Beste praktijken - de malplaatjes van het Project

Wat is een "beste praktijk" van Adobe Workfront?

De beste praktijken zijn richtlijnen die een efficiënte, efficiënte actie vertegenwoordigen; gemakkelijk door u en de gebruikers bij uw bedrijf worden aangenomen; en kunnen met succes over uw organisatie worden herhaald.

Houd er bij het beoordelen van deze aanbevelingen rekening mee dat sommige Workfront-best practices universeel zijn, terwijl andere specifieker voor het onderwerp kunnen zijn. Gebruik deze aanbevolen procedures als een raamwerk voor hulp bij het instellen en gebruiken van Workfront-systemen.

Navigeren door deze pagina

Wanneer u door deze pagina bladert, vindt u eerst een lijst op hoog niveau met alle aanbevolen werkwijzen voor het onderwerp. Zo kunt u de aanbevelingen bekijken zonder in de details van "waarom" te duiken.

"Waarom zijn deze beste praktijken?" in de lijst op hoog niveau vindt u meer details over een aantal van de aanbevolen procedures en waarom deze worden beschouwd als een proces, gereedschap, enzovoort. U kunt het beste eerst een Workfront-exemplaar implementeren.

Best practices voor projectsjablonen

Waarom zijn deze beste praktijken?

Beste praktijken

Gebruik sjablonen wanneer u projecten maakt.

hier is waarom

Projectsjablonen verwijderen het giswerk voor projectmanagers (en anderen die projecten maken) over de taken die een project moet bevatten, de structuur van de tijdlijn, enz. Sjablonen zijn de meest effectieve manier om het maken van projecten te versnellen.

Belangrijk, verstrekken de malplaatjes consistentie over projecten van gelijkaardige types, zodat de mensen, de processen, en de gegevenspunten elke keer in detail zijn. Zelfs de projecten met snelle (één of twee dagen) en minimale taken kunnen van worden gecreeerd met projectmalplaatjes profiteren.

Deze consistentie over projecten resulteert in nauwkeurigere gegevens, die essentieel wanneer het nemen van besluiten voor uw team, in uw afdeling, en over de organisatie zijn.

Beste praktijken

Stel een naamgevingsconventie in voor projectsjablonen.

hier is waarom

Met consistente naamgeving kunt u sjablonen gemakkelijker vinden. Het helpt ook projectmanagers en anderen die projecten creëren selecteren het juiste malplaatje wanneer er gelijkaardig genoemde malplaatjes over veelvoudige teams of afdelingen zijn.

Beste praktijken

Vestig een uitgezochte groep gebruikers die projectmalplaatjes kunnen maken en bijwerken.

hier is waarom

Het hebben van goed-gebouwde, verenigbare projectmalplaatjes is zeer belangrijk aan goed werkbeheer en nauwkeurige rapportering. Beperk het aantal gebruikers dat sjablonen kan bewerken om onbedoelde of niet-goedgekeurde wijzigingen te voorkomen.

Beste praktijken

Het Delen van het Project van het gebruik op een projectmalplaatje om toegang tot projecten automatisch te verlenen die gebruikend dat malplaatje worden gecreeerd.

hier is waarom

Toegang tot specifieke projecten wordt verleend via het project zelf. Als de zelfde groep mensen altijd toegang tot projecten nodig heeft die met een specifiek malplaatje worden gecreeerd, voeg hen onder de optie van het Delen van het Project op het malplaatje toe. Niet alleen kunt u toegang tot projecten controleren zodra zij worden gecreeerd, stroomlijnt dit scalability inspanningen als de toestemmingen in de toekomst moeten veranderen.

Voor instructies op hoe te om projecten te delen die gebruikend een malplaatje worden gecreeerd zie het hoofdstuk "hoe te projecten delen die worden gecreeerd gebruikend een malplaatje"in Deel een projectmalplaatje.

Nota: Het Delen van het malplaatje verleent toegang tot het malplaatje zelf. Een gebruiker moet minstens de toestemmingen van de Mening hebben om projecten met het malplaatje te maken.

Beste praktijken

Wijs baanrollen of teams aan taken toe, niet individuen.

hier is waarom

Wanneer een individuele gebruiker posities verandert of de organisatie verlaat, zult u projectmalplaatjes manueel moeten bijwerken die die persoon omvatten. Dit vergt tijd op een deel van het systeem of de groepsbeheerders of projectmanagers.

Als u baanrollen of teams op malplaatjes gebruikt, zullen de bemannen veranderingen geen direct effect op uw projectmalplaatjes hebben omdat iedereen die die baanrol of op dat team toewees het werk kon worden toegewezen. Dit helpt ervoor te zorgen dat het werk niet door de scheuren glijdt. Taken kunnen ook gemakkelijker aan individuele gebruikers worden toegewezen, aangezien Workfront u een lijst kan tonen met personen aan wie die rol is toegewezen.

Bovendien worden de baanrollen gebruikt door het middel planningshulpmiddelen van Workfront om u te helpen noodzakelijke middelen en plan voor toekomstig werk berekenen.

Beste praktijken

Vermijd te korrelig worden wanneer het creëren van taken in een projectmalplaatje. Beperk het aantal taken in een projectmalplaatje tot degenen noodzakelijk om het werk te voltooien.

hier is waarom

De over-gecompliceerde projectmalplaatjes resulteren in een slechte ervaring voor gebruikers-project managers, middelmanagers, teamleden, en meer. Te veel taken maken de tijdlijn van het project moeilijk te beheren, waarbij overlappende taakdeadlines en meerdere taken zijn toegewezen aan dezelfde functies of personen.

Beste praktijken

Gebruik de taakbeschrijving om de kleine stappen van de taak te vangen, eerder dan het neer te breken in veelvoudige taken.

hier is waarom

Als de veelvoudige taken in een rij aan de zelfde baanrol/individu worden toegewezen, is dat een aanwijzing die taken zouden kunnen worden gecombineerd. Door te veel taken aan een gebruiker toe te wijzen, kunnen ze het gevoel krijgen dat er meer werk moet worden voltooid, wat invloed kan hebben op Workfront-adoptie.

Beste praktijken

Zorg ervoor dat de sjabloontaken taakduur, geplande uren en voorgangers bevatten.

hier is waarom

Deze drie dingen-duur, geplande uren, en predecessors-zijn de bouwstenen van de chronologie van het project. Dit zijn de sleutel tot het weten hoe lang het werk zal duren en wanneer het moet worden gedaan. Hulpprogramma's voor bronnenbeheer in Workfront gebruiken tijdsduur en geplande uren, plus taakroltoewijzingen, om de resourcecapaciteit, beschikbaarheid en meer te berekenen.

Als u niet zeker bent hoe te om duur of geplande uren voor het eerst te schatten, werk met het projectteam om sommige aanvankelijke ramingen te bepalen. Zodra u het malplaatje hebt gebruikt, ontmoet opnieuw met het projectteam om te bepalen waar de veranderingen konden worden aangebracht om het malplaatje nauwkeuriger te maken. Als de gebruikers tijd in Workfront registreren, kunt u de geplande uren van een project met daadwerkelijke uren vergelijken om te zien waar de aanpassingen nodig zijn.

Beste praktijken

Configureer projectdetails vooraf en koppel douaneformulieren op het malplaatje.

hier is waarom

Zorg ervoor dat de informatie die standaard voor alle projecten is, is ingevuld in de projectsjabloon. Dit helpt niet alleen de creatie van projecten te versnellen, het verzekert noodzakelijke informatie daar is en dat het over projecten verenigbaar is.

Voeg projectdouaneformulieren die verzoeken douaneformulieren aan om voorgelegde informatie te trekken wanneer het omzetten van het verzoek in een project gebruikend het malplaatje.

Voor instructies op hoe te om een douanevorm aan een voorwerp als een projectmalplaatje vast te maken, zie een douanevorm aan een voorwerpvastmaken.

Beste praktijken

Projectsjablonen regelmatig controleren en bijwerken.

hier is waarom

Naarmate processen en teams veranderen, moeten de projectsjablonen worden bijgewerkt. Vestig een regelmatige toestemming, zoals driemaandelijks, om te controleren en te zien welke malplaatjes niet actief worden gebruikt. U kunt deze deactiveren, zodat ze zich nog steeds in Workfront bevinden, maar niet in de lijsten met sjabloonselectie worden weergegeven.

Voor instructies op hoe te om een projectmalplaatje te deactiveren, zie een projectmalplaatjedeactiveren.

Beste praktijken

Controleer de sjablonen om te controleren of deze alle benodigde informatie bevatten voordat u ze deelt en anderen ze gaan gebruiken.

hier is waarom

Omdat de malplaatjes opnieuw en opnieuw zullen worden gebruikt om projecten te maken, zult u willen ervoor zorgen alles opstelling behoorlijk en volledig is. Dit leidt tot consistentie in alle projecten en tot nauwkeurige gegevens voor rapportage.

Naast taakinstellingen zoals duur en geplande uren, kunt u onder andere de volgende zaken controleren voordat u sjablonen deelt:

Beste praktijken

Wanneer u de optie van de Wijze van het Programma op een malplaatje aanpast, herzie en werk de taakbeperkingen bij.

hier is waarom

Het mengen van verschillende taakbeperkingen op een project kan onverwachte en verwarrende geplande datumberekeningen veroorzaken. Bijvoorbeeld, wanneer de Datum van het Begin voor de optie van de Wijze van het Programma wordt geselecteerd, worden om het even welke die taken in dat project worden gecreeerd toegewezen zo spoedig mogelijk taakbeperking door gebrek. Als u later de optie van de Wijze van het Programma op de Datum van de Voltooiing overschakelt, dan hebben om het even welke gecreeerde taken een ZO laat Mogelijke taakbeperking door gebrek. Als u een onopzettelijke combinatie van taken met elk van deze beperkingen hebt, kan dit leiden tot verwarring tussen de geplande datums in de projecttijdlijn.

Om taakcontraints beter te begrijpen en hoe te om hen te gebruiken, zie de types van duur en taakbeperkingenbegrijpen en beheren.

Beste praktijken

Controleer het projectteam op het malplaatje en verwijder gebruikers die niet met het project zullen werken.

hier is waarom

Wanneer u een malplaatje van een bestaand project creeert, tenzij u de Duidelijke toewijzingsoptie tijdens verwezenlijking kiest, brengt Workfront de mensen over die taken/kwesties op het project in de sectie van Mensen werden toegewezen. En terwijl u met uw malplaatje werkt, kunt u deze mensen willen verwijderen die eerder werk werden toegewezen of een taak veranderen u op het malplaatje aanbracht.

Al deze gebruikers zullen als deel van het projectteam, in de Mensen en het Plannen van secties van het project worden vermeld. Dientengevolge, zullen zij aan alle projecten worden verspreid die van dat malplaatje worden gecreeerd. Dit kon verwarring voor de gebruiker veroorzaken omdat als deel van het projectteam, zij berichten over activiteit op het project ontvangen, het project in de Projecten zien I op lijst, en toestemmingen aan het project en zijn taken, kwesties en documenten verkrijgen.

Voor instructies op hoe te om het projectteam in een projectmalplaatje uit te geven, zie het projectteam in een projectmalplaatjeuitgeven.