My Quote Templates
Om offerter är aktiverade visas alla offertmallar som är associerade med kundkontot i avsnittet My Quotes Template på kontrollpanelen för kundkonton. Beroende på deras tillstånd kan bara köpare som gör inköp för ett företags räkning begära en offertmall och förhandla om offertpriser och villkor för återkommande order.
I offertmallslistan ordnas mallarna efter status.
-
Active Quote Templates listar mallar som har förhandlats och godkänts för användning. Informationen omfattar minsta offertsumma och beställningar som gjorts om dessa alternativ konfigurerades under förhandlingsprocessen. Köpare kan generera en länkad offert från mallen för att skicka en order baserat på offertvillkor.
-
In Review listar mallar i förhandlingsprocessen som visar aktuell status och tillhandahåller en länk för att öppna mallen.
-
Inactive listar mallar som har gått ut, annullerats eller som inte längre är giltiga eftersom en köpare har utnyttjat det tillåtna antalet allokerade order.
För köparen är sidan My Quotes Templates fokuspunkt för all kommunikation mellan köpare och säljare under förhandlingsprocessen.
En köpare som accepterar de förhandlade villkor som säljaren erbjuder kan acceptera mallen och sedan använda den för att generera på förhand godkända länkade offerter som kan användas för att göra beställningar.
-
Åtgärder som rör hantering av offertmallen:
- Avbryt en mall
- Skicka till säljaren för granskning
- Acceptera offertmallen
- Ändra offertmallens förfallodatum
- Lägg till en leveransadress
- Hantera länkar till referensdokument
-
Åtgärder för att uppdatera offertmallsinformation under förhandlingsprocessen:
- Granska priser och uppdateringar.
- Om kvantitetströsklar har konfigurerats för offertmallen justerar du minimum- och maxvärdena.
- Spåra förhandlingsprocessen från Comments och History avsnitt.
- För mallar som fortfarande granskas kan köparen ändra offertmallen genom att ta bort artiklar.
- Kommunicera och förhandla med säljaren genom att lägga till anteckningar på radobjekt- och offertnivå.
- Lägg till, redigera eller ta bort referensdokumentlänkar till externa kontrakt och avtal.
När köparen har gjort ändringar returnerar han mallen till säljaren för granskning.
-
Allmänna åtgärder under förhandling:
- Skicka offertmall till säljare för granskning
- Acceptera offertmallen
- Avbryt om du vill avsluta förhandlingen och stänga offerten
I följande exempel visas en offertmall som har uppdaterats av köparen och skickats tillbaka till säljaren för granskning.
Mallar med statusen Submitted är låsta tills säljaren granskar och uppdaterar mallen och returnerar den till köparen.
Skapa en offertmall
Köparen kan påbörja offertmallsförhandlingen med någon av följande metoder:
-
Skapa en mall från en befintlig offert genom att klicka på åtgärden Create quote template.
-
Skicka en offertförfrågan från butiken och lägg till kommentarer som ber säljaren att skapa en offertmall utifrån offertförfrågan.
Visa en offertmall
-
Köparen loggar in på sitt konto.
-
Välj My Quote Templates i den vänstra panelen.
-
Söker efter offertmallen i listan och klickar på View i kolumnen Action.
Lägg till en leveransadress
Köparen kan inte acceptera en offertmall förrän den har en leveransadress.
-
Köparen loggar in på sitt konto.
-
Välj My Quote Templates i den vänstra panelen.
-
Väljer önskad offertmall.
-
Klicka på Add New Address i avsnittet Shipping Information.
-
Fyller i detaljer för den nya adressen.
-
Klicka på Save Address.
När köparen har lagt till adressen skickar de tillbaka mallen till säljaren för granskning. Säljaren tillhandahåller alternativ för frakt och leverans. Dessa uppdateringar kan påverka det förhandlade offertpriset. Leveransalternativen är låsta vid utcheckning.
Generera en länkad offert
När köparen har godkänt en offertmall kan de använda den för att generera förgodkända, länkade citattecken från My Quote Templates dashboard eller från offertmallen med hjälp av åtgärden Generate a quote.
Den länkade offerten innehåller ett meddelande som anger att den är godkänd och klar för utcheckning. Den innehåller även en länk till offertmallen i rubrikinformationen.
Om offertmallen har konfigurerats med ett ordertröskelvärde ökas antalet när den länkade offerten genereras.
Köpare kan utföra följande åtgärder från en länkad offert:
- Om offerten har konfigurerats med kvantitetströsklar justerar du orderkvantiteten för radartiklar.
- Gå till kassan för att skicka en order.
- Ta bort eller skriv ut offerten.
- Öppna offertmallen som används för att generera offerten.
Avbryt en offertmall
Klicka på Cancel Quote Template på mallsidan för offerter.
Offertmallen avbryts och offertstatusen ändras till Closed. Det stängda citattecknet finns kvar i listan med Inactive citattecken och finns kvar i listan i rutnätet Quote Templates i Admin.
Hantera länkar till referensdokument
Med funktionen för länkar till referensdokument kan köpare och säljare lägga till, redigera och hantera länkar till externa dokument (som kontrakt, avtal eller specifikationer) under offertmallsprocessen.
Lägga till en länk för referensdokument
-
Öppna offertmallen.
-
Klicka på Add i avsnittet Reference Documents.
-
I dialogrutan Dokumentinformation:
- Ange Document Name (obligatoriskt)
- Ange Document Identifier (valfritt)
- Ange Reference Document URL (obligatoriskt)
-
Klicka på Add to Quote Template.
Referensdokumentlänken läggs till i offertmallen med följande format:
Document Name, Document Identifier https://document-url
Redigera en länk för referensdokument
-
Öppna offertmallen.
-
Klicka Edit bredvid dokumentlänken som du vill ändra i avsnittet Reference Documents.
-
Uppdatera dokumentinformationen i dialogrutan:
- Dokumentnamn
- Dokument-ID
- URL för referensdokument
-
Klicka på Add to Quote Template.
Ta bort en referenslänk
-
Öppna offertmallen.
-
Klicka Remove bredvid dokumentlänken som du vill ta bort i avsnittet Reference Documents.
Visa ett referensdokument
-
Öppna offertmallen.
-
Klicka på dokumentnamnslänken i avsnittet Reference Documents.
Dokumentet öppnas i ett nytt webbläsarfönster.
Länkbegränsningar för referensdokument
- Det går bara att lägga till, redigera eller ta bort länkar i referensdokument när offertmallen är i ett redigerbart läge.
- När offertmallen har skickats för granskning eller godkänts blir referensdokumentets länkar skrivskyddade.
- Fältet Dokumentnamn är obligatoriskt när du lägger till eller redigerar en referensdokumentlänk.
- Länkarna i referensdokumentet förblir tillgängliga även när offertmallen har godkänts eller slutförts.