Práticas recomendadas do Adobe Workfront Planning

‖Quando você faz logon no Planning pela primeira vez, siga nosso processo de integração no aplicativo que comunica claramente o valor do Planning e o orienta sobre como navegar e utilizar o produto de forma eficaz. Isso garante que você entenda seus recursos e como começar seu trabalho com facilidade.

¨ Comece explorando nossos modelos de espaço de trabalho predefinidos para ideias de casos de uso semelhantes existentes. Você pode usar os tipos de registro e campos predefinidos incluídos em um modelo ou pode adicionar os seus próprios.

Identifique os principais casos de uso que deseja resolver com o Workfront Planning. Por exemplo, a maioria das organizações quer melhorar a visibilidade das atividades estratégicas, o que pode incluir a criação de um "Calendário de campanha" melhor. Portanto, nesse caso de uso, você deve começar respondendo algumas perguntas:

• Quem está pedindo isso?
• Como eles chamam as coisas que querem colocar no calendário?
  Campanhas? Táticas? Iniciativas? Atividades? Eventos?
• Que tipos de perguntas eles desejam responder com este calendário?
• Temos campanhas sobrepostas para o mesmo público-alvo?
• Qual é o nosso orçamento para essa campanha, tática, atividade ou evento?

As respostas a essas perguntas ditariam o que é necessário criar dentro do Workfront Planning.

Além disso, considere que pode haver outros planejadores que não sejam usuários do Workfront no momento. Esses planejadores podem operar a partir de planilhas do Excel, documentos do Word, PowerPoints, etc. Considere como eles podem acessar suas informações no Workfront Planning.

Para aproveitar ao máximo o Workfront Planning, considere a substituição do uso de Portfolio e Programas no Workfront Workflow por alguma outra estrutura de nível superior no Workfront Planning.

Atualmente, os clientes da Workfront representam seu trabalho estratégico por meio de portfólios e programas, em alguns casos como projetos de diferentes tipos. Com a introdução do Planning, todo esse trabalho estratégico deve ser tratado por meio de tipos de registro personalizados no Workfront Planning, enquanto o Workfront será centralizado em torno da fase de execução do trabalho representado como projetos e tarefas.

‖Design para o menor volume de espaços de trabalho em nível de organização. Você pode criar espaços de trabalho para unidades de organização operacionais específicas, para corresponder à maneira exclusiva como cada unidade funciona.

Ter as informações em uma única Workspace, para garantir que as relações entre todos os dados possam ser facilmente gerenciadas.

Por exemplo, tente criar um único espaço de trabalho para todo o Marketing.

Não há problema em criar um novo espaço de trabalho para uma equipe que tenha uma estrutura operacional completamente diferente:

Por exemplo, um espaço de trabalho de Desenvolvimento de Produto deve ser diferente de um espaço de trabalho de Marketing.

⛔ Não crie espaços de trabalho exclusivos para cada equipe ou processo em uma organização.

A organização de marketing deve se esforçar para manter apenas um espaço de trabalho para manter a visibilidade e permitir que os dados sejam acumulados no nível de planejamento global.

Evite criar espaços de trabalho semelhantes ou duplicados para equipes que seguem processos semelhantes (por exemplo, Marketing da EMEA versus Marketing da APAC), especialmente onde essas equipes podem realizar trabalhos que se enquadram em campanhas estratégicas comuns.

‖Crie e rotule seções para ajudar seus usuários a entender como você organiza seu ciclo de vida operacional.

Por exemplo, você pode criar uma seção chamada Registros principais, na qual você coloca suas Campanhas, Táticas e Entregas no seu espaço de trabalho.

Agrupa os tipos de registros "like".

Por exemplo, você pode criar uma seção chamada Geografias, que contém tipos de registros como: Região, País e Cidade.

‖Leve algum tempo para identificar quais informações você precisa rastrear (quais tipos de registro eu preciso) e como essas informações precisam ser conectadas. Converse com as partes interessadas que usarão o espaço de trabalho para considerar todas as suas necessidades. Você também pode criar seções personalizadas com diferentes tipos de registro para apresentar as informações de uma maneira muito útil.

⛔ Não duplique tipos de registro por um período diferente (por exemplo, não crie tipos de registro separados para Campanhas 2024 e Campanhas 2025).

A criação de diferentes tipos de registro interrompe o fluxo de dados sempre que você deseja comparar dados em vários anos. As exibições de hoje são por tipo de registro; portanto, assim que o ano terminar, a exibição desse tipo de registro não mostrará mais os itens futuros. A prática recomendada é ter um tipo de registro para o tipo de trabalho e segmentar os dados usando filtros ou arquivando-os, se necessário.

‖Adicione um novo tipo de registro se o objeto for usado em conexão com vários outros tipos de registro

Por exemplo, uma Campanha pode ter uma conexão com vários Públicos do Target, e uma Tática pode ter uma conexão com um único Público do Target. Portanto, Campaign, Tactic e Audience devem ser tipos de registro em vez de campos de seleção múltipla.

‖Adicione um novo tipo de registro se o objeto precisar armazenar valores de metadados adicionais que podem ser úteis em pesquisas

Por exemplo, um tipo de registro de canal como Email pode armazenar uma lista de produtos finais de suporte, como metadados nativos ou como uma conexão com um tipo de registro Produtos independente.

⛔ Não adicione um novo tipo de registro se os dados armazenados forem relevantes apenas para um único tipo de registro.

Por exemplo, um tipo de registro Campanha pode ter um campo de seleção única chamado Tamanho da Campanha, que só é relevante quando diretamente associado a uma campanha específica.

‖Crie e rotule tipos de registros que representam uma única construção ou substantivo, como Campanhas.

⛔ Não crie um tipo de registro que seja melhor representado como uma exibição.

Por exemplo, Calendário é uma má opção para um tipo de registro, pois não é o tipo de registro em si, mas uma exibição de registros.

O‖Usa valores de campo primário exclusivos para facilitar a localização e "separação" desses registros ao fazer conexões.

Ao fazer uma conexão, os usuários pesquisarão pelos valores no campo Primário e, se não forem exclusivos, os usuários não saberão qual escolher.

⛔ Evite usar valores não exclusivos como o campo principal, pois isso pode criar confusão para usuários que precisam pesquisar no campo principal ao usar o menu do seletor de conexões.

A criação de conexões é uma das características mais poderosas do Workfront Planning. É possível conectar tipos de registro uns aos outros ou tipos de registro com tipos de objeto de outros aplicativos como o Adobe Workfront (conexão com Projetos, Portfolio, Programas, Empresas e Grupos) e o Adobe Experience Manager Assets (conexão com ativos e pastas).

Conectar tipos de objeto e registro fornece uma visão geral completa de como tudo em sua empresa está conectado.

Por exemplo, você tem um tipo de registro Campanha e um tipo de registro Táticas, e pode criar uma conexão entre esses dois tipos de registro para ver quais Táticas estão associadas a uma Campanha específica.

Após definir a conexão, todas as pessoas no espaço de trabalho podem começar a adicionar valores para Campanhas clicando duas vezes no campo de conexão, onde verão uma lista de todas as Táticas disponíveis. Isso permite descobrir rapidamente quais táticas precisam ser associadas às suas campanhas.

Depois de estabelecer a conexão entre registros ou tipos de objeto, você pode conectar registros individuais uns aos outros e exibir campos do registro vinculado ou tipos de objeto em um registro do Workfront Planning. Você reduzirá o número de locais necessários para atualizar a mesma informação e garantir que eles correspondam perfeitamente.

Por exemplo, uma vez que você tenha uma conexão entre um tipo de registro Campanha e um tipo de registro Táticas, você verá as informações do campo principal, mas quando adicionar campos de pesquisa, você poderá obter informações adicionais desse tipo de registro, como a Data de inicialização para essa Tática. Os dados desses campos de pesquisa são preenchidos automaticamente após a adição dos registros.

✅Para itens que representam uma única construção ou substantivo (como Campanhas), crie um tipo de registro.

⛔ Não crie um tipo de registro que seja melhor representado como uma exibição.

Por exemplo, Calendário é uma má opção para um tipo de registro, pois não é o tipo de registro em si, mas uma exibição de registros.

¨ Use visualizações com filtros e agrupamentos para exibir um instantâneo do que você precisa ver. Você pode filtrar e agrupar os dados para ter uma maneira mais utilizável de entender o que está planejado. Você pode agrupar os registros por campos de metadados.

Por exemplo, você pode ter uma exibição de linha do tempo para o seu tipo de registro de Campanha, que pode ser agrupada por Públicos-alvo e filtrada por Data para mostrar apenas o ano atual.

‖Defina as configurações da exibição da linha do tempo, como o Estilo de barra e a Cor para obter uma exibição mais visualmente enriquecedora. Você pode personalizar o Estilo de barra definindo se deseja ver uma miniatura com uma imagem significativa e adicionar mais campos para exibir na barra (por exemplo, Proprietário ou Status).

Por padrão, você só vê o campo principal. Você também pode definir a cor da barra por valores de campo (por exemplo, é possível personalizar as cores das barras correspondendo-as ao campo Status ) ou pelo agrupamento aplicado. Por padrão, a cor corresponde à cor do tipo de registro.

Somente as cores do tipo de registro ou os campos com opções associadas às cores podem afetar as cores das barras de registro na linha do tempo.

✔ Quando você cria um espaço de trabalho, ele só está disponível para você. Qualquer outra pessoa além dos Administradores do sistema não poderá encontrá-lo. Depois que o espaço de trabalho estiver definido e você estiver pronto para trazer sua equipe para iniciar a colaboração, será necessário compartilhá-lo com ela e definir seu nível de permissão.

Você pode escolher entre os seguintes níveis de permissão:

• Gerenciar: as pessoas podem editar, excluir e compartilhar o espaço de trabalho.
• Contribute: as pessoas podem criar, editar e excluir registros.
• Exibir: as pessoas podem exibir registros.

Apesar de muitos clientes sentirem que iriam conceder permissões de Gerenciar para espaços de trabalho para a maioria das pessoas, restrinja as permissões de Gerenciar a um grupo selecionado de pessoas confiáveis que não excluirão acidentalmente um tipo de registro ou criarão tipos de registro e campos desnecessários. Eles podem editar, compartilhar e até mesmo excluir o espaço de trabalho. Esse nível de permissões concede a eles acesso administrativo total à Workspace.

É necessária uma licença de usuário Standard para que alguém tenha permissões de gerenciamento em um espaço de trabalho.

✔ Dê aos usuários Contribute permissões se você quiser apenas que eles sejam capazes de criar, editar e excluir registros, mas não quiser que eles alterem a estrutura e o esquema do espaço de trabalho. Com permissões de Contribute, não é possível criar tipos de registro ou alterar os campos nos tipos de registro existentes.

Uma licença de usuário Standard é necessária para que alguém tenha permissões do Contribute para um espaço de trabalho.

✔ Dê aos usuários Visualizar permissões, se você quiser apenas para visualizar registros.

✔ Restrinja Gerenciar permissões às pessoas que você deseja que possam editar, excluir e compartilhar a exibição. Isso significa que eles podem alterar os filtros, agrupar campos ou alguma configuração da visualização. Essas alterações afetarão a configuração principal da exibição para todos os outros que também estão usando a exibição.

Uma licença de usuário Padrão é necessária para que alguém tenha permissões de gerenciamento para uma exibição.

✓ Conceda aos usuários View acesso para poder aplicar a visualização. Eles poderão alterar alguns dos filtros ou agrupamentos e classificação, mas essas alterações serão apenas temporárias; as alterações não são salvas para todos os outros usuários que acessarem a visualização. Essas alterações não afetarão a configuração principal da exibição para todos os outros que também estiverem usando a exibição. Suas alterações só são visíveis para o usuário que está aplicando as configurações modificadas. Após atualizar a tela, as alterações são redefinidas para o padrão.

‖Dê Todos no espaço de trabalho podem visualizar permissões quando você quiser que todos os que podem visualizar o espaço de trabalho vejam os registros e seus campos nessa exibição específica. Dessa forma, não é necessário adicionar ninguém manualmente à caixa de permissão de compartilhamento da exibição.

O compartilhamento do Workspace define o acesso das pessoas ao espaço de trabalho, seus tipos de registro, registros e seus campos.

Compartilhamento de exibição define se o usuário pode ver o modo de exibição que você criou e se pode alterar o filtro, campos de agrupamento ou alguma outra configuração do modo de exibição. A visibilidade dos registros exibidos na Exibição é controlada pelo compartilhamento do Workspace, e não pelo compartilhamento de Exibição.

Para compartilhamento no Workspace: os usuários de licenças Light e Contribute só podem obter acesso de visualização a um espaço de trabalho. Para conceder a uma pessoa a permissão Contribute ou Gerenciar para um espaço de trabalho, ela precisa ter uma licença Standard.

Compartilhamento de exibições: os usuários de licença padrão que têm permissões de gerenciamento para um espaço de trabalho poderão criar uma exibição. Os usuários de licença do Light e do Contribute só podem utilizar as exibições que os usuários do Standard criaram e compartilharam com eles. Caso contrário, se nada tiver sido compartilhado, os usuários poderão ver a Exibição de Tabela Padrão.

‖Você deve garantir que a estrutura do tipo de registro seja configurada primeiro, adicionando os campos necessários à tabela. Esses campos descrevem seus registros e estarão acessíveis no construtor de formulários.

Idealmente, crie o formulário de solicitação ou de entrada depois que a estrutura do tipo de registro for finalizada para evitar a falta de campos-chave.

As permissões de Envio dependem das configurações definidas para cada formulário.

No construtor de formulários, depois de publicar o formulário, você pode gerenciar permissões para controlar quem pode enviar solicitações.

Você pode escolher entre as três opções de compartilhamento a seguir:

• Qualquer pessoa com acesso de exibição ou superior ao espaço de trabalho: Permite que todos os usuários com permissões de exibição ou superiores ao espaço de trabalho enviem uma solicitação que crie um registro.
• Qualquer pessoa com acesso de contribuir ou superior ao espaço de trabalho: restringe os envios a usuários com permissões do Contribute ou superiores ao espaço de trabalho.
• Qualquer pessoa com o link: Permite que qualquer pessoa com o link do formulário envie uma solicitação.
• Data de expiração: Verifique se você definiu uma data de expiração para o link público para aprimorar a segurança.