Guia executivo para o sucesso com o Adobe Workfront
Transformar o trabalho na era digital não é pouca coisa. Sua equipe trabalhará arduamente para personalizar a instância do Workfront de conforme os processos atuais e as metas futuras. Você pode ajudá-la a ser bem-sucedida, dando-lhe orientação e apoio. É aí que este documento entra em ação.
Você acha que o trabalho deve ser importante. Nós também achamos. Obrigado por confiar em nós para ajudar você a ter sucesso.
O conteúdo das próximas páginas foi criado especialmente para você, líder de negócios responsável pela decisão de usar o Workfront e responsável por ver o valor dessa decisão. Você encontrará orientações e conselhos concretos para ajudá-lo a começar com força a sua jornada para criar uma prática de gerenciamento de trabalho.
Vamos começar.
Compartilhe sua visão
Uma das funções mais importantes que você tem em uma implantação bem-sucedida do Adobe Workfront é comunicar o porquê.
Por que você decidiu comprar o Workfront? Quais resultados você está imaginando?
Quando sua equipe conhece o objetivo principal, ele orientará muitas das decisões de implementação e, posteriormente, orientará a adoção e o uso.
As mensagens devem ser simples e devem ser enviadas em uma cadência regular. Certifique-se de que a comunicação expresse aos usuários, equipes e departamentos quais são as metas e os resultados esperados para implementar o Workfront, como os indivíduos se beneficiarão e por que isso é importante não apenas para você, mas para a organização inteira. Esses esforços de comunicação criam uma percepção entre os usuários e fornecem a estrutura para um plano que conecte o trabalho à estratégia, garantindo o entendimento compartilhado por toda a equipe sobre como o Workfront apoia a visão geral e a missão da organização, o que é fundamental para o sucesso.
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AÇÃO: escreva de duas a quatro frases sobre “Por que o Workfront” e comunique-as durante as reuniões departamentais e de equipe. Compartilhe-as com seus colegas e subordinados diretos. Reforce-as regularmente.
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Exemplos para começar:
- “Nossa organização investiu no Adobe Workfront para gerenciar solicitações baseadas no empregador por meio de entradas e atribuições de projetos e validação de dados de funcionários para aumentar a eficiência operacional e minimizar redundâncias entre equipes por meio de automações inteligentes.”
- “Nossa organização planeja transformar nossos processos de marketing visando acelerar a entrega criativa usando o Adobe Workfront. Ao mudar nossa estratégia de engajamento digital por meio de nossa parceria com a Adobe, podemos aumentar a receita em até US$ 1 bilhão.”
- “Ao adotar as metodologias Lean e usar o Adobe Workfront para reduzir o uso de papel e conectar equipes isoladas, estamos transformando continuamente os processos manuais em formas mais eficientes e produtivas de trabalhar. Nossa meta é reduzir o tempo do processo de avaliação ergonômica de semanas para horas, melhorar a capacidade de compras de cumprir contratos de nível de serviço em 500% e aumentar a eficiência do marketing em 15-20%.”
Recursos para as pessoas certas
Os clientes mais bem-sucedidos do Adobe Workfront têm pelo menos um administrador de sistemas forte. Recomendamos que essa pessoa se dedique em tempo integral a essa função. Por quê? Ser um administrador de sistemas não se trata apenas da manutenção técnica contínua do aplicativo, mas também de facilitar o ecossistema de pessoas, processos e tecnologia para permitir a excelência operacional. Sua função inclui, entre outros:
- Otimização contínua do aplicativo
- Participar ou ser proprietário do Comitê de governança (consulte a próxima seção)
- Reiterar regularmente o objetivo de usar um aplicativo de gerenciamento de trabalho
- Integrar novas equipes ou grupos ao Workfront
- Incentivar (ou impor) o treinamento e a capacitação dos usuários finais
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AÇÃO: identifique um de seus funcionários atuais para ser o administrador do sistema Workfront em tempo integral. Envie-o para a aula de treinamento do Workfront System Administrator Boot Camp para prepará-lo para o sucesso em sua nova função.
DICA: os administradores de sistemas bem-sucedidos tendem a ter uma curiosidade natural e um desejo de aprender e se conectar. A experiência anterior em gerenciamento do projeto ou o entendimento de fluxos de processos são muito úteis, mas não obrigatórios. Não se esqueça de comunicar sua estratégia de longo prazo ao administrador de sistemas e mantê-lo informado sobre quaisquer alterações que venham a ser feitas com o passar do tempo.
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Excelência operacional
Ter um grupo de trabalho multifuncional, ou “comitê de governança”, para a sua solução do Adobe Workfront é essencial para o sucesso.
Quando todas as equipes seguem o mesmo conjunto de padrões, isso resulta em excelência operacional e em relatórios impactantes de gerenciamento de trabalho entre órgãos. Esses padrões são definidos pelo comitê de governança, em que todos são ouvidos, entendem as iniciativas estratégicas da empresa e podem participar trabalhando para atingir metas comuns.
Muitas vezes, o comitê consistirá em:
- Administradores do sistema Workfront
- Administradores de grupos do Workfront
- Usuários avançados do Workfront
- “Especialistas” departamentais responsáveis pela execução da estratégia
Cada membro do comitê deve receber uma função e responsabilidades que ajudem a supervisionar as principais práticas de infraestrutura, como comunicação, educação, melhoria de processos ou relatórios.
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AÇÃO: pergunte ao proprietário/especialista interno do Workfront sobre seus planos para criar e manter um comitê de governança. Reforce seu apoio a esse conceito e peça para participar de uma reunião do comitê para compartilhar sua visão (o “porquê”) do sucesso do gerenciamento do trabalho em sua organização.
DICA: recomendamos que você escolha um nome de criação para o seu comitê de governança. Aqui estão algumas ideias de nossos clientes:
- Equipe principal do Workfront
- Especialistas do Workfront
- A toca do Leão
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Seu papel no sucesso
Um dos segredos para obter o máximo de valor do seu investimento no Adobe Workfront está em você. O valor final de qualquer sistema de gerenciamento de trabalho está nos dados e nos insights que ele revela. Quando você, como líder, começar a usar regularmente esses dados, sua equipe perceberá o valor de usar o Workfront com regularidade. É nesse momento que o volante realmente começa a girar: mais entradas geram mais insights.
O uso dos dados do Workfront também promove o engajamento e a satisfação dos funcionários. Quando os membros da equipe entendem como o trabalho deles se relaciona com as iniciativas estratégicas da empresa, eles se sentem mais envolvidos e conectados.
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AÇÃO: destaque os dados gerados pelo Workfront e comemore os sucessos em reuniões de equipe e de funcionários. Incentive os gerentes da sua equipe a fazer o mesmo em suas próprias reuniões de equipe e em reuniões individuais.
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Você está em boa companhia
“Muitas organizações de marketing funcionam nos silos em que costumávamos trabalhar, por isso é muito importante ter relatórios e visibilidade em um local central. O Workfront nos fornece uma fonte de verdade.”– Paul Tasker, VP de Operações de marketing na Sage
“O Workfront elimina as planilhas compartilhadas e o envio de detalhamentos diários da disponibilidade de recursos por email, o que consumia cerca de 20 horas por semana ou 1.000 horas por ano em vários escritórios.”
– Graham Johnson, vice-presidente executivo de produtos da FCB Health
Seu papel no sucesso
Uma das chaves para obter o máximo de valor de seu investimento na Adobe está na definição de uma base organizacional e técnica comum. Garantir que todas as partes da organização operem com uma estratégia e um objetivo comuns é fundamental para o sucesso.
Também entendemos que liderar através da mudança pode ser intimidador para os líderes transformacionais. A jornada envolve várias etapas críticas: comunicar sua visão, obter adesão, capacitar as pessoas sobre novas tecnologias e incutir novas maneiras de trabalhar.
Para obter orientação mais detalhada sobre como gerenciar os aspectos humanos da alteração, consulte nosso manual em Fundamentos do Gerenciamento de alterações para o sucesso. Esse recurso oferece informações valiosas, estratégias práticas e até mesmo um kit de ferramentas de alteração para ajudar você a entender o escopo e as complexidades da transformação organizacional.