Beste praktijken - Organisatorische eenheden

Wat is een "beste praktijk" van Adobe Workfront?

De beste praktijken zijn richtlijnen die een efficiënte, efficiënte actie vertegenwoordigen; gemakkelijk door u en de gebruikers bij uw bedrijf worden aangenomen; en kunnen met succes over uw organisatie worden herhaald.

Houd er bij het beoordelen van deze aanbevelingen rekening mee dat sommige Workfront-best practices universeel zijn, terwijl andere specifieker voor het onderwerp kunnen zijn. Gebruik deze aanbevolen procedures als een raamwerk voor hulp bij het instellen en gebruiken van Workfront-systemen.

Navigeren door deze pagina

Wanneer u door deze pagina bladert, vindt u eerst een lijst op hoog niveau met alle aanbevolen werkwijzen voor het onderwerp. Zo kunt u de aanbevelingen bekijken zonder in de details van "waarom" te duiken.

"Waarom zijn deze beste praktijken?" in de lijst op hoog niveau vindt u meer details over een aantal van de aanbevolen procedures en waarom deze worden beschouwd als een proces, gereedschap, enzovoort. U kunt het beste eerst een Workfront-exemplaar implementeren.

Beste werkwijzen voor de organisatie-eenheid

Waarom zijn deze beste praktijken?

Beste praktijken

Identificeer de belangrijkste rapportagecategorieën en -behoeften voordat u organisatorische eenheden in Workfront instelt.

hier is waarom

Als u weet welke meetgegevens u zoekt en welke informatie u in Workfront wilt verzamelen over gebruikers en het werk dat u doet, kunt u zich richten op het samenstellen van uw organisatorische eenheden om aan deze behoeften te voldoen.

Beste praktijken

Evalueer regelmatig uw bestaande organisatiestructuur van Workfront om ervoor te zorgen dat deze aan uw behoeften voldoet.

hier is waarom

Naarmate uw organisatie groeit of wanneer Workfront zich uitbreidt binnen uw organisatie, zult u nieuwe en verschillende manieren vinden om de efficiëntie van het proces te verbeteren en om de relatie tussen gebruikers en het werk te verbeteren. Zo kan periodiek het evalueren van hoe de organisatorische eenheden worden gestructureerd u de kans geven om te weten of die structuur nog werkt of of of het moet worden bijgewerkt.

Beste praktijken

Controleer uw gebruikersbasis driemaandelijks, of minstens om de zes maanden.

hier is waarom

Aangezien uw organisatie Workfront in tijd gebruikt en gebruik van het hulpmiddel verhoogt, bouwt de informatie op het systeem op. Hieronder vallen het aantal gebruikers, het aantal gebruikte licenties, het aantal bedrijven, groepen of teams dat is gecreëerd, enzovoort.

In de loop der tijd kan het zijn dat uw organisatie ook de wijzigingen doorvoert. Misschien was er vorig kwartaal een herstructurering van de afdeling. Of misschien besloten sommige werknemers andere kansen te zien. Dit betekent dat gebruikers in Workfront licenties gebruiken, en mogelijk hiaten in teams of groepen die van invloed kunnen zijn op schattingen of werktoewijzingen.

Het uitvoeren van een driemaandelijkse controle van de organisatorische eenheden en gebruikers in Workfront is van essentieel belang om uw systeem soepel en efficiënt te laten werken. Dit is ook een goed moment om ervoor te zorgen dat het gebruik van Workfront stabiel is of groeit en dat werknemers Workfront gebruiken voor doorlopend werkbeheer in plaats van e-mail of spreadsheets.

Beste praktijken

Gebruikers identificeren en trainen om groepsbeheerders te zijn.

hier is waarom

Selecteer mensen met een sterk inzicht in Adobe Workfront en hoe hun groepen systeem-gebruiken en die de tijd hebben aan het zijn van een groepsbeheerder te wijden.

De beheerders van de groep kunnen de statussen plaatsen, projectvoorkeur wijzigen, of timesheet profielen voor de groepen en subgroepen tot stand brengen zij leiden. Zij kunnen gebruikers voor hun groepen ook beheren, toegangsniveaus aanpassen, en lay-outmalplaatjes toewijzen.

Dit bevrijdt de systeembeheerder van sommige van de dagelijkse montages en het onderhoud van Workfront. Het geeft elke groep ook meer controle over hun eigen instellingen en voorkeuren voor het gebruik, zonder zich te mengen in andere groepen in Workfront.

Beste praktijken

Normaal gesproken is slechts één bedrijf nodig voor uw interne gebruikers.

hier is waarom

Een Workfront-bedrijf zou voor de hele organisatie moeten zijn, en niet alleen voor het bedrijfsleven. Als u uw interne gebruikers in verschillende bedrijven splitst, kan dat problemen veroorzaken met de machtigingen om in Workfront te werken. Een Workfront-groep is de voorkeursmethode voor het organiseren van interne gebruikers.

Beste praktijken

Maak bedrijven voor externe klanten of leveranciers die u wilt bijhouden in uw Workfront-exemplaar of die aanmeldingsrechten voor uw exemplaar nodig hebben.

hier is waarom

Als u een bedrijf met externe leveranciers maakt, kunt u deze leveranciers toestaan naar Workfront te gaan om de voortgang te bekijken van de inhoud of het product dat voor hen wordt gemaakt en hun toegang te beperken terwijl ze zich in het systeem bevinden.

Workfront-toegang wordt verleend met een combinatie van het delen van objecten en toegangsniveaus die zijn toegewezen aan de gebruikers in de leverancier. Bijvoorbeeld, kunt u beperkingen plaatsen zodat deze gebruikers slechts mensen in hun eigen bedrijf kunnen zien en/of toestemmingen verlenen aan bepaalde punten-zoals verzoekrijen en verzoeken-zodat slechts kunnen de gebruikers van een specifiek bedrijf hen zien. Dit helpt de privacy van de informatie te vestigen u in Workfront houdt.

Beste praktijken

Houd de groepen van Workfront tot een minimum beperkt en correleer hen met de afdelingen van uw organisatie.

hier is waarom

Groepen zijn vooral nodig door afdelingen die hun werk in Workfront beheren. De marketingafdeling heeft bijvoorbeeld een eigen groep nodig, maar gebruikers van andere afdelingen die alleen in Workfront zijn om werk aan te vragen, kunnen in de standaardgroep worden geplaatst.

Beste praktijken

Gebruik groepen om de afdelingsstructuur en teams te vertegenwoordigen om de werkende structuur te vertegenwoordigen.

hier is waarom

Een huisgroep is een vereist gebied voor zowel gebruikers als projecten. Dit biedt een goede manier om gebruikers en het werk op hoog niveau waarbij zij betrokken zijn, te organiseren en hierover verslag uit te brengen.

Nochtans, wanneer het over het doen van een taak (via een taak op het project of door een verzoekrij) aan een reeks mensen aankomt, kan dat slechts aan een team worden gemaakt.

Beste praktijken

Gebruik groepsbeheerders om systeembeheerders te helpen gebruikers en instellingen te beheren.

hier is waarom

Systeembeheerders hebben toegang tot alles in Workfront, inclusief algemene systeeminstellingen. De beheerders van de montageengroep kunnen tot toegang hebben worden gecontroleerd door de systeembeheerder en zijn slechts op die specifieke groep van toepassing.

Door groepsbeheerders te hebben, kunnen systeembeheerders veel verantwoordelijkheden delegeren, zodat ze zich kunnen richten op grotere beelditems in plaats van op het dagelijkse onderhoud van Workfront. Groepbeheerders kunnen gemakkelijker contact houden met de behoeften van hun groepen, wat gebruikers een betere service biedt.

Beste praktijken

Groepbeheerders toestaan hun eigen subgroepen te maken.

hier is waarom

Groepbeheerders kunnen hun eigen subgroepen maken en beheren. Hoewel een systeembeheerder subgroepen kan tot stand brengen, kan het delegeren van dit aan een groepsbeheerder een reusachtige tijdbesparingsserver zijn. Het kan ook in een betere ervaring van Workfront voor groepsleden resulteren, aangezien de groepsbeheerder met de behoeften en de werkschema's van de groep en subgroep vertrouwd zal zijn.

Beste praktijken

Wijs lay-outmalplaatjes aan huisteams toe.

hier is waarom

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw teams op dezelfde pagina staan wanneer het om het werk gaat. Dat betekent dat ze gemakkelijker toegang krijgen tot dezelfde rapporten en instrumenten. Met lay-outsjablonen kunt u die omgeving maken en processen die uw team al heeft, verbeteren en mogelijk verbeteren.

Beste praktijken

Gebruik grotere organisatorische eenheden om items te delen met sets personen.

hier is waarom

Het gebruiken van een grotere organisatorische eenheid zoals groepen en teams wanneer het delen van punten in Workfront-projecten, rapporten, enz.—betekent dat u het object snel en eenvoudig tegelijk kunt delen met een geselecteerde set personen. Het kan lastig en tijdrovend zijn om namen van individuele gebruikers toe te voegen aan het deelvenster.

Hierdoor wordt het ook eenvoudiger om het delen van een item te behouden. Aangezien de teamleden in Workfront worden bijgewerkt, werken de het delen toestemmingen van een punt automatisch bij, die nieuwe teamleden toegang tot het punt verlenen en toegang voor voormalige teamleden verwijderen.