God praxis - anpassade formulär

Vad är Adobe Workfront"best practice"?

Bästa praxis är riktlinjer som utgör ett effektivt och effektivt sätt att agera, som enkelt används av dig och användarna på ditt företag och som kan återges framgångsrikt i hela organisationen.

När du granskar dessa rekommendationer bör du tänka på att vissa av Workfront bästa metoder är universella medan andra kan vara mer specifika för ämnet. Använd dessa metodtips som ett ramverk för att vägleda installation och användning av Workfront-system.

Navigera på den här sidan

När du bläddrar igenom den här sidan hittar du först en högnivålista med alla de bästa metoderna för ämnet. På så sätt kan du granska rekommendationerna utan att behöva gå in på detaljerna om varför.

"Varför är de här bästa metoderna?" som finns efter högnivålistan ger mer information om några av de bästa metoderna och varför de anses vara en process, ett verktyg osv., bör du överväga att implementera med din Workfront-instans.

Bästa praxis för anpassade formulär

Varför är detta de bästa sätten?

Bästa praxis

Rita ett eget formulär - på ett whiteboard eller på ett papper - innan du skapar det i Adobe Workfront.

Det här är varför

Se till att du har fält för all nödvändig information och att fälten är ordnade på ett sätt som gör det enkelt för användarna att fylla i formuläret. Genom att diagramma formuläret kan du också avgöra om vissa fält kan döljas eller visas med hjälp av visningslogik.

Bästa praxis

Koppla anpassade formulär till en projektmall om de projekt som skapas med den mallen alltid behöver särskilda anpassade formulär. Du kan även fylla i fält som sällan ändras eller som kräver specifik information.

Det här är varför

På så sätt är formuläret redan bifogat och en del av informationen är redan ifylld, vilket gör att det går snabbare att skapa projekt och säkerställer att dessa anpassade fält fylls i korrekt och fullständigt i alla tillämpliga projekt.

Bästa praxis

Skapa ett anpassat formulär för att spåra information om externa kunder eller leverantörer som du har lagt till i ditt Workfront-system som företag.

Det här är varför

Använd det anpassade formuläret för att spåra adressen, namnet på den primära kontakten osv. så att det är enkelt att komma åt det inifrån Workfront. Man kan också lägga in denna blankettinformation i rapporter.

Bästa praxis

Skapa ett enda anpassat"allmänt" eller"universellt" formulär som innehåller gemensamma fält och beräkningsfält, i stället för att knyta de enskilda fälten till flera formulär. På så sätt kan ni samla in företagsövergripande information på ett konsekvent sätt.

Det här är varför

Ett"allmänt" formulär gör det enklare att underhålla fälten eftersom de alla finns på ett och samma ställe. Du kan uppdatera ett enstaka formulär istället för att låta dessa fält finnas i flera olika formulär, som sedan måste uppdateras individuellt.

Bästa praxis

Lägg till avsnittsbrytningar i ett anpassat formulär så att det är ordnat och enkelt att förstå.

Det här är varför

Genom att gruppera relaterad information i avsnitt kan användarna navigera i formuläret.

Bästa praxis

Håll de anpassade formulären kortare för att säkerställa att formuläret är fullständigt ifyllt och att du får all information du behöver.

Det här är varför

Långa formulär kan vara skrämmande för användarna och ofta leda till att formuläret inte fylls i fullständigt. Detta resulterar i sin tur i ofullständig uppdragsinformation och felaktiga data för rapportering.

Om ett anpassat formulär har många fält placerar du relaterade fält sida vid sida, där det är möjligt, så att användaren inte behöver rulla så mycket. Du kan också använda hopplogik för att dölja fält som inte behöver fyllas i eller visningslogik för att visa specifika fält.

Bästa praxis

Använd fördefinierade alternativ för anpassade fält, t.ex. alternativknappar och listrutor, för att begränsa svarsalternativen genom att kräva att användarna väljer mellan specifika alternativ.

Det här är varför

Med ett fördefinierat fält klickar man bara på en ruta eller väljer en meny och ser till att alla svar på frågan är identiska.

Enhetliga och korrekta data är avgörande för en korrekt rapportering. Inkonsekventa data leder till felaktiga rapporter, som kan påverka beslut från den enskilda nivån uppåt. Dessutom gör dessa konsekventa data att du kan lägga till diagram i rapporter för en visuell representation av dina data. Det går inte att använda öppna textfält i diagram.

Bästa praxis

Se till att fältetiketterna är tydligt skrivna och beskrivande.

Det här är varför

På så sätt förstår den som fyller i det anpassade formuläret vilken information som efterfrågas.

Bästa praxis

Lägg till information i fältet Instruktioner i anpassade fält för att ange vilken information personen som fyller i fältet måste ange.

Det här är varför

Den här informationen visas som ett popup-fönster när du hovrar över ? Ikon bredvid ett fält i ett anpassat formulär. Inkludera vilka data som ska anges i fältet, inklusive eventuell nödvändig formatering för textfält.

Genom att ge användaren mer information kan du minska antalet ytterligare konversationer, e-post fram och tillbaka eller förvirring. Om informationen är ofullständig eller saknas kan det fördröja arbetet.

Bästa praxis

Använd visningslogik för att visa nödvändiga fält när ett annat fält fylls i på ett visst sätt. Använd hopplogik i anpassade formulär för att dölja fält som inte är relaterade till typen av begäran.

Det här är varför

Om du bara visar de fält som behövs, eller döljer fält som inte är det, skapas ett renare, anpassat formulär och användarna blir mindre förvirrade när de fyller i anpassade formulär. Detta bidrar också till ett generellt kortare formulär, som är mindre skrämmande för användare och främjar en högre svarsfrekvens.

Med hjälp av visningslogik kan du också minska antalet anpassade formulär som du behöver skapa och underhålla.

Bästa praxis

Minska antalet beräkningar som krävs i ett anpassat formulär genom att dra den beräknade informationen från ett annat formulär.

Det här är varför

Du har t.ex. ett beräkningsfält med namnet"Antal Assets" i ett utleveransformulär som beräknar antalet tillgångar som är kopplade till artikeln. Detta används i en begärandekö. Du behöver den här informationen för att överföra den till projektet när begäran konverteras. Skapa en kopia av utgivningsformuläret och spara det som ett projektformulär. Lägg sedan till namnet på det beräknade fältet för utleverans i projektformulärets beräkningsruta. I det här exemplet anger projektformulärets beräkningsfält"Antal Assets" bokstavligen"Antal Assets". Detta förhindrar Workfront från att försöka köra beräkningen på nytt i projektet och använder istället värdet från det anpassade formuläret.

Bästa praxis

Använd befintliga fält från fältbiblioteket som har samma syfte, när det är tillämpligt.

Det här är varför

Två fält i Workfront kan inte ha samma namn. Om fältet har ett gemensamt namn finns det en risk att fältet redan finns. Kontrollera fältbiblioteket innan du skapar nya fält för att se om fältet redan finns.

När du använder fält som du inte har skapat måste du komma ihåg att ändringar i det här fältet påverkar ALLA anpassade formulär. Fältet är en del av. Om du behöver ändra en beräkning eller ändra fälttypen (t.ex. text till alternativknappar) måste du skapa ett nytt fält och ge det ett annat namn än det ursprungliga. (Tänk på att flera fält med liknande namn kan vara förvirrande för användarna.)

Bästa praxis

Använd obligatoriska fält för att säkerställa att information som är viktig för din process eller organisation hämtas.

Det här är varför

Ofullständiga data i anpassade formulär kan fördröja arbetet och påverka rapporteringen. Den obligatoriska fältindikatorn (en röd * bredvid fältnamnet) påminner användaren om att specifik information krävs innan du redigerar och sedan sparar det anpassade formuläret eller officiellt skickar en begäran.

Obligatoriska fält bör dock användas sparsamt och försiktigt. Att ha alla fält som behövs kan hindra användare från att fylla i fälten med användbar och fullständig information. När du redigerar ett anpassat formulär i området Detaljer kan ett ofullständigt obligatoriskt fält förhindra att ett anpassat formulär sparas.

Bästa praxis

Var försiktig när du ändrar fältnamn i ett anpassat formulär, eftersom detta kan påverka beräkningsfält som anropar det fältet.

Det här är varför

När du ändrar namnet på ett fält måste namnet uppdateras där det används i ett beräknat anpassat fält i ett anpassat formulär eller i en beräkning som är inbyggd i textläge. Om du ändrar ett fältnamn kan du knäcka beräkningar och få felaktig information.

Bästa praxis

Granska anpassade formulär och fält regelbundet - t.ex. en gång per kvartal - som en del av ditt vanliga systemunderhåll av Workfront.

Det här är varför

Anpassade formulär och fält är inte användbara om de inte samlar in de data som organisationen behöver för att få jobbet gjort.

Tänk på hur dessa ändringar påverkar andra aspekter av Workfront när du uppdaterar. Om du t.ex. ändrar ett fältnamn kan en beräkning som använder det fältet brytas. Om du ändrar etiketten eller namnet på ett formulär kan det medföra att en rapport inte visar den information som behövs eller att en integrering med ett annat system inte körs.

Förutom att uppdatera anpassade formulär kan du identifiera formulär som har låg användning eller som inte används alls. Kan formulär som inte används ofta kombineras med andra formulär? Eller så är det dags för blanketten att bli inaktuell eftersom era team inte längre behöver den information som blanketten samlar in.

Läs mer om hur du inaktiverar och tar bort anpassade formulär och anpassade fält innan du utför några åtgärder med de här onödiga formulären.

Bästa praxis

Inaktivera anpassade formulär som inte behövs i stället för att ta bort dem.

Det här är varför

När du tar bort ett anpassat formulär tar du bort alla anpassade data som har angetts via det anpassade formuläret.
När du inaktiverar ett anpassat formulär behålls alla associerade historiska data. Det innebär att du kan fortsätta att rapportera om den här informationen.

Om du inaktiverar det går det inte heller att visa formuläret i listrutor där användarna väljer ett eget formulär. Formuläret visas dock fortfarande på objekt som det redan är kopplat till.

Bästa praxis

Dölj anpassade fält som inte längre behövs i ett anpassat formulär under en avsnittsbrytning. Gör sedan avsnittet synligt endast för systemadministratörer.

Det här är varför

När du tar bort ett befintligt anpassat fält tas det inte bara bort från ett anpassat formulär, utan alla data i det fältet tas också bort när det anpassade fältet används. Detta innebär att historiska data, som kan behövas för rapporter, tas bort.

Om du vill förhindra dataförlust döljer du det onödiga fältet i det anpassade formuläret. Avsnittsbrytningar i anpassade formulär gör att du kan dölja eller visa de fält som är en del av det avsnittet baserat på om användaren har åtkomst till att visa, bidra till eller hantera det Workfront-objekt som det är kopplat till. Eller så kan ett avsnitt anges till Endast administratör, så att bara användare med en systemadministratörsbehörighet kan se hela avsnittet i formuläret.

Bästa praxis

Begränsa vilka som får skapa egna formulär i Workfront.

Det här är varför

Genom att ha en utvald grupp personer som kan skapa anpassade formulär kan du styra antalet anpassade formulär som skapas i din Workfront-instans.

Genom att låta andra skapa formulär kan dessutom systemadministratören minska arbetet och ge varje grupp kontroll över uppdateringar av anpassade formulär som de använder regelbundet.