Este artigo destaca a nossa experiência real na criação de uma cadeia de suprimento de conteúdo contínua, incluindo um passo a passo e práticas recomendadas para uma integração bem-sucedida, para que você possa maximizar o valor das suas soluções da Adobe Experience Cloud.

Introdução

À medida que as organizações se esforçam para acelerar a velocidade do conteúdo e melhorar a eficiência operacional, a integração do Adobe Workfront com o AEM Assets tornou-se um divisor de águas. Na 2K Games, embarcamos numa jornada para unificar a cadeia de suprimento de conteúdo, simplificar fluxos de trabalho de criação e capacitar as nossas equipes para fornecerem o conteúdo certo mais rapidamente.

Por que integrar o Workfront ao AEM Assets?

Para nós, o Workfront e o AEM Assets não são apenas complementares; são parceiros essenciais na cadeia de suprimento de conteúdo. A integração dessas ferramentas permite:

• Gerenciamento unificado de metadados: colete e conecte metadados operacionais e de ativos automaticamente, reduzindo inserções manuais e melhorando a geração de relatórios.
• Menos tempo para lançamento no mercado: simplifique os fluxos de trabalho de criação e aprovação de conteúdo, permitindo que as equipes reajam rapidamente às necessidades do mercado.
• Colaboração aprimorada: centralize a comunicação e o gerenciamento de ativos, minimizando a fadiga das ferramentas e garantindo que todos trabalhem com base na mesma fonte da verdade.
• Segurança e governança aprimoradas: utilize o gerenciamento unificado de usuários e as permissões na camada das pastas para proteger conteúdos confidenciais e manter a conformidade.

Passo a passo: preparação para a integração

1. Concluir a migração da plataforma comercial

Antes da integração, verifique se a sua instância do Workfront foi migrada para o Adobe Admin Console. Essa etapa é essencial para garantir o provisionamento de usuários e o gerenciamento de acesso em todos os produtos da Experience Cloud.

Prática recomendada: atribua um(a) admin dedicado(a) para gerenciar grupos de usuários e o provisionamento de produtos no Admin Console, o que economizará tempo e evitará problemas de acesso no futuro.

2. Estabelecer a governança logo no início

A governança é a base para uma integração bem-sucedida. Defina processos claros para atualizações do sistema, implantações de recursos e comunicação com usuários finais. Documente os requisitos comerciais, as aprovações de fluxos de trabalho e os planos de gerenciamento de alterações.

Prática recomendada: forme um comitê de governança com as partes interessadas das equipes comerciais e de produtos para garantir o alinhamento e a adoção.

3. Criar uma estrutura de pastas dimensionável

Colabore com as suas equipes do Workfront e do AEM Assets para projetar uma estrutura de pastas que seja compatível com as necessidades da sua empresa e que possa ser dimensionada de acordo com o crescimento. Automatize a criação de pastas sempre que possível para reduzir o trabalho manual e manter a segurança.

Prática recomendada: configure permissões para que somente as equipes certas possam acessar pastas específicas, o que é crucial para gerenciar um conteúdo não lançado ou projetos confidenciais.

4. Priorizar a estratégia de metadados

Os metadados são o segredo por trás da visibilidade e da geração de relatórios. Mapeie formulários personalizados do Workfront para campos de metadados do AEM e verifique se o esquema supre as necessidades atuais e futuras. Considere usar namespaces do XMP a fim de incorporar metadados diretamente a arquivos de ativos para fins de portabilidade.

Prática recomendada: quanto mais metadados você captar automaticamente (de resumos criativos a detalhes do projeto), menos marcação manual será necessária e mais práticos serão os insights obtidos.

5. Plano de suporte contínuo

Mesmo com as soluções de SaaS, prepare-se para oferecer suporte e manutenção contínuos. Documente os seus processos, treine os usuários e aloque recursos à resolução de problemas e melhorias.

Fluxo de trabalho do mundo real: do resumo criativo à entrega de ativos

Veja como colocamos essas etapas em ação na 2K Games:

1. Envio de solicitação do setor criativo: o setor de marketing envia um resumo por meio de um formulário personalizado do Workfront, especificando os detalhes do projeto e requisitos de ativos.
2. Criação automatizada de projetos: usando o Workfront Fusion, as solicitações aprovadas são convertidas em projetos com tarefas e linhas do tempo pré-mapeadas.
3. Automação de pastas: as pastas vinculadas a projetos são criadas automaticamente no AEM Assets, herdando as permissões certas para cada marca ou linha de produtos.
4. Carregamento de ativos e mapeamento de metadados: os ativos são carregados diretamente na pasta vinculada. Todos os metadados do projeto fluem sem problemas para o AEM, garantindo que os ativos estejam disponíveis para pesquisa e relatórios.
5. Revisão e aprovação: as equipes colaboram e aprovam ativos no Workfront, com planos para integrar o Frame.io para revisão de multimídia avançada.
6. Entrega segura: somente usuários autorizados podem acessar pastas específicas, protegendo conteúdos não lançados e mantendo a integridade da marca.

Principais lições e conclusão

• Colaboração: a comunicação centralizada e o gerenciamento de ativos reduzem a duplicação e aceleram as aprovações.
• Eficiência: fluxos de trabalho automatizados e o mapeamento de metadados reduzem o tempo de produção em até 70% e aumentam a capacidade em 30%.
• Governança: o planejamento antecipado e o envolvimento das partes interessadas impulsionam a adoção e o sucesso de longo prazo.
• Visibilidade: metadados avançados garantem que os ativos sejam fáceis de encontrar, reduzindo solicitações de criação redundantes.

Conselho final: meça duas vezes, corte uma vez. Um design de processos e uma governança bem pensados são os seus melhores aliados. Envolva as partes interessadas logo de início, prepare-se para oferecer suporte e sempre lembre-se da experiência do usuário final.

A integração do Adobe Workfront com o AEM Assets é mais que um projeto técnico; é uma mudança estratégica que transforma a sua cadeia de suprimento de conteúdo. Seguindo essas etapas e adotando as práticas recomendadas, você capacitará as suas equipes a fornecer um conteúdo impactante de forma mais rápida e inteligente.