Goedkeuring van nieuwe documenten en proefdrukken samen gebruiken
Goedkeuring van nieuwe documenten in Workfront introduceert een nieuwe set functies waarmee u documenten kunt reviseren en goedkeuren. Met de bestaande proefdrukviewer kunt u de workflow voor goedkeuringen van nieuwe documenten gebruiken om opmerkingen en markeringen toe te voegen aan documenten die worden gecontroleerd.
Er zijn enkele belangrijke verschillen in de workflow wanneer u goedkeuringen voor nieuwe documenten gebruikt en proefdrukken samenvoegt:
-
Beslissingsknoppen worden niet weergegeven in de proefdrukviewer
-
Deelnemers worden weergegeven in de samenvatting van het document, niet in de proefdrukworkflow
-
De gegevens in de documentlijst die zijn verzonden, geopend, Opmerking, Besluit (SOCD), houden verband met de proefdrukken en weerspiegelen niet de beslissingsstatus van het document.
Een document uploaden en een proefdruk maken
-
Ga naar het project, de taak, of de kwestie waar u een nieuw document wilt toevoegen.
-
Klik het lusje van Documenten, dan klik voeg Nieuw drop-down menu toe.
of
Sleep het document naar de documentlijst.note note NOTE Als u hebt produceren automatisch proeven wanneer het uploaden van documenten toegelaten in uw gebruikersprofiel, leidt het systeem automatisch tot een eenvoudige proef. -
Beweeg over het document, dan klik creeer de verbinding van het Bewijs die onder de documentnaam verschijnt, en selecteer Eenvoudige Bewijs. U moet een eenvoudige proefdruk maken omdat u de proefdrukworkflow niet gebruikt voor goedkeuringen.
Gebruikers die als deelnemers zijn toegewezen, kunnen de proefdrukviewer gebruiken om opmerkingen en markeringen aan het document toe te voegen. Ga verder met de volgende sectie om te leren hoe u deelnemers voor revisies kunt toevoegen.
Documentoverzicht openen en deelnemers toewijzen
U kunt revisoren, fiatteurs of een combinatie van beide toewijzen:
- de Controleurs kunnen commentaren toevoegen en activa opsommen. Als ze klaar zijn, kunnen ze de revisie als voltooid markeren. Het is niet nodig de revisie als voltooid te markeren om het document verder te laten gaan in het goedkeuringsproces.
- Approvers kunnen commentaren toevoegen en activa opsommen. Zij moeten een besluit nemen om het goedkeuringsproces vooruit te helpen.
Om deelnemers toe te wijzen:
-
Selecteer het document dat u hebt geüpload en open de samenvatting van het document.
-
De rol neer aan de sectie van Goedkeuringen, dan klikt toevoegt.
-
(Optioneel) Kies een bestaande goedkeuringssjabloon. Gebruikers met een standaardlicentie kunnen acceptatiesjablonen maken die u kunt gebruiken vanuit het gedeelte Instellen. Voor meer informatie, zie een Malplaatje van de Goedkeuring voor activa en documentencreëren.
-
(Optioneel) Stel een deadline in voor de goedkeuring. Gebruikers en teams worden 72 uur per e-mail op de hoogte gesteld en 24 uur vóór de opgegeven deadline.
-
Als u een fiatteur wilt toevoegen, klikt u op de knop fiatteur en typt u een gebruiker- of teamnaam.
-
Als u een revisor wilt toevoegen, klikt u op de knop Revisor en typt u de naam van een gebruiker of team.
-
Zodra u alle recensenten en fiatteurs hebt toegevoegd, klik voorleggen Verzoek. Deelnemers worden via e-mail op de hoogte gesteld.
Maak zo nodig een nieuwe versie
Als u nog een revisie- en goedkeuringsronde nodig hebt, kunt u een nieuwe proefversie maken. U kunt informatie over eerdere versies en deelnemers weergeven in het overzicht van het document.
Een nieuwe versie toevoegen:
-
Sleep het nieuwe bestand naar het vorige document in Workfront. Hiermee wordt automatisch een nieuwe versie gemaakt.
-
Zodra het document eindigt uploadend, selecteer het document, dan klik creeer bewijs > Eenvoudige proef.
-
Selecteer het document opnieuw en open het document Summary.
-
De rol neer aan de sectie van Goedkeuringen, dan klikt toevoegt.
-
(Optioneel) Kies een bestaande goedkeuringssjabloon. Gebruikers met een standaardlicentie kunnen acceptatiesjablonen maken die u kunt gebruiken vanuit het gedeelte Instellen. Voor meer informatie, zie een Malplaatje van de Goedkeuring voor activa en documentencreëren.
-
(Optioneel) Stel een deadline in voor de goedkeuring. Gebruikers en teams worden 72 uur per e-mail op de hoogte gesteld en 24 uur vóór de opgegeven deadline.
-
Om een fiatteur toe te voegen, klik de Approver knoop en begin in een gebruiker of teamnaam te typen, of een fiatteur van de vorige versie te kiezen.
-
Als u een revisor wilt toevoegen, klikt u op de knop Revisor en typt u een gebruiker- of teamnaam of kiest u een revisor uit de vorige versie.
-
Zodra u alle recensenten en fiatteurs hebt toegevoegd, klik voorleggen Verzoek. Deelnemers worden via e-mail op de hoogte gesteld.
Het bewijs beoordelen en een beslissing nemen
Het document wordt pas naar een goedgekeurde status verplaatst als alle toegewezen fiatteurs "Goedgekeurd" hebben gekozen.
Als een fiatteur "werk nodig heeft" kiest, verandert de status van het document direct in werk in behoefte. Het document moet worden herzien en geüpload als een nieuwe versie met een nieuwe goedkeuringswerkstroom.
Een document controleren en goedkeuren:
-
Ga naar uw overzicht e-mailbericht, en klik aan gaan herzien.
-
Zodra u in Workfront bent, klik gaan aan proef.
-
Bekijk de inhoud en voeg eventuele opmerkingen of markeringen toe. Voor meer informatie over hoe te om de het proeven kijker te gebruiken, zie proefdrukken van het Overzicht binnen Adobe Workfront: artikelindex.
-
Wanneer u klaar bent met de revisie, sluit u de proefdrukviewer.
-
Als u zich op de pagina Documentdetails bevindt, bevinden de beslissingsknoppen zich in de rechterbovenhoek van het scherm.
-
Kies een van de volgende beslissingen:
- keur goed: Het document vereist geen veranderingen en is klaar voor gebruik.
- keur met veranderingen goed: Het document vereist veranderingen en is klaar voor gebruik zodra zij worden gemaakt. Aanvullende goedkeuring is niet vereist.
- het werk van behoeften: Het document vereist veranderingen en is niet klaar voor gebruik. Nadat de opgegeven wijzigingen zijn aangebracht, moet het document worden geüpload als een nieuwe versie en door een andere goedkeuringsronde worden geleid. Voor meer informatie bij het uploaden van een nieuwe versie, zie een nieuwe versie creëren zoals nodigin dit artikel.
Nadat u een beslissing hebt genomen, wordt de eigenaar van het document via e-mail op de hoogte gesteld.