Documentstatus id1821HC00URO
Om de gereedheid van de documenten te beheren, biedt Adobe Experience Manager Guides de eigenschap documentstatus om de huidige status van het document aan te geven. Met documentstatussen kunt u snel nagaan of een document nieuw is, in de revisie of de voltooide status van de revisie.
Typen documentstatussen
Een document kan om het even welke documentstaten hebben die in het profiel van de Staat van het Document worden bepaald. Een document kan bijvoorbeeld een van de volgende documentstatussen hebben:
- Concept - Geeft aan dat het document wordt gemaakt en opgeslagen met nieuwe wijzigingen.
- In-Review - Geeft aan dat een revisiewerkstroom is gestart voor het document.
- Gereviseerd - Geeft aan dat het document is gereviseerd door de bedoelde gebruikers.
Deze statussen worden handmatig of automatisch ingesteld volgens de profielinstellingen van de documentstatussen. Als het statusprofiel Document bijvoorbeeld is geconfigureerd met de beginstatus Concept en de status In-Review wordt gedefinieerd voor documenten die worden gecontroleerd. Dan, wanneer u een document creeert, wordt de documentstaat geplaatst aan Ontwerp. Als u een revisietaak start, wordt de status van het document gewijzigd in In-Review.
U kunt de documentstatus voor een of meerdere documenten ook handmatig wijzigen. Als u echter de documentstatus voor meerdere documenten wilt wijzigen, wordt de toegestane status bepaald door de algemene staten die zijn toegestaan voor de geselecteerde documenten. Stel dat u de documentstatussen hebt gedefinieerd als Concept, In-Review, Reviewed en Ready to Publish, in dezelfde volgorde. Voor document one.dita wordt de staat geplaatst aan Ontwerp en op document two.dita, wordt de staat geplaatst aan Gereviseerde. Wanneer u zowel one.dita als two.dita selecteert, dan zal de toegestane documentstaat klaar zijn om te publiceren. Aangezien two.dita in Gereviseerde staat is, is de volgende mogelijke staat voor two.dita slechts klaar om te publiceren, die wordt getoond wanneer beide documenten worden geselecteerd.
Documentstatus wijzigen vanuit de Editor
Voer de volgende stappen uit om de status van een document te wijzigen:
-
Open het document in de Editor en selecteer vervolgens Bestandseigenschappen in het rechterdeelvenster.
-
In het paneel van de Eigenschappen van het Dossier, selecteer de nieuwe staat van de staat van het Document dropdown. U kunt alleen de documentstatussen selecteren die zijn toegestaan in het gedeelte Overgang status van het profiel Documentstatus.
note note NOTE Beheerders kunnen alle documentstatussen weergeven en het document wijzigen in een willekeurige status. -
Selecteer sparen in de bevestigingsherinnering.
Documentstatus wijzigen vanuit de gebruikersinterface van Assets
-
Selecteer in de gebruikersinterface van Assets een of meer documenten waarvan u de documentstatus wilt wijzigen.
-
In de belangrijkste toolbar, uitgezochte Eigenschappen.
-
Selecteer de nieuwe staat van de drop-down Staat van het Document. U kunt alleen de documentstatussen selecteren die zijn toegestaan in het gedeelte Overgang status van het profiel Documentstatus.
note note NOTE Beheerders kunnen alle documentstatussen weergeven en het document wijzigen in een willekeurige status. -
Selecteer sparen & Sluiten.
Documentstatus weergeven
De kaartmening van Assets UI toont de huidige staat samen met de aanmaakdatum en de grootte van het respectieve onderwerp DITA of kaart DITA.
Documentstatussen gebruiken in DDLC
Documentstatussen spelen een belangrijke rol bij het beheer van de levenscyclus van documenten in DDLC. Als uw organisatie strikt de DDLC volgt, dan wordt het hebben van een mechanisme om het uitgeven documenten te controleren die op hun staat worden gebaseerd een essentiële eigenschap. Bijvoorbeeld, kunt u het uitgeven documenten toestaan wanneer zij in Ontwerp of in overzicht staten zijn. Als een document echter eenmaal is gereviseerd en klaar is om te publiceren, moet er een manier zijn om verdere wijzigingen van documenten te voorkomen.
Experience Manager Guides biedt een workflow voor documentgoedkeuring waarmee u de levenscyclus van het ontwikkelingsproces van uw document kunt bepalen. Als een document gereed is om te publiceren of de voorlaatste status heeft bereikt, kunt u het markeren als goedgekeurd. Nadat een document is goedgekeurd, maakt Experience Manager Guides een nieuwe versie van het document en maakt het alleen-lezen. Vervolgens kunt u het document verplaatsen voor publicatie of een basislijn maken voor verdere verwerking.
Een auteur moet een nieuwe versie starten om een nieuwe versie te starten van de documenten die zijn gemarkeerd als goedgekeurd. De aanvang van een nieuwe versie verandert opnieuw de documentstaat in Ontwerp. Door de documentstaat in Ontwerp te veranderen, wordt het document opnieuw editable gemaakt en u kunt aan de volgende versie blijven werken.
Voer de volgende stappen uit om de functie voor documentgoedkeuring te gebruiken:
-
Open in de Editor het document dat u ter goedkeuring wilt markeren.
-
Selecteer het Goedgekeurde Teken
-
Als het document de status heeft die als goedgekeurd moet worden gemarkeerd, wordt het volgende dialoogvenster weergegeven:
Als uw document niet als goedgekeurd kan worden gemerkt, dan wordt het volgende bericht getoond:
-
Als uw document klaar is om zoals goedgekeurd te worden gemerkt, dan selecteer een etiket van de drop-down lijst en selecteer goedkeuren.
note note NOTE Als uw beheerder geen vooraf gedefinieerde lijst met labels heeft geconfigureerd, wordt u een tekstveld met een vrije vorm getoond waarin u een label kunt invoeren. -
Zodra het document met succes zoals goedgekeurd wordt gemerkt, dan wordt a Voorproef van het document getoond op de read-only wijze. Alle bewerkingsopties worden uit alle drie de modi verwijderd: Auteur, Source en Voorvertoning. Nochtans, krijgt u nog toegang tot dropdown van het Menu dat de geschiedenis van de Versie en Codes opties kenmerkt.
note note NOTE In de modus Voorvertoning wordt het vervolgkeuzemenu met de opties Versiegeschiedenis en Codes verwijderd uit de werkbalk.
Als een document is gemarkeerd als goedgekeurd, kan het niet meer worden bewerkt. Als u het document voor de volgende versie wilt gebruiken, dan moet u het terug naar de staat van het Ontwerp brengen. Om de documentstaat van een goedgekeurd document terug naar Laag wijze te veranderen, voer de volgende stappen uit:
-
In een goedgekeurd document, selecteer het Begin een Nieuw pictogram van de Versie
Het bericht Nieuwe release starten wordt weergegeven.
-
Selecteer bevestigen.
De status van het document wordt gewijzigd in Concept en het document wordt geopend in de Editor in de bewerkingsmodus.
Bovenliggend onderwerp: Inleiding aan de Redacteur