Overzicht van documentbeheer voor projecten en verwante objecten
Uw Adobe Workfront-beheerder kan de standaardinstelling voor de opslagvoorkeur van uw organisatie definiëren om aan te geven waar documenten in Workfront moeten worden opgeslagen.
De Workfront-beheerder kan een van de volgende opties kiezen:
- Workfront-opslag
- Adobe-cloudopslag
Met deze voorkeur kunt u documenten die aan Workfront-objecten zijn gekoppeld, automatisch opslaan op een van de beschikbare opslaglocaties.
De Workfront-beheerder kan het volgende doen:
-
Kies een van de twee opslagopties als standaard voor uw organisatie
-
U kunt kiezen welke opslag u wilt gebruiken wanneer u een van de volgende objecten maakt:
- Projecten
- Portfolio’s
- Sjablonen
Voor informatie over het plaatsen van opslagvoorkeur voor Workfront, zie de wolkenopslag van Adobe voor uw organisatie toelaten.
In dit artikel wordt beschreven hoe u documenten voor projecten, portfolio’s, programma’s, taken, uitgaven, sjablonen en sjabloontaken kunt beheren.
Overzicht van documentopslag
Klanten hebben mogelijk toegang tot een van de volgende opslagmogelijkheden voor documenten:
-
Alleen Workfront-opslag. Het gedeelte Opslagvoorkeuren in Systeemvoorkeuren bestaat niet.
-
Alleen Adobe-cloudopslag Het gedeelte Opslagvoorkeuren in Systeemvoorkeuren bestaat niet.
-
Zowel Workfront Storage als Adobe cloud storage. De Workfront-beheerder kan kiezen uit:
-
Hiermee selecteert u een standaardopslagomgeving voor de verwerking van documenten in de toekomst.
-
Hiermee kunnen gebruikers kiezen welke opslag ze kiezen wanneer ze de volgende objecten maken:
- Projecten
- Portfolio’s
- Sjablonen
note NOTE - De taken en de kwesties erven het type van opslag van het project.
- Sjabloontaken nemen het type opslag over van de sjabloon
- De programma's erven het type van opslag van de portefeuille.
-
Documenten die zijn opgeslagen op objecten in Workfront-opslag, worden anders beheerd dan documenten die zijn opgeslagen in Adobe-cloudopslag.
Voor meer informatie, zie het overzicht van de wolkenopslag van Adobe .
In de volgende secties wordt beschreven hoe documentopslag werkt voor Workfront-objecten wanneer zowel Workfront- als Adobe-opties voor cloudopslag bestaan in dezelfde omgeving.
Documentbeheer voor projecten
Houd rekening met het volgende wanneer u met projecten werkt:
- Wanneer u een Adobe-project voor cloudopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het project waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het project. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het project wijzigt zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het project.
- Wanneer u een Adobe-cloudopslagproject maakt of verplaatst naar een verouderd Workfront-opslagportfolio of -programma, wordt het portfolio of programma automatisch geconverteerd naar een Adobe-cloudopslagobject als het portfolio of programma geen documenten heeft voordat het project wordt toegevoegd.
- U kunt geen ouder Workfront-opslagproject maken voor een Adobe-portfolio of -programma voor cloudopslag.
- Wanneer u een project importeert uit MS Project, maakt Workfront een verouderd Workfront-opslagproject, zelfs wanneer uw Workfront-beheerder de Adobe-cloudopslag als standaard voor uw systeem heeft ingesteld.
- Wanneer u projecten maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaardopslagvoorkeur van uw systeem voor het project. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor portfolio’s
Houd rekening met het volgende wanneer u met portfolio’s werkt:
-
Wanneer u een Adobe-portfolio voor cloudopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het portfolio waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het portfolio. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het portfolio wijzigt zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het portfolio.
-
Als u een Adobe-project voor cloudopslag toevoegt aan een verouderde Workfront-opslagportfolio waaraan geen documenten zijn gekoppeld, wordt het portfolio geconverteerd naar een Adobe-portfolio voor cloudopslag.
-
Als u een Adobe-project voor cloudopslag toevoegt aan een verouderd Workfront-opslagportfolio en als het portfolio documenten bevat, blijft het portfolio van documenten in Workfront-opslagruimte bewaard. Nochtans, wordt het de opslagpictogram van erfenisWorkfront voor het de opslagpictogram van de portefeuille
-
U kunt geen ouder Workfront-opslagproject toevoegen aan een Adobe-portfolio voor cloudopslag.
-
Als u portfolio’s maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaard opslagvoorkeur van uw systeem voor het portfolio. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor programma’s
Houd rekening met het volgende wanneer u werkt met programma’s:
-
Wanneer u een Adobe-programma voor cloudopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het programma waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is gelijk aan de naam van het programma. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het programma wijzigt, zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het programma.
-
Als u een Adobe-project voor cloudopslag toevoegt aan een verouderd Workfront-opslagprogramma en er geen documenten aan het programma zijn gekoppeld, wordt het programma geconverteerd naar een Adobe-programma voor cloudopslag. De portfolio van het programma wordt ook omgezet.
-
Als u een Adobe-project voor cloudopslag toevoegt aan een verouderd Workfront-opslagprogramma en als het programma documenten bevat, blijft de opslag van de programmadocumenten in Workfront-opslag. Indien de portefeuille ook documenten bevat, blijft de opslag van de documenten ook in Workfront bewaard; anders wordt het portfolio geconverteerd naar Adobe-cloudopslag.
Het de opslagpictogram van erfenisWorkfront voor het de opslagpictogram van de programma
-
U kunt geen ouder Workfront-opslagproject toevoegen aan een Adobe-programma voor cloudopslag.
-
Wanneer u programma’s maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaard opslagvoorkeur van uw systeem voor het programma. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor taken
Houd rekening met het volgende wanneer u met taken werkt:
-
De taken erven het opslagtype van projecten.
-
Wanneer u een document uploadt naar een taak in een Adobe-project voor cloudopslag, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de taak. De mapnaam is hetzelfde als de taak.
-
U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe-cloudopslagtaak. Hierdoor worden ook de documenten in de map verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de taak hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
-
Voor Adobe-projecten voor cloudopslag wordt de documentmap op een taak weergegeven als een submap in de documentenmap die automatisch voor het project is gemaakt.
-
U kunt een taak niet kopiëren of verplaatsen van een verouderd Workfront-opslagproject naar een Adobe-cloudopslag. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.
-
De volgende scenario’s bestaan wanneer het omzetten van een taak in een project:
- Een oudere Workfront-opslagtaak creëert een verouderd Workfront-opslagproject.
- Een Adobe-taak voor cloudopslag maakt een Adobe-project voor cloudopslag.
- Met een verouderde Workfront-opslagsjabloon voor het converteren van een Adobe-cloudopslagtaak wordt een Adobe-project voor cloudopslag gemaakt.
- Als u een Adobe-sjabloon voor cloudopslag gebruikt om een verouderde Workfront-opslagtaak om te zetten, maakt u een verouderd Workfront-opslagproject.
-
U kunt geen documenten toevoegen aan Adobe-taken voor cloudopslag in het deelvenster Samenvatting.
Documentbeheer voor problemen
Houd rekening met het volgende wanneer u met problemen werkt:
-
De kwesties erven het opslagtype van projecten.
-
Wanneer u een document uploadt naar een uitgave in een Adobe-project voor cloudopslag, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de uitgave. De mapnaam is gelijk aan de naam van de uitgave.
-
U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe-cloudopslaguitgave. Hierdoor worden ook de documenten in de map verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de uitgave hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
-
Voor Adobe-cloud-opslagprojecten wordt de documentmap op een uitgave weergegeven als een submap in de documentenmap die automatisch voor het project wordt gemaakt.
-
U kunt een uitgave niet kopiëren of verplaatsen van een bestaand Workfront-opslagproject naar een Adobe-cloudopslag. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.
-
De volgende scenario’s bestaan wanneer het omzetten van een kwestie in een project:
- Een verouderd Workfront-opslagprobleem creëert een verouderd Workfront-opslagproject.
- Een Adobe-probleem met cloudopslag maakt een Adobe-project voor cloudopslag.
- Als u een verouderde Workfront-opslagsjabloon gebruikt om een Adobe-probleem met cloudopslag om te zetten, maakt u een Adobe-project voor cloudopslag.
- Als u een Adobe-sjabloon voor cloudopslag gebruikt om een verouderd Workfront-opslagprobleem om te zetten, maakt u een verouderd Workfront-opslagproject.
-
U kunt geen documenten toevoegen aan Adobe-problemen met cloudopslag in het deelvenster Samenvatting.
Documentbeheer voor verzoeken
- Wanneer u een Workfront-aanvraag verzendt waaraan een document is gekoppeld dat is gekoppeld aan een bestaand Workfront-opslagproject dat werkt als aanvraagwachtrij, wordt in het gebied Documenten van de aanvraag het document weergegeven met het opslagtype van het project, zelfs als de standaardvoorkeur voor systeemopslag bestaat uit Adobe-cloudopslag.
- Als u een document koppelt aan een uitgave die u verzendt naar een aanvraagwachtrij die is gekoppeld aan Adobe-opslag, wordt een map gemaakt voor elke verzonden uitgave waarin de documenten zijn opgeslagen. De omslag wordt ook toegevoegd als subfolder aan de automatisch gecreeerde projectomslag op het project van de verzoekrij.
Documentbeheer voor projectsjablonen
Houd rekening met het volgende wanneer u werkt met sjablonen:
- Als u een Adobe-sjabloon voor cloudopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van de sjabloon waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het programma. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van de sjabloon wijzigt, zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van de sjabloon.
- U kunt een verouderde Workfront-opslagsjabloon gebruiken om verouderde Workfront-opslagprojecten te maken; u kunt een Adobe-sjabloon voor cloudopslag gebruiken om een Adobe-project voor cloudopslag te maken.
- U kunt een verouderde Workfront-opslagsjabloon aan een Adobe-cloudopslagproject koppelen. De opslaglocatie van de documenten in het project wordt hierdoor niet gewijzigd.
- U kunt een Adobe-sjabloon voor cloudopslag koppelen aan een verouderd Workfront-opslagproject. De opslaglocatie van de documenten in het project wordt hierdoor niet gewijzigd. Documenten in de map met de Adobe-cloudopslag voor de sjabloon worden rechtstreeks, zonder de map, aan het project toegevoegd, terwijl de documenten in de sjabloontaakmappen worden toegevoegd aan mappen die zijn gekoppeld aan de taken van het project in de sectie Documenten van de taken.
- Wanneer u een project als malplaatje opslaat, brengt het opslagtype van het project naar het malplaatje over, ongeacht wat uw beheerder van Workfront voor de opslagvoorkeur van uw systeem plaatste.
Documentbeheer voor sjabloontaken
Houd rekening met het volgende wanneer u met sjabloontaken werkt:
- Sjabloontaken nemen het opslagtype over van sjablonen.
- Wanneer u een document uploadt naar een sjabloontaak op een Adobe-sjabloon voor cloudopslag, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de sjabloontaak. De mapnaam is gelijk aan de sjabloontaak.
- U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe-sjabloontaak voor cloudopslag. Hierdoor worden ook de documenten in de map verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de sjabloontaak hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
- Voor Adobe-sjablonen voor cloudopslag wordt de documentmap op een sjabloontaak weergegeven als een submap in de documentmap die automatisch voor de sjabloon is gemaakt.
- U kunt een sjabloontaak niet kopiëren of verplaatsen van een verouderde Workfront-opslagsjabloon naar een Adobe-cloudopslag. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.