Hantera juridiska avtal

Digitaliseringen ger upphov till utmaningar. I dag har de flesta organisationer många typer av juridiska avtal som de måste skapa, redigera, godkänna och ha signerats av olika parter. Dessa juridiska avtal kräver ofta unik anpassning och varumärkning. Organisationer kan också behöva spara dem i ett skyddat format när de har signerats för att skydda dem. För att kunna göra allt detta behöver de en robust lösning för dokumentgenerering och -hantering.

Många lösningar erbjuder viss dokumentgenerering, men kan inte anpassa dataindata och villkorlig logik, t.ex. satser som bara gäller specifika scenarier. Att manuellt uppdatera ett företags juridiska mallar är utmanande och felbenäget eftersom dessa dokument blir mer omfattande. Behovet av att automatisera dessa processer är stort.

Vad du kan lära dig

I den här praktiska självstudien kan du utforska funktionerna för Adobe Acrobat Services API:er i genereringen av anpassade inmatningsfält i dokument. Utforska också hur du enkelt konverterar de genererade dokumenten till ett skyddat portabelt dokumentformat (PDF) för att förhindra datamanipulation.

I den här självstudiekursen får du lära dig lite programmering när du utforskar hur du konverterar avtal till PDF. Om du vill göra en effektiv uppföljning bör Microsoft Word och Node.js installeras på datorn. En grundläggande förståelse av syntaxen Node.js och ES6 rekommenderas också.

Relevanta API:er och resurser

Skapa ett malldokument

Du kan skapa juridiska dokument med Microsoft Word-programmet eller genom att hämta Adobe exempel på Word-mallar. Det är fortfarande inte enkelt att anpassa indata och signera dessa dokument digitalt utan att använda vissa hjälpverktyg som tillägget Tagger för dokumentgenerering i Adobe för Microsoft Word.

Taggen för dokumentgenerering är ett Microsoft Word-tillägg, som är gjort för att göra dokumentanpassning sömlöst med hjälp av taggar. Det gör det möjligt att skapa dynamiska fält i dokumentmallar som fyller dynamiskt med JSON-data.

För att illustrera användningen av dokumentgenereringstagg installerar du det här tillägget och skapar sedan en JSON-datamodell, som används i taggning av ett enkelt juridiskt avtalsdokument.

Installera taggen för dokumentgenerering i Word genom att klicka på fliken Infoga och sedan på Mina tillägg i gruppen Tillägg. På Office-tilläggsmenyn söker du efter Adobe-dokumentgenerering och klickar sedan på Lägg till och följer processen. Du kan se dessa steg i skärmdumpen ovan.

När du har installerat tillägget Dokumentgenereringstagg för Word skapar du en enkel JSON-datamodell för att tagga det juridiska dokumentet.

Öppna valfri redigerare och skapa en fil som heter Agreement.json. Klistra sedan in kodfragmentet nedan i JSON-filen som du skapade.

{
"Agreement": {
"Date": "1/24/2021",
"Prime Contractor Name": "Ogbonna Vitalis Corp",
"Prime State": "Lagos",
"Address": "Maryland Ave, Lagos State, Ng",
"Sub Contractor Name": "Vivvaa Soln",
"Sub Contractor State": "California",
"Sub Contractor Address": "Molusi Avenue, Dallas Texas, CA",
"Agreement Date": "1/24/2021",
"Length": 5
}
}

När du har sparat detta JSON-dokument importerar du det till taggningstillägget för dokumentgenerering. Importera dokumentet genom att klicka på Dokumentgenerering i Adobe överst till höger på Word-skärmen. Se skärmbilden nedan.

Detta visar en video som hjälper dig. Du kan titta på det eller gå direkt till taggningsfältet genom att klicka på Kom igång. När du har klickat på Kom igång visas ett överföringsformulär. Klicka på Ladda upp JSON-fil och välj JSON-filen du skapade. När importen är klar klickar du på Generera tagg för att generera taggarna.

När du har importerat och genererat märkord kan du lägga till dem i dokumentet. Om du vill lägga till dem placerar du markören på exakt den plats där du vill att taggen ska visas. Välj sedan en tagg från dokumentgenererings-API:t och klicka på Infoga text. I skärmbilden nedan beskrivs den här proceduren.

Förutom de grundläggande taggar som skapas med den importerade JSON-datamodellen kan du även använda avancerade funktioner för fler alternativ, som bilder, villkorlig logik, beräkningar, upprepade element och villkorliga fraser. Du får tillgång till de här funktionerna genom att klicka på Avancerat på panelen Taggar för dokumentgenerering. Du kan se detta i skärmbilden nedan.

Dessa avancerade funktioner skiljer sig inte från de grundläggande taggarna. Om du vill använda villkorlig logik markerar du den del av dokumentet som du vill fylla i. Konfigurera sedan regeln som bestämmer hur taggen ska infogas.

För att ytterligare illustrera, säg i avtalet, det finns ett avsnitt som du vill inkludera, bara villkorligt. I fältet Välj innehållstyp väljer du avsnittet . Välj det alternativ som avgör om det villkorliga avsnittet ska visas i fältet Välj poster. Välj önskad villkorsoperator och ange värdet som du vill testa för i fältet Värde. Klicka sedan på Infoga villkor. Skärmbilden nedan visar denna process.

För beräkningar väljer du antingen Aritmetisk eller Aggregering och sedan inkluderar du den relevanta första posten, operatorn och den andra posten som ska användas baserat på de malltaggar som är tillgängliga. Klicka sedan på Infoga beräkning.

Juridiska avtal kräver dessutom ofta underskrifter av de inblandade parterna. Du kan infoga en e-signatur med Adobe Sign-texttaggar som finns direkt under avsnittet "Numeriska beräkningar". Om du vill inkludera e-signaturen måste du ange antalet mottagare, välja Signerare och fälttyp från listrutorna. När du är klar klickar du på Infoga Adobe Sign-texttagg för att slutföra processen.

Spara juridiska dokument i ett skyddat format för att säkerställa dataintegriteten. Med Acrobat Services API:er kan du snabbt omvandla dokument till PDF-format. Du kan skapa ett enkelt Express Node.js -program, integrera dokumentgenererings-API i det och använda det här enkla programmet för att konvertera det taggade dokumentet från Word- till PDF-format.

Projektinställningar

Först konfigurerar du mappstrukturen för programmet Node.js. I det här exemplet anropar du det här enkla programmet, AdobeLegalContractAPI. Du kan hämta källkoden här.

Katalogstruktur

Skapa en mapp med namnet AdobeLegalContractAPI och öppna den i en redigerare som du väljer. Skapa ett grundläggande Node.js-program med kommandot npm init med hjälp av mappstrukturen nedan:

###Directory Structure
AdobeLegalContractAPI
-----config
----------default.json
-----controllers
----------createPDFController.js
----------previewController.js
-----models
----------document.js
-----routes
----------web.js
-----services
-----------upload.js
-----uploads
-----views
-----index.js

Ovanför finns en enkel Node.js programstruktur för ditt program. Fortsätt nu med installationen av de nödvändiga npm-paketen.

Paketinstallation

Installera de nödvändiga paketen med hjälp av kommandot npm install enligt kodfragmentet nedan:

npm install express body-parser morgan multer hbs path config mongoose

När du har installerat paketen ser du till att innehållet i filen package.json är som kodfragmentet nedan:

###package.json
{
"name": "adobelegalcontractapi",
"version": "1.0.0",
"description": "",
"main": "index.js",
"directories": {
"test": "test"
},
"dependencies": {
"body-parser": "^1.19.0",
"config": "^3.3.6",
"express": "^4.17.1",
"hbs": "^4.1.1",
"mongoose": "^5.12.1",
"morgan": "^1.10.0",
"multer": "^1.4.2",
"path": "^0.12.7"
},
"devDependencies": {},
"scripts": {
"start": "node index.js"
},
"repository": {
"type": "git",
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts.git"
},
"author": "Ogbonna Vitalis",
"license": "ISC",
"bugs": {
"url": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts/issues"
},
"homepage": "https://github.com/agavitalis/adobe_legal_contracts#readme"
}

I dessa kodfragment installerade du programberoendena, inklusive mallmotorn Handlebars för vyn.

Det primära fokus i den här självstudiekursen är att använda Acrobat Services API:er för att konvertera dokument till PDF. Därför finns det inte en steg-för-steg-process för hur du skapar denna Node.js program. Du kan dock hämta den fullständiga fungerande Node.js-programkoden på GitHub.

Integrerar Adobe Acrobat Services API:er i ett Node.js-program

Adobe Acrobat Services API:er är molnbaserade tillförlitliga tjänster som är utformade för smidig manipulering av dokument. Det erbjuder tre API

Du behöver autentiseringsuppgifter för att använda Acrobat Services API:er (som skiljer sig från dina API-uppgifter för PDF Embed). Om du inte har giltiga inloggningsuppgifter registrerar du dig och slutför arbetsflödet enligt skärmbilden nedan. Utnyttja en kostnadsfri sexmånaders testversion och betala allteftersom, bara $0,05 per dokumenttransaktion.

När registreringen är klar hämtas ett kodexempel automatiskt till din dator så att du kan komma igång. Du kan extrahera kodexemplet och hänga med. Glöm inte att kopiera filerna pdftools-api-credentials.json och private.key från det extraherade kodexemplet till Node.js-projektets rotkatalog. Autentiseringsuppgifterna krävs innan du kan komma åt Acrobat Services API-slutpunkter. Du kan även hämta SDK-exempel med dina personliga inloggningsuppgifter, så att du inte behöver uppdatera nyckeln i exempelkoden.

Installera sedan Adobe PDF Services-nodens SDK genom att köra kommandot npm install \--save @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk med terminalen i programmets rotkatalog. När installationen är klar kan du använda Acrobat Services API:er för att hantera dokument i programmet.

Skapa ett PDF-dokument

Acrobat Services API:er stöder skapande av PDF från Microsoft Office-dokument (Word, Excel och PowerPoint) och andra filformat som stöds, t.ex. .txt, .rtf, .bmp, .jpeg, gif, .tiff och .png. Du kan enkelt konvertera juridiska avtal från något annat filformat till PDF med hjälp av Acrobat Service API:er.

Adobe-dokumentgenererings-API:t aktiverar konvertering till en Word-fil eller PDF. Du kan t.ex. använda en Word-mall för att generera ett kontrakt, som inbegriper omjustering för att markera redigerad text. Konvertera det sedan till en PDF och använd PDF Services API för att skydda dokumentet med ett lösenord, skicka det för signering och mer.

Det finns ett formulär för att överföra ett dokument för omvandling med Acrobat Services om du vill implementera skapandet av PDF-dokument från de tillgängliga filformaten som stöds.

Uppladdningsformuläret visas i skärmbilden nedan och du kommer åt HTML- och CSS-filerna på GitHub.

Lägg nu till följande kodfragment till filen Controller /createPDFController.js (styrenheter). Med den här koden hämtas det överförda dokumentet och omvandlas till PDF. Acrobat Services sparar den ursprungliga överförda filen och den transformerade filen i olika mappar.

###controllers/createPDFController.js
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk');
const Document = require('../models/document');
/*
* GET / route to show the createPDF form.
*/
function createPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let response = req.query.response
res.render('index', { response })
}
/*
* POST /createPDF to create a new PDF File.
*/
function createPDFPost(req, res) {
let filePath = req.file.path;
let fileName = req.file.filename;
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Create an ExecutionContext using credentials and create a new operation instance.
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials),
createPdfOperation = PDFToolsSdk.CreatePDF.Operation.createNew();
// Set operation input from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile(filePath);
createPdfOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
createPdfOperation.execute(executionContext)
.then(async(result) => {
let newFileName = `createPDFFromDOCX-${Math.random() * 171}.pdf`
let newFilePath = require('path').resolve('./') + `\\output\\${newFileName}`
await result.saveAsFile(`views/output/${newFileName}`)
//Creates a new document
let newDocument = new Document({
documentName: newFileName,
url: newFilePath
});
//Save it into the DB.
newDocument.save((err, docs) => {
if (err) {
res.send(err);
}
else {
res.redirect('/?response=PDF Successfully created')
}
});
})
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
}
//export all the functions
module.exports = { createPDF, createPDFPost };

Ovanstående kodfragment krävde dokumentmodellen och SDK för Acrobat Services-noden som du tidigare installerade. Det finns två funktioner:

De omvandlade PDF-dokumenten sparas i visnings- respektive utdatakatalogen där du kan hämta dem till din dator.

Du kan också förhandsgranska den omformade PDF-filen med det kostnadsfria PDF Embed API. Med PDF Embed API kan du generera Adobe-autentiseringsuppgifter här (till skillnad från dina Acrobat Services-autentiseringsuppgifter) och registrera tillåtna domäner för att få åtkomst till API:et. Följ proceduren och generera API-inloggningsuppgifter för PDF Embed för ditt program. Du kan också titta på demonstrationen här, där du enkelt kan generera koder för att komma igång snabbt.

Tillbaka till programmet, skapa list.hbs- och preview.hbs-filer i visningsmappen i ditt program och klistra in kodfragmentet nedan i list.hbs- respektive preview.hbs-filer.

###views/list.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Legal Contract</title>
<!-- Meta tags -->
<meta charset="UTF-8">
<meta name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1.0">
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="ie=edge">
<!-- //Meta tags -->
<link
href=".min.css" rel="stylesheet" integrity="sha384-eOJMYsd53ii+scO/
bJGFsiCZc+5NDVN2yr8+0RDqr0Ql0h+rP48ckxlpbzKgwra6" crossorigin="anonymous">
<link rel="stylesheet" href="css/style.css" type="text/css"
media="all" /><!-- Style-CSS -->
<link href="css/font-awesome.css" rel="stylesheet" /><!--
font-awesome-icons -->
</head>
<body>
<section>
<div class="form-36-mian section-gap">
<div class="wrapper">
<div class="container">
<div class="row">
{{#each documents}}
<div class="col-md-4 mb-2">
<div class="card" style="width:
18rem;">
<img class="card-img-top"
src="./images/pdf.png"
alt="Card image cap">
<div class="card-body">
<h5
class="card-title">{{documentName}}</h5>
<a
href="/downloadPDF/{{_id}}" class="btn btn-primary"><i class="fa
fa-download" aria-hidden="true"></i> Download</a>
<a
href="/previewPDF/{{_id}}" class="btn btn-info"><i class="fa fa-eye"
aria-hidden="true"></i> Preview</a>
</div>
</div>
</div>
{{/each}}
</div>
</div>
<!-- copyright -->
<div class="copy-right">
<p>(c) 2021 Vitalis</p>
</div>
<!-- //copyright -->
</div>
</div>
</section>
</body>
</html>
###views/preview.hbs
<!DOCTYPE html>
<html lang="en">
<head>
<title>Adobe Acrobat Services PDF Embed API</title>
<meta charset="utf-8" />
<meta http-equiv="X-UA-Compatible" content="IE=edge,chrome=1" />
<meta id="viewport" name="viewport" content="width=device-width,
initial-scale=1" />
</head>
<body style="margin: 0px">
<input type="hidden" id="pdfDocumentName"
value={{document.documentName}} />
<input type="hidden" id="pdfDocumentUrl" value={{document.url}} />
<div id="adobe-dc-view"></div>
<script
src="https://documentcloud.adobe.com/view-sdk/main.js"></script>
<script type="text/javascript">
let pdfDocumentName =
document.getElementById("pdfDocumentName").value;
let pdfDocumentUrl =
document.getElementById("pdfDocumentUrl").value;
document.addEventListener("adobe_dc_view_sdk.ready", function
() {
var adobeDCView = new AdobeDC.View({ clientId:
"XXXXXXXXXXXXXXXX", divId: "adobe-dc-view" });
adobeDCView.previewFile({
content: { location: { url:
`http://localhost:5000/output/${pdfDocumentName}` } },
metaData: { fileName: pdfDocumentName }
}, {});
});
</script>
</body>
</html>

Skapa även en fil från controller/previewController.js och klistra in kodfragmenten nedan i den.

const Document = require('../models/document');
/*
* GET /listFiles route to show PDF file lists.
*/
async function listFiles(req, res) {
let documents = await Document.find({});
res.render('lists', { documents })
}
/*
* GET /previewPDF route to show PDF file in AdobeEmbedAPI.
*/
async function previewPDF(req, res) {
//catch any response on the url
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.render('preview', { document })
}
/*
* GET /downloadPDF To Download PDF Documents.
*/
async function downloadPDF(req, res) {
let documentId = req.params.documentId
let document = await Document.findOne({_id:documentId});
res.download(document.url);
}
//export all the functions
module.exports = {listFiles, previewPDF, downloadPDF };

I kontrollenhetsfilen ovan finns det tre funktioner, listFiles, previewPDF och downloadPDF. Funktionen listFiles listar alla PDF-filer som hittills har genererats med Acrobat Services API:er. Med funktionen previewPDF kan du förhandsgranska PDF-filer med PDF Embed API, medan funktionen downloadPDF låter dig ladda ner den genererade PDF-filen till datorn. I skärmbilden nedan visas ett exempel på förhandsvisningen i PDF med PDF Embed API.

Sammanfattning

I den här praktiska självstudiekursen taggade du ett dokument med tillägget Microsoft Word för dokumentgenereringstaggning. Integrerade sedan Acrobat Services API:er i ett Node.js-program och
konverterade ett taggat dokument till ett hämtbart PDF-format, men du kunde också ha skapat det juridiska avtalet direkt till PDF. Slutligen använde du Adobe PDF Embed API för att förhandsgranska den genererade PDF för verifiering och signering.

Det slutförda programmet gör det mycket enklare att tagga juridiska avtalsmallar med dynamiska fält, konvertera dem till PDF, förhandsgranska dem och signera dem med Acrobat Services API:er. Istället för att lägga tid på att skapa ett unikt avtal kan teamet automatiskt skicka rätt avtal till varje kund och sedan lägga mer tid på att utveckla företaget.

Organisationer använder Adobe Acrobat Services API:er för att vara fullständiga och enkla att använda. Bäst av allt är att du kan njuta av en sex månaders kostnadsfri testversion och sedan betala per användning. Du betalar bara för det du använder. Dessutom är PDF Embed API alltid gratis.

Är du redo att öka produktiviteten genom att förbättra dokumentflödet? Kom igång i dag.