Utveckla en instansstyrningsguide med dokumentation
När du går in i en äldre Marketo Engage-instans har den ofta en utmaning att sakna aktuell funktionell och teknisk dokumentation. Som administratör är det ett viktigt ansvar att fastställa riktlinjer för att säkerställa korrekt instansstyrning som du inte kan missa. Det är en av de kritiska strategierna för att öka effektiviteten när du arbetar i en etablerad Marketo Engage-instans.
Den här stegvisa självstudiekursen som kommer från Adobe Marketo Champion (2018) Nick Hajdin guidar dig genom den här processen för att skissera instanskonfigurationen, dokumentera dina primära operativa program och upprätthålla en changelog för att tillämpa en strikt styrningsprincip.
Varför utveckla en instansstyrningsguide och dokumentation för din ärvda instans?
Detaljerad dokumentation och en changelog är avgörande för effektiv hantering och kunskapsöverföring i Marketo Engage-instansen. Genom att hålla reda på ändringar och beslut som du har fattat under instanskonfigurationen kan du:
- Utbilda interna användare enklare på ett skalbart sätt.
- Bygg mer effektivt i Marketo Engage på lång sikt.
- Behåll hälsa och hygien i instansen genom att gå framåt så att du slipper lägga timmar på att gräva i e-postmeddelanden, granskningsspår och aktivitetsloggar för att få kontext.
- Spara tid när du överför Marketo Engage-kunskaper till en ny Marketo Engage-administratör om ditt team upplever någon omsättning.
Marketo Engage styrningsguide 101
En styrningsguide fungerar som en källa till sanning för instansens konfiguration och systemdesignkraven. Nyckelinformation som rekommenderas i det här dokumentet är:
- Program-/mappstrukturer
- Behörighet för användare och roll
- Kommunikationsbegränsningar
- Styrningsstandarder
- Intern användarutbildning innan de får åtkomst till plattformen
Utveckla och underhålla en styrningsguide för din Marketo Engage-instans
Steg 1: Identifiera din aktuella styrningsguide och dokumentation
- Jag kan inte hitta någon dokumentation för min ärvda instans: Om du nyligen har startat en ny roll och inte kan hitta någon dokumentation för den ärvda instansen går du till steg 2 och kommer igång med en hämtningsbar mall som vi tillhandahöll.
- Jag har dokumentation om filen: Grattis, det här är ett bra tecken! Se till att de är relevanta för att se när den senaste ändringen görs. Om det inte underhålls aktivt av dina teammedlemmar rekommenderar vi att du uppdaterar dem och informerar dina interna användare om hur de håller det uppdaterat.
Steg 2: Identifiera de element som ska inkluderas i Marketo Engage-dokumentationen och Changelogs
Formatet varierar från en molnbaserad plattform till ett delat dokument. Du kan utforma det format som passar din organisations behov. Här är en enkel dokumentation och en Excel-mall för ändringsloggar som innehåller viktiga element som du kan komma igång med. Bland dessa finns:
-
Dokumentation
- Programmallsnamn
- Kanal
- Skapad den
- Skapad av
- Programmets syfte
- Status
- Länk till programmall
- Anteckning
-
Changelog
- Programmallsnamn
- Ändringsdatum
- Uppdaterat av
- Uppdateringssyfte
- Upplevelse före ändring (inkludera länkar/skärmbilder)
- Upplevelse efter ändring (inkludera länkar/skärmbilder)
- URL till program
Steg 3: Identifiera och dokumentera det aktuella läget för de primära operativa programmen
Börja med att identifiera de viktigaste operativa programmen med påverkan på prenumerationsnivå. Exempel är datahanteringskampanjer, lead-livscykel, lead-poängsättning, CRM-synkronisering och leveransbarhet.
För varje identifierat operativt program dokumentera dess nuvarande status. Detta innehåller information om programmets syfte, konfiguration, associerade smarta kampanjer och integrering med andra verktyg (om tillämpligt).
Steg 4: Tvinga underhåll av Changelog
Nästa steg är att upprätta en strikt styrningsprincip för din Marketo Engage-instans som kräver Changelog-underhåll. Denna policy säkerställer att alla uppdateringar som görs av de operativa programmen i hela instansen dokumenteras noggrant.
Undervisa teamet om vikten av dessa dokument och hur man får tillgång till och uppdaterar dem på rätt sätt. Det kan vara praktiskt att tilldela ansvarsområden för att underhålla ändringsloggen, så att ett fåtal utsedda medlemmar i Marketing Operation-teamet eller administratörer konsekvent registrerar ändringar och tillhandahåller signaturer.
Steg 5: Centralisera dokumentation
Skapa en central plats eller databas för lagring av all dokumentation som hör till din Marketo Engage-instans. Det kan vara en delad enhet, en dedikerad mapp eller ett molnbaserat system.
Steg 6: Regelbunden granskning och uppdatering
Schemalägg regelbundna granskningar av din dokumentation för att säkerställa att den är korrekt och aktuell. Den kan lätt förbises under upptagna tider. Ställ in påminnelser i din kalender proaktivt för att säkerställa att ditt team regelbundet uppdaterar för att återspegla ändringar eller optimeringar i de operativa programmen.
Vad händer nu?
Kom igång genom att hämta den här enkla mallen.
Följ stegen ovan för att utveckla din styrningsguide och dokumentation. När du arbetar med processen bör du tänka på följande regler:
Uppdatera befintlig dokumentation:
Det är viktigt att hålla dokumentationen uppdaterad. Om det inte har ändrats de senaste 3 åren sparar du tid på att granska din dokumentation medan du granskar instansen.
Dela och träna:
Dela din dokumentation och changelog med relevanta teammedlemmar och lär dem hur de uppdaterar dessa register.
Periodisk granskning: anger tid för att granska och underhålla dem under året för att inkludera nya ändringar, optimeringar eller justeringar när de inträffar.
Genom att hålla omfattande och aktuell dokumentation för Marketo Engage sparar du tid och arbete på lång sikt och underlättar effektiv instanshantering.
Författare
Nick Hajdin
Adobe Marketo Champion (2018)
Digital Technology Senior Manager at Accenture
Amy Chiu
Adobe & Retention Marketing Manager, Adobe
