill uppnå med Workfront DAM för att inställningarna ska kunna göras på rätt sätt och för att användandet ska lyckas. Titta på era nuvarande processer och identifiera vilka steg som fortfarande behövs och vad som behöver ändras.
-
Mappstruktur - Mappstrukturen är hur dina resurser i DAM kommer att ordnas. Ordnas mapparna efter projekt, avdelning, år eller någon annan kategorisering? Mappar är det sätt som användarna får tillgång till resurser på, så det är viktigt att tänka på det. En välordnad mappstruktur kan också göra det enklare att hitta resurser.
-
Metadata-schema - Schemat är en uppsättning metadatafält som används för resurser i Workfront DAM. Dessa fält kan innehålla copyright, upphovsman och plats. Om du använder tredjepartsprogram för att lägga till metadata bör du tänka på hur du vill att de här fälten ska mappas till Workfront DAM.
-
Nyckelordsklonomi - Nyckelord är beskrivande ord för en resurs. En taxonomi är en fördefinierad lista med termer som användare kan välja mellan för att lägga till nyckelord till resurser. En taxonomi är avgörande för att behålla kontrollen och enhetligheten i nyckelordsinsatserna.
-
Arbetsflödesprocesser - Ett annat viktigt steg i att använda Workfront DAM är att skapa arbetsflödesprocesser för din organisation. Detta sträcker sig bortom bara vem som överför resurser. En del saker att tänka på (den här listan är inte inkluderande):
- Vilka mappar ska resurserna överföras till?
- Vilka metadatafält krävs för varje resurs?
- Har metadata lagts till före eller efter överföringen?
- Vem kan överföra resurser?
- Vem kan lägga till metadata?
- Krävs en nyckelordstaxonomi? Eller kan användare lägga till ytterligare nyckelord?
- Vilka är de bästa sätten att lägga till metadata? Hur formateras datum? Ange företagsnamn eller klientnamn?
- Hur får nya användare en Workfront DAM-inloggning?
För att lyckas på lång sikt är det viktigt att planera - planera systemstrukturen innan du påbörjar installationen, planera metadatarammet, planera slutanvändarutbildningen och planera det pågående underhållet.