God praxis - organisationsenheter

Vad är Adobe Workfront"best practice"?

Bästa praxis är riktlinjer som utgör ett effektivt och effektivt sätt att agera, som enkelt används av dig och användarna på ditt företag och som kan återges framgångsrikt i hela organisationen.

När du granskar dessa rekommendationer bör du tänka på att vissa av Workfront bästa metoder är universella medan andra kan vara mer specifika för ämnet. Använd dessa metodtips som ett ramverk för att vägleda installation och användning av Workfront-system.

Navigera på den här sidan

När du bläddrar igenom den här sidan hittar du först en högnivålista med alla de bästa metoderna för ämnet. På så sätt kan du granska rekommendationerna utan att behöva gå in på detaljerna om varför.

"Varför är de här bästa metoderna?" som finns efter högnivålistan ger mer information om några av de bästa metoderna och varför de anses vara en process, ett verktyg osv., bör du överväga att implementera med din Workfront-instans.

Bästa praxis för organisationsenheter

Varför är detta de bästa sätten?

Bästa praxis

Identifiera viktiga kategorier och behov innan du skapar organisationsenheter i Workfront.

Det här är varför

Om ni vet vilka mätvärden ni söker och vilken information ni vill samla in inom Workfront om användarna och vad de gör, kan ni fokusera på att bygga upp era organisationsenheter för att tillgodose dessa behov.

Bästa praxis

Utvärdera regelbundet din befintliga Workfront-struktur för att säkerställa att den uppfyller dina behov.

Det här är varför

När er organisation växer, eller när Workfront utökas inom er organisation, kommer ni att hitta nya och olika sätt att förbättra effektiviteten i processerna och hur användarna arbetar. Så att regelbundet utvärdera hur organisationsenheterna är strukturerade kan du få veta om strukturen fortfarande fungerar eller om den behöver uppdateras.

Bästa praxis

Granska din användarbas varje kvartal eller minst var sjätte månad.

Det här är varför

I takt med att er organisation använder Workfront med tiden och ökar användningen av verktyget så ökar informationen i systemet. Detta inkluderar antalet användare, antalet licenser som används, hur många företag, grupper eller team som har skapats osv.

Med tiden kan er organisation också göra ändringar. Kanske var det en omstrukturering av avdelningen förra kvartalet. Eller så bestämde sig vissa medarbetare för att se andra möjligheter. Det innebär att användare i Workfront har skaffat licenser och att det finns luckor i team eller grupper som kan påverka resursberäkningarna eller arbetstilldelningarna.

Att göra kvartalsvisa granskningar av organisationsenheter och användare i Workfront är avgörande för att systemet ska fungera smidigt och effektivt. Det här är också ett bra tillfälle att säkerställa att Workfront används stadigt eller i allt större utsträckning, och att medarbetarna använder Workfront för löpande arbetshantering i stället för e-post eller kalkylblad.

Bästa praxis

Identifiera och utbilda användare som ska vara gruppadministratörer.

Det här är varför

Välj personer med stor förståelse för Adobe Workfront och hur deras grupper använder systemet - och vilka som har tid att ägna sig åt att vara gruppadministratör.

Gruppadministratörer kan ange status, ändra projektinställningar eller skapa tidrapportprofiler för de grupper och undergrupper som de hanterar. De kan också hantera användare för sina grupper, justera åtkomstnivåer och tilldela layoutmallar.

Detta frigör systemadministratören från några av de dagliga installationerna och underhållet av Workfront. Det ger också varje grupp bättre kontroll över sina egna inställningar och inställningar, utan att störa andra grupper i Workfront.

Bästa praxis

Det behövs normalt bara ett företag för era interna användare.

Det här är varför

Ett Workfront-företag ska vara till för hela organisationen, inte bara en del av verksamheten. Om du delar upp dina interna användare i olika företag kan det leda till problem med behörigheter i Workfront. En Workfront-grupp är det bästa sättet att organisera interna användare.

Bästa praxis

Skapa företag för externa kunder eller leverantörer som du vill spåra i din Workfront-instans eller som behöver inloggningsbehörighet för din instans.

Det här är varför

Om du skapar ett företag med externa leverantörer kan du låta dessa leverantörer i Workfront granska förloppet för det innehåll eller den produkt som byggs åt dem samtidigt som deras åtkomst begränsas i systemet.

Workfront-åtkomst beviljas med en kombination av objektdelning och åtkomstnivåer som tilldelats användarna i leverantörsföretaget. Du kan till exempel ange begränsningar så att dessa användare bara kan se personer i sitt eget företag och/eller bevilja behörigheter för vissa objekt, som begärandeköer och begäranden, så att bara användare från ett visst företag kan se dem. Detta bidrar till att fastställa sekretessen för den information du sparar i Workfront.

Bästa praxis

Minimera antalet Workfront-grupper och korrelera dem med företagets avdelningar.

Det här är varför

Grupper behövs mest av avdelningar som hanterar sitt arbete i Workfront. Marknadsföringsavdelningen kan till exempel behöva en egen grupp, men användare från andra avdelningar som bara är i Workfront för att begära arbete kan placeras i standardgruppen.

Bästa praxis

Använd grupper för att representera avdelningsstrukturen och team för att representera arbetsstrukturen.

Det här är varför

En hemgrupp är ett obligatoriskt fält för både användare och projekt. Detta skapar ett bra sätt att ordna och rapportera om användare och det högnivåarbete de är involverade i.

Men när det gäller att göra ett uppdrag (via en uppgift i projektet eller via en frågekö) till en uppsättning personer, kan det bara göras till en grupp.

Bästa praxis

Utnyttja gruppadministratörer för att hjälpa systemadministratörer att hantera användare och inställningar.

Det här är varför

Systemadministratörer har tillgång till allt i Workfront, inklusive globala systeminställningar. De inställningsgruppadministratörer som kan komma åt styrs av systemadministratören och gäller endast den specifika gruppen.

Genom att ha gruppadministratörer kan systemadministratörerna delegera många olika ansvarsområden så att de kan fokusera på större bildobjekt i stället för det dagliga underhållet av Workfront. Gruppadministratörer kan enklare hålla kontakten med sina gruppers behov, vilket ger bättre service för användarna.

Bästa praxis

Tillåt gruppadministratörer att skapa egna undergrupper.

Det här är varför

Gruppadministratörer kan skapa och hantera egna undergrupper. Även om en systemadministratör kan skapa undergrupper kan det spara mycket tid att delegera detta till en gruppadministratör. Det kan också ge en bättre Workfront-upplevelse för gruppmedlemmar, eftersom gruppadministratören känner till gruppens och undergruppens behov och arbetsflöden bättre.

Bästa praxis

Tilldela layoutmallar till hemteam.

Det här är varför

Det är viktigt att ni ser till att era team är på samma sida när det gäller arbete. Det innebär att de blir enklare att komma åt samma rapporter och verktyg. Med layoutmallar kan du skapa den miljön och förbättra, och eventuellt förbättra, processer som teamet redan har på plats.

Bästa praxis

Använd större organisationsenheter för att dela objekt med grupper av personer.

Det här är varför

Använda en större organisationsenhet som grupper och team när man delar objekt i Workfront - projekt, rapporter osv.—innebär att du snabbt och enkelt kan dela objektet med en viss uppsättning personer på en och samma gång. Det kan vara besvärligt och tidskrävande att lägga till enskilda användarnamn i delningsfönstret.

Det gör det också enklare att dela ett objekt. När teammedlemmarna uppdateras i Workfront uppdateras objektets delningsbehörigheter automatiskt, vilket ger nya teammedlemmar åtkomst till objektet och tar bort åtkomst för tidigare teammedlemmar.