Automatizar fluxos de trabalho legais

Em um cenário ideal, os termos do contrato são aceitos sem nenhuma modificação. No entanto, muitas vezes os contratos precisam de personalização, o que exige revisão legal. As revisões legais criam custos significativos e retardam o processo de entrega dos termos do contrato. O uso de modelos predefinidos que mudam com base no idioma aprovado ajuda as equipes jurídicas a gerenciar e executar os termos do contrato com mais segurança.

Este tutorial usa um contrato legal que varia de estado para estado. Para solucionar essas variações, um modelo de contrato com seções condicionais é criado, e são incluídos somente quando determinados critérios são atendidos. O documento gerado pode ser um documento do Word ou PDF. Você também pode aprender algumas das maneiras de proteger seu documento usando a API de serviços do Adobe PDF ou o Acrobat Sign.

Obter credenciais

Comece registrando as credenciais gratuitas dos Serviços da Adobe PDF:

Seus dados

Nesse cenário, informações são passadas para ajudar a gerar o documento e informar se determinadas seções devem ser incluídas ou não:

{
    "customer": {
        "name": "Home Services Company",
        "street": "123 Any Street",
        "city": "Anywhere",
        "state": "CA",
        "zip": "12345",
        "country":"USA",
        "signer": {
            "email": "johnnyechostone@gmail.com",
            "firstName": "John",
            "lastName": "Echostone"
        }
    },
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        "signer": {
            "email": "maryburostone@gmail.com",
            "firstName": "Mary",
            "lastName": "Burostone"
        }
    },
    "conditions": {
        "includeGeneralTerms": true,
        "includeConsumerDiscloure": true
    }
}

Nos dados, há informações sobre o cliente, seu nome, quem está assinando, o estado em que se encontram e assim por diante. Além disso, há seções para informações sobre a empresa que está gerando os sinalizadores de contrato e condição que são usadas para incluir determinadas seções do contrato.

Adicionar tags básicas ao documento

Este cenário usa um documento de Termos e Condições, que pode ser baixado aqui.

Navegue até o painel Marcador de geração de documento para inserir marcas no documento.

Inserir o nome da empresa

Isso coloca uma marca chamada {{company.name}} porque ela está nesse caminho no JSON.

{
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        ...
    }
    ...
}

Em seguida, repita essa etapa na seção de abertura do texto CLIENTE. Repita as etapas 1 a 4, substituindo CLIENTE por “nome” em Cliente. A saída deve ser {{customer.name}}, refletindo que o texto vem de baixo do objeto do cliente.

A API de geração de documento Adobe também permite que você inclua tags nos cabeçalhos e rodapés e no final, onde os títulos das assinaturas precisam ir.

Repita este processo novamente com etapas 1-4 para o texto EMPRESA e CLIENTE no rodapé.

Finalmente, você precisa repetir as etapas de 1 a 4 para substituir FIRST NAME e LAST NAME na seção Customer da página de assinatura com as tags para {{customer.signer.firstName}} e {{customer.signer.lastName}}, respectivamente. Não se preocupe se a marca de formatação for longa e fluir novamente para a próxima linha, pois ela será substituída quando o documento for gerado.

O início do documento e o rodapé devem ficar semelhantes a estes:

Agora que as tags foram inseridas no documento, você está pronto para visualizar o contrato gerado.

Visualizar o documento gerado

Diretamente no Microsoft Word, você pode visualizar o documento gerado com base nos dados JSON de amostra.

Adicionar termos condicionais para cada estado

Nesta próxima seção, você define apenas determinadas seções a serem incluídas com base em determinados critérios de dados de entrada. No documento de amostra, as seções 4 e 5 dizem respeito apenas a um estado específico. Para esse cenário, somente os termos específicos do estado devem ser incluídos quando um cliente reside nesse estado. Além disso, a numeração no Microsoft Word não deve incluir essa seção se ela for removida. Use o recurso de conteúdo condicional da API de geração de documento para marcar isso.

A seção agora é delimitada com algumas tags chamadas de tags de seção condicional. Quando você adicionou tags, a tag de seção condicional pode ter sido adicionada como uma linha numerada. É possível remover isso espaçando o cursor antes da marca de formatação, caso contrário, os itens serão numerados como se a marca não estivesse lá quando o documento for gerado. A seção condicional termina com a marca {% end-section %}.

Repita as etapas de 1 a 7 para a seção de Divulgação de Washington, substituindo o valor de CA por WA para indicar que a seção só será exibida se o estado do cliente for Washington.

Teste com seções condicionais

Quando suas seções condicionais estiverem prontas, você poderá visualizar o documento selecionando Gerar documento.

Ao gerar o documento, observe que a seção incluída é apenas aquela que atende aos critérios de dados. No exemplo abaixo, como o estado era igual a CA, apenas a seção Califórnia está incluída.

Uma outra mudança notável é que a numeração para a seção subsequente, Uso de Serviços e Software, tem o número 5. Isso significa que quando a seção Washington é omitida, a numeração continua.

Para testar se o modelo se comporta corretamente quando o cliente está no estado de Washington em vez da Califórnia, altere os dados de amostra do modelo:

Observe que o documento inclui apenas a seção do estado de Washington.

Adição de uma sentença condicional

Como as seções condicionais, você também pode ter frases específicas que são incluídas quando certas condições são atendidas. Para este exemplo, a política de devolução é diferente entre Califórnia e Washington.

Embora o nome da tag seja o mesmo, a principal diferença entre Frase e Seção é que uma frase faz com que a seção não inclua novas linhas. As tags condition-section e -end-section devem estar no mesmo parágrafo.

Adicionar tags para o Acrobat Sign

O Acrobat Sign permite enviar contratos para assinatura ou incorporar à experiência da Web para que alguém os visualize e assine facilmente. O Adobe Document Generation Tagger no Microsoft Word permite que você pré-marque facilmente documentos antes que sejam enviados com o Acrobat Sign, para que as assinaturas sejam sempre colocadas no local certo. Nesse cenário, há dois signatários que precisam de um local para assinar e datar o documento.

Insere um campo de assinatura no qual o primeiro signatário precisa assinar.

Em seguida, insira um campo de dados para o signatário que será preenchido automaticamente ao assinar.

A marca de Data inserida é bastante longa: {{Date 3_es_:signer1:date:format(mm/dd/yyyy):font(size=Auto)}}. A tag de texto do Acrobat Sign deve permanecer na mesma linha, o que é diferente das tags de Geração de documento. Os parâmetros :format() e font() são opcionais, portanto, para este cenário, podemos reduzir a marca para {{Date 3_es_:signer1:date}}.

Repita as etapas acima da seção de assinatura da empresa. Ao fazer isso, você deve alterar o campo Destinatários para Signatário-2, caso contrário, todos os campos de assinatura são atribuídos à mesma pessoa.

Gerar seu contrato

Agora você marcou o documento e está pronto para começar. Nesta próxima seção, saiba como gerar um documento usando as amostras da API de geração de documento para Node.js. Esses exemplos funcionam em todos os idiomas.

Abra o arquivo pdfservices-node-sdk-samples-master que você baixou ao registrar suas credenciais. Esses arquivos incluem os arquivos pdfservices-api-credentials.json e private.key.

O arquivo de saída está na pasta /output com o documento gerado corretamente.

Você pode alterar o formato alterando a linha abaixo. O formato DOCX é útil se este documento for enviado para ser editado no Word ou para revisão de contrato.

PDF:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge,
documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);

Palavra:

options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.DOCX);

Você também deve alterar o nome do arquivo de saída para .pdf ou .docx no formato de saída PDF ou DOCX, respectivamente:

var outputFileName = path.join('output', 'salesOrder_'+Date.now()+".docx");

Enviar contrato para assinatura

O Adobe Acrobat Sign permite enviar contratos para um ou vários destinatários para que eles visualizem e assinem documentos. Juntamente com uma experiência de usuário fácil de usar para enviar um documento para assinatura, há APIs REST disponíveis que permitem usar Word, PDF, HTML e outros formatos e enviá-los para assinatura.

O exemplo abaixo mostra como usar a página de documentação da API REST para pegar o documento gerado anteriormente e enviá-lo para assinatura. Primeiro, saiba como fazer isso por meio da interface da Web do Acrobat Sign e, em seguida, como fazer isso com a API REST.

Obter uma conta da Acrobat Sign

Se você não tiver uma conta da Acrobat Sign, inscreva-se para obter uma conta de desenvolvedor, revise a documentação aqui e selecione Inscrição na Conta de Desenvolvedor. Será solicitado que você preencha um formulário e receba um email de verificação. Depois disso, você será direcionado para um site para definir sua senha e conta, e poderá fazer logon no Acrobat Sign.

Enviar um contrato pela interface da Web

Um email é enviado para o próximo signatário. Repita as etapas de 9 a 16 para visualizar e assinar o segundo signatário.

Uma vez que o contrato é concluído, uma cópia assinada dele é enviada por email a cada uma das partes. Além disso, um contrato assinado pode ser recuperado da interface da Web do Acrobat Sign na página Gerenciar.

Em seguida, saiba como fazer o mesmo cenário por meio da documentação da API REST.

Obter credenciais

Um token de portador é adicionado ao campo Autorização.

Para saber mais sobre como criar um token de autorização para o Acrobat Sign, você pode seguir a etapa descrita aqui.

Carregar um documento temporário

Como o token de autorização é adicionado das etapas anteriores, você precisa carregar um documento para fazer a chamada de API:

O transientDocumentId é usado para fazer referência a um documento armazenado temporariamente no Acrobat Sign para que possa ser referenciado em chamadas de API subsequentes.

Enviar para assinatura

Após o upload de um documento, é necessário enviar o contrato para assinatura.

A API de contratos POST retorna uma ID para o contrato. Para obter um modelo para o esquema de modelo JSON, selecione Esquema de Modelo Mínimo. Uma lista completa de parâmetros está disponível na seção Completar Esquema de Modelo.

Verificar o status do contrato

Depois de obter uma ID de contrato, você pode enviar um status de contrato.

Agora você tem informações sobre esse contrato.

{
    "id": "CBJCHBCAABAAc6LyP4SVuKXP_pNstzIzyripanRdz4IB",
    "name": "Terms and Conditions",
    "groupId": "CBJCHBCAABAAoyMb1yIgczAGhBuJeHf99mglPtM7ElEu",
    "type": "AGREEMENT",
    "participantSetsInfo": [
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAzZE-IcHHkt05-AVbxas4Jz7DUl3oEBO6",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+customer@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAyWgMMReqbxUFM7ctI5xz16c2kOmEy-IQ",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      },
      {
        "id": "CBJCHBCAABAAaRHz3gY2W0w5n_6pj1GMMuZAfhBihc1j",
        "memberInfos": [
          {
            "email": "adobesigndemo+company@outlook.com",
            "id": "CBJCHBCAABAAOZQwjPwJXFiX8YDKPYtzMpftsmxYrIo9",
            "securityOption": {
              "authenticationMethod": "NONE"
            }
          }
        ],
        "role": "SIGNER",
        "order": 1
      }
    ],
    "senderEmail": "adobesigndemo+new@outlook.com",
    "createdDate": "2022-03-22T02:59:36Z",
    "lastEventDate": "2022-03-22T02:59:41Z",
    "signatureType": "ESIGN",
    "locale": "en_US",
    "status": "OUT_FOR_SIGNATURE",
    "documentVisibilityEnabled": true,
    "hasFormFieldData": false,
    "hasSignerIdentityReport": false,
    "documentRetentionApplied": false
  }

O método mais eficiente para obter notificações quando as atualizações forem alteradas é por meio de Webhooks, que você pode saber mais sobre aqui.

Armazenar um documento assinado

Depois que o documento é assinado, ele pode ser recuperado usando o arquivo GET /agreements/combinedDocument.

Parâmetros adicionais para anexar um relatório de auditoria ou documentos de suporte podem ser definidos usando os parâmetros attachSupportingDocuments e attachAuditReport.

No Corpo da Resposta, ele pode ser baixado para o computador e armazenado onde você quiser.

Mais opções

Além de gerar um documento e enviá-lo para assinatura, ações adicionais estão disponíveis.

Por exemplo, se o documento não tiver uma assinatura, a API de serviços do Adobe PDF oferecerá muitas maneiras de transformar documentos após a geração do contrato, como:

Além disso, o Acrobat Sign oferece várias funções adicionais, como:

Aprendizagem adicional

Tem interesse em saber mais? Veja algumas maneiras adicionais de usar o Adobe Acrobat Services: