Criar uma fila de solicitações

Você mapeou as necessidades da fila de solicitações em sua organização, então agora faça login no Adobe Workfront e comece a criá-las.

Verifique se as seções Detalhes da Fila, Regras de Roteamento, Tópicos da Fila e Grupos de Tópicos estão visíveis no menu à esquerda quando você estiver visualizando seu projeto de fila de solicitações. Elas podem ser adicionadas ao menu à esquerda através de um modelo de layout.

^{Configurações para uma fila de solicitações estão no menu à esquerda do projeto.}

Karen começa a criar filas de solicitações criando os projetos que abrigarão as filas. Ela configura os projetos de fila primeiro, o que lhe proporciona uma fila de solicitações básica para alguns testes e verificações iniciais.

Criar o projeto de fila de solicitações

Neste vídeo, você aprenderá como:

• Criar um novo projeto para servir como fila de solicitações.

• Definir os Detalhes da Fila para a fila de solicitações.

Use formulários personalizados para coletar informações de solicitação

Formulários personalizados permitem que sua organização colete informações específicas sobre projetos, tarefas a serem concluídas e mais. Você aprendeu como criar formulários personalizados em um módulo anterior deste curso.

Formulários personalizados são comumente usados com filas de solicitações, para que as informações necessárias para concluir a solicitação sejam enviadas juntamente com a própria solicitação.

^{Um formulário personalizado coleta informações específicas da solicitação que está sendo feita.}

Para que um formulário personalizado seja usado com uma fila de solicitações, ele precisa ser do tipo de objeto Problema.

^{Selecione o tipo de objeto Problema ao criar um formulário personalizado para uma fila de solicitações.}

Recomenda-se que você crie formulários personalizados antes de criar tópicos de fila, para que você possa atribuir o formulário conforme o tópico da fila está sendo criado. Claro, você pode atribuir formulários personalizados posteriormente, se necessário.

Se o fluxo de trabalho em sua organização incluir a conversão de solicitações em projetos, os dados do formulário personalizado da solicitação podem ser transferidos para um formulário personalizado no projeto. Para fazer isso, o formulário personalizado da solicitação (problema) e o formulário personalizado do projeto devem conter os mesmos campos.

Karen tem tudo pronto para suas filas de solicitações. Ela reuniu e organizou informações sobre os tipos de solicitações feitas para as equipes e grupos que ela apoia. Ela mapeou a estrutura das filas — incluindo quem deve ter acesso e quais formulários personalizados devem ser anexados — para que ela possa começar a construir.

Agora você pode criar tópicos de fila, grupos de tópicos e regras de roteamento para finalizar a construção da fila de solicitações.

Configure a fila de solicitações

Neste vídeo, você aprenderá como:

Criar regras de roteamento, para que as solicitações sejam automaticamente atribuídas às pessoas certas.
Configurar grupos de tópicos, para categorizar e organizar os tipos de solicitações.
Criar tópicos de fila para cada tipo de solicitação que será feita.

Teste a fila de solicitações

Depois que as regras de roteamento, grupos de tópicos e tópicos de fila estiverem configurados, teste a fila de solicitações para verificar se tudo está estruturado da maneira que você deseja e se a fila está funcionando conforme o esperado.

Verifique o campo Tipo de Solicitação. Se a fila que você acabou de criar não estiver listada, atualize o status do projeto da fila de solicitações para Atual. Nos Detalhes da Fila, certifique-se de que a opção Publicar como Fila de Solicitações de Ajuda esteja marcada.

O próximo menu será os grupos de tópicos, se você tiver criado algum. Se você criou várias camadas de grupos de tópicos, verá menus suspensos adicionais conforme fizer as seleções.

Com o grupo de tópicos selecionado, você verá os tópicos da fila—os tipos específicos de solicitações—que estão aninhados sob esse grupo de tópicos.

Selecione um tipo de solicitação para garantir que o formulário personalizado atribuído a esse tópico de fila apareça.

Agora envie a solicitação para verificar se ela foi encaminhada corretamente. Volte ao projeto da fila de solicitações—ou a um relatório que você configurou para acompanhar as solicitações recebidas—e confirme se a solicitação foi atribuída à pessoa, função ou equipe correta. Se algo parecer fora do lugar, volte ao projeto da fila de solicitações e faça as alterações necessárias.

Dicas de solução de problemas da fila de solicitações

Gerenciar solicitações recebidas

Como as solicitações recebidas são gerenciadas depende dos fluxos de trabalho e dos ciclos de vida dos projetos na sua organização.

• As solicitações podem precisar ser revisadas e aprovadas por um gerente de equipe, gerente de recursos ou gerente de portfólio antes que o trabalho possa começar.

• Solicitações de trabalhos rápidos e fáceis de concluir podem ser atribuídas diretamente a um membro da equipe para concluir, como corrigir um erro de digitação no site da empresa.

• Ou as solicitações podem precisar ser convertidas em projetos porque o trabalho precisa seguir um determinado processo, como desenvolver conteúdo para webinar ou lançar uma campanha de marketing.

Na próxima etapa, revise as recomendações de melhores práticas para filas de solicitações.