Overzicht van documentbeheer voor projecten en verwante objecten
Uw Adobe Workfront-beheerder kan de standaardinstelling voor de opslagvoorkeur van uw organisatie definiëren om aan te geven waar documenten in Workfront moeten worden opgeslagen.
De Workfront-beheerder kan een van de volgende opties kiezen:
- Workfront-opslag
- Adobe Enterprise-opslag
Met deze voorkeur kunt u documenten die aan Workfront-objecten zijn gekoppeld, automatisch opslaan op een van de beschikbare opslaglocaties.
De Workfront-beheerder kan het volgende doen:
-
Kies een van de twee opslagopties als standaard voor uw organisatie
-
U kunt kiezen welke opslag u wilt gebruiken wanneer u een van de volgende objecten maakt:
- Projecten
- Portfolio’s
- Sjablonen
Voor informatie over het plaatsen van opslagvoorkeur voor Workfront, zie de ondernemingsopslag van Adobe voor uw organisatie toelaten.
In dit artikel wordt beschreven hoe u documenten voor projecten, portfolio’s, programma’s, taken, uitgaven, sjablonen en sjabloontaken kunt beheren.
Overzicht van documentopslag
Klanten hebben mogelijk toegang tot een van de volgende opslagmogelijkheden voor documenten:
-
Alleen Workfront-opslag. Het gedeelte Opslagvoorkeuren in Systeemvoorkeuren bestaat niet.
-
Alleen Adobe Enterprise-opslag. Het gedeelte Opslagvoorkeuren in Systeemvoorkeuren bestaat niet.
-
Zowel Workfront Storage als Adobe Enterprise storage. De Workfront-beheerder kan kiezen uit:
-
Hiermee selecteert u een standaardopslagomgeving voor de verwerking van documenten in de toekomst.
-
Hiermee kunnen gebruikers kiezen welke opslag ze kiezen wanneer ze de volgende objecten maken:
- Projecten
- Portfolio’s
- Sjablonen
note NOTE - De taken en de kwesties erven het type van opslag van het project.
- Sjabloontaken nemen het type opslag over van de sjabloon
- De programma's erven het type van opslag van de portefeuille.
-
Documenten die zijn opgeslagen op objecten in Workfront-opslag, worden anders beheerd dan documenten die zijn opgeslagen in Adobe Enterprise storage.
Voor meer informatie, zie overzicht van de ondernemingsopslag van Adobe .
In de volgende secties wordt beschreven hoe documentopslag werkt voor Workfront-objecten wanneer zowel Workfront- als Adobe-opslagopties voor ondernemingen in dezelfde omgeving bestaan.
Documentbeheer voor projecten
Houd rekening met het volgende wanneer u met projecten werkt:
- Als u een Adobe Enterprise-Storage-project maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het project waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het project. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het project wijzigt zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het project.
- Wanneer u een opslagproject voor Adobe-Enterprise maakt of verplaatst naar een verouderd Workfront-opslagportfolio of -programma, wordt het portfolio of programma automatisch omgezet naar een Adobe Enterprise-storage-object.
- U kunt geen Workfront-opslagproject maken voor een Adobe-portfolio of -programma voor bedrijfsopslag.
- Wanneer u een project importeert uit MS Project, maakt Workfront een Workfront-opslagproject, zelfs wanneer uw Workfront-beheerder de Adobe Enterprise-opslag als standaard voor uw systeem heeft ingesteld.
- Wanneer u projecten maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaardopslagvoorkeur van uw systeem voor het project. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor portfolio’s
Houd rekening met het volgende wanneer u met portfolio’s werkt:
- Als u een Adobe-portfolio voor bedrijfsopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het portfolio waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het portfolio. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het portfolio wijzigt zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het portfolio.
- Wanneer u een opslagproject voor Adobe-Enterprise maakt of verplaatst naar een verouderd Workfront-opslagportfolio, wordt het portfolio automatisch geconverteerd naar een Adobe Enterprise-storage-object.
- Als er eerder documenten waren gekoppeld aan het omgezette portfolio, blijven deze opgeslagen in Workfront-opslag. Nieuwe documenten worden ook opgeslagen in Workfront.
- Als er geen documenten in Workfront-opslag zijn gekoppeld aan het geconverteerde portfolio, worden nieuwe documenten opgeslagen in Adobe Enterprise storage.
- Als u portfolio’s maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaard opslagvoorkeur van uw systeem voor het portfolio. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor programma’s
Houd rekening met het volgende wanneer u werkt met programma’s:
- Als u een Adobe Enterprise-Storage-programma maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van het programma waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is gelijk aan de naam van het programma. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van het programma wijzigt, zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van het programma.
- Wanneer u een opslagproject voor Adobe-Enterprise maakt of verplaatst naar een verouderd Workfront-opslagportfolio, wordt het portfolio automatisch geconverteerd naar een Adobe Enterprise-storage-object.
- Als er eerder documenten waren gekoppeld aan het omgezette programma, blijven deze opgeslagen in Workfront-opslag. Nieuwe documenten worden ook opgeslagen in Workfront.
- Als voor het omgezette programma geen documenten in Workfront-opslag zijn gekoppeld, worden nieuwe documenten opgeslagen in Adobe Enterprise storage.
- Wanneer u programma’s maakt met een Workfront-planningsautomatisering, gebruikt Workfront de standaard opslagvoorkeur van uw systeem voor het programma. U moet het planningspakket aanschaffen voor toegang tot Workfront Planning.
Documentbeheer voor taken
Houd rekening met het volgende wanneer u met taken werkt:
-
De taken erven het opslagtype van projecten.
-
Wanneer u een document uploadt naar een taak in een Adobe-opslagproject, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de taak. De mapnaam is hetzelfde als de taak.
-
U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe-taak voor bedrijfsopslag, waarmee ook de documenten in de map worden verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de taak hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
-
Voor Adobe-projecten voor bedrijfsopslag wordt de documentmap op een taak weergegeven als een submap in de documentenmap die automatisch voor het project wordt gemaakt.
-
U kunt een taak niet kopiëren of verplaatsen van een Workfront-opslagproject naar een Adobe-opslagproject. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.
-
De volgende scenario’s bestaan wanneer het omzetten van een taak in een project:
- Een Workfront-opslagtaak leidt tot een Workfront-opslagproject.
- Een Adobe Enterprise-storage-taak leidt tot een Adobe-opslagproject.
- Als u een Workfront-opslagsjabloon gebruikt om een Adobe-opslagtaak om te zetten, maakt u een Adobe-opslagproject.
- Als u een Adobe-opslagsjabloon gebruikt om een Workfront-opslagtaak om te zetten, maakt u een Workfront-opslagproject.
-
U kunt geen documenten toevoegen aan Adobe-opslagtaken in het deelvenster Samenvatting.
Documentbeheer voor problemen
Houd rekening met het volgende wanneer u met problemen werkt:
-
De kwesties erven het opslagtype van projecten.
-
Wanneer u een document uploadt naar een uitgave in een Adobe-opslagproject, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de uitgave. De mapnaam is gelijk aan de naam van de uitgave.
-
U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe Enterprise-storage-uitgave. Hierdoor worden ook de documenten in de map verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de uitgave hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
-
Voor Adobe-projecten voor bedrijfsopslag wordt de documentmap op een uitgave weergegeven als een submap in de documentenmap die automatisch voor het project wordt gemaakt.
-
U kunt een uitgave niet kopiëren of verplaatsen van een Workfront-opslagproject naar een Adobe-opslagproject. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.
-
Wanneer u een aanvraag indient met een document dat is gekoppeld aan een Workfront-opslagproject, wordt in het gebied Documenten van de aanvraag het document weergegeven met het opslagtype van het project, zelfs als de standaardvoorkeur voor systeemopslag Adobe is.
-
De volgende scenario’s bestaan wanneer het omzetten van een kwestie in een project:
- Een Workfront-opslagkwestie leidt tot een Workfront-opslagproject.
- Een Adobe Enterprise-storage-probleem leidt tot een Adobe-storage-project.
- Als u een Workfront-opslagsjabloon gebruikt om een Adobe-opslagprobleem om te zetten, maakt u een Adobe-opslagproject.
- Als u een Adobe-opslagsjabloon gebruikt om een Workfront-opslagprobleem om te zetten, maakt u een Workfront-opslagproject.
-
U kunt geen documenten toevoegen aan Adobe-opslagproblemen in het deelvenster Samenvatting.
Documentbeheer voor projectsjablonen
Houd rekening met het volgende wanneer u werkt met sjablonen:
- Als u een Adobe-sjabloon voor bedrijfsopslag maakt, maakt Workfront een map in de sectie Documenten van de sjabloon waarin documenten worden opgeslagen. De mapnaam is dezelfde naam als het programma. U kunt de map niet verwijderen of handmatig hernoemen. De naam van de map wordt gewijzigd als u de naam van de sjabloon wijzigt, zodat deze overeenkomt met de nieuwe naam van de sjabloon.
- U kunt een Workfront-opslagsjabloon gebruiken om Workfront-opslagprojecten te maken; u kunt een Adobe-opslagsjabloon gebruiken om een Adobe-opslagproject te maken.
- U kunt een Workfront-opslagmalplaatje aan een Adobe-opslagproject vastmaken en dit verandert niet de opslagplaats van het project.
- U kunt een Adobe-opslagmalplaatje aan een Workfront-opslagproject vastmaken en dit verandert niet de opslagplaats voor het project. Documenten in de Adobe-opslagmap voor de sjabloon worden rechtstreeks, zonder de map, aan het project toegevoegd, terwijl de documenten in de sjabloontaakmappen worden toegevoegd aan mappen die zijn gekoppeld aan de taken van het project in de sectie Documenten van de taken.
Documentbeheer voor sjabloontaken
Houd rekening met het volgende wanneer u met sjabloontaken werkt:
- Sjabloontaken nemen het opslagtype over van sjablonen.
- Als u een document uploadt naar een sjabloontaak op een Adobe-opslagsjabloon, maakt Workfront automatisch een map in de sectie Documenten van de sjabloontaak. De mapnaam is gelijk aan de sjabloontaak.
- U kunt de naam van de documentmap wijzigen en deze verwijderen uit de Adobe-sjabloontaak voor bedrijfsopslag, waarmee ook de documenten in de map worden verwijderd. Nadat u nieuwe documenten aan de sjabloontaak hebt toegevoegd, wordt de map automatisch opnieuw gemaakt. Verwijderde documenten worden niet opnieuw in de map geplaatst.
- Voor Adobe-sjablonen voor bedrijfsopslag wordt de documentmap op een sjabloontaak weergegeven als een submap in de documentmap die automatisch voor de sjabloon wordt gemaakt.
- U kunt een sjabloontaak niet kopiëren of verplaatsen van een Workfront-opslagsjabloon naar een Adobe-opslagsjabloon. Het omgekeerde is ook niet mogelijk.
- Als u een document koppelt aan een uitgave die u verzendt naar een aanvraagwachtrij die is gekoppeld aan Adobe-opslag, wordt een map gemaakt voor elke verzonden uitgave waarin de documenten zijn opgeslagen. De map wordt ook als een submap toegevoegd aan de automatisch gemaakte projectmap in de aanvraagwachtrij.