Introdução
Antes de criar modelos de projeto, reserve um tempo para avaliar suas necessidades e fazer um pouco de preparação no Adobe Workfront.
A organização de Karen tem um processo de recebimento onde as solicitações de trabalho são enviadas por meio de uma fila de solicitações do Adobe Workfront. Ela já estabeleceu essas filas como parte das configurações do sistema em que tem trabalhado.
Agora ela precisa garantir que os gerentes de projeto, gerentes de recursos e coordenadores de tráfego tenham as ferramentas certas para criar projetos de diferentes maneiras.
Vamos dar uma olhada no que Karen pode fazer para preparar seus usuários para o sucesso antes de começarem a criar projetos.
Introdução aos modelos de projeto
Karen precisa capturar processos repetíveis e compartilhar modelos de projetos com suas pessoas usuárias no Workfront para que elas economizem tempo e trabalhem de forma mais eficiente. Por exemplo, uma das equipes de marketing envia um e-mail para clientes mensalmente. Em vez de recriar o projeto Workfront do zero para cada e-mail do mês, a equipe prefere criar os projetos a partir de um modelo que capture esse processo repetível.
Modelos de projetos são a maneira recomendada de criar um novo projeto no Adobe Workfront.
Não importa o tipo de projeto que suas equipes estão fazendo—uma campanha de marketing, desenvolvimento de novo produto ou uma iniciativa de equipe—os modelos não apenas aceleram a criação do projeto, mas também contribuem para a consistência entre os projetos, garantindo que formulários personalizados sejam anexados, marcos sejam definidos e o trabalho necessário seja contabilizado.
Usuárias e usuários criando projetos podem selecionar de uma lista de modelos de projetos.
Quando criar modelos
Os modelos geralmente são criados como parte do sistema Workfront e das configurações do fluxo de trabalho durante a implementação do Workfront.
Modelos adicionais podem ser necessários à medida que você integra novas equipes ao Workfront ou introduz novos fluxos de trabalho, tipos de produtos, e assim por diante. Atualizações nos modelos existentes são frequentemente necessárias quando os processos mudam.
Faça um inventário dos seus modelos
Em geral, é bom ter uma lista curta e cuidadosamente selecionada de modelos de projetos para construir no Adobe Workfront. Isso facilita para os usuários escolherem o modelo certo ao criarem projetos. E isso significa menos modelos para manter. Karen começa conversando com suas equipes sobre os modelos que eles atualmente usam.
- Reúna os planos de projeto, cronogramas ou agendas que você está usando ativamente no seu sistema de gerenciamento de trabalho atual. Isso deve incluir todas as etapas necessárias para concluir o projeto, o tempo necessário, quem realiza o trabalho, etc.
- Reduza esta lista de modelos marcando quais não são mais usados, não são mais relevantes, etc. Se a lista incluir modelos que sua equipe não está mais usando com seu processo atual, provavelmente não há necessidade de criar esses modelos no Workfront.
- Avalie cada modelo. Examine cada tarefa em seus projetos—quem está designado para ela, precisa de aprovação, haverá documentos anexados, é um marco do projeto, quanto tempo o trabalho deve levar para ser concluído, etc.?
- Procure semelhanças entre os modelos. Existe a oportunidade de combinar alguns desses modelos?
Local de armazenamento dedicado
Uma boa maneira de criar um modelo de projeto é usar um projeto existente e bem-sucedido como base. Você pode criar projetos no Workfront e montar o cronograma conforme desejado antes de salvá-lo como modelo.
Mantenha esses projetos em um portfólio e/ou programa dedicado, para que não atrapalhem o trabalho diário da sua equipe.
Por exemplo, um dos administradores de grupo do Adobe Workfront na organização de Karen tem um portfólio chamado Administração, com um programa chamado Modelos de Projetos, onde eles mantêm os projetos enquanto os constroem e verificam com os membros da equipe antes de salvá-los como modelos.
Ter um programa dedicado aos projetos que você usa para criar modelos os mantém fora do caminho do seu trabalho diário.
Na próxima etapa, você aprenderá como criar um projeto para a base do seu modelo de projeto.