De beste werkwijzen voor metagegevens en trefwoorden
Best practices voor metagegevens
Metagegevens zijn alle gegevens die worden gebruikt om een element te beschrijven. Metagegevensvelden hebben een naam en gebruikers kunnen de gegevens in veel van deze velden bewerken of wijzigen. Sommige metagegevensvelden worden gevuld door de toepassing of het apparaat waaruit het element afkomstig is en kunnen niet worden bewerkt.
Het gebruik van consistente metagegevens vergroot de doorzoekbaarheid van de elementen van uw organisatie. Bovendien behouden de elementen die u hebt gedownload van Workfront DAM hun metagegevens. Dit biedt een andere beschermingslaag voor uw elementen als deze uit Workfront DAM worden verwijderd.
Hier volgen enkele tips en trucs voor het ondersteunen van de inspanningen van uw organisatie op het gebied van metagegevens:
- Voeg altijd eigenaar- of kredietgegevens aan uw elementen toe ter identificatie buiten Workfront DAM .
- Voeg gebruiksvoorwaarden voor door rechten beheerde middelen toe om misbruik te voorkomen.
- Voeg metagegevens toe aan uw elementen zodra u deze uploadt.
- Voer vooraf bepaalde dropdown menu's voor algemeen gebruikte gegevens uit om inconsistenties te verhinderen.
- Leer contribuanten verantwoordelijk voor het toevoegen van meta-gegevens op de de meta-gegevensstrategie van uw organisatie.
- Deel uw metagegevensvereisten mee aan externe leveranciers (u moet bijvoorbeeld voor de foto's de gebruiksvoorwaarden, het krediet en de locatie opgeven die al zijn toegevoegd).
- Voer regelmatig audits uit om ervoor te zorgen dat metagegevens correct worden toegevoegd.
Metagegevensstrategie
Uw organisatie heeft waarschijnlijk een strategie voor metagegevens ontwikkeld. Als u elementen uploadt naar Workfront DAM , moet u het proces van uw organisatie leren met betrekking tot:
- Wie is verantwoordelijk voor het toevoegen van metagegevens.
- Welke metagegevens zijn vereist.
- Wanneer wordt metagegevens toegevoegd.
- Hoe vaak worden de elementen gecontroleerd op juiste metagegevens.
- Wie is verantwoordelijk voor de metagegevenscontroles.
Beste werkwijzen voor trefwoorden
Trefwoorden zijn een subset van metagegevens. Trefwoorden zijn doorgaans algemene, beschrijvende termen met betrekking tot de inhoud van het element. Deze informatie wordt toegevoegd aan het element, vaak handmatig na het uploaden. Alle trefwoorden gaan naar één veld (trefwoorden met het label). Een foto van de Eiffeltoren in Parijs kan bijvoorbeeld trefwoorden als landmerk, toerisme of lichten bevatten.
Trefwoorden kunnen worden doorzocht, dus het is belangrijk dat trefwoorden consistent op elementen worden ingevoerd.
Uw organisatie kan een sleutelwoordtaxonomie uitvoeren, die een gecontroleerde lijst van sleutelwoorden is u van kunt kiezen wanneer het uitgeven van activa in Workfront DAM kunt kiezen.
Houd rekening met deze tips als uw organisatie het mogelijk maakt handmatig trefwoorden in te voeren.
- Wees consistent met acroniemen en afkortingen. Trefwoord geen activa met "AZ"en een ander activa met "Arizona."
- Wees consistent in meervoudig versus enkelvoudig. Kies één indeling of gebruik altijd beide. Gebruik bijvoorbeeld "voeten" en "handen" of "voet, voeten" en "hand, handen".
- Zorg er bijvoorbeeld voor dat u de beschrijving van een handeling of activiteit consistent volgt: gebruik "actief" en "zwemmen" of "uitvoeren" en "zwemmen".
- Wees niet te smal. "Keokuk, IA" kan te smal zijn voor een trefwoord en volledig onherkenbaar voor gebruikers. "Zuidoost-Iowa" zou beter zijn.
- Wees niet te breed. "Universiteit" werkt misschien niet, vooral niet als alles in uw systeem betrekking heeft op een universiteit. Bepaal wat de activa, zoals een specifieke collegenaam zal onderscheiden.
- Houd rekening met de relevantie. Enkel omdat elk element een projectcode heeft, betekent dit niet dat het nuttig is voor gebruikers die op trefwoorden vertrouwen om elementen te zoeken. Als deze informatie bij het element moet blijven, kunt u het in een ander metagegevensveld toevoegen.
- Gebruik niet te weinig trefwoorden, anders helpen ze de zoekresultaten niet te beperken.
- Vertrouw niet op trefwoorden voor elk stuk gegevens. Gebruik metagegevensvelden voor informatie zoals de naam of locatie van de fotograaf.