Como devo começar?
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‖Quando você faz logon no Planning pela primeira vez, siga nosso processo de integração no aplicativo que comunica claramente o valor do Planning e o orienta sobre como navegar e utilizar o produto de forma eficaz. Isso garante que você entenda seus recursos e como começar seu trabalho com facilidade.
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¨ Comece explorando nossos modelos de espaço de trabalho predefinidos para ideias de casos de uso semelhantes existentes. Você pode usar os tipos de registro e campos predefinidos incluídos em um modelo ou pode adicionar os seus próprios.
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Identifique os principais casos de uso que deseja resolver com o Workfront Planning. Por exemplo, a maioria das organizações quer melhorar a visibilidade das atividades estratégicas, o que pode incluir a criação de um "Calendário de campanha" melhor. Portanto, nesse caso de uso, você deve começar respondendo algumas perguntas:
- Quem está pedindo isso?
- Como eles chamam as coisas que querem colocar no calendário?
Campanhas? Táticas? Iniciativas? Atividades? Eventos? - Que tipos de perguntas eles desejam responder com este calendário?
- Temos campanhas sobrepostas para o mesmo público-alvo?
- Qual é o nosso orçamento para essa campanha, tática, atividade ou evento?
As respostas a essas perguntas ditariam o que é necessário criar dentro do Workfront Planning.
Além disso, considere que pode haver outros planejadores que não sejam usuários do Workfront no momento. Esses planejadores podem operar a partir de planilhas do Excel, documentos do Word, PowerPoints, etc. Considere como eles podem acessar suas informações no Workfront Planning.
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Para aproveitar ao máximo o Workfront Planning, considere a substituição do uso de Portfolio e Programas no Workfront Workflow por alguma outra estrutura de nível superior no Workfront Planning.
Atualmente, os clientes da Workfront representam seu trabalho estratégico por meio de portfólios e programas, em alguns casos como projetos de diferentes tipos. Com a introdução do Planning, todo esse trabalho estratégico deve ser tratado por meio de tipos de registro personalizados no Workfront Planning, enquanto o Workfront será centralizado em torno da fase de execução do trabalho representado como projetos e tarefas.
Quando devo criar um novo espaço de trabalho em vez de modificar um existente?
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‖Design para o menor volume de espaços de trabalho em nível de organização. Você pode criar espaços de trabalho para unidades de organização operacionais específicas, para corresponder à maneira exclusiva como cada unidade funciona.
Ter as informações em uma única Workspace, para garantir que as relações entre todos os dados possam ser facilmente gerenciadas.
Por exemplo, tente criar um único espaço de trabalho para todo o Marketing.
Não há problema em criar um novo espaço de trabalho para uma equipe que tenha uma estrutura operacional completamente diferente:
Por exemplo, um espaço de trabalho de Desenvolvimento de Produto deve ser diferente de um espaço de trabalho de Marketing.
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⛔ Não crie espaços de trabalho exclusivos para cada equipe ou processo em uma organização.
A organização de marketing deve se esforçar para manter apenas um espaço de trabalho para manter a visibilidade e permitir que os dados sejam acumulados no nível de planejamento global.
Evite criar espaços de trabalho semelhantes ou duplicados para equipes que seguem processos semelhantes (por exemplo, Marketing da EMEA versus Marketing da APAC), especialmente onde essas equipes podem realizar trabalhos que se enquadram em campanhas estratégicas comuns.
Como devo usar as Seções do Workspace?
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‖Crie e rotule seções para ajudar seus usuários a entender como você organiza seu ciclo de vida operacional.
Por exemplo, você pode criar uma seção chamada Registros principais, na qual você coloca suas Campanhas, Táticas e Entregas no seu espaço de trabalho.
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Agrupa os tipos de registros "like".
Por exemplo, você pode criar uma seção chamada Geografias, que contém tipos de registros como: Região, País e Cidade.
Tipos de registro
Os tipos de registro são os blocos de construção de uma Workspace do Workfront Planning. Você pode definir como os tipos de registro são interconectados.
Como devo definir tipos de registros no meu espaço de trabalho?
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‖Leve algum tempo para identificar quais informações você precisa rastrear (quais tipos de registro eu preciso) e como essas informações precisam ser conectadas. Converse com as partes interessadas que usarão o espaço de trabalho para considerar todas as suas necessidades. Você também pode criar seções personalizadas com diferentes tipos de registro para apresentar as informações de uma maneira muito útil.
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⛔ Não duplique tipos de registro por um período diferente (por exemplo, não crie tipos de registro separados para Campanhas 2024 e Campanhas 2025).
A criação de diferentes tipos de registro interrompe o fluxo de dados sempre que você deseja comparar dados em vários anos. As exibições de hoje são por tipo de registro; portanto, assim que o ano terminar, a exibição desse tipo de registro não mostrará mais os itens futuros. A prática recomendada é ter um tipo de registro para o tipo de trabalho e segmentar os dados usando filtros ou arquivando-os, se necessário.
Quando devo usar um campo de seleção única ou múltipla em vez de um tipo de registro vinculado?
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‖Adicione um novo tipo de registro se o objeto for usado em conexão com vários outros tipos de registro
Por exemplo, uma Campanha pode ter uma conexão com vários Públicos do Target, e uma Tática pode ter uma conexão com um único Público do Target. Portanto, Campaign, Tactic e Audience devem ser tipos de registro em vez de campos de seleção múltipla.
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‖Adicione um novo tipo de registro se o objeto precisar armazenar valores de metadados adicionais que podem ser úteis em pesquisas
Por exemplo, um tipo de registro de canal como Email pode armazenar uma lista de produtos finais de suporte, como metadados nativos ou como uma conexão com um tipo de registro Produtos independente.
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⛔ Não adicione um novo tipo de registro se os dados armazenados forem relevantes apenas para um único tipo de registro.
Por exemplo, um tipo de registro Campanha pode ter um campo de seleção única chamado Tamanho da Campanha, que só é relevante quando diretamente associado a uma campanha específica.
Como devo rotular meus tipos de registros?
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‖Crie e rotule tipos de registros que representam uma única construção ou substantivo, como Campanhas.
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⛔ Não crie um tipo de registro que seja melhor representado como uma exibição.
Por exemplo, Calendário é uma má opção para um tipo de registro, pois não é o tipo de registro em si, mas uma exibição de registros.