Beste praktijken - Vergunningen en toegangsniveaus

Wat is een "beste praktijk" van Adobe Workfront?

De beste praktijken zijn richtlijnen die een efficiënte, efficiënte actie vertegenwoordigen; gemakkelijk door u en de gebruikers bij uw bedrijf worden aangenomen; en kunnen met succes over uw organisatie worden herhaald.

Houd er bij het beoordelen van deze aanbevelingen rekening mee dat sommige Workfront-best practices universeel zijn, terwijl andere specifieker voor het onderwerp kunnen zijn. Gebruik deze aanbevolen procedures als een raamwerk voor hulp bij het instellen en gebruiken van Workfront-systemen.

Navigeren door deze pagina

Wanneer u door deze pagina bladert, vindt u eerst een lijst op hoog niveau met alle aanbevolen werkwijzen voor het onderwerp. Zo kunt u de aanbevelingen bekijken zonder in de details van "waarom" te duiken.

"Waarom zijn deze beste praktijken?" in de lijst op hoog niveau vindt u meer details over een aantal van de aanbevolen procedures en waarom deze worden beschouwd als een proces, gereedschap, enzovoort. U kunt het beste eerst een Workfront-exemplaar implementeren.

Bewijzen van vergunningen en toegangsniveaus

Waarom zijn deze beste praktijken?

Beste praktijken

Begin met minder toegang voor gebruikers wanneer vestiging toegangsniveaus.

hier is waarom

Start gebruikers zo weinig mogelijk toegang om hun werk te doen. Als ze hun taken niet kunnen uitvoeren vanwege onvoldoende toegangsrechten, vragen ze meestal om aanvullende toegang. Het direct verlenen van te veel toegang aan gebruikers kan tot veiligheidskwesties leiden. Bovendien is het altijd beter om gebruikers meer toegang te geven dan om toegang weg te nemen.

Beste praktijken

Wanneer u revisie- en aanvraaglicenties toewijst, kunt u doorgaans de standaardinstelling Revisie gebruiken, omdat de gebruiker hierdoor meer machtigingen krijgt in Adobe Workfront.

hier is waarom

Hoewel zowel het Overzicht als de Vergunning van het Verzoek aan een onbeperkt aantal gebruikers in Workfront kunnen worden toegewezen, zijn de vergunningen van het Verzoek beperkt tot ongeveer enkel het maken van en het bijwerken van verzoeken. Een revisielicentie heeft meer toegang tot projecten en taken dan een aanvraaglicentie en biedt ook de mogelijkheid om portfolio's en programma's te bekijken, documenten te bewerken en toegang te krijgen tot hulpmiddelen voor resourcebeheer.

Beste praktijken

Schakel het selectievakje "Delen in het hele systeem" voor elk object in al uw toegangsniveaus uit, tenzij er een specifieke reden is dat gebruikers het hele systeem moeten kunnen delen.

hier is waarom

Het delen van een object in het hele systeem wordt vaak gebruikt als een kruising waarmee bepaalde gebruikers items in Workfront kunnen zien. Dit gebeurt wanneer de Workfront-groepsstructuur ontbreekt of wanneer machtigingen voor delen niet volledig worden begrepen. Wanneer de punten over het hele systeem worden gedeeld, betekent het iedereen het punt kan zien dat wordt gedeeld. Afhankelijk van het type informatie dat in het systeem wordt bewaard, kan dit tot privacyproblemen leiden.

U kunt bijvoorbeeld samenwerken met verschillende leveranciers in Workfront om de voortgang te controleren, goedkeuringen te verlenen, enzovoort. Als het selectievakje "Delen op het hele systeem" een optie is, kan dit worden ingeschakeld of ingesteld als standaard, zodat informatie beschikbaar is voor alle leveranciers.

Door de optie helemaal uit te schakelen, maakt u het zo dat een gebruiker, met de toestemming om te delen, de specifieke persoon of de mensen — of door een bedrijf, een groep of een team - moet bepalen zij het voorwerp met willen delen.

Beste praktijken

U kunt overwegen de instelling "Gebruikers nooit toestaan opmerkingen te verwijderen" te activeren onder Aanvullende beperkingen instellen op een toegangsniveau.

hier is waarom

Als u deze optie inschakelt, worden oude communicatie niet uit Workfront verwijderd. Sommige organisaties vereisen dat de volledige commentaargeschiedenis wordt bewaard voor controledoeleinden.

Beste praktijken

Beperk het aantal systeembeheerders ten gunste van groepsbeheerders.

hier is waarom

Systeembeheerders hebben toegang tot alles in Workfront, inclusief algemene systeeminstellingen. De beheerders van de montageengroep kunnen tot toegang hebben worden gecontroleerd door de systeembeheerder en zijn slechts op die specifieke groep van toepassing.

Door groepsbeheerders te hebben, kunnen systeembeheerders veel verantwoordelijkheden delegeren, zodat ze zich kunnen richten op grotere beelditems in plaats van op het dagelijkse onderhoud van Workfront. Groepbeheerders kunnen gemakkelijker contact houden met de behoeften van hun groepen, wat gebruikers een betere service biedt.

Beste praktijken

Kopieer een bestaand toegangsniveau en breng wijzigingen aan in plaats van een nieuw toegangsniveau helemaal zelf te maken.

hier is waarom

Het kopiëren van een bestaand toegangsniveau verstrekt een verenigbare basis voor nieuwe toegangsniveaus, die verzekeren de aanvankelijke montages identiek zijn. Dit is ook een tijdbesparende functie, omdat systeembeheerders geen volledig volledig nieuw toegangsniveau hoeven in te stellen.

Beste praktijken

Documenteer wat elk toegangsniveau in de doos van de Beschrijving kan doen.

hier is waarom

Geef een gedetailleerde beschrijving van de instellingen voor elk objecttype. Dit helpt systeembeheerders-huidig en toekomstig-weet precies wat elk toegangsniveau doet zonder het moeten in het toegangsniveau zelf duiken om de montages te herzien.

Dit kan het vergelijken van toegangsniveaus gemakkelijker maken wanneer het bekijken van hen in een rapport. Het beschrijvingsveld kan snel aan de weergave worden toegevoegd om snel te zien hoe deze verschillen en, mogelijk, waarom een ander toegangsniveau is gemaakt.

Beste praktijken

Beperk uzelf tot slechts de toegangsniveaus die noodzakelijk zijn om uw het werkdoelstellingen te verwezenlijken, ideaal vier of vijf die de behoeften van de meeste gebruikers in het systeem vangen.

hier is waarom

Het toegangsniveau zorgt ervoor dat wanneer een Workfront-object wordt gedeeld met een gebruiker, de gebruiker de rechten heeft die nodig zijn om het object te bewerken, te verwijderen, enz. U kunt toegangsniveaus algemener maken omdat het delen op individuele punten kan worden gevormd om specifieker te zijn.

Bovendien kan het feit dat er minder toegangsniveaus zijn het gemakkelijker maken om een systeem zonder rompslomp te handhaven en een strategie uit te voeren, wat ook kan leiden tot een snellere instapweigering wanneer mensen zich bij het bedrijf voegen of van afdeling wisselen.

Beste praktijken

Wijs minstens twee gebruikers het globale toegangsniveau van de systeembeheerder toe.

hier is waarom

Meer dan één persoon zou moeten begrijpen waarom Workfront de manier werd gevormd dat het was, hoe te om het te beheren/te handhaven, en hoe te om gebruikers te steunen. Als één persoon buiten zijn kantoor is, de organisatie verlaat, bezig is, enz., verzekert dit er een andere persoon is die de informatie en de kennis heeft om het systeem met succes te leiden.

Beste praktijken

Beperk wat gebruikers met Workfront-items kunnen doen door ze te delen in plaats van een functie op toegangsniveau te verwijderen.

hier is waarom

De niveaus van de toegang controleren wat de gebruikers met specifieke punten op een globaal niveau kunnen doen. De deelmachtigingen voor elk project, elke taak, elk portfolio, elk document, enzovoort, bepalen wat een individuele gebruiker met dat specifieke item kan doen. In plaats van het verwijderen van een mogelijkheid voor iedereen met een specifiek toegangsniveau, verfijn de het delen toestemmingen op specifieke punten zodat hebben de gebruikers beperkte controles.