Organize seus usuários

Antes de criar usuários no Adobe Workfront, configure os níveis de acesso.

Karen também mapeia e determina como os usuários devem ser organizados no Workfront usando empresas, grupos e equipes.

Organização de usuários: introdução

Neste vídeo, você aprenderá como:

A organização de usuários do Adobe Workfront é estruturada.
Planejar o futuro do Workfront na sua organização.

https://video.tv.adobe.com/v/3472403?learn=on

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Dica profissional

Empresas, grupos e equipes não apenas ajudam a organizar usuários no Adobe Workfront, mas também permitem conceder permissões a modelos, projetos, relatórios, formulários personalizados e mais por meio dessas unidades organizacionais. Tenha isso em mente ao esboçar as unidades organizacionais que você precisará na sua instância do Workfront.

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Empresas

Empresas são a maior unidade organizacional no Adobe Workfront e podem ser usadas para representar sua organização, um departamento ou unidade de negócios na sua organização, ou até mesmo um cliente com quem você trabalha.

Empresas no Workfront podem ser usadas para:

Associar projetos, modelos e outros objetos.
Restringir o acesso a filas de solicitações, solicitações e atualizações para os membros da empresa.
Manter projetos e outras informações separadas de outras empresas na instância do Workfront.
Restringir os usuários para ver apenas usuários na sua empresa.
Construir um organograma de usuários.

Neste vídeo, você aprenderá como:

Estruturar empresas na instância do Adobe Workfront da sua organização.
Criar uma empresa.

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Grupos e subgrupos

Os grupos são a segunda maior unidade organizacional no Adobe Workfront e frequentemente coincidem com departamentos ou unidades de negócios em uma organização. A estrutura de grupos permite que mantenham informações como usuários, templates, formulários personalizados e projetos separados de outros grupos no Workfront.

Como administradora do sistema, Karen pode designar administradores de grupo para gerenciar certas configurações do Workfront com base nas necessidades e fluxos de trabalho de seus grupos.

Além disso, ter administradores de grupo ajuda a distribuir a carga de trabalho entre várias pessoas, para que Karen não precise gerenciar todas as configurações do Workfront em sua organização.

Entre as configurações do Workfront que os administradores de grupo podem personalizar estão:

Status de projetos, tarefas e problemas.
Processos de aprovação.
Preferências de projetos, tarefas e problemas.
Preferências de criação de planilhas de horas.
Horários que definem dias e horas de trabalho.
Modelos de layout que definem quais itens de menu e seções os usuários veem ao usar o Workfront.

Subgrupos podem ser criados dentro de grupos para subdividir ainda mais os usuários e ajustar o acesso dos usuários a projetos, relatórios e assim por diante no Workfront.

Você pode criar até 14 níveis de subgrupos dentro de um grupo.

Neste vídeo, você aprenderá a:

Usar grupos no Workfront.
Criar um grupo no Workfront.
Associar um grupo no Workfront.
Criar e associar subgrupos.

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Equipes

As equipes capturam a dinâmica real e cotidiana de como as pessoas trabalham juntas. Com equipes no Workfront, você pode:

Marcar uma equipe em um comentário em um projeto, tarefa, problema, documento, etc.
Atribuir trabalho de tarefas e problemas a uma equipe, em vez de a um indivíduo.
Criar equipes para fluxos de trabalho Ágil e Kanban.
Atribuir modelos de layout a grupos específicos de usuários.
Atribuir um cronograma do Workfront a usuários que trabalham nos mesmos dias e horas.

Neste vídeo, você aprenderá como:

Usar equipes funcionais e multifuncionais.
Criar e associar equipes no Adobe Workfront.

https://video.tv.adobe.com/v/3472472?learn=on

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Dica profissional

Use grupos para representar a estrutura departamental e equipes para representar a estrutura de trabalho no Adobe Workfront. Um grupo principal é um campo obrigatório tanto para usuários quanto para projetos. Isso cria uma boa maneira de organizar e relatar sobre os usuários e o trabalho de alto nível em que estão envolvidos. No entanto, quando se trata de fazer uma atribuição (por meio de uma tarefa no projeto ou através de uma fila de solicitações) para um conjunto de pessoas, isso só pode ser feito para uma equipe.

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Você pode designar uma equipe do Workfront como uma equipe ágil se sua organização usar a metodologia de trabalho Scrum ou Kanban. Ao criar ou editar uma equipe, ative a opção Esta é uma equipe ágil , em seguida selecione qual metodologia de trabalho a equipe usará. Isso dá à equipe acesso às iterações para Scrum e a um quadro de histórias para Kanban.

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Melhores práticas: empresas, grupos e equipes

Clique no > (sinal de expandir) ao lado de cada melhor prática para mais detalhes sobre essas recomendações e por que você deve considerar implementá-las em sua instância do Adobe Workfront.

Identifique as principais categorias de relatórios e necessidades antes de configurar as unidades organizacionais.

Saber quais métricas você está procurando e quais informações deseja coletar no Adobe Workfront sobre os usuários e o trabalho que eles realizam permite que você se concentre na construção de suas unidades organizacionais para atender a essas necessidades.

Avalie periodicamente sua estrutura organizacional para garantir que ela atenda às suas necessidades.

À medida que sua organização cresce ou que o Workfront se expande dentro dela, você encontrará maneiras novas e diferentes de melhorar a eficiência nos processos e a relação dos usuários com o trabalho. Portanto, avaliar periodicamente como as unidades organizacionais estão estruturadas lhe dá a chance de saber se essa estrutura ainda funciona ou se precisa ser atualizada.

Audite sua base de usuários trimestralmente, ou pelo menos a cada seis meses.

À medida que sua organização usa o Workfront ao longo do tempo e aumenta o uso da ferramenta, as informações se acumulam no sistema. Isso inclui o número de usuários; o número de licenças usadas; quantas empresas, grupos ou equipes foram criados; e assim por diante.

Com o tempo, sua organização também pode passar por mudanças. Por exemplo, talvez tenha havido uma reestruturação do departamento. Ou talvez alguns funcionários tenham procurado outras oportunidades. Isso significa que você tem usuários no Workfront ocupando licenças e, possivelmente, lacunas em equipes ou grupos que podem afetar estimativas de recursos ou atribuições de trabalho.

Fazer uma auditoria trimestral das unidades organizacionais e usuários no Workfront é fundamental para manter seu sistema funcionando de maneira suave e eficiente. Este também é um bom momento para confirmar que a utilização do Workfront está estável ou crescendo, e que os funcionários estão usando o Workfront para o gerenciamento contínuo do trabalho, em vez de e-mails ou planilhas.

Normalmente, apenas uma empresa é necessária para seus usuários internos.

Uma empresa no Workfront deve ser para toda a organização, não apenas para uma área do negócio. Se você dividir seus usuários internos em diferentes empresas, isso pode causar problemas com permissões para trabalhar no Workfront. Um grupo no Workfront é o método preferido para organizar usuários internos.

Crie empresas para clientes ou fornecedores externos que precisam de direitos ao Workfront.

Criar uma empresa com fornecedores externos permite que esses fornecedores acessem o Workfront para revisar o progresso do conteúdo ou produto que está sendo criado para eles, enquanto restringe o acesso deles ao sistema.

O acesso ao Workfront é concedido com uma combinação de compartilhamento de objetos e níveis de acesso atribuídos aos usuários na empresa do fornecedor. Por exemplo, você pode definir restrições para que esses usuários vejam apenas pessoas em sua própria empresa e/ou conceder permissões para certos itens—como filas de solicitações—para que apenas usuários de uma empresa específica possam vê-los. Isso ajuda a estabelecer a privacidade das informações que você mantém no Workfront.

Mantenha os grupos ao mínimo e correlacione-os aos departamentos da sua organização.

Grupos são necessários principalmente por departamentos que gerenciam seu trabalho no Workfront. Por exemplo, o departamento de marketing pode precisar de seu próprio grupo, mas usuários de outros departamentos que estão apenas no Workfront para solicitar trabalho podem ser colocados no Grupo Padrão.

Atribuir modelos de layout às equipes internas.

Garantir que suas equipes estejam alinhadas em relação ao trabalho é importante. Isso significa proporcionar-lhes acesso mais fácil aos mesmos relatórios e ferramentas. Modelos de layout permitem criar esse ambiente e aprimorar—e possivelmente melhorar—os processos que sua equipe já tem em vigor.

Identifique e treine usuários para serem administradores de grupo.

Selecione pessoas com um bom entendimento do Adobe Workfront e de como seus grupos utilizam o sistema—e que tenham tempo para se dedicar a ser um administrador de grupo.

Os administradores de grupo podem definir os status ou criar perfis de folha de ponto para os grupos e subgrupos que gerenciam. Eles também podem gerenciar usuários de seus grupos e atribuir modelos de layout. Isso libera o administrador do sistema de algumas das configurações e manutenções diárias do Workfront. Isso também dá a cada grupo mais controle sobre suas próprias configurações e preferências operacionais, sem interferir em outros grupos no Workfront.

O Workfront recomenda dois ou três administradores de sistema para cada 1.000 usuários. É recomendável ter um administrador de grupo para cada departamento.

Permitir que os administradores de grupo criem seus próprios subgrupos.

Os administradores de grupo podem criar e gerenciar seus próprios subgrupos. Embora um administrador do sistema possa criar subgrupos, delegar isso a um administrador de grupo pode economizar muito tempo. Também pode resultar em uma melhor experiência no Workfront para os membros do grupo, pois o administrador do grupo estará mais familiarizado com as necessidades e fluxos de trabalho do grupo e do subgrupo.

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Na próxima etapa, você aprenderá sobre funções de trabalho e criação de usuários.

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