Best Practice - Tijdlijnplanning en -beheer

Wat is een "beste praktijk" van Adobe Workfront?

De beste praktijken zijn richtlijnen die een efficiënte, efficiënte actie vertegenwoordigen; gemakkelijk door u en de gebruikers bij uw bedrijf worden aangenomen; en kunnen met succes over uw organisatie worden herhaald.

Houd er bij het beoordelen van deze aanbevelingen rekening mee dat sommige Workfront-best practices universeel zijn, terwijl andere specifieker voor het onderwerp kunnen zijn. Gebruik deze aanbevolen procedures als een raamwerk voor hulp bij het instellen en gebruiken van Workfront-systemen.

Navigeren door deze pagina

Wanneer u door deze pagina bladert, vindt u eerst een lijst op hoog niveau met alle aanbevolen werkwijzen voor het onderwerp. Zo kunt u de aanbevelingen bekijken zonder in de details van "waarom" te duiken.

"Waarom zijn deze beste praktijken?" in de lijst op hoog niveau vindt u meer details over een aantal van de aanbevolen procedures en waarom deze worden beschouwd als een proces, gereedschap, enzovoort. U kunt het beste eerst een Workfront-exemplaar implementeren.

Aanbevolen werkwijzen voor tijdlijnplanning en -beheer

Waarom zijn deze beste praktijken?

Beste praktijken

Alle voltooide projecten moeten een status hebben die aangeeft dat ze zijn voltooid.

hier is waarom

Als u ervoor zorgt dat alle voltooide projecten een volledige (of gelijkwaardige) status hebben, blijft uw Workfront-exemplaar schoon en actueel. Door de status van projecten up-to-date te houden en ze te sluiten, kunnen gebruikers gemakkelijk zien welk werk reeds is uitgevoerd zodat ze zich kunnen richten op actieve prioriteiten. Het zorgt er ook voor dat de rapportgegevens over projecten, taken, middelen, enz. correct zijn.

Beste praktijken

Wanneer het kopiëren van een project, plaats het statuut van het nieuwe project aan Planning.

hier is waarom

De planningsstatus (of een equivalent) voorkomt dat Workfront-berichten over toewijzingen, tijdlijnwijzigingen, enzovoort, worden uitgevoerd voordat het project gereed is. Wanneer u een project kopieert, wordt er een dialoogvenster met projectopties weergegeven. Wijzig hier de status en pas andere opties aan, zodat de gegevens niet van het oorspronkelijke project naar de gekopieerde versie worden gekopieerd.

Beste praktijken

Hebben gebruikers daadwerkelijke tijd die aan taken wordt doorgebracht registreren zodat kunt u daadwerkelijke uren met geplande uren vergelijken.

hier is waarom

Als u weet hoe lang het werk van de taak duurt, kunt u projectsjablonen bijwerken voor een betere nauwkeurigheid bij het plannen van toekomstige projecten. Het betekent ook dat de schattingen van de bronnen, met behulp van de hulpmiddelen van Workfront, nauwkeuriger zijn.

Beste praktijken

Gebruik zo mogelijk taakduur en voorgangers om een projecttijdlijn te maken en bij te werken in plaats van specifieke begin- en einddatums te selecteren.

hier is waarom

Het gebruik van tijdsduur en voordecessors in combinatie met flexibele taakbeperkingen (zo snel mogelijk en zo laat mogelijk) maakt automatische tijdlijndatumwijzigingen mogelijk die door het projectplan "trapsgewijs" worden weergegeven. Wanneer bijvoorbeeld de duur van een taak met één dag toeneemt, verandert de geplande voltooiingsdatum van de taak, waardoor de voltooiingsdatums van de volgende taken worden gewijzigd.

Als u specifieke start- en voltooiingsdatums voor taken selecteert, verandert de taakbeperking in een datum die de datum 'vergrendelt' (Moet beginnen op, Moet eindigen op, Vaste datums). Dit betekent dat u bepaalde updates van de tijdlijndatum handmatig moet uitvoeren.

Beste praktijken

Vraag gebruikers om hun taakstatus, percentage volledige, en daadwerkelijke uren elke dag (of op een vastgestelde planning elke week) bij te werken.

hier is waarom

Rapporten in Workfront zijn alleen even nauwkeurig als de gegevens die in Workfront zijn ingevoerd. Wanneer informatie die de voortgang van het werk aangeeft, zoals status en percentage voltooid, niet regelmatig wordt bijgewerkt, worden rapporten die de voortgang van het werk aangeven, niet correct weergegeven. Het dagelijks bijwerken zorgt voor de grootste nauwkeurigheid van realtime-rapportagegegevens.

De status van de taak wordt ook gebruikt om gebruikers te laten weten wanneer het vroegere werk is voltooid en hun nieuwe taken kunnen beginnen. Als de taakstatus niet wordt gewijzigd om de werkelijke voortgang van het werkitem te weerspiegelen, kan Workfront de juiste meldingen niet verzenden.

Beste praktijken

Plaats de projectstatus aan Planning wanneer het bijwerken van het projectplan om berichten te verhinderen automatisch worden verzonden aangezien de veranderingen worden aangebracht.

hier is waarom

Met projectplanwijzigingen kunnen meerdere meldingen worden gegenereerd als taaktoewijzingen, geplande begin- en einddatums en andere instellingen worden gewijzigd. Dit kan voor de gebruikers verstorend zijn en verwarring veroorzaken over juiste taken, termijnen, enz.

De status van de Planning vertelt Workfront om berichten over het project aan leden van het projectteam (gebruikers toegewezen taken/kwesties of anderen met toegang tot het project) niet te verzenden omdat het projectplan nog wordt ontwikkeld of het project enkel niet klaar is om live te gaan. Als de wijzigingen zijn voltooid, wijzigt u de projectstatus weer in Huidige en worden meldingen verzonden. Als u dit proces volgt, minimaliseert u het aantal meldingen dat gebruikers ontvangen.

Beste praktijken

Verwijder gebruikers uit het projectteam die geen werk in het project krijgen toegewezen.

hier is waarom

Wanneer u iemand een taak of een kwestie op een project toewijst, die de gebruiker aan de lijst van het projectteam in de Plannende en secties van Mensen van het project toevoegt. Ze blijven echter wel op de lijst met projectteams staan, zelfs als u ze uit de toewijzing hebt verwijderd. Dit kan verwarring voor de gebruiker veroorzaken omdat als deel van het projectteam, zij berichten over activiteit op het project ontvangen en het project in de Projecten zien ik op lijst ben.

Bovendien krijgen de leden van het projectteam toestemmingen aan het project en zijn taken, kwesties en documenten. Dit kan ertoe leiden dat gebruikers in Workfront toegang hebben tot objecten die ze niet nodig hebben of zouden moeten hebben.

Beste praktijken

Plaats de Metriek van het Project bij de bovenkant van het linkerpaneelmenu voor gebruikers die Workfront hoofdzakelijk gebruiken om gegevens te bekijken.

hier is waarom

De meeste leiders, managers en andere gebruikers die geen projecten beheren of taken uitvoeren, zouden het op prijs stellen als ze dit niveau van projectmetriek zouden zien wanneer ze een project voor het eerst openen. Gebruik een lay-outmalplaatje om de Metriek van het Project naar de bovenkant van het linkerpaneelmenu op een projectpagina te verplaatsen om het voor gebruikers zichtbaar en gemakkelijker te maken om toegang te hebben.