Handleiding voor succesvolle leidinggevenden met Adobe Workfront
Werk transformeren in het digitale tijdperk is geen sinecure. Uw team zal hard werken om de puzzel te leggen voor het aanpassen van uw Workfront-exemplaar om dit af te stemmen op uw huidige processen en toekomstige doelstellingen. U kunt hen helpen slagen door hen begeleiding en ondersteuning te bieden. Dat is waar dit document een rol speelt.
U vindt dat werk belangrijk is. Dat doen wij ook. Bedankt dat u ons vertrouwt om u te helpen slagen.
De inhoud op de volgende pagina's werd speciaal gecreëerd voor u, de bedrijfsleider die verantwoordelijk is om te beslissen om Workfront te gebruiken en om waarde in die beslissing te zien. U vindt concrete begeleiding en advies om u te helpen een goede start te maken bij het uitbouwen van een werkbeheerpraktijk.
Laten we aan de slag gaan.
Uw visie delen
Een van de belangrijkste dingen die u moet doen voor een succesvolle uitrol van Adobe Workfront, is communiceren over het waarom.
Waarom hebt u besloten om Workfront te kopen? Welke resultaten hoopt u te behalen?
Wanneer uw team het primaire doel kent, zal het veel van hun uitvoeringsbeslissingen aansturen en later zal het hun begeleiden in hun acceptatie en efficiënt gebruik.
Berichten moeten eenvoudig worden gehouden en moeten met een regelmatige frequentie worden verzonden. Zorg ervoor dat de berichten aan gebruikers, teams en afdelingen informeren over de doelstellingen en de verwachte resultaten voor de implementatie van Workfront, hoe individuen hiervan zullen profiteren en waarom het niet alleen voor u maar voor de gehele organisatie belangrijk is. Deze communicatie-inspanningen creëren bewustwording onder gebruikers en bieden het kader voor een plan om de werkzaamheden terug te koppelen naar de strategie, zodat er in het hele team een gedeeld begrip ontstaat over de manier waarop Workfront de algemene visie en missie van de organisatie ondersteunt. Dit is van cruciaal belang voor het welslagen.
_______________________________
ACTIE: schrijf twee tot vier zinnen op over waarom u voor Workfront kiest en communiceer hierover tijdens vergaderingen met afdelingen en personeelsleden. Deel dit met uw collega's en uw direct ondergeschikten. Benadruk dit regelmatig.
_______________________________
Voorbeelden om aan de slag te gaan:
- "Onze organisatie heeft in Adobe Workfront geïnvesteerd om werkgeversverzoeken te beheren via intakes en projecttoewijzingen en om werknemersgegevens te valideren om de operationele efficiëntie te verhogen en ontslagen binnen teams tot een minimum te beperken door middel van intelligente automatisering."
- "Onze organisatie is van plan om onze marketingprocessen om te zetten met als doel de creatieve levering te versnellen met behulp van Adobe Workfront. Door onze strategie voor digitale betrokkenheid te verschuiven via ons partnerschap met Adobe, kunnen we onze inkomsten met wel 1 miljard dollar verhogen."
- "Door Lean-methoden te omarmen en Adobe Workfront te gebruiken om papierwerk te verminderen en van elkaar gescheiden teams met elkaar te verbinden, transformeren we handmatige processen voortdurend in efficiëntere en productievere werkwijzen. Ons doel is de tijd voor het ergonomische beoordelingsproces te verminderen van weken tot uren, het nakomen van Service Level Agreements door de inkoopafdeling met 500% te verbeteren en de marketingefficiëntie met 15-20% te verhogen."
De juiste inzet van mensen
De meest succesvolle Adobe Workfront-klanten hebben minstens één sterke systeembeheerder. We raden aan deze persoon voltijds voor deze rol in te zetten. Waarom? Een systeembeheerder zijn gaat niet alleen over het doorlopende technische onderhoud van de toepassing, maar ook over het ecosysteem van mensen, processen en technologieën beter in staat stellen om operationele excellentie mogelijk te maken. Hun rol omvat onder andere het volgende:
- Doorlopende optimalisatie van de toepassing
- Deelname aan of eigendom van het comité van governance (zie volgende sectie)
- Regelmatige herhaling van de doelstelling van het gebruik van een werkbeheertoepassing
- Onboarding van nieuwe teams of groepen in Workfront
- Aanmoedigen (of verplicht maken) van training en activering voor eindgebruikers
_______________________________
ACTIE: identificeer een van uw huidige werknemers als voltijds systeembeheerder in Workfront. Stuur deze persoon naar de bootcamp voor Workfront-systeembeheerders om ervoor te zorgen dat deze de beste resultaten haalt in deze nieuwe rol.
TIP: succesvolle systeembeheerders zijn van nature nieuwsgierig en hebben het verlangen om te leren en met mensen in contact te komen. Eerdere ervaring met projectbeheer of inzicht in processtromen is zeer nuttig, maar niet vereist. Informeer uw systeembeheerder over uw langetermijnstrategie en houd deze op de hoogte van alle veranderingen die in de loop der tijd worden uitgevoerd.
_______________________________
Operationele excellentie
Een functieoverschrijdende werkgroep, of een "comité voor governance", voor uw Adobe Workfront-oplossing is een essentiële succesfactor.
Wanneer alle teams dezelfde standaarden volgen, leidt dit tot operationele excellentie en effectieve organisatieoverschrijdende rapportage over werkbeheer. Deze standaarden worden vastgesteld door het comité voor governance waarvan de leden allemaal inspraak hebben, de strategische initiatieven van het bedrijf begrijpen en deelnemen aan het nastreven van gemeenschappelijke doelstellingen.
Het comité bevat doorgaans de volgende rollen:
- Workfront-systeembeheerders
- Workfront-groepsbeheerders
- Workfront-powerusers
- "Kampioenen" van hun respectievelijke afdeling die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de strategie
Elk lid van het comité moet een rol en verantwoordelijkheden krijgen die helpen toezicht te houden op belangrijke infrastructuurpraktijken zoals communicatie, educatie, procesverbetering of rapportage.
_______________________________
ACTIE: vraag uw interne Workfront-eigenaar/kampioen naar de plannen voor het samenstellen en instandhouden van comité voor governance. Bied de nodige ondersteuning voor dit concept en vraag om een vergadering van het comité te kunnen bijwonen om uw visie (het "waarom") voor succes inzake werkbeheer in uw organisatie te delen.
TIP: we raden u aan een naam voor uw comité te kiezen. Hier volgen enkele ideeën van onze klanten:
- Workfront Core Team
- Workfront Champions
- The Lion's Den
_______________________________
Uw rol in succes
U bent zelf een van de sleutelelementen om de meeste waarde uit uw Adobe Workfront-investering te halen. De uiteindelijke waarde van elk werkbeheersysteem ligt in de gegevens en inzichten die het onthult. Wanneer u als leider regelmatig gebruik begint te maken van die gegevens, ziet uw team de waarde van het regelmatig gebruiken van Workfront. En dan begint het systeem pas echt goed te draaien want hoe meer input, des te meer inzichten u krijgt.
Uw gebruik van Workfront-gegevens stimuleert ook de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers. Wanneer teamleden begrijpen hoe hun werk zich ontwikkelt ten opzicht van strategische bedrijfsinitiatieven, voelen ze zich meer betrokken en verbonden.
_______________________________
ACTIE: benadruk door Workfront gegenereerde gegevens en vier successen tijdens vergaderingen met personeels- en teamleden. Moedig managers in uw team aan om hetzelfde te doen in hun eigen teambijeenkomsten en in een-op-eenvergaderingen.
_______________________________
U bent in goed gezelschap
"Zoveel afdelingen van marketingorganisaties werken gescheiden van elkaar zoals wij vroeger deden. Het is dus enorm belangrijk om rapportage en zichtbaarheid te hebben op een centrale locatie. Workfront biedt ons één enkele bron van waarheid."- Paul Tasker, VP Marketing Operations bij Sage
"Workfront elimineert gedeelde spreadsheets en het verzenden van dagelijkse uitsplitsingen van de beschikbaarheid van bronnen via e-mail, taken die ongeveer 20 uur per week of 1000 uur per jaar in beslag namen."
- Graham Johnson, EVP, Chief Product Officer bij FCB Health
Uw rol in succes
Een van de sleutels waarmee u de meeste waarde uit uw Adobe-investering haalt, is het opzetten van een gemeenschappelijke technische en organisatorische basis. Voor het welslagen is het van cruciaal belang dat alle onderdelen van de organisatie met een gemeenschappelijke strategie en doelstelling werken.
We begrijpen ook dat het doorvoeren van veranderingen een ontmoedigend effect kan hebben op transformatieleiders. Het traject omvat verschillende kritieke stappen: het communiceren van uw visie, het creëren van betrokkenheid, het helpen van mensen met nieuwe technologieën en het stimuleren van nieuwe manieren van werken.
Voor meer gedetailleerde richtlijnen bij het beheren van de menselijke kant van het veranderingsproces, raadpleegt u onze handleiding over Essentiële succesfactoren voor veranderingsbeheer. Deze bron biedt waardevolle inzichten, praktische strategieën en zelfs een toolkit voor het veranderingsproces om u te helpen de reikwijdte en complexiteit van organisatorische transformaties te begrijpen.