Best practices - Proofing

Wat is een "beste praktijk" van Adobe Workfront?

De beste praktijken zijn richtlijnen die een efficiënte, efficiënte actie vertegenwoordigen; gemakkelijk door u en de gebruikers bij uw bedrijf worden aangenomen; en kunnen met succes over uw organisatie worden herhaald.

Houd er bij het beoordelen van deze aanbevelingen rekening mee dat sommige Workfront-best practices universeel zijn, terwijl andere specifieker voor het onderwerp kunnen zijn. Gebruik deze aanbevolen procedures als een raamwerk voor hulp bij het instellen en gebruiken van Workfront-systemen.

Navigeren door deze pagina

Wanneer u door deze pagina bladert, vindt u eerst een lijst op hoog niveau met alle aanbevolen werkwijzen voor het onderwerp. Zo kunt u de aanbevelingen bekijken zonder in de details van "waarom" te duiken.

"Waarom zijn deze beste praktijken?" in de lijst op hoog niveau vindt u meer details over een aantal van de aanbevolen procedures en waarom deze worden beschouwd als een proces, gereedschap, enzovoort. U kunt het beste eerst een Workfront-exemplaar implementeren.

Proefversies in Workfront van best practices

Waarom zijn deze beste praktijken?

Beste praktijken

Neem de tijd om testwerkstroomsjablonen te maken.

hier is waarom

Met sjablonen kunt u niet alleen het maken en toewijzen van proefdrukken versnellen en stroomlijnen, maar ook consistente workflows voor proefdrukken voor vergelijkbare typen elementen. Zij zorgen er ook voor dat aan elke ontvanger van het bewijs de juiste bewijsrol en e-mailalarm wordt toegewezen, en dat een termijn is vastgesteld.

Beste praktijken

Schakel de instelling E-mailbericht verzenden vanuit Workfront uit wanneer er een opmerking wordt gemaakt over een proefdruk in de Workfront-instellingen.

hier is waarom

Als deze instelling is ingeschakeld (standaard ingeschakeld), kunnen gebruikers meerdere e-mailmeldingen ontvangen voor elke opmerking op een proefdruk. Dit is een van de proefdrukfuncties en een van Workfront zelf. Deze dubbele meldingen leiden tot verstoring van e-mailmeldingen en verwarring, en tot een volledig e-mailpostvak, waardoor gebruikers de proefberichten die ze ontvangen uiteindelijk kunnen negeren. Dat zou op zijn beurt kunnen betekenen dat er geen termijnen worden gesteld.

Nota: Dit het plaatsen wordt gevonden in het Hoofdmenu van Workfront > Opstelling > E-mail > Overzicht en Goedkeuring.

Beste praktijken

Gebruik alleen-lezen of Revisor voor de instelling Rollen voor niet-ontvangers die een proefdruk van een document openen in Workfront.

hier is waarom

Voor alle andere opties voor deze instelling moet een proefdrukbeslissing worden genomen. Hierdoor kan de proefdrukworkflow worden verwijderd. Over het algemeen geldt dat mensen die niet aan de proefdrukworkflow worden toegevoegd, alleen de proefdrukproef moeten bekijken of opmerkingen moeten maken, de proefdrukproef niet moeten goedkeuren. De opties Alleen-lezen of Reviewer zijn dus de beste keuze.

Nota: Dit het plaatsen wordt gevonden in het Hoofdmenu van Workfront > Opstelling > Overzicht en Goedkeuring.

Beste praktijken

Pas de instellingen voor de back-endproefdrukken aan, zodat gebruikers deadlines kunnen zien in een kloknotatie van 12 uur.

hier is waarom

Het gebrek is een 24 uurs klokformaat, dat aan degenen kan verwarren die niet met het vertrouwd zijn. Als u de indeling wilt wijzigen, gaat u naar Workfront Main Menu > Proofing > Account Settings > Users. Dubbelklik op een gebruiker om een datumnotatie te selecteren en bewerk vervolgens het datumnotatieveld in de sectie Persoonlijke instellingen. U moet elke gebruiker één voor één selecteren om hen te veranderen.

Beste praktijken

Stel een standaardproefdeadline in als onderdeel van de systeeminstellingen.

hier is waarom

Wanneer een standaardproefdeadline is ingesteld (de uploaddatum + x aantal werkdagen) en de maker van de proefdruk vergeet een deadline toe te voegen, past Workfront deze deadline automatisch toe op elke geüploade proefdruk.

Nota: Dit het plaatsen wordt gevonden door naar het Hoofdmenu van Workfront te gaan > het Beproeven > de Montages van de Rekening > de Gebreken van het Bewijs > Deadline (+ werkdagen) gebied.

Beste praktijken

Verberg de optie Niet relevante proefdrukbeslissing.

hier is waarom

Deze beslissingsoptie veroorzaakt vaak verwarring onder fiatteurs, aangezien organisaties vaak niet bepalen wanneer de Niet relevante optie zou moeten worden gebruikt. De optie Niet relevant geeft in het algemeen aan dat het bewijs niet relevant is voor de bewijsverkrijger en dat het niet nodig is een goedgekeurde of afgewezen beslissing te nemen. Als u Niet relevant selecteert, kan de proefdrukworkflow worden voortgezet.

De optie Niet relevant is niet nodig in de meeste proefwerkstromen.

Nota: Dit het plaatsen wordt gevonden door naar het Hoofdmenu van Workfront te gaan > het Beproeven > de Montages van de Rekening > Besluiten.

Beste praktijken

Wijzig de volgorde van de opties voor de proefdrukbeslissing niet in de proefdrukinstellingen.

hier is waarom

Elke bewijsbeslissingsinstelling heeft een specifieke waarde/gewicht die, indien opnieuw geordend, verwarring kan veroorzaken in de proefconfiguraties. De beslissingsvolgorde en de waarde/het gewicht worden gebruikt als activeringsmechanisme voor de proeffase en bij de rapportage.

Nota: Dit het plaatsen wordt gevonden door naar het Hoofdmenu van Workfront te gaan > het Beproeven > de Montages van de Rekening > Besluiten.

Beste praktijken

Standaardwaarden voor gebruikers instellen voor proefdrukrollen en e-mailwaarschuwingen.

hier is waarom

Deze instellingen worden automatisch ingevuld wanneer u een proefwerkstroom toewijst, het proces versnelt en bijdraagt aan consistentie in proefwerkstromen.

Nota: De standaardinstellingen van de gebruiker worden gevonden door naar het Hoofdmenu van Workfront te gaan > het Beproeven > de Montages van de Rekening > Gebruikers > en de gebruiker te selecteren om gebreken voor te plaatsen.

Beste praktijken

Stel de proefdrukrol van de maker in op Revisor.

hier is waarom

Met de proefdrukrol van Revisor kan de maker van de proefdruk opmerkingen maken en opmerkingen van anderen openen. Meestal is de maker van het bewijs niet verplicht een beslissing te nemen over een bewijs dat ze hebben geüpload. Voor de rollen fiatteur, Reviewer en fiatteur, Auteur of Moderator proof moet een beslissing worden genomen. Als de maker van het bewijs een van deze bewijsrollen krijgt toegewezen maar nooit een besluit neemt, kan dit negatieve gevolgen hebben voor de bewijstermijnen.

Beste praktijken

Gebruik niet de proefdrukrol fiatteur.

hier is waarom

Met de proefdrukrol fiatteur kan de gebruiker geen opmerkingen maken over deze proefdruk. Dit kan ertoe leiden dat een gebruiker de proefdruk verwerpt zonder uitleg, omdat hij geen opmerkingen kan maken. Gebruik in plaats hiervan de proefdrukrol Reviewer en fiatteur, zodat de gebruiker feedback kan geven.

Beste praktijken

Vermijd de waarschuwingsoptie E-mailbericht dat alle activiteiten moet worden gecontroleerd.

hier is waarom

Met deze optie wordt een e-mailmelding met een proefdruk verzonden wanneer er iets gebeurt met een proefdruk. Er wordt een opmerking toegevoegd, een antwoord wordt geplaatst, er wordt een beslissing genomen, enzovoort. De ontvanger ziet in wezen de bewijskracht.

Voor eigenaars en makers van bewijzen werkt de e-mailwaarschuwing voor beslissingen het beste voor werkstromen met meerdere etappes en het uiteindelijke besluit werkt het best voor werkstromen in één fase. In het algemeen kan iedereen anders worden ingesteld op Uitgeschakeld, tenzij hij of zij op de hoogte wil worden gesteld van anderen die opmerkingen of beslissingen maken (in welk geval een van de opties voor samenvattende e-mail het beste werkt).